Соблюдение этикета при проведении совещания

Чем выше положение менеджера, тем больше времени он проводит на заседаниях. Даже на предприятиях, обладающих эффективной организационной структурой, драгоценное время самых умных руководителей зачастую теряется попусту, так как никто не учился тому, как умело проводить заседания. Приведем несколько советов, которые, на наш взгляд, помогают менеджерам экономить свое время.

Прежде всего следует начинать с решения главного вопроса: действительно ли стоит рассматривать данную тему на совещании. В большинстве случаев главное преимущество заседаний - возможность проведения диалога между его участниками - не может быть реализовано, поскольку начальник хочет лишь передать информацию и даже не предусматривает давать ответы на вопросы собравшихся. Если вопрос не требует немедленного решения, лучше обойтись без проведения совещания. Остается довести до внимания сотрудников важную информацию либо циркулярным письмом, либо через компьютерную систему в рамках предприятия. В этом, по-видимому, и состоит один из парадоксов работы на предприятии.

Как правило, рекомендуется собирать коллектив сотрудников по трем причинам:

- при необходимости принятия коллективного решения вопроса. Нужная для этого информация рассылается по нескольким отделам;

- при условии, что решение вопроса имеёт значение одновременно для нескольких отделов;

- при условии, что для решения вопроса необходимо воспользоваться различными мнениями отдельных групп.

Во всех случаях целесообразно:

- сообщать участникам заседания его тему, по крайней мере, за два дня до его проведения;

- повестку дня составлять с заранеё обусловленным регламентом. Участники в таком случае лучше подготовятся по наиболее интересующим их темам;

- ознакомить каждого со списком всех участников совещания, поскольку данный момент также оказывает влияние на процесс подготовки собрания.

Если вы сами председательствуете на совещании, вам не следует забывать о том, кто на нем принимает участие, какие должности занимают эти люди и что можно ожидать от них. Это поможет сохранить самообладание и избежать того, чтобы по причине собственного смущения дискуссия превратилась в бесцельную беседу.

Председательствуя на собрании, нужно также иметь в виду следующий момент: любое заседание характеризуется тем, каково его предполагаемое содержание и как оно протекает на самом деле. Иначе говоря, очень важно владеть механизмом проведения дискуссий. При этом второй аспект намного сложнеё, хотя содержание - смысл совещания. Задача такого председателя не давать совещанию уходить от темы, обеспечивать дисциплину и регламент.

Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать заседание с небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания. В нем надлежит определить:

- цель собрания и повестку дня;

- порядок ведения дискуссии;

- предысторию обсуждаемой проблемы;

- её предполагаемые результаты;

- возможные решения и условия их принятия или отклонения;

- порядок ведения протокола.

К участию в дискуссии желательно привлекать относительно спокойных сотрудников. При необходимости важно побуждать возникновение противоположных точек зрения. Последнее касается прежде всего мнений председателя и руководителя совещания.

Нельзя допускать в дискуссиях резких выпадов в адрес чьего-либо мнения, нужно следить, чтобы выступающих не прерывали и не осмеивали их мнения.

Важно направлять участников заседания на достижение общего для всех результата, не заключать компромисса, пока все участники не выскажут своего собственного мнения.

При подведении итогов обсуждения следует обобщать важнейшие положения, при этом постоянно спрашивая, все ли вас правильно поняли. Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к присутствующим вот с такой фразой: «Мы сейчас договорились… Все ли согласны с этим?» После этого нужно убедиться в правильности реакции собрания.

В заключение нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять.

Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.

Большое внимание в западных странах уделяется умелому в психологическом отношении руководству, т.е. общению менеджеров с остальными сотрудниками предприятия. Обратим внимание на тринадцать так называемых “смертных грехов”, иными словами, ошибок в общении с сотрудниками, которых менеджеру следует избегать.

1) «Отказ от личной ответственности». Многие менеджеры с трудом мирятся с неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всём различные обстоятельства, или перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников.

2) «Препятствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников». Люди, труд которых недооценивается и которые имеют недостаточную заинтересованность в труде, работают хуже других. В конечном счёте именно слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.

3) «Проверка результатов вместо оказания влияния на мышление». Как правило, менеджеры ожидают достижения поставленных целей и мыслят лишь об этом. Они редко принимают во внимание, что любой приказ может породить у сотрудника определенные чувства и длинные цепочки мыслей, а это, как правило, имеёт решающее значение для достижения успеха.

4) «Становиться на неправильные позиции». Кто требует от сотрудников проявления лояльности, должен и сам уметь проявлять лояльность, уметь поддерживать сотрудников в случае допущения ими просчетов.

5) «Забыть о важности прибыли». Любой менеджер вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесообразно иногда давать себе критический отчет в этом.

6) «Руководить всеми сотрудниками одинаково». Каждый сотрудник обладает собственной судьбой и личностью, У каждого свое происхождение и образование, характер, сильные и слабые стороны, представления о профессии. Менеджер, который считает, что все сотрудники на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение успехов.

7) «Сосредоточиться не на целях, а на проблемах». Кто разменивается на решение мелких проблем, не может надолго задержаться в кресле руководителя.

8). «Быть начальником, а не товарищем». Менеджер должен ощущать свою ответственность перед сотрудниками, а не за них.

9) «Не придерживаться общих правил». Точность и чёткость менеджера в осознании расходов и доходов, недостатков и потерь предприятия, его общих направлений и путей развития не создают препятствий для его продвижения по службе.

10) «Наставлять сотрудников». Менеджер должен достигать намеченных целей, улучшая условия труда сотрудников, стимулируя его, прилагая необходимые усилия и обеспечивая тесное сотрудничество.

11) «Допускать невнимание». Умелые менеджеры показывают пример своим сотрудникам. Они не требуют от них того, что сами не в состоянии сделать.

12) «Высоко оценивать работу только лучших сотрудников». Умелым менеджером является тот, кто может дать ощутить большинству сотрудников результаты своего собственного успеха.

13) «Манипулировать людьми». Угрозы, страх, паника - всегда означают неумелое руководство. Опытный менеджер надеется на понимание и готовность всех сотрудников соответствовать принципу; «руководить - значит справиться с самим собой».

Итак, предприятие, его руководство и сотрудники представляют собой небольшую часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства.

Менеджеры, и прежде всего руководители высшего звена управления, должны постоянно иметь в виду, что предприятие живет на рынке и зависит целиком от него, что существует только благодаря работе своих сотрудников.

Существование предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников.

Законы аргументации и убеждения.

1) Закон встраивания (внедрения)

Аргументы следует встраивать в логику рассуждений партнера, а не вбивать (ломая её), не излагать их параллельно.

2) Закон общности языка мышления. Если хочешь, чтобы тебя слышали, говори на языке основных информационных и репрезентативных систем оппонента.

3) Закон минимизации аргументов. Помни об ограниченности человеческого восприятия (пять-семь аргументов), поэтому ограничивай число аргументов. Лучше, если их будет не более трех-четырех.

4) Закон объективности и доказательности. Используй в качестве аргументов только те, что принимает твой оппонент. Не путай факты и мнения.

5) Закон диалектичности (единства противоположностей) Говори не только о плюсах своих доказательств или предположений, но и о минусах. Этим ты придаешь своим аргументам больший вес, так как двусторонний обзор (плюсы и минусы) лишает их легковесности и обезоруживает оппонента.

6) Закон демонстрации равенства и уважения. Подавай аргументы, демонстрируя уважение к оппоненту и его позиции. Помни, что «друга» убедить легче, чем «врага».

7) Закон авторитета. Ссылки на авторитет, известный твоему оппоненту и воспринимаемый им тоже как авторитет, усиливают воздействие твоих аргументов. Ищи авторитетное подкрепление им.

8) Закон рефреминга. Не отвергай доводы партнера, а признавая их правомерность, переоценивай их силу и значимость. Усиливай значимость потерь в случае принятия его позиции или уменьшай значимость выгод, ожидаемых партнером.

9) Закон постепенности. Не стремись быстро переубедить оппонента, лучше идти постепенными, но последовательными шагами.

10) Закон обратной связи. Подавай обратную связь в виде оценки состояния оппонента, описания своего эмоционального состояния. Принимай на себя персональную ответственность за недоразумение и непонимание.

11) Закон этичности. В процессе аргументации не допускай неэтичное поведение (агрессия, обман, высокомерие, манипуляции и т. д.), не задевай «больные места» оппонента.

Девять диагнозов и рецептов поведения на совещании и собрании, на переговорах и беседах с партнерами.

Диагноз 1. Оппонент раздувает проблему, выводит её за границы дискуссии (разговора, спора), размазывая проблему, и умертвляет в зародыше новое.

Рецепт. Напомни о рамках дискуссии, о её цели. Попроси еще раз уточнить его антитезис и верни разговор в прежнеё русло.

Диагноз 2. Он охватывает мелочи (второстепенные факты), не затрагивая основного тезиса.

Рецепт. Спроси, не забыл ли он цель разговора, свою собственную цель. Верни его к спорной проблеме.

Диагноз 3. Оппонент пытается перехватить инициативу в выборе темы разговора: а) подменяет принципиальные вопросы мелочами, б) выдвигает тезисы не по существу проблемы, в) предлагает контрпроблему, игнорирует твои аргументы.

Рецепт. Предусмотри заранее возражения соперника, изучи их мотивы, позиции для того, чтобы:

а) указать собеседнику на его уход от спорного вопроса,

б) спросить его, какую мысль он доказывал,

в) попросить высказать отношение к твоей аргументации.

Диагноз 4. Противник допускает намеки, компрометирующие тебя. Тем самым он ставит под сомнение твою мысль или предложение. Его цели:

а) перенести критику на тебя, на твою личность,

б) приписать тебе явно нелепые высказывания.

Рецепт. Не исключай комплиментов в адрес соперника, выигрывай доброжелательностью, демонстрируй свою объективность. Для этого:

а) скажи, что умная мысль может светиться и в темной комнате,

б) не пытайся оправдаться,

в) не проявляй резких эмоций,

г) не поддавайся на провокацию.

Диагноз 5. Он намеренно уводит тебя к ложным выводам, подтасовывает факты для того, чтобы впоследствии уличить тебя в безграмотности и дилетантстве.

Рецепт. Прекрати обмен мнениями, похвали собеседника за глубину анализа и попроси его сделать обобщающий вывод.

Диагноз 6. Оппонент скрывает резко отрицательное отношение к твоей позиции или к тебе под маской доброжелательности.

Рецепт. Остроумно сорви его маску, напомни факт подобной «доброжелательности» прежде и его результат, раскрой его замысел всем присутствующим.

Диагноз 7. Он уличает тебя в некомпетентности, играет на твоих ошибках и недоработках, игнорирует факты «за» И «против», тенденциозно толкует твои слова.

Рецепт. Не проявляй излишней деликатности. Спроси, о чем конкретно идет речь, ради чего. Попроси высказать его соображения, как выйти из затруднения.

Диагноз 8. Противник постоянно меняет позицию, крутит вокруг да около, пытается найти что-то третье.

Рецепт. Не настаивай на признании, согласии и поддержке твоего предложения. Он — чья-то марионетка. Сверни разговор, который все равно ни к чему не приведет.

Диагноз 9. Тебя грубо одергивают во время разговора (твоей речи, твоих рассуждений).

Рецепт. Не давай волю своим чувствам. Это - попытка соперника вывести тебя из равновесия. По возможности будь сатиричен, ироничен, саркастичен по отношению к нему, попробуй спародировать его поведение (разыграй пародию).

Правило Сократа:

Для получения положительного решения по важному для вас вопросу поставьте его на третье место, предпослав ему два коротких, простых для собеседника вопроса, на которые он наверняка без затруднения ответит вам «да». 2400 лет существует это правило и проверено на практике (оказывается, когда человек говорит слово «да», в его кровь поступают эндорфины («гормоны удовольствия»), а получив две порции «гормонов удовольствия», собеседник настраивается благожелательно и ему психологически легче сказать «да», чем «нет»).

Правило Паскаля:

Не загоняйте собеседника в угол. Дайте ему возможность «сохранить лицо», сохранить достоинство. «Ничто так не разоружает, как условия почетной капитуляции». (Покажите, что предлагаемое вами удовлетворяет какую-то из потребностей собеседника.)

Правило авторитета:

Убедительность аргументов в значительной степени зависит от имиджа и статуса убеждающего. Высокое должностное или социальное положение, компетентность, авторитетность, поддержка коллектива повышают статус человека и степень убедительности его аргументов.

Правило самоуважения:

Не загоняйте себя в угол, не понижайте свой статус проявлением признаков неуверенности., излишних извинений (фразы: «Извините, если я помешал», «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…» снижают статус).

Правило уважительности:

Не принижайте статус собеседника, ибо любое проявление неуважения, пренебрежения к собеседнику вызывает негативную реакцию.

Правило аттракции:

К аргументам приятного нам собеседника мы относимся благосклонно, к аргументам неприятного - с предубеждением. Приятное впечатление создается многими факторами: уважительным отношением, умением выслушать, грамотной речью, приятными манерами, внешностью и т, д.

Правило согласия:

Желая переубедить, начинайте не с разделяющих вас моментов, а с того, в чем вы согласны с оппонентом.

Правило эмоциональной разделенности:

Проявите эмпатию, постарайтесь понять эмоциональное состояние другого человека, представить ход его мыслей, поставить себя на его место, сопереживать ему.

Правило эффективного слушания:

Будьте хорошим слушателем, чтобы понять ход мыслей собеседника.

Подводя итог хотелось обратить внимание, что основной ошибкой руководителей становится забывание правила понимания информации, сформулированного специалистом в области управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то высказанное составит 70 от задуманного, услышанное – 80 от высказанного, понятое – 70 от услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.

 

 

Подготовка конференций

Конференции стали одной из самых распространенных форм обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями двух или более стран. Конференции проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. На практике выработались определенные правила созыва, подготовки и проведения конференций. С чего же начать?

Прежде всего необходимо создать подготовительный (организационный) комитет – оргкомитет. Причем подготовку конференции лучше всего начать не позднеё чем за полгода до времени её созыва, вовлекая как можно больше активистов-энтузиастов.

При оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела и, самое главное, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса – кто будет участвовать в конференции и кто будет её финансировать.

На общественную конференцию приглашения обычно посылаются за два-три месяца до открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет. Мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе. Ваша неоперативность может быть воспринята как преднамеренное нанесение обиды.

Если в конференции участвуют делегации иностранных государств, то необходимо подготовить программу пребывания. При этом необходимо учитывать интересы людей, связанные с профилем их работы, целями поездки и т. д. Программа предварительно согласовывается с гостями, при этом обратите внимание на пунктуальность её выполнения. Всякое отступление от программы будет воспринято, хотите вы этого или нет, как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства.

Составляя программу, желательно спланировать её таким образом, чтобы она носила общепознавательный характер и в то же время позволяла удовлетворить профессиональные интересы её членов.

В нашей стране программы международных конференций предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также посещение музеёв и театров. Во время этих мероприятий делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений.

Важно, чтобы уже с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное, заботливое отношение к себе.