Тема 4.4. Організування як загальна функція менеджменту

Виконання розроблених планів і прийняття відповідних управлінських рішень неможливо здійснити без організації. Для досягнення своїх цілей люди повинні об'єднуватися, отримуючи при цьому додаткові можливості у використанні ресурсів організації.

Організування - це процес створення такої структури підприємства, яка надає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення загально поставлених цілей [15, с.308].

Під організуванням, як загальною функцією менеджменту, розуміють вид управлінської діяльності, що відображає процес формування, створення структури управління організацією, поділ її на підрозділи та встановлення взаємовідносин повноважень всіх рівнів управління.

Метою організування є створення ефективного зв'язку між окремими компонентами системи, щоб вони складали єдине ціле і різнорідні зусилля працівників спрямовувались по одному руслу, що давало б можливість досягати поставлених цілей.

В цілому організація може розглядатися в двох аспектах: розподіл всього обсягу роботи між конкретними підрозділами та організація взаємозв'язку окремих підрозділів, визначення їх повноважень та відповідальності. Для здійснення повноважень та відповідальності використовується делегування.

Організування базується на трьох категоріях: повноваження, відповідальність, делегування повноважень.

Делегування - це передача знань і повноважень конкретній особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання [15, с.305]. Це поняття є одним із основних принципів менеджменту. На жаль, більшість керівників з недовірою сприймають і використовують цей фундаментальний принцип. В результаті багато підприємців зазнали невдач, не розуміючи необхідності делегування, як умови ефективного управління, особливо зі зростанням організації. Принцип делегування повноважень тісно пов'язаний з відповідальністю.

Відповідальність - це зобов'язання вирішувати поставлені завдання та відповідати за якість їх виконання [15, с.309]. Але відповідальність не може бути делегована, тобто з керівника не знімається відповідальність за невиконане завдання, якщо з цим завданням не справився підлеглий. Обсяг відповідальності є однією з причин високих окладів менеджерів. Відповідальність менеджера за якісно виконане завдання не може здійснюватися без делегування йому повноважень по використанню матеріальних, фінансових і трудових ресурсів.

Повноваження – це сукупність офіційно наданих прав і обов’язків самостійно приймати рішення, віддавати розпорядження і здійснювати дії в інтересах організації. Повноваження делегують посаді, а не особі, яка обіймає цю посаду. Якщо особа змінює роботу, то втрачає повноваження старої посади і отримує повноваження нової.

В основу організаційних структур управління покладено два принципи: лінійний і функціональний, які передбачають лінійні та штабні повноваження управлінського апарату.

Розпорядчі повноваження розподіляються на: лінійні і функціональні.

Лінійні – наявність прямого посадового зв'язку між керівниками і підлеглими.

Функціональні – зводяться до прийняття обов’язкових для виконання рішень, об’єктами яких є працівники, без посередньо підпорядковані іншим (лінійним) керівникам.

Важливою проблемою існування організацій є кількість підлеглих, якими може продуктивно керувати менеджер.

Норма управління - це кількість працівників, які перебувають у безпосередньому підпорядкуванні менеджера. Висока норма управління веде до зменшення кількості менеджерів. Ідеальної норми управління не існує. Але в кожному випадку можна знайти оптимальне рішення.

 

Залежно від норми управління розрізняють два типи організації: з вертикальною і горизонтальною структурою управління.

Вертикальна структура - це тип організації якій характерні відносно низька норма управління і відносно велика кількість рівнів ієрархії (рис.4.2).

Горизонтальні структури - це тип організації, якій притаманні відносно висока норма управління і відносно невелика кількість рівнів ієрархії (рис. 4.3)

Рис. 4.3. Горизонтальна організаційна структура

Перевагами вертикальної організаційної структури є: висококваліфіковане ретельне керівництво, чіткий контроль і швидкі комунікації між підлеглими. Недоліки цієї структури: тенденція залучення керівників до виконання функцій підлеглих; велика кількість рівнів управління; високі витрати на утримання спеціалістів; надмірна відстань між нижчим і вищим рівнями управління.

Перевагами горизонтальної організаційної структури є: керівництво засноване на делегуванні повноважень; політика організації зрозуміла всім працівникам; ретельний відбір підлеглих. Недоліки цієї структури: перевантаження роботою керівників; загроза погіршення контролю зі сторони керівництва; необхідність мати в організації кваліфікованих менеджерів.

При обранні організаційної структури необхідно враховувати кількість зв'язків, які виникають в організації між працівниками і керівниками, обов'язки підлеглих, рівень їх відповідальності і повноважень.

Відповідальність - обов'язок працівників звітувати за результати своєї діяльності перед вищестоящим керівництвом.

Лінійні повноваження передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до інших підлеглих. Узаконену владу керівникові для спрямування своїх безпосередніх підлеглих на досягнення поставлених цілей дають саме лінійні повноваження. Керівник, маючи лінійні повноваження, може приймати певні рішення без згоди з іншими керівниками в тих межах, які встановлені організацією, законом, звичками.

Маючи функціональні повноваження, апарат може, як запропонувати так і заборонити дії у сфері своєї компетентності. Функціональні повноваження широко використовуються при бухгалтерському обліку, здійсненні трудових взаємовідносин, тобто в тих сферах де необхідна однорідність. У великих організаціях адміністративний апарат має підрозділ з декількома рівнями управління. Тому менеджери апарату мають лінійні повноваження відносно своїх підлеглих, незалежно від того, який характер їх повноважень в організації.

Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління організації. Військові, урядові, ділові та релігійні організації засновані на ієрархічній системі взаємовідносин начальників та підлеглих.

Делегування повноважень передбачає раціональний поділ управлінських повноважень і відповідальності в рамках структури управління між її окремими ланками – підрозділами і посадами.

Розподіл організаційних повноважень здійснюється зверху донизу, від одного рівня до іншого, утворюючи ієрархічні сходи, що дало процесу назву «делегування» або «скалярний процес».

Зосередження організаційних повноважень не верхніх поверхах системи управління отримало назву централізації, а на нижніх – децентралізації.

Делегування є засобом, за допомогою якого, керівник розподіляє серед співробітників ряд задач, які повинні бути виконані для досягнення цілей всієї організації.

Для здійснення якісного виконання делегування, необхідно додержуватися окремих принципів. Делегування повноважень базується на засадах: єдиноначальності; обмеження норм керівництва; закріпленої відповідальності; відповідності прав обов'язкам; звітності по відхиленням; передачі відповідальності за роботу на найнижчий рівень; мотивованість [15, с.321-324].

Принцип єдиноначальності полягає в тому, що працівник має отримувати повноваження лише від одного керівника і відповідати лише перед ним.

Принцип обмеження норми керування означає якою кількістю працівників може безпосередньо управляти керівник. Науковими дослідженнями встановлено, що найкращою нормою є 7-10 підлеглих, хоча на вищих щаблях управління їх кількість коливається від 4 до 8, а на найнижчих рівнях від 8 до 15.

Принцип відповідності прав обов'язкам означає, що обсяг делегованих повноважень повинен відповідати обов'язкам.

Принцип закріпленої відповідальності при делегуванні означає, що звільнити від відповідальності керівника може лише його начальник.

Принцип передачі відповідальності за роботу на більш низький рівень управління свідчить про спроможність забезпечення його успішного виконання.

Принцип звітності за відхиленнями зобов'язує інформувати керівників про всі фактичні або очікувані зміни в досягненні поставлених цілей і завдань.