Группа процессов мониторинга и управления

Группа процессов мониторинга и управления состоит из процессов, требуемых для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности выполнения проекта, выявления тех областей, в которых требуется внесение изменений в план, и инициации соответствующих изменений. Основное назначение данной группы процессов состоит в том, что исполнение проекта контролируется и измеряется регулярно и тщательно, с тем чтобы выявить отклонения от плана управления проектом. Группа процессов мониторинга и управления также включает:

• управление изменениями и разработку рекомендаций по применению предупреждающих действий в отношении возможных проблем;

• мониторинг соответствия текущих работ проекта плану управления проектом и базовому плану исполнения проекта;

• оказание влияния на факторы, которые могут «обойти» процессы общего управления изменениями, с тем чтобы в исполнение приводились только одобренные изменения.

Такой непрерывный мониторинг дает команде проекта возможность глубже понять общее состояние проекта и определить, на какие области стоит обратить дополнительное внимание. Группа процессов мониторинга и управления не только осуществляет мониторинг и управление работами, выполняемыми в рамках группы процессов, но также осуществляет мониторинг и управление работами всего проекта. В проектах, состоящих из нескольких фаз, группа процессов мониторинга и управления координирует фазы проекта, чтобы осуществлять корректирующие и предупреждающие действия для обеспечения соответствия проекта плану управления проектом. Подобный анализ может привести к внесению рекомендованных и одобренных изменений в план управления проектом. Например, просрочка даты завершения операции может потребовать произвести корректировку текущего плана обеспечения персоналом, предусмотреть сверхурочные работы или искать компромиссы между ограничениями бюджета и расписания.

Группа процессов мониторинга и управления включает следующие процессы управления проектами:

· мониторинг и управление работами проекта

· осуществление общего управления изменениями

· подтверждение содержания

· управление содержанием

· управление расписанием

· управление стоимостью

· контроль качества

· подготовка отчетов об исполнении

· мониторинг и управление рисками

· управление закупочной деятельностью

 

Мониторинг и управление работами проекта – процесс отслеживания, проверки и регулирования исполнения для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом. Мониторинг включает создание отчетов о статусе проекта, его измерение и прогнозирование. Отчеты об исполнении предоставляют информацию о состоянии исполнения в отношении содержания, расписания, стоимости, ресурсов, качества и рисков, которая может быть использована в качестве входов для других процессов.

Осуществление общего управления изменениями – процесс анализа всех запросов на изменение, их утверждения и управления изменениями результатов, активов процессов организации, документов проекта и плана управления проектом.

Подтверждение содержания – процесс формальной приемки достигнутых результатов проекта.

Управление содержанием – процесс мониторинга статуса проекта и содержания продукта, а также внесения изменений в базовый план по содержанию.

Управление расписанием – процесс мониторинга статуса проекта для внесения информации об исполнении и управления изменениями базового расписания

Управление стоимостью – процесс мониторинга статуса проекта для корректировки бюджета проекта ивнесения изменений в базовый план по стоимости.

Контроль качества – процесс мониторинга и документирования результатов действий, направленных на обеспечение качества, для оценки исполнения и создания рекомендаций относительно необходимых изменений.

Подготовка отчетов об исполнении – процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая

Подготовка отчетов об исполнении – процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о статусе, результаты измерения исполнения и прогнозы.

Мониторинг и управление рисками – процесс применения планов реагирования на риски, отслеживания идентифицированных рисков, мониторинга остаточных рисков, выявления новых рисков и оценки процесса управления рисками на протяжении всего проекта.

Управление закупочной деятельностью – процесс управления отношениями с поставщиками, контроля исполнения контрактов, и, при необходимости, внесения изменений и корректив.

Группа процессов завершения

Группа процессов завершения состоит из процессов, выполняемых для завершения всех операций в рамках всех групп процессов управления проектом для формального завершения проекта, фазы или контрактных обязательств. Данная группа процессов подтверждает, что процессы, определенные в рамках всех групп процессов, выполнены необходимым образом для завершения проекта или фазы проекта, и формально устанавливает, что проект или фаза проекта завершена. При завершении проекта или фазы может происходить следующее:

• получение приемки заказчиком или спонсором;

• проведение анализа после окончания проекта или фазы;

• документирование последствий адаптации для любого процесса;

• документирование накопленных знаний;

• внесение необходимых изменений в активы процессов организации;

• архивация всех значимых документов проекта в Информационной системе управления проектами

с целью формального завершения проекта или фазы.

Закрытие закупок – процесс завершения всех закупок по каждому проекту, включае следующие процессы:

· завершение проекта или фазы

· закрытие закупок.

Завершение проекта или фазы – процесс завершения всех операций всех групп процессов управления проектом с целью формального завершения проекта или фазы.

Закрытие закупок – процесс завершения всех закупок по каждому проекту

Раздел 4. УПРАВЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЕМ ПРОЕКТА

Области знаний управления проектами

Контекст управления содержанием проекта

Сбор требований

Определение содержания

Создание иерархической структуры работ (ИСР)

Подтверждение содержания

Управление содержанием

Стандарт PMBOK выделяет 9 следующих областей знаний управления проектами:

1. Управление интеграцией проекта

2. Управление содержанием проекта

3. Управление сроками проекта

4. Управление стоимостью проекта

5. Управление качеством проекта

6. Управление человеческими ресурсами проекта

7. Управление коммуникациями проекта

8. Управление рисками проекта

9. Управление закупками проекта

В последующих лекциях мы рассмотрим те области знаний, которые наиболее характерны для ИТ-проектов: управление содержанием проекта, управление сроками проекта, управление человеческими ресурсами проекта и управление рисками проекта.

 

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект тех и только тех работ, которые необходимы для успешного завершения проекта. Управление содержанием проекта непосредственно связано с определением и контролем того, что включено и что не включено в проект. Управление содержанием проекта включают в себя следующие процессы:

Сбор требований – процесс определения и документирования потребностей заинтересованных сторон проекта для достижения целей проекта.

Определение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта.

Создание иерархической структуры работ (ИСР) – процесс разделения результатов проекта и работ проекта на более мелкие элементы, которыми легче управлять.

Подтверждение содержания – процесс формализованной приемки завершенных результатов проекта.

Управление содержанием – процесс мониторинга статуса проекта и содержания продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию.

Эти процессы взаимосвязаны друг с другом, а также с процессами из других областей знаний. Каждый процесс может включать в себя действия одного или нескольких лиц в зависимости от потребностей проекта. Каждый процесс происходит в каждом проекте не менее одного раза и выполняется в одной или нескольких фазах проекта, если проект разбит на фазы. Хотя процессы представлены здесь в виде дискретных элементов с четко выделенными границами, на практике они накладываются друг на друга и оказывают взаимное влияние; такие наложения и взаимодействия здесь не описаны. Взаимодействия процессов подробно рассматриваются разделе «Процессы управления проектом».

Термин содержание обозначает работы, которые необходимо выполнить для создания продукта, услуги или результата с указанными характеристиками и функциями.

Процессы, используемые для управления содержанием проекта, а также вспомогательные инструменты и методы различаются в зависимости от прикладной области и обычно определяются как часть жизненного цикла проекта.

Одобренное подробное описание содержания проекта вместе с ИСР и словарем ИСР представляют собой базовый план проекта по содержанию. Далее содержание, оформленное в базовом плане, отслеживается, подтверждается и контролируется на всем протяжении жизненного цикла проекта.

Работе, связанной с осуществлением пяти процессов управления содержанием проекта, предшествуют действия команды управления проектом по планированию, хотя они и не представлены здесь в виде дискретного процесса. Работы по планированию являются частью процесса разработки плана управления проектом, в результате которого создается план управления содержанием, предоставляющий указания относительно того, как содержание проекта будет определяться, документироваться, подтверждаться, управляться и контролироваться. План управления содержанием может быть формальным и неформальным, детализированным, или задавать лишь общие рамки в зависимости от потребностей проекта.

Выполнение содержания проекта измеряется относительно плана управления проектом.

Выполнение содержания продукта сравнивается с требованиями к продукту. Процессы управления содержанием проекта должны быть хорошо интегрированы с процессами других областей знаний, чтобы работы проекта привели к созданию заданного содержания проекта.

Сбор требований

Сбор требований – процесс определения и документирования потребностей заинтересованных сторон проекта для достижения целей проекта. На успех проекта напрямую влияет тщательность сбора и управления требованиями к проекту и продукту. Требования включают в себя количественно определенные и задокументированные потребности и ожидания спонсора, заказчика и прочих заинтересованных сторон проекта. Данные требования должны быть выявлены, проанализированы и зарегистрированы с достаточной степенью детализации так, чтобы их можно было измерить после начала исполнения проекта. Сбор требований представляет собой определение ожиданий заказчика и управление ими. Требования становятся базой для ИСР.

Планирование стоимости, расписания и качества строится на основе этих требований. Разработка требований начинается с анализа информации, содержащейся в Уставе проекта и в Реестре заинтересованных сторон проекта.

Многие организации разделяют требования на категории требования к проекту и требования к продукту.

Требования к проекту могут включать в себя бизнес-требования, требования к управлению проектом, требования к доставке и т. д. Требования к продукту могут содержать информацию о технических требованиях, требованиях к безопасности, производительности и т. д.

Входы процесса Сбор требований:

· Устав проекта

· Реестр заинтересованных сторон проекта

Устав проекта используется для предоставления требований к проекту высокого уровня и описания продукта высокого уровня, позволяющих разработать подробные требования к продукту. Устав проекта описан выше.

Реестр заинтересованных сторон проекта используется для определения заинтересованных сторон проекта, которые могут предоставить подробную информацию о требованиях к проекту и продукту.

Инструменты и методы процесса Сбор требований:

· Интервью

· Целевые группы

· Семинары с участием координатора

· Групповые творческие

· Методы

· Методы группового принятия

· Решений

· Анкеты и опросы

· Наблюдения

· Прототипы

Интервью представляют собой формальный или неформальный способ получения информации от заинтересованных сторон проекта путем непосредственного общения с ними. Обычно в ходе интервью задают подготовленные и неподготовленные вопросы и записывают ответы. Интервью часто проводятся один на один, но иногда в них могут участвовать несколько интервьюеров и/или интервьюируемых.

Проведение интервью с опытными участниками проекта, заинтересованными сторонами проекта или экспертами по отдельным вопросам может помочь в выявлении и определении характеристик и функций желаемых результатов проекта.

Фокус-группы позволяют собрать вместе заранее выбранные заинтересованные стороны проекта и экспертов по отдельным вопросам, чтобы они изложили свои ожидания и отношения к предложенному продукту, услуге или результату. Подготовленный ведущий управляет группой во время многостороннего обсуждения, которое является более свободным по форме, чем интервью один на один.