W&m williams & mahoney, inc. 1986 wenson street, bronx, New York l0739

ТЕПЕРЬ ВАША БИОГРАФИЯ

Ради Бога, не надо писать с канцелярской точностью, в каком году и месяце вы пошли в школу, вступили в пионеры, поступили в институт и так далее. Все эти сухие статистические данные уже есть в вашем резюме. Основная же цель биографии (если, конечно же, такая требуется) — это просто познакомиться с вами поближе как с личностью, проверить вашу речь... Вам же нужно всего лишь расслабиться и написать биографию в виде рассказа, изложить свою жизнь, возможно, даже с шутками. Не забывайте, что у BIOGRAPHY — те же цели и задачи, что и у "апликейшн форм",— расположить к себе того, кто будет читать вашу бумагу. Вот посмотрите:

I was born in a pretty cozy Bogodukhov town, that is out of Kharkov city, Ukraine.

As my father military officer we travelled a lot all of Soviet Union around. So I spent my green years first in East Germany that influenced,on me greatly (they say I look like a German, joke), then we moved to live in Siberia where I played an ice hockey, entered the Secondary School and fell in love with rock music.

After I finished the school, I failed my enter exams to the High School and joined the Army. Compulsary Army you know.

In two years my military service was over and I' ve been working at the plant for two years too, and then, in 1986, I've finally entered the Minsk State Pedagogical Institute(recently Linguistic University) for Foreign Languages where I have met my real friends, studied English and French, was going for Archery and founded a local student theater and paper...

Я вам привел пример из своей биографии, что очень понравилась ребятам из "Рейтера". Мы привыкли писать уж очень казенно и сухо, чего, как видите, в данном случае не требуется.

Теперь о характеристиках, или REFERENCE. И вновь забудьте обо всех наших советских штучках типа "Товарища Иванова я знаю как принципиального коммуниста, правильно понимающего политику партии и правительства...". Характеристика, как и иная документация, лучше воспринимается англичанами и американцами, будучи подана в несколько игривом, дружеском тоне. Не нужно быть многословным и скрупулезным в фактах. Следует подчеркнуть достоинства и позитивный опыт работы, выделить определенные черты человека. Короче, посмотрите сами.

REFERENCE June 21, 1994

Ms. Roberta Vasqez
The Vasqez Travel Agency
4765 Broadway
New York, NY 10032

Dear Ms. Vasqez,

I am happy to provide the information you requested regarding Jim Cash, with understanding that this information will be confidential.

Mr. Cash has been a stock clerk and then a sales assistant in my store since September 1992. He has always been willing to work odd hours, including weekends and holidays, and has proven to be a hardworking and trustworthy employee.

Sincerely Yours,

Brian Muller

Proprietor

Это, по-моему, очень удачный пример хорошего "референс". Сжато и вполне убедительно.

Следующий подраздел писем-характеристик — эторекомендательные письма. Они отличаются от "референс" тем, что если в первых вы просто сообщаете информацию о человеке, как о хорошем специалисте, то здесь вы, естественно, рекомендуете его: в конце письма добавляете или даете понять, что без этого парня компания просто пропадет. Ну, примерно так:

Therefore, I can recommend Mr. Cash, without any hesitation for the position of your travel agency.

Рекомендательное письмо в принципе только этой деталью и отличается от "референс", а точнее, вашей личной рекомендацией в конце, как только что было показано в примере. И характеристика, и рекомендация должны включать обоснование цели письма и перечисление, по возможности, всех должностных обязанностей и выдающихся качеств того, кому дают эту характеристику или рекомендацию.

Таковы основные принципы составления документации, касающейся вашего трудоустройства. Мы не затронули разнообразные анкеты. Но там от вас требуется только поставить крестик или галочку в нужной клеточке или писать только то, о чем конкретно спрашивается.

ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ

Любой человек, мало-мальски занимающийся бизнесом и сотрудничающий с заграничными партнерами, хочет он того или нет, пишет массу писем-запросов. Это письма о чем угодно: о заказе товара, техники, о предоставлении нужной информации и т.д. и т.п. Учтите: ваш такт и ваша вежливость могут стать решающим фактором сотрудничества. Если хотите, чтобы вас быстро и правильно поняли, не забывайте учитывать, что ваш запрос должен быть:

а) краток и специфичен: точно по теме;

б) обоснован;

в) с законченной аккуратно изложенной информацией. Составляйте письмо так, чтобы вашему адресату легко было на него отвечать. Иначе... Вот видите, что получилось:

Dear Sir,

Please send us information about your office copies so that we will know whether one would be-suited to our type of business.

Yours truly,

Это тот самый случай, когда краткость — не сестра таланта, а куда более дальняя родственница. Автор послания, как говорится, с водой выплеснул и ребенка. Ни один американский бизнесмен, получив такое письмо, не поймет, что же именно клиенту нужно, какие конкретно копировальные машины, его интересуют, хотя у фирмы, возможно, этих копировальных машин пруд пруди. Единственное, что здесь может сделать бизнесмен, так это просто выслать клиенту каталог всех имеющихся машин без всякого совета или объяснения, что и как лучше использовать (а западные службы тем и отличаются от наших, что им не лишь бы продать, но продать именно то, что покупателю необходимо). Если уж вы и просите выслать вам список ксероксов, к примеру, то укажите, какие ксероксы вам нужны, с каким режимом работы, под какую бумагу, сколько предположительно людей будет ими пользоваться и как часто... Короче, сообщите все необходимые детали, без учета которых ваш ксерокс вскоре превратится в груду металлолома, а вы будете возмущаться, что вам продали "какую-то рухлядь". А дело-то в том, что вы машину неправильно эксплуатировали. Не знаю, как сейчас, но раньше, еще пару-тропку лет назад, так оно почти всегда и было. Закупает предприятие оборудование, а оно не. работает, потому что под него нужны соответствующие материалы либо рабочий-немец... "Мелкие детали" никто не выясняет, зато потом клянут всех и вся, вот, мол, какие деньги на ветер выбросили. В то же время вам любой американский продавец лазерного принтера скажет, что ту бумагу, которую вы в него закладывали, принтер в жизнь не возьмет, потому как она чуть ли не оберточная, а хорошей машине нужна бумага хорошего качества.

Ну ладно, с критикой покончено. Давайте теперь посмотрим правильный пример письма-запроса.

April 1, 1995

RFG Manufacturing Agency
4087 Nine Avenue
New York, New York 10056

Dear Sir or Madam,

We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal year. We would like to conside'r an RFG copier and wonder if you have a model that suit our needs.

Our office is small, and a copier would generally be used by only three secretaries. We run approximately 3, 000 copies a month and prefer a machine that uses regular paper. We would like a callator, but rarely need to run off more than 25 copies at any time.

We would also like to know about your warranty and repair service.

Since our fiscal year ends June 30, 1995 we hope to hear from you soon.

Sincerely yours,

Обратите внимание, как легко адресату будет отвечать на это письмо где изложены все нюансы дела по требуемым копировальным машинам. Здесь дана четкая картина того, что вам нужно, и менеджер сможет быстро и без труда предложить вам искомое. Вообще не стоит поступать так, как сделала одна леди, приславшая заказ на флюгер для ее нового гаража и указавшая лишь цену из каталога, что попался ей на глаза.

Dear Sirs,

Please send me one of your weather vanes which I saw advertised for $34. 95. We have recently repainted our garage and a weather vane would be a wonderful finishing touch.

He надо писать, для чего вам нужен флюгер, это совсем неинтересно там, на той стороне. Опишите лучше размеры, цвет и другие необходимые параметры:

Dear Sirs,

I have seen your ad in the Boston globe of Sunday, February 21, and would like to order the following weather vane:

Model EPC-18 eagle with arrow, copper $34. 95.

I would . like the weather vane sent to the above address by parcel post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my VISA account (number 003 0971 A108; expiration date, 3/93).

Yours Truly.

Многие компании используют для заказов специальные бланки-формы, где вам нужно лишь заполнить пустые места. Но тем не менее всегда есть какие-то моменты, которые должны и могут быть обсуждены в рамках письма. Не забудьте, что ваш заказ должен затрагивать следующие пункты:

1. название товара,

2. его номер (по каталогу),

3. количество (сколько единиц в партии или сколько партий),

4. описание (размер, цвет, вес, материал...),

5. цена,

6. возможная скидка,

7. налог,

8. способ оплаты,

9. способ доставки,

10. желаемая дата доставки и адрес,

11. если вы отвечаете на рекламу или объявление, то не забудьте указать тот источник, где вы раздобыли информацию.

Вот все более или менее необходимые требования к письмам-запросам.