Форматирование данных слияния

Приложения для работы с базами данных и с электронными таблицами, такие как Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel, сохраняют вводимые сведения в ячейки в необработанном виде. Форматирование, применяемое в Access или Excel, такое как шрифты и цвет, не сохраняется вместе с необработанными данными. При слиянии данных из файла данных в документ Word выполняется слияние необработанных данных без примененного к ним форматирования.

Применение форматирования

1. Выделите поле слияния вместе с шевронами («»), в которые оно заключено.

2. На вкладке Главная в группе Шрифт задайте параметры форматирования или нажмите кнопку запуска диалогового окна Шрифт, чтобы получить доступ к дополнительным параметрам.

ВАЖНО: Чтобы уменьшить расстояние между строками в адресе на наклейке, выделите их, нажмите на вкладке Главнаякнопку запуска диалогового окна Абзац и введите 0 в поля, определяющие величину отступа перед строкой и после нее. Если используется поле слияния "Блок адреса", выделите все поле, включая угловые кавычки («»), и настройте междустрочный интервал.

К началу страницы

Предварительный просмотр, завершение слияния и печать документов

После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.

Предварительный просмотр результатов слияния

Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения.

Для просмотра выполните одно из следующих действий в группе Просмотреть результаты вкладки Рассылки:

· Щелкните Просмотреть результаты.

· Просмотрите постранично каждый составной документ с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись в группе Просмотр результатов.

· Просмотрите конкретный документ с помощью команды Найти получателя.

Чтобы открыть диалоговое окно Адресаты слияния, позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке Рассылки в группе Начать слияние выберите пункт Изменить список получателей.

Завершение слияния

Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.

Чтобы распечатать подмножество документов, можно задать нужный набор, указав диапазон номеров записей. Чтобы распечатать страницы, не указывая номера записей, выполните действия, описанные в разделе Изменение отдельных копий документов.

Печать составных документов

1. На вкладке Рассылки в группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печать документов.

2. Выберите, следует ли печатать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи.

Изменение отдельных копий документа

1. На вкладке Рассылки в группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы.

2. Выберите, следует ли редактировать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи. Приложение Word сохраняет копии, которые требуется отредактировать, в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.

После внесения всех изменений в новый файл наклеек можно их распечатать их. Для этого нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Печать.

Вопрос. Организация гипертекстового документа в MS Word. Вставка гиперссылки в документ. Перемещение по документу с помощью гиперссылок.

Гипертекст – способ организации документа, при котором осуществляется переход с одного места на другое с помощью ссылок.

Гиперссылка – это цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или странице HTML в интрасети или Интернете.