Как создать убедительную систему показателей деятельности.

С помощью вовлеченности и синергии (создания образца для подражания с точки зрения семи навыков) определите основные показатели, позволяющие описать цели вашей организации или рабочей группы, и разработайте способ их наглядного представления. Система показателей деятельности должна абсолютно четко прояснить ответы на три вопроса: Откуда? Куда? К какому сроку?

1. Составьте перечень основных приоритетов или чрезвычайно важных целей, которых ваша рабочая группа попросту обязана достичь.

2. Для каждой из них создайте систему показателей, включающую следующие элементы:

• текущий результат (каково наше состояние на данный момент);

• целевой результат (чего мы должны добиться);

• крайний срок (к какому времени).

Система показателей деятельности может быть представлена в форме гистограммы, линии тренда, секторной диаграммы или графика Ганта. Кроме того, она может быть изображена в виде термометра, спидометра или какой-нибудь шкалы. Вам решать, как она будет выглядеть, но постарайтесь, чтобы она была наглядной, динамичной и доступной. Стоит также помнить о том, что, поскольку цели предвосхищают средства их достижения, можно подумать о включении в свою систему показателей, которые отражают при- нцип-центричные ценности.

3. Вывесите систему показателей деятельности и попросите сотрудников обновлять представленную в ней информацию ежедневно,

Для эффективного отчетного совещания характерны три основных элемента:

• триаж-отчетность;

• поиск Третьих альтернатив;

• устранение препятствий.

Триаж-отчетность. В отделении скорой помощи можно часто увидеть объявление примерно следующего содержания: «ПАЦИЕНТЫ ОБСЛУЖИВАЮТСЯ В СООТВЕТСТВИИ С СЕРЬЕЗНОСТЬЮ СОСТОЯНИЯ, А НЕ В ПОРЯДКЕ ПОСТУПЛЕНИЯ». Медицинские работники проводят триаж, то есть устанавливают очередность оказания помощи пострадавшим в соответствии с тяжестью их состояния. Поэтому, если у вас сломана рука, вам придется ждать, пока доктора окажут помощь пациенту с черепно-мозговой травмой, даже несмотря на то что вы прибыли в больницу раньше.

При триаж-отчетности каждый участник совещания коротко сообщает о нескольких жизненно важных проблемах, не затрагивая менее значимые вопросы. Дискуссия сосредоточена на основных результатах, важнейших проблемах и вопросах высшего уровня. Подобный подход не означает, что обсуждаются только «срочные» дела. Обсуждаются только «важные» вопросы, даже если некоторые из них и не очень «срочные». В таблице ниже сравнивается обычное собрание персонала с эффективным отчетным совещанием:

Поиск Третьих альтернатив. На эффективных отчетных совещаниях все внимание участников сосредоточено на способах достижения основных целей. Работа построена на следующем принципе: для достижения новой цели, которой мы никогда не достигали в прошлом, необходимо делать то, чего мы никогда не делали раньше. Это означает, что мы постоянно ищем новые и более эффективные способы работы, которые позволят нам добиться своей цели. Поэтому мы должны находить Третьи альтернативы — методы, которые лучше того, что предлагает каждый в

ТаБпица 7 ЭФФЕКТИВНОЕ ОТЧЕТНОЕ СОВЕЩАНИЕ (ТРИАЖ-ОТЧЕТНОСТЬ) ОБЫЧНОЕ СОБРАНИЕ ПЕРСОНАЛА Краткое изложение нескольких жизненно важных вопросов «Марш смерти» по комнате, когда человек вынужден выступать, а присутствующие его критически выслушивают Пересмотр системы показателей деятельности Отсутствие показателей достигнутых успехов Контроль и поддержка Отсутствие контроля и поддержки Взаимная подотчетность Сотрудники подотчетны только менеджеру Люди открыто сообщают о трудностях и неудачах Люди скрывают свои трудности и неудачи Сообщения об успехах Фокусирование только на проблемах

 

Табпица Q ЭФФЕКТИВНОЕ ОТЧЕТНОЕ СОВЕЩАНИЕ (ПОИСК ТРЕТЬИХ АЛЬТЕРНАТИВ) ОБЫЧНОЕ СОБРАНИЕ ПЕРСОНАЛА Энергичное синергетическое решение проблем Все говорят, никто не действует Создаются новые и лучшие идеи [і + і = з, ю, іоо или более) Для творческого диалога нет времени либо условий; принудительное достижение консенсуса и компромисса Мудрость группы «Одинокий гений»

 

отдельности, и которые при этом являются результатом наших лучших идей. Вспомним, что мы достигаем синергии тогда, когда уважаем разнообразие или различия, т. е. различия между отдельными людьми в контексте единства миссии, ценностей, видения и чрезвычайно важных целей.

На таких собраниях происходит интенсивный обмен идеями, выделяется время для творческого диалога. В таблице 8 приведено сравнение обычного собрания персонала с эффективным отчетным совещанием.

Устранение препятствий. Эффективное лидерство в значительной степени заключается в устранении препятствий и согласовании целей и систем, позволяющем другим добиваться своих целей. В процессе заключения подлинного соглашения в духе «Выиграл/Выиграл» менеджер соглашается устранять препятствия, делать то, что может только он, а также создавать возможности для работников двигаться вперед. Естественно, препятствия устраняет не только менеджер. Это задача каждого.

Поэтому на эффективном отчетном совещании можно услышать следующие заявления: «Есть ли на вашем пути какие-нибудь препятствия, которые я мог бы устранить?», «Я изо всех сил стараюсь решить эту проблему, и мне нужна помощь» или «Что мы можем сделать, чтобы помочь вам с этим справиться?». В таблице 9 дано сравнение обычного собрания персонала с эффективным отчетным совещанием.

Этот процесс представляет собой согласование на передовой позиции действий.

Табпица 9 ЭФФЕКТИВНОЕ ОТЧЕТНОЕ СОВЕЩАНИЕ (УСТРАНЕНИЕ ПРЕПЯТСТВИЙ) ОБЫЧНОЕ СОБРАНИЕ ПЕРСОНАЛА Росчерк моего пера сэкономит многие часы работы для вас Вы застряли из-за препятствий, которые вы не можете преодолеть самостоятельно Мы работаем над этим вместе Вы работаете над этим самостоятельно Вы признаёте, что вам нужна помощь, и просите о ней Боитесь признать, что вам нужна помощь