Организация: структура, отношения, коммуникационные потоки

We are born in organizations, educated by organizations and most of us spend much of our lives working for organizations. We spend much of our leisure time paying, playing and praying in organizations. Amitai Etzioni

Как пишет автор книги Modern Organizations (1964) А.Этциони, мы рождаемся, воспитываемся, живем, работаем, развлекаемся и молимся в организациях. Действительно, человек как групповое животное вступает во взаимодействие и коммуникацию в различных институциализированных социальных группах – организациях (малое предприятие, школа, офис, банк, церковь, завод, магазин и т.п.). От рождения и до смерти мы не одни.

Организация создается именно для организации работы некоторой группы людей, направленной на выполнение определенного комплекса общественно значимых задач. Значительную часть процесса организации совместной работы людей занимает коммуникация во время планирования и во время собственно исполнения задачи. Не следует забывать и о коммуникации после выполнения (обсуждение результатов), и о коммуникации, направленной на поддержание добрых взаимоотношений между членами организации (социальны задачи).

В целом, коммуникационные процессы, в которых участвуют организации могут быть разделены на две крупные сферы: коммуникация внутри организаций и внешняя коммуникация (совет директоров – рядовые сотрудники; директор школы – учителя; совет вуза – преподаватели / фирма – налоговая инспекция; фирма – группа потребителей или клиентов; фирма – поставщики расходных материалов; фирма – местная администрация). Обе эти сферы входят в компетенцию службы PR.

Что представляет собою организация? Вот ее основные признаки:

§ она образуется в определенное время по чьему-либо установлению или договоренности между людьми (дата принятия устава; общее собрание членов кооператива);

§ в ней вырабатываются формально структурированные взаимоотношения между людьми (генеральный директор – коммерческий директор – директор по рекламе и маркетингу – главный бухгалтер – начальник исследовательского отдела и т.п. – сотрудник, дилер, менеджер);

§ организация имеет установленные цели и задачи (устав предприятия; производство товаров, скрытые: получение прибыли; доход акционеров, скрытые: доход руководителей; обучение и т.п.);

§ разделение труда между членами и группами членов (производство – руководство – продажа – инновация);

§ деятельность членов организации координируется в рамках общих усилий (плановый отдел; отдел ПР);

§ в организации производится управление материальными и людскими ресурсами (завхоз, отдел кадров, переподготовка кадров, отдел внутриорганизационного ПР);

§ коммуникация в организации направлена на достижение наибольшей эффективности этой организации в рамках выполнения поставленных задач.

Как формальная, так и неформальная коммуникация осуществляются по правилам грамматики внутригруппового общения. Отдельные индивиды также могут выполнять как функциональные, так и дисфункциональные роли, причем в организации часто наблюдаются два параллельных ряда ролей: формальный и неформальный (лидер, например).

По отношению к коммуникации исследователями из Стэнфордского университета (Stanford University) выделяются следующие роли сотрудников организации:

§ "сторож" – контролирует потоки сообщений (например, в вузе: секретарь ректора),

§ "связной" – находится на пересечении коммуникационных потоков между группами (учебное управление, деканат, советы, в неформальной сфере: слухи и их распространители, так называемая система ОБС и т.п.),

§ "лидер мнений" – доступный для общения авторитет, (в массовой коммуникации – лидеры общественного мнения),

§ "космополит" – имеет частые контакты с внешней средой, является источником новой внешней информации, ездит в командировки, посещает выставки и т.п.

Другая классификация ролей (по книге Belbin R.M. Management Teams):, взаимодополнительные функции в решении совместных задач в команде

§ председатель (координация и сотрудничество),

§ работник команды ("прежде думай о родине, а потом о себе"; двадцать минут на Великую Японию, двадцать минут на Великую Компанию Sony, двадцать минут на себя; преданность компании и поддержка других),

§ shaper (доминантный, занят конкретным делом),

§ работник компании (хорош в деле практической организации),

§ наблюдатель/оценщик (критически анализирует идеи и задачи),

§ исследователь (исследования, сотрудничество),

§ plant (производитель идей, но необязательно хорошо контактирует с другими),

§ завершитель (детали, сроки).

Многое зависит от руководителя организации, поэтому его функциям посвящены ряд социологических и психологических исследований. Как сказано в предыдущем параграфе, обычно выделяют следующие стили руководства: авторитарный, демократический, мягкий (laissez-faire). На схемах графически изображены отношения руководства и сотрудников при той или иной разновидности коммуникативного стиля:

авторитарный стиль

жесткое управление

обвинительный уклон

избегание дискуссий

инструкции без объяснений

неприятие предложений

 

 

демократический стиль		поощрение дискуссий
консультации с коллегами
вовлечение в принятие решений
желание обсуждать проблемы
принятие совета специалистов
обучение подчиненных

 

 

нет оценки работы	нет обратной связи	"пусть сами справляются"
"авось пронесет"	laissez-faire	нет помощи
нет вмешательства	нет обсуждения	нет обучения сотрудников

Роли и способы (стили) общения связаны и с позицией сотрудников в коммуникационной сети (схемы типа: цепь, пирамида, круг, вилка, звезда, открытая коммуникация). Первые из них ближе линейному, авторитарному стилю, последние – диалогическому, демократическому стилю.

Структура организации предопределяет и направления коммуникационных потоков в ней, то есть, движения сообщений по различным каналам, между различными подразделениями и работниками этой организации:

§ вертикальные коммуникационные потоки идут от администрации к рядовым членам (приказ, постановка задач, убеждение, поддержка, контроль, кризисная коммуникация) и от рядовых членов к администрации (отчет, запрос, служебная записка, профсоюз, собрание "трудового коллектива");

§ горизонтальные коммуникационные потоки – между равными по рангу членами о рганизации (производственная коммуникация, обмен мнениями, собрание, перекур, беседа в баре после работы);

§ внешние коммуникационные потоки – это любые сообщения, связанные с пересечением условной границы организации (реклама и корпоративная реклама, статьи, интервью, выставки, презентации, пресс-конференции, пресс-релизы, кризисная коммуникация).

Есть охранные механизмы для предотвращения деструктивной коммуникации (гриф "для внутреннего пользования", "для служебного пользования", "совершенно секретно"). Охранные механизмы ограничивают число коммуникантов определенным кругом лиц. В посткоммунистической России многочисленные запреты прежней эпохи сохраняются и в виде коммуникативной фобии (боязнь вступать в контакт с иностранцами, шпиономания, корпоративная закрытость и т.п. явления).

Специалисту по коммуникации в сфере бизнеса полезно представлять коммуникационные потоки наглядно, в виде диаграммы: иерархической, концентрической (паутина), фокусированной (на отдельном коммуниканте или группе). Это иногда полезно и при межкультурной коммуникации (перевод), поскольку дословный перевод терминов типа "менеджер", "директор" с исходного языка не всегда соответствует рангу сотрудника в переводящей культуре.

Помимо этих основных коммуникационных потоков, в организации могут наблюдаться и дополнительные (между руководителями и работниками разных подразделений, то есть, "по диагонали", между работниками и руководителями различных организаций, "в сторону"). Большую роль играет также неформальная коммуникация на всех уровнях (компания Sony поддерживает неформальные группы вне работы; президент страны играет в теннис/футбол с кем-либо; "чаепития", "утренники", "вечера" и т.п.). В англоязычной терминологии, grapevine (система слухов или ОБС, дословный перевод "виноградная лоза") поставляет 66% информации работникам предприятия, 80% которой – информация "по делу", то есть, производственная. Внутренняя форма слова grapevine предлагает возможное графическое изображение коммуникационных потоков в виде ползущей и разветвляющейся сети, по-русски мы также говорим: поползли слухи.

Неформальные, дружеские или сопернические отношения могут как тормозить выполнение задач организации, так и способствовать их выполнению. Русская бизнес-коммуникация отличается от западной именно значительным превосходством неформальной стороны. Иногда дело не идет из-за неприятельских отношений коммуникантов. Неформальная коммуникация играет важнейшую роль в кризисных и конфликтных ситуациях. Специалисту-коммуникатору важно уметь пользоваться этим чрезвычайно эффективным оружием: неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие коммуникантов к неформальной информации выше, чем к формальному источнику (например, обычно правительству не доверяют).

Коммуникационные потоки также могут быть однонаправленными ("приказы не обсуждаются") двунаправленными ("давайте обменяемся") и многонаправленными ("всенародное обсуждение").

Коммуникационные потоки также связаны с различными срезами среды, в которой действует организация: сфера прямого взаимодействия или микросреда (поставщики и потребители, конкуренты, налоговые и разрешительные органы), и сфера косвенного взаимодействия или макросреда (адресант – политические и научно-технические круги; адресат, контактные аудитории, target groups – финансовые круги, СМИ, госучреждения, гражданские группы, местные жители, широкая публика, собственные сотрудники).

Коммуникативные процессы в группе могут наблюдаться исследователями с двух сторон: участие членов и взаимодействие членов группы. Первый аспект в большей мере количественный (например, кто сколько раз "берет слово" и т.п.), второй – скорее "векторный" (на кого направлено слово, каковы направления микродиалогов в группе), в данном случае вычерчивается социограмма.

Качественный анализ внутригрупповой коммуникации анализирует задачи, взаимоотношения, индивидуальные потребности членов группы, их коммуникативный опыт и т.п. Качественный анализ делит коммуникативные события и шаги на те, что способствуют выполнению групповых задач, способствуют сохранению группы и ее работоспособности, и те, в которых коммуниканты преследуют частные цели. Присутствующий на собрании специалист по ПР может провести анализ высказываний, распределив их по строкам и ячейкам таблицы групповой коммуникации (например, заседание совета вуза; производственное совещание, предвыборное собрание и т.п.). В этом случае производится запись и последующий анализ фонограммы, видеозаписи или транскрипта. Исследователь должен установить мотивацию для объединения в группу или присоединения к ней, ожидаемые роли, отношения между членами, коммуникативные навыки членов, объединительные и нормативные процессы в группе, лицо группы и отдельных членов (их identity).

В книге Р.Димблби и Г.Бертона приведен пример аналитической таблицы для исследования коммуникации в производственной группе. В таблице учитывается индивидуальный вклад сотрудников в решение общих групповых задач:

Типы групповой коммуникации	Члены группы
Задачи
	информирование других
	вопрос/поиск информации
	организация идей
	прояснение идей
	обобщение
	оценка
	принятие решений
Отношения
	воодушевление
	гармонизация
	распределение/"сторож"
	слушание
	снятие напряжения/компромисс
индивидуальные потребности
	блокирование
	поиск внимания
	доминирование
	невовлеченность