Организация как инструмент упорядочивания деятельности

 

Организация кроме всего прочего служит достижению упорядочивания деятельности. Для такого упорядочивания должны создаваться эффективные структуры и регламенты, обеспечивающие работу как основных сотрудников, так и менеджеров всех уровней. Это, в частности, означает, что должны быть сформированы все необходимые и достаточные структурные подразделения, выстроены взаимосвязи между ними и регламентированы методы их взаимодействия.

Прежде всего, необходимо рассмотреть, что такое порядок с точки зрения теории организации.

 

ПОРЯДОК КАК РЕЗУЛЬТАТ МЕНЕДЖМЕНТА

 

Результатом деятельности менеджера в широком смысле является порядок и предсказуемость управляемой им системы. Порядок не следует понимать как жесткую иерархию или регламентацию: значительно важнее предсказуемость поведения и развития объекта менеджмента, его устойчивость по отношению к внешним воздействиям и внутренним напряжениям.

Если порядок является итогом усилий менеджера, то есть чем-то искусственным, то можно сказать, что исходным состоянием социальной среды является хаос.

 

ХАОС КАК ИСХОДНОЕ СОСТОЯНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ СРЕДЫ

Социальная среда (а организация как объект менеджмента является в том числе и социальной средой) изначально находится в состоянии хаоса. Совершенно очевидно, что во вновь создаваемой организации сразу быть порядка не может: идут процессы, продуцирующие в конечном итоге порядок, но они не закончены и порядка пока нет. Поэтому исходным состоянием любой социальной среды следует признать состояние полного или частичного хаоса.

Хаос есть отсутствие порядка, стихия, когда все элементы среды действуют без устойчивой связи между собой.

Хаос способен к постепенной самоорганизации через спонтанное формирование некоторых центров притяжения. В результате взаимодействия и консолидации между этими центрами устанавливается равновесие, то есть образуется порядок. Этот тезис был сформулирован в работах нобелевского лауреата российского происхождения И.Р.Пригожина (вторая половина ХХ века).

 

ЭЛЕМЕНТЫ ПОРЯДКА. КАЧЕСТВО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЭЛЕМЕНТОВ СРЕДЫ

 

Порядок необходим для того, чтобы:

· сократить разнообразие элементов и состояний среды

· не допустить столкновения множества воль и интересов

Разнообразие воль и интересов создает чрезмерно неопределенную конфликтную среду, в которой трудно и опасно находиться и действовать.

Социальный порядок определяет качество взаимодействия элементов среды.

Это качество может быть низким и высоким. Качество зависит от того, какие элементы порядка сумела выработать среда.

То есть существуют некоторые признаки порядка, определяющие качество взаимодействия элементов среды,которые можно расположить « по нарастающей». Это нарастание и будет определять качество взаимодействия элементов среды.

Признаки порядка:

· Очередность расположения или действия элементов.Примеры: построение в шеренгу по росту; бальный танец: сначала кружатся дамы, а потом - кавалеры.

· Соответствие требованиям, критериям, стандартам.Пример:прием на работу при наличии определенных качеств (физической силы, владение искусством единоборств, наличия диплома о высшем образования)

· Распределенность функций, ресурсов по значимым признакам. Пример: наличие должностных инструкций,права распоряжения ресурсами, наделение должностными полномочиями.

· Подчинение по иерархии. Пример: установление формальной иерархии в организации, подчиненности одних сотрудников другим.

· Согласованность действий и целей. Пример: составление и наличие планов и программ действий, наличие алгоритмов.

Качество взаимосвязей элементов среды нарастает по мере нарастания в социальной среде количества элементов порядка. Если установлена лишь очередность, то качество взаимодействия низкое. По мере установления последующих признаков порядка качество взаимодействия нарастает.

 

ПОРЯДОК И ПРАВИЛА

 

Каждый признак порядка сопровождается правилами, которые обеспечивают регулярность, повторяемость, непрерывную воспроизводимость признаков порядка.

Правила – это стандартные формулировки требований ко всем элементам социального порядка независимо от сферы их проявления. Порядок создает определенность.

Правила и порядок формируются под цели организации, цели определяют содержание правил.

Правила происходят из трех источников:

· Задаются извне в т.ч. в соответствии с иерархической подчиненностью, то есть правила «от начальника», от неформального лидера, от правительства и т.п.

· Являются результатом договора, т.е. вырабатываются совместно участниками взаимодействия

· Возникают спонтанно, т.е. складываются сами собой в результате взаимодействия людей и привычно соблюдаются

Заданность и договор формируют волевые правила. Спонтанность порождает социокультурные нормы.

Отношения между волевыми правилами и социокультурными нормами довольно сложные.

Волевые правила постоянно теснят нормы, норовят заменить их. Правила активны, инновационны. Нормы инертны, консервативны. Это не значит, что правила совершеннее норм. Правила гораздо уязвимее норм: заданные правила создаются профессионалами (менеджерами, юристами), они дорого достаются, трудно внедряются, чаще нарушаются.

Чем больше правил, тем выше вероятность их взаимного противоречия (коллизия). Поэтому введение в социальную среду правил способно снизить неопределенность, но лишь до определенной степени.

Дефекты правил, возникающие в процессе их создания:

· Формулировки правил не только допускают, но и предполагают разное толкование их смысла. Когда правила задаются извне, вполне возможно заложить в них неточность формулировок, позволяющую составителям использовать эту неточность по мере надобности. Например: «Сотрудникам министерства категорически запрещается принимать от посетителей подарки, стоимостью выше 500 рублей». Слово «стоимостью» создает возможности для злоупотреблений. Надо было написать «общей стоимостью». Можно набрать много подарков по 450 руб. Следовало бы добавить «от одного посетителя». Иначе секретаршу можно уволить за пять шоколадок.

· Правила не согласованы между собой, противоречат друг другу. Например: Первый пункт инструкции гласит: «Гостям отеля категорически запрещается купаться в бассейне с акулами». Десятый пункт инструкции: «Гости, желающие искупаться в бассейне с акулами, должны внести в кассу отеля страховой сбор в размере $500».

· Правила не сопоставлены с особенностями среды, на упорядочение которой они направлены, не оценена их применимость.

В качестве примера можно привести анекдотический случай, имевший место в сфере российского туризма. Экскурсионный автобус едет по российской дороге, груженый интуристами. Один из интуристов просит водителя остановиться возле туалета. Водитель останавливает машину и показывает интуристу на ближайшие кустики: дескать, туалет там. Интурист скрывается в кустиках и отсутствует не менее получаса. Он подходит с выпученными глазами к водителю и говорит: «Sorry, я долго там ходить, но там нет туалет!»

 

 

Порядок есть мера соотношения между волевыми правилами и социокультурными нормами, между планируемым и спонтанным, которая обеспечивает жизнеспособность организациям всех масштабов.

ПОРЯДОК И ДЕЗОРГАНИЗАЦИЯ

Дезорганизация – этонарушение правил порядка. Правила существуют, но их по разным причинам нарушают. Нарушение может происходить в следующих вариантах:

· Расшатывание порядка. Границы правил становятся неопределенными, следование правилам трудно оценить, как и отклонение от них. Люди всегда испытывают правила на прочность. Правила эффективны только при их специальной поддержке. Примером расшатывания порядка может служить известная фраза: «Нельзя, но если очень хочется - то можно».

· Несоблюдение порядка. Некоторые правила средой не воспринимаются и переходят в разряд так называемого недействительного порядка.

Представим себе крутого рокера на улице Нью-Йорка. Он весь в шипах, заклепках, татуировках, в шлеме с рогами, волосатый, страшный, на огромном ревущем мотоцикле… Но вот на светофоре загорается красный, и наш рокер послушно тормозит, но яростно газует, дожидаясь зеленого сигнала. Несмотря на всю свою антисоциальность и фронду, он соблюдает порядок. Переместимся, например, в Дакку или, скажем, в Катманду. По улице на арбе, запряженной осликом, едет аксакал. Он едет тихо и мирно, но не соблюдает правила ПДД и не обращает внимания на сигналы светофора: скрипят тормоза, сталкиваются дорогие автомобили, а дедок едет себе и едет… Для него правила ПДД - недействительный порядок: он их не знает, не подозревает об их существовании и хотя совершенно не склонен к фронде, но не соблюдает порядок.

 

· Дезинтеграция порядка. Одни участники взаимодействия следуют правилам, а другие не следуют или руководствуются другими правилами.В качестве примера можно привести фразу из Оруэлла: «У нас все животные равны, но есть такие, которые равнее». В современной России такая ситуация встречается настолько часто, что стала совершенно привычной и даже естественной.

· Противоречивость порядка. Одни правила исключают другие. Примером может служить для кого-то смешная, для кого-то страшная ситуация: для получения регистрации необходимо устроиться на работу, а для трудоустройства нужна регистрация.

· Разрушение порядка. Порядок отменяется «явочным порядком», отрицается самим поведением людей. Пример: Известно, что тайное хищение чужого имущества - это кража, или воровство. В советский период на предприятиях было распространено это явление, а заводские воры назывались ласково - «несуны», от слова «нести, вынести, принести»: «Папа принес с работы молоток, радиодетали, смеситель, кусок мыла, кусок масла» и т.п. Бороться с этим явлением в поздний советский период было очень трудно: вроде бы взял человек немного, для семьи, а государство богатое, тем более, что зарплату платит маленькую… В общем, не вор он, а «несун». Но порядок сохранности материальных ценностей отменяется в этом случае «явочным порядком».

Дезорганизацией занимаются не только исполнители правил, но и их авторы, создатели порядка, по ошибке или по умыслу составляющие такие правила, которые невозможно выполнить. Классическим примером является рождественский пост. Как известно, православное Рождество отмечается 7 января. Этому празднику предшествует двухнедельный пост. Но в ночь с 31 декабря на 1 января, как известно, отмечается самый любимый праздник россиян, в том числе православных и воцерковленных - Новый год, с обильным столом и выпивкой. То есть правило (соблюдение рождественского поста) таково, что его невозможно выполнить.

По мере развития социальной среды порядок все плотнее заполняет собой социальное пространство. Поэтому в социуме все меньше возможностей для хаоса и все больше возможностей для дезорганизации.

СТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Структуры организации являются важным фактором обеспечения упорядоченности.

Любая структурапредставляет собой внутреннее устройство объекта или состав, взаимосвязи и методы взаимодействия его элементов. Любая организация характеризуется присущей ей организационной структурой, то есть набором элементов (подразделений, функционеров), их взаимосвязями и методами взаимодействия.

В соответствии с превалирующей в настоящее время анимационной (организматической) моделью (метафора организма) построения социальных систем (организаций), каждая организация имеет «мозг» (управление) и «тело», операционный отдел (производство, исполнительные структуры и подразделения).

Управление организацией должно быть определенным образом структурировано: должен быть установлен состав, взаимосвязи и методы взаимодействия управляющих элементов. То же касается и производства, которое также имеет внутренние элементы, которые определенным образом связаны и взаимодействуют как между собой, так и с управленческими подразделениями.

Таким образом, в любой организации имеются:

· Структура управления

· Производственная структура

Вместе они составляют организационную структуру или структуру организации.

По Р. Данкану (Duncan, 1979) основными функциями организационной структуры являются:

· Обеспечение прохождения информации внутри организации с целью снижения неопределенности при выработке управленческих решений. Структура должна способствовать тому, чтобы менеджерам было проще получать информацию, необходимую для принятия решений. Это значит, что в условиях высокого уровня неопределенности при принятии решений структура не должна быть жесткой и мешать поиску новых источников информации.

· Достижение эффективной координации и интеграции. Особенно важно, когда структурные единицы взаимозависимы.