Avant de lire. Dites comment vous téléphonez d’habitude.

1. Avant de lire. Dites comment vous téléphonez d’habitude.

2. Lisez le texte et faites une liste des recommandations qui complètent votre expérience personnelle.

Savoir faire bon usage du téléphone est très important à la fois dans la vie professionnelle et dans la vie privée. Mais, pour téléphoner, il ne suffit pas de décrocher et de composer le numéro de votre correspondant: il faut aussi savoir éviter les pertes de temps et de se montrer efficace.

 

                    

 

                Comment préparer un appel téléphonique

Préparer un appel téléphonique par écrit évite d’être pris de court si on entre en relation avec un répondeur:

–  formuler clairement dans sa tête le but d’appel;

–  préparer ce qu’on va dire, c’est-à-dire noter par écrit les points importants du message, les questions à poser, et aussi celles qui risquent d’être posées; réfléchir aux éventuels blocages et à la façon de les résoudre;

–  préparer et rassembler à portée de main les documents et dossiers dont on peut avoir besoin au cours de la conversation.

Éliminer – lorsque c’est possible – les bruits extérieurs (éteindre la radio, fermer la fenêtre ...).

Prévoir un bloc, un crayon et un calendrier près du téléphone.

S’installer correctement pour téléphoner: les gestes "s’entendent" car la voix change selon la position du corps.

Rester décontracté: respirer une dizaine de fois avant de décrocher!

 

 

                Comment prendre contact avec le correspondant

Après s’être assuré que le numéro et le correspondant sont bien ceux qui étaient désirés, se présenter.

Présenter l’objet de son appel.

 

Comment traiter un appel téléphonique

Exposer en détail (avec clarté, précision, et dans un ordre logique), l’objet de son appel.

Ne pas élever la voix: parler sur le ton d’une conversation normale (on a tendance à parler plus fort dès que l’on est au téléphone).

Parler en articulant pour être bien entendu: ne pas avaler les mots.

Donner le ton à la conversation: éviter le ton monocorde, faire preuve de dynamisme. Il est important de contrôler sa voix car l’impatience, la colère, l'embarras ... "s’entendent" très bien au téléphone.

Être bref. Utiliser des phrases courtes. Attention: être bref ne signifie pas parler vite.

Parler lentement (mais pas trop!). Faire quelques pauses si votre correspondant doit réfléchir ou prendre des notes ou poser des questions.

Être clair, précis, concret, éviter les silences, les répétitions, les "heu ... heules", "oui ... non": faire des phrases.

Surveiller son vocabulaire: éviter le langage familier ou trop technique.

Noter par écrit les informations données.

Respecter le temps de parole de son interlocuteur: le laisser s’expliquer, ne pas se montrer impatient, ne pas lui couper la parole sous prétexte de gagner du temps; ne pas parler en même temps que lui.

Sourire: le sourire s’entend.