Здійснення закупівель для потреб підприємства

Дослідники, вивчаючи характер закупівель для потреб органі­зації, виділяють три типи закупівельних ситуацій [16; 19].

1. Звичайна повторна закупівля — ситуація купівлі, в якій підприємство-покупець робить повторне замовлення, не вносячи в нього жодних змін.

2. Змінена повторна закупівля — ситуація купівлі, в якій під­приємство-покупець бажає змінити специфікацію товару, ціну, умови постачання або постачальника товару.

3. Нова закупівля — ситуація покупки, при якій підприємство-покупець купує даний товар або послугу вперше.

Багато організацій-покупців прагнуть знайти комплексне ви­рішення проблеми закупівель в одного продавця. Такий підхід отримав назву комплексних закупівель.

Комплексна закупівля — підхід до вирішення проблеми заку­півель, при якому всі необхідні товари купуються в одного по­стачальника, що усуває необхідність прийняття окремих рішень, неминучих при закупівлі у різних постачальників.

Використання в якості маркетингової стратегії комплексного продажу є ключем до перемоги і збереження клієнтури на ринку організаційних споживачів. Врешті-решт, контракт одержує та компанія, яка найбільш комплексно підходить до задоволення потреб замовника.

У табл. 6.2 перераховані вісім етапів процесу здійснення закупівель [16]. Покупці, які здійснюють нові закупівлі, зви­чайно проходять усі вісім етапів. Покупця, які здійснюють звичайну або змінену повторну закупівлю, можуть минати де­які етапи. Розглянемо основні етапи в типовій ситуації здійс­нення нової закупівлі.

1) Усвідомлення потреби полягає в тому, що хтось із праців­ників компанії виявляє якусь проблему або потребу, яку можна задовольнити за допомогою придбання товару або послуги: при­дбання нового обладнання і матеріалів для випуску нового това­ру; запасні частини для ліквідації поломки якого-небудь механіз­му; незадоволеність якістю закуповуваного товару, його ціною або сервісом; реалізація нових ідей виставки або рекламного ого­лошення, прямого телефонного контакту чи поштового розси­лання. Усвідомлення потреби відбувається під впливом як зовні­шніх, так і внутрішніх факторів.

 

 

Таблиця 6.2 ОСНОВНІ ЕТАПИ РІЗНИХ ВИДІВ СИТУАЦІЙ ЗДІЙСНЕННЯ ЗАКУПОК
№	Етап процесу закупки		Ситуація здійснення закупки
нова за­купка	змінена повторна закупка	звичайна повторна закупка
	Усвідомлення потреби	Є	Можливий	Немає
	Загальний опис потреби	Є	Можливий	Немає
	Оцінка характеристик товару	є	Є	Є
	Пошук постачальника	є	Можливий	Немає
	Запит пропозиції	є	Можливий	Немає
	Вибір постачальника	є	Можливий	Немає
	Оформлення замов­лення	є	Можливий	Немає
	Оцінка ефективності роботи постачальника	є	Є	Є

 

 

2) Загальний опис потреби передбачає визначення покупцем основних характеристик і необхідної кількості товару. Для -ви­значення характеристик складних виробів покупець може залуча­ти інженерів, консультантів або персонал, що безпосередньо ко­ристується або експлуатує ці вироби. їм потрібно виявити пріоритетність таких характеристик, як надійність, довговічність, ціна та ін. На цьому етапі досвідчений маркетолог допомагає по­купцеві сформулювати потреби, а також надає йому інформацію про характеристики свого товару.

3) Оцінка характеристик товару полягає в розробці переліку технічних характеристик (специфікації) товару за допомогою фун­кціонально-вартісного аналізу — способу скорочення витрат, що включає в себе ретельне вивчення можливостей шляхом внесення змін у конструкцію, стандарти або технологію. Фахівці обирають оптимальне поєднання якостей товару і складають специфікації. Продавці також можуть використовувати вартісний аналіз як ін струмент для залучення нових клієнтів. Якщо продавець покаже покупцеві кращий спосіб виробництва якого-небудь товару, то він перетворить ситуацію звичайної повторної закупівлі в ситуацію нової закупівлі і, таким чином, отримає нового клієнта.

4) Пошук постачальників здійснюється організаційним спо­живачем шляхом вивчення кваліфікованих постачальників з метою обрання кращих. Він може скласти їх перелік за допомогою торгових довідників, електронних баз даних або інформації, отриманої від інших компаній. Сьогодні все більше компаній ви­користовують інтернет для пошуку постачальників. Це якоюсь мі­ рою зрівняло можливості одержання гарного замовлення великих і малих підприємств, які розміщують інформацію про свою продук­цію за символічну плату на відповідних спеціалізованих сайтах.

Чим новіший товар, що купується, чим вища його складність і ціна, тим більше часу потрібно на добір постачальників. Завдання постачальника полягає в тому, щоб попасти в основні довідники і завоювати бездоганну репутацію на ринку. Торговельні агенти по­винні шукати компанії, яким необхідні постачальники, і домагати­ся того, щоб їхній товар розглядався поряд з конкуруючими.

5) Запит пропозицій.На цьому етапі покупець пропонує об­раним постачальникам висунути свої пропозиції. Деякі постача­льники обмежуються відправленням каталогу або відрядженням торгового агента. Однак якщо йдеться про технічно складний або дорогий товар, покупець звичайно жадає від кожного потенцій­ного постачальника докладних пропозицій у письмовому вигляді або офіційної презентації. Маркетолог товарів виробничого при­значення повинен уміти провести дослідження, скласти пропози­цію і провести презентацію, якщо того вимагає потенційний по­купець. Пропозиції постачальника — це не тільки технічна документація, але й вид маркетингової діяльності. Вони повинні вселити довіру до компанії-постачальника і виділити її серед конкурентів.

6) Вибір постачальниказдійснюється членами закупівельно­го комітету, які вивчають пропозиції, що надійшли від постача­льників, і обирають одного або кількох з них. При виборі поста­чальника рекомендується скласти список важливих для організації-споживача якостей постачальника в порядку пріоритетності. Серед них виділяють якість товарів і послуг, своєчасність поста­чання, дотримання принципів корпоративної етики, доступність інформації про компанії і конкурентні ціни, виконання ремонту і технічне обслуговування продукції, що поставляється, допомога і консультування з технічних питань, зручне місцезнаходження постачальника, його колишні заслуги і репутація. Члени закупі­вельного комітету оцінюють постачальників за цими та іншими якостями і обирають кращих.

Вибираючи постачальників, закупівельні комітети приймають рішення про їх кількість. Робота з одним та кількома постачаль­никами має свої недоліки та переваги. Можна працювати з кіль­кома постачальниками, щоб домогтися постачання товарів необ­хідної якості і знижок, щорічно домовлятися про умови продов­ження контрактів і змінювати обсяги замовлень у різних поста­чальників. А можна скоротити кількість постачальників до одно­го (так, використання сировини, одержуваної з одного джерела, не тільки забезпечує безперервність виробництва, а й дозволяє пристосувати виробничі потужності до одного конкретного типу сировини), при цьому існує ризик потрапити у залежність від нього, що може призвести до зниження ефективності роботи по­стачальника в умовах відсутності конкуренції.

7) Оформлення замовлення.Замовлення містить у собі техні­чні характеристики товару, необхідну його кількість, передбачувані терміни постачання, умови повернення і гарантії. Якщо по­
купець хоче одержати від постачальника також технічне обслу­говування, ремонт і допомогу в експлуатації устаткування, то за­мість системи періодичних замовлень використовує генеральний
контракт. Генеральний контракт передбачає довгострокове співро­бітництво між постачальником і покупцем, у ході якого постача­льник зобов'язується в міру необхідності здійснювати повторні
постачання товару за визначеними цінами протягом усього тер­
міну дії контракту. Генеральний контракт дозволяє уникнути до­рогого процесу переговорів щоразу, коли необхідно провести за­
купівлю товару. Він також дозволяє покупцеві робити замовлен­ня частіше, але менші за обсягом, що скорочує обсяги зберігання
запасів і витрати на доставку. Укладання генерального контракту
приводить до переходу на комплексну систему закупівель в од­ного постачальника і до збільшення асортименту товарів, що купуються у нього. Постачальник і покупець, таким чином, досить
тісно співпрацюють один з одним, і іншим постачальникам дуже
складно порушити ці зв'язки. Це може статися тільки тоді, коли
покупця не влаштовує сервіс або ціни даного постачальника.

8) Оцінка ефективності роботи постачальника.На цьому
етапі споживач може зв'язатися з персоналом, що використовує
товар, і довідатися, наскільки його задовольняє якість придбаного продукту, післяпродажний сервіс, терміни постачання тощо.
Грунтуючись на оцінці ефективності роботи постачальника, покупець може продовжити, змінити або призупинити угоду з ним. Завдання продавця — контролювати відповідність своєї роботи вимогам покупця.

Отже, ми розглянули етапи, які звичайно проходить компанія-покупець у ситуації нових закупівель. Дана модель, що склада­ється з восьми етапів, дає спрощене уявлення про процес прийн­яття рішення і здійснення купівлі. У реальних ситуаціях цей про­цес може бути більш складним, а у разі звичайної або зміненої повторної купівлі, навпаки, деякі етапи можуть спрощуватися або взагалі опускатися. У будь-якому випадку кожна компанія по-своєму здійснює закупівлі, і кожна конкретна ситуація купівлі має свої особливості. На різних етапах процесу прийняття рішен­ня про купівлю по-різному можуть виявляти себе учасники заку­півельного комітету, зокрема додаючи якісь інші етапи або кілька разів повторюючи той самий.

За останні кілька років розвиток нових технологій різко змі­нив процес закупівлі. Поширення набуло здійснення організація-ми-споживачами закупівель потрібних їм товарів і послуг через інтернет. Це не тільки зручно, але й відкриває покупцям доступ до нових постачальників, дозволяє знаходити пропозиції більш низь­ких цін, прискорює процес замовлення. У свою чергу, маркетологи компаній-постачальників поширюють за допомогою інтернет нову інформацію для своїх покупців, продають товари і послуги, здійс­нюють технічне обслуговування і підтримують постійний зв'язок з клієнтами. Маючи власні web- сторінки, вони встановлюють зв'язок зі своїми постійними постачальниками і покупцями.

Дотепер значна частина продукції, що купується компаніями через інтернет, стосувалася в основному матеріалів, необхідних для утримання, ремонту і функціонування виробничих потужностей. Однак вже існують електронні торгові мережі, які дозволяють. робити всі закупівлі для потреб підприємства через інтернет, що значно спрощує процес комунікації.

Особливе місце в процесі закупівлі посідає ринок організацій та державних установ, який утворюють школи, лікарні, в'язниці, державні установи й інші заклади, які покликані забез­печити товарами людей, якими вони опікуються. Вони надають суспільству товари та послуги і користуються його дотаціями. Державні організації не хвилює прибуток та зниження витрат. Для них значення має відповідність якості продукції стандартам і можливість купувати продукти за низькими цінами.

Урядові заклади відрізняються тим, що вимагають від поста­чальників великої паперової роботи: рішення приймаються на

відкритих торгах, привілейоване становище посідає вітчизняна продукція. Постачальники мають бути готові змінювати свої пропозиції відповідно до потреб державних установ.

 

Тема 8