Ответственность за проектные риски

Одним из основных способов контролировать затраты на риски является письменное подтверждение ответственности за них.

Ответственность за каждый выявленный риск должна быть возложена на одного работника (или поделена между несколькими) при взаимном согласии руководителя, управляющего проектом с одной стороны и подрядчика или работника, имеющего линейную ответственность за пакет работ или сегмент проекта. Если управление рисками не оформить документально, то ответственность за риск и действия по выходу из него будут игнорироваться.

В табл. 5 указаны самые распространенные категории рисков, типичные для проекта владелец/подрядчик; существуют также специфические проектные риски, но они не включены в эту таблицу.

Зачастую владелец и подрядчик имеют противоречащие друг другу цели - низкие затраты против качества.

Разделение ответственности может являться лучшим способом снизить риск. Планирование должно определить, какие риски контролируются владельцем, какие - подрядчиком, а какие - совместно ими обоими.

Таблица 5. Разделение рисков
Руководитель/управляющий проектом	Подрядчик
1. Инфляция 2. Стихийные бедствия 3. Изменение масштаба 4. Технические	1. График 2. Затраты
Совместно Безопасность Инновации - затраты и доходы

Изменение методов управления контролем

Справиться с изменениями в проекте и проконтролировать их оказывается трудной задачей для большинства управляющих проектом.

Большинство изменений можно разделить на три категории:

1. Изменения масштаба, как, например, изменения дизайна или внесение дополнений, относятся к большим изменениям; например, клиент вносит изменения в характеристики или дизайн продукции, что приведет к ее улучшению.

2. Работа по планам, разработанным на случай непредвиденных обстоятельств в случае риска, относится к изменениям в показателях основных затрат и графиков (работ).

3. Предлагаемые членами проектной команды изменения для улучшения работы, процесса и т.д. составляют еще одну категорию.

Так как изменения неизбежны, то хорошо налаженный процесс проверки и контроля над изменениями должен вводиться на ранних стадиях цикла планирования проекта.

На практике большинство систем контроля над изменениями призваны выполнять следующие функции;

1. Выявить возможные изменения.

2. Составить список всех ожидаемых последствий возможных изменений с указанием того, как они повлияют на график и смету.

3. Официально рассмотреть, взвесить, оценить и одобрить или отклонить изменения.

4. Участвовать в обсуждении и разрешении конфликтов, возникающих по поводу изменений условий и затрат.

5. Доводить информацию об изменениях до сведения тех сторон, которых они касаются.

6. Назначать ответственность за вынесение изменений.

7. Отслеживать все изменения, которые необходимо вносить.

Чаще всего внесение изменений приводит к увеличению затрат, отставанию от графика работ, стрессам у членов рабочей команды, прерывает последовательность выполнения работ; поэтому достаточно часто члены команды сопротивляются предложениям внести изменения.

Каждое одобренное изменение должно быть четко указано и отражено в структуре распределения работы по этапам проекта и в основе проекта.

Если систему контроля над изменениями не объединить со структурой распределения работы по этапам проекта и основой проекта, то и план проекта, и контроль вскоре придут к самоуничтожению.

Одним из ключевых моментов успеха в процессе контроля над внесением изменений является составление официального документа.

Система контроля над внесением изменений дает следующие преимущества:

1. Необходимость составлять официальные документы приводит к отказу от внесения необоснованных изменений.

2. Информацию о затратах на внесение изменений заносят и хранят в базе данных.

3. Сохраняется целостность структуры распределения работы по этапам проекта и мер по внесению изменений.

4. Прослеживается выделение и использование средств из сметного резервного фонда и резервного фонда управления.

5. Четко определяется ответственность за внесение изменений.

6. Последствия внесенных изменений четко видны и понятны всем заинтересованным сторонам.

7. Внесение изменений четко отслеживается,

8. Изменения в масштабе быстро отразятся на основе проекта и работе над ними.

Контроль над проектом во многом зависит от непрерывности процесса контроля над изменениями.

Выводы

Все управленцы понимают, что риски являются неотъемлемой частью проекта.

Составление планов на случай непредвиденных обстоятельств способствует завершению проекта вовремя и с соблюдением сметы.

Ответственность за риски должна быть четко определена и документально оформлена. Сметные резервы связаны с распределением работы по этапам и информация должна быть доведена до сведения проектной команды.

Контроль за резервами управления должен остаться в сфере компетенции владельца, управляющего проектом и линейного управляющего.

В случае рисков или необходимости изменений использование эффективного процесса контроля над изменениями для быстрого санкционирования и документирования изменений будет способствовать оценке проведения работ относительно графика и затрат.

 

 

5 Рис.3. Табличная форма документа (для многозначных признаков)

 

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатаной информации, строятся на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной части.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ПК, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности этих операций.

В процессе проектирования и программирования макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: информационную, предназначенную для собственно самого макета, и служебную.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

- Иметь хороший обзор

- Не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков

- Значения группировочных признаков иакже следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков

- Каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя

- Должна быть обеспечена возможность исправления ошибок при вводе

- Продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа

- Текущее время и дата должны проставляться автоматически

- Общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя

- Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части

- Цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета в пассивном состоянии.

Служебная часть макета, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначена для включения подсказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

- Производить откат на одно поле назад

- Отказываться от ввода

- Производить загрузку введенной записи в БД

- Выдавать на печать и т.д.

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способами их исправления.