Ревизия состояния хранения и сохранности основных средств в хозяйстве и его структурных подразделениях.

Прежде всего при ревизии, проводимой по этому направлению, нужно проверить условия сохранности основных средств. При такой поверке устанавливаются:

1) качество осуществления инвентаризаций;

2) своевременность и полнота закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов;

3) достоверность учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии;

4) наличие основных средств.

При проверке качества осуществления инвентаризаций проводится документальный контроль:

- соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;

- порядка подведения итогов инвентаризаций;

- решении по урегулированию выявленных расхождений;

- правильности отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.

При проверке своевременности и полноты закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов осуществляется документальный и фактический контроль.

В первом случае происходит проверка:

- приказов, которыми утвержден список материально ответственных лиц;

- договоров о материальной ответственности.

Во втором случае происходит проверка:

- наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;

- наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;

- работы охранных систем.

При проверке достоверности учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии осуществляется документальный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств, при этом данные инвентарных карточек сличаются с данными Главной книги, данные первичных документов и технической документации - с данными инвентарных карточек.

При проверке наличия основных средств осуществляется фактический контроль и составляются:

- опись имеющихся в наличии основных средств;

опись имеющихся в наличии оборудования, машин, транспортах средств;

- опись имеющихся в наличии арендованных средств;

- опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости;

- сличительные ведомости.

По результатам проверки условий сохранности основных средств делаются соответствующие выводы, в зависимости от которых даются необходимые рекомендации.

Выборочная проверка документального оформления учета основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) оценивает соблюдение правил ведения картотеки или инвентарных книг. В ходе ревизии записи в карточках учета основных средств сверяются с данными первичных учетных документов. Записи в инвентарных карточках сопоставляются с данными технических паспортов.

 

Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. Для этого ревизионная комиссия (ревизор) по данным инвентарных карточек или инвентарной книги подсчитывает стоимость всех основных средств и сопоставляет полученную сумму с остатком по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и остатком по статье «Основные средства» в балансе.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения.

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения обязательных инвентаризаций основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) устанавливает наличие (отсутствие) условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно:

- проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств;

- сменились материально ответственные лица;

- установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- произошло стихийное бедствие.

При выявлении таких фактов ревизионная комиссия (ревизор) обязана проверить результаты инвентаризации по каждому случаю за изучаемый период. Нужно обращать внимание на то, осуществляет инвентаризации постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на правильность организации, проведения инвентаризации, полноту, достоверность и точность данных о фактических остатках основных средств правильность указания отличительных признаков основных средств а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.

Организация и проведение инвентаризации основных средств. Инвентаризацию специалисты-ревизоры проводят в соответствии с требованиями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

До начала инвентаризации оформляется приказ, в котором указываются сроки ее проведения, определяется состав инвентаризационной комиссии, назначается ее председатель.

Во время инвентаризации основных средств члены ревизионной комиссии (ревизор) заполняют опись формы № ИНВ-1, где проставляют инвентарный номер, наименование объекта основных средств. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, модернизации, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

В инвентарной описи проставляются фактические данные о наличии объектов основных средств и учетные данные. Фактические данные проставляются непосредственно при инвентаризации, учетные данные выводятся на день инвентаризации на базе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации.

На машины, оборудование и транспортные средства ведется отдельная опись, куда заносятся следующие данные: заводской инвентарный номер, организация-изготовитель, год выпуска, мощность. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и прочие объекты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности этих объектов.

Отдельные описи составляются на арендованные основные средства и на основные средства, находящиеся на ответственном хранении. В последнем случае дается ссылка на документы, подтверждающие принятие объектов на ответственное хранение. Описи должны быть подписаны ревизионной комиссией (ревизором) и материально ответственным лицом.

Основные средства могут быть в наличии, а эксплуатация может не осуществляться или быть затруднена в результате их плохого технического состояния или некомплектности. Поэтому одновременно с проверкой наличия основных средств необходимо проверить их техническое состояние. Такую работу выполняют обычно члены ревизионной комиссии — инженер-механик и специалист по учету.

В ходе инвентаризации нужно выяснять, на всех ли объектах основных средств имеются инвентарные номера, как обеспечивается их охрана и как организован технический уход за ними. Особое внимание следует обращать на хранение бездействующих и находящихся в резерве машин и механизмов. Такие объекты основных средств нередко остаются без присмотра под открытым небом, ржавеют, разукомплектовываются.

Важно определить, все ли основные средства закреплены за материально ответственными лицами. Так, в строительных организациях строительные машины и механизмы часто перемещаются с одной строительной площадки на другую, от одного объекта строительства к другому. В этих случаях перемещаемые основные средства переходят от одного материально ответственного лица к другому. Необходимо убедиться в своевременном документальном оформлении материальной ответственности.

Комиссия проверяет также наличие документов, подтверждающих нахождение зданий, сооружений, другой недвижимости, земельных участков, водоемов и иных объектов природных ресурсов в собственности организации. Ревизор должен помнить, что капитальные вложения в многолетние насаждения, коренное улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, относящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окончания всего комплекса работ.