Проработка коммерческих предложений

 

Важнейшим этапом внешнеторговой деятельности является проработка коммерческих предложений. Коммерческие предложения можно разделить на два вида: сделанные по запросам покупателей и по инициативе экспортеров.

По форме предложения могут быть:

устные при личных встречах или по телефону;

переданные по факсу на крупные партии товара со сложными техническими характеристиками;

в виде деловых писем и комплектов деловых технических условий:

в форме проспектов, подписанных со стороны экспортеров.

Все предложения должны делаться предельно кратко, с четким изложением всех условий, исключающих их неправильное толкование.

В особой краткости нуждаются предложения, передаваемые по телефону или факсу, причем важные цифровые данные предложений (такие, как цены, количество, кредитные ставки и др.) дублируются прописью. Если партнеры уже имели деловые отношения и хорошо известны друг другу, то предложения будут иметь скромное оформление.

Если покупатель не знает экспортера, то предложение должно носить деловой и рекламный характер (здесь важно все: содержание предложения, сорт бумаги, применение современных печатных средств, внешнее оформление). Солидные компании уделяют большое внимание внешнему оформлению предложений (кожаные переплеты, тиснение и т. д.). Отсутствие оформления предложений приводит к снижению авторитета фирм и конкурентоспособности товаров.

В реквизитах предложения указываются:

адрес поставщика;

описание товара;

количество товара;

цена за единицу;

базисные условия поставки;

срок поставки;

условия кредита (если он предлагается);

другие условия – по гарантиям, ответственности, санкциям (если они предусмотрены);

срок действия предложения;

подписи экспортера, дата отправки.

Импортеры также делают запросы на поставку товара по факсу или письменно. К их оформлению предъявляются менее жесткие требования, чем к предложению экспортера.

По количеству запросов поставщики могут устанавливать оптимальный уровень цен. Поэтому импортеры всегда заинтересованы в обострении конкуренции между поставщиками для получения наиболее выгодных коммерческих условий закупок.

Следует учитывать, что направление значительного числа запросов одной и той же фирме без последующего заключения контракта дает возможность экспортеру считать, что эти запросы используются в качестве конкурентных материалов. Поэтому поставщик будет терять интерес к предложению.

Основными реквизитами коммерческих запросов являются:

· адрес контрагента;

· описание товара;

· запрашиваемое количество;

· требуемые сроки поставки;

· наименование импортера и его адрес;

· дата запроса.

Импортеры часто запрашивают в предложениях меньшее количество товаров, чем при заключении контракта. Это связано с тем, что при покупке дополнительного количества товара они могут выторговать дополнительную скидку. В запросе не следует указывать: «Просим срочно дать предложения» или «Просим дать предложение на срочную поставку». Такие фразы приводят к неустойчивости в переговорах по ценам. После отправки предложения с указанием контрольного срока ответа и после его истечения следует напомнить о предложении. В случае получения со стороны контрагента уточняющих вопросов необходимо проявить максимум оперативности при подготовке ответа.

Все это необходимо решить до заключения контракта. Следует находить компромиссы, идти на определенный риск. Обычно импортеры стремятся не показывать свой особый интерес в приобретении товара. Главной задачей импортеров на этапе проработки предложения является умелое обострение конкуренции между поставщиками.

 

Деловые переговоры

Все деловые переговоры тщательно готовятся. При этом следует придерживаться следующих правил:

· деловые переговоры надо назначать с учетом времени на их подготовку;

· утвердить базу договорных цен или рассчитать ее;

· изучить досье на фирму или ее представителей на переговорах;

· изучить всю предшествующую деловую переписку с партнером;

· составить и согласовать с функциональными отделами проекты протоколов соглашений;

· изыскать пути возможных решений претензий и разногласий;

· провести совещание о тактике ведения переговоров;

· подготовить программу пребывания представителей фирмы с посещением заводов-поставщиков.

В ходе переговоров между сторонами могут возникнуть препятствия. Наиболее очевидными могут быть следующие:

атмосфера переговоров (различия в укладе, поступках, идеологии);

культурные особенности.

Культура самым непосредственным образом влияет на образ мышления людей, их поведение, обращение друг к другу, наличие различных культурных и бюрократических традиций.

Участнику переговоров надо знать, как общаться с представителями самых разных иностранных организаций, как частных, так и государственных, знать иностранное законодательство.

Незнание или непринятие во внимание законов другой страны, а также особенностей управления может привести к двойному или тройному налогообложению. Разногласия между сторонами будут улаживаться в двух или более судах.

Если прибывают руководители иностранных фирм, их следует встречать в аэропорту, разместить, согласовать программу пребывания.

При назначении времени переговоров следует иметь в виду распространенное правило: если завершение переговоров планируется в середине дня, то иностранный покупатель может предполагать, что его пригласят на завтрак (ланч), если позже 18.00 – на обед. При проведении переговоров за границей вся подготовка планируется до отъезда участников переговоров. Желательно иметь сувениры.

Организация и дисциплина

Должностной уровень работников, ведущих переговоры, определяется фирмами или предприятиями. Состав участников переговоров должен быть оптимальным и ограничиваться только теми лицами, без которых невозможно решение коммерческих, юридических и технических вопросов. Работники, ведущие переговоры, должны владеть иностранными языками, а если нет, то рекомендуется использовать переводчика. Ведение переговоров через переводчика дает дополнительное время для обдумывания ответов и анализа аргументов. Следует помнить, что члены иностранных делегаций могут владеть русским языком.

Вести письменные записи поручается одному из членов делегации. Магнитофонные записи коммерческих переговоров не принято проводить, потому что это может быть расценено, как акт недоверия. Необходимо получить разрешение заранее или в ходе переговоров.

В объединениях и фирмах должна быть четко налажена работа протокольной группы, так как участники переговоров этими функциями не должны заниматься. Опоздания на деловые встречи абсолютно исключаются и не могут быть оправданы никакими обстоятельствами. Работники, допустившие опоздание, могут быть отстранены от работы.

Переговоры с иностранными представителями ведет один, старший по должности, который может консультироваться с другими участниками. Спонтанное обсуждение недопустимо.

При проведении длительных и сложных переговоров после завершения каждого этапа должны составляться отчеты и справка о фирме. В справке содержатся следующие сведения:

· характер деятельности фирмы (объем, финансовое положение);

· заинтересованность фирмы в отношениях;

· характер взаимоотношений с фирмой, их стоимостный объем;

· твердость фирмы при проведении переговоров;

· позиция фирмы при рассмотрении претензий, разногласий;

· характеристика представителей фирмы.

Составление справок об иностранных фирмах – общепринятая международная практика.

По завершению переговоров или их значительного этапа по согласованию сторон подписывается меморандум (протокол).

 

 

Тактика переговоров

Важным элементом в переговорном процессе является избрание соответствующей тактики их ведения.

В международной практике выработаны принципы ведения переговоров, которые сводятся к следующему:

Целеустремленность. Ведущий переговоры не должен отвлекаться от главной цели переговоров.

Инициатива. Несмотря на внесение дополнений в условия соглашения иностранным партнером, основа договора не должна быть изменена.

Последовательность. То, что уже согласовано, не подлежит обсуждению. Если одна из сторон настаивает на учете особых требований, то к этому можно возвратиться. При обсуждении цены возможно последовательное обсуждение технических и коммерческих условий, влияющих на уровень цен.

Компромиссы. Тактика переговоров должна быть построена таким образом, чтобы через взаимоприемлемые компромиссы подойти к соглашению.

Атмосфера должна быть уважительная, доброжелательная, но без фамильярностей. Выдвигаемые аргументы должны быть облечены в такую форму, чтобы не задеть чести партнера, престижа фирмы, национальной гордости. Важно научиться слушать партнера. Конструировать предложения в такой форме, чтобы партнер считал их, в какой-то степени, своими. Хорошо упредить партнера в его возражениях или быть готовым к его претензиям. Высокая компетентность в коммерческих и технических вопросах часто позволяет рассмотреть ситуацию с разных сторон и найти приемлемые решения.

Согласование коммерческих вопросов по телефону указывает на высокую степень доверия между партнерами, чем следует дорожить. Если по телефону достигнута договоренность, то следует партнера попросить подтвердить согласованное письмом или факсом или сделать это самому.

 

Подготовка и подписание контракта

Мировая практика не устанавливает правил и не определяет, какая из сторон в переговорном процессе готовит и оформляет международный контракт. Контракт – это совместное творчество экспортера и импортера.

Печатание текста и оформление приложений обычно осуществляет принимающая сторона. В этом деле есть определенные преимущества, поскольку есть возможность сформулировать условия в наиболее выгодной для себя интерпретации. Противной же стороне надо будет в процессе дискуссии доказывать обоснованность внесения поправок в проект контракта.

Тексты контрактов представители фирм готовят на основе апробированных аналогов. Они согласовывают проект контракта с отделом конъюнктуры и цен, валютно-финансовым отделом, юридическим отделом, транспортным отделом, отделом технического обслуживания, бухгалтерией.

При подготовке контрактов на большие партии товаров, а также контрактов со сложными коммерческими и валютными условиями, их проекты выносятся на обсуждение совещаний с участием представителей заинтересованных сторон. Согласованные и отпечатанные тексты контрактов подлежат визированию функциональными отделами.

На завершающуюся стадию переговоров и подписание контракта обычно приезжают руководители договаривающихся сторон. С традиционными партнерами используются типовые контракты.

При подписании контракта с каждой стороны подписывается по одному оригиналу документа, а принимающая сторона обеспечивает их необходимым числом копий.

ЛИТЕРАТУРА

 

Алексеев, И. С. Управление внешнеэкономической деятельностью: учебное пособие / И. С. Алексеев, В. А. Трайнев. М.: Дашков и Ко, 2002.

Бровкова, Е. Г. Внешнеэкономическая деятельность: учебное пособие / Е. Г. Бровкова, И. П. Продшус. М.: Спирин, 2002.

Бахрамов, Ю. М. Организация внешнеэкономической деятельности / Ю. М. Бахрамов, В. В. Глухов. М.: Лань, 2000.

Балабанов, И. Г. Внешнеэкономические связи: учебное пособие / И. Г., Балабанов, А. И. Балабанов. М.: 2001.

Верба, В. Е. Финансы внешнеэкономической деятельности / В. Е. Верба, Н. Е. Заяц, К. В. Рудый. Минск, 2003.

Войтихов, А. Д. Внешнеторговые посредники: учебно-практическое пособие / А. Д. Войтихов. Минск, 2002.

Гофман, Н. Ф. Основы внешнеэкономической деятельности / Н. Ф. Гофман, Г. А. Маховикова. Спб., 2001.

Давыденко, Е. Л. Внешнеэкономическая деятельность Республики Беларусь / Е. Л. Давыденко, В. С. Матюшевский. Минск, 1998.

Жданов, А. Практическое руководство по внешнеэкономической деятельности / А. Жданов. СПб., 2001.

Кричевский, С. Ю. Мировая экономика и внешнеэкономическая деятельность / С. Ю. Кричевский, М. И. Плотницкий, Г. В. Турбан. Минск, ООО Современная школа, 2006.

Мировая экономика и внешнеэкономическая деятельность: практикум / В. В. Ожигина [и др.]. Минск: Совремменная школа, 2007.

Назаренко, И. Транспортное обеспечение ВЭД / И. Назаренкл. М., 2000.

Олехнович, Г. И. Мировая экономика: учебно-методический комплекс / Г. И. Олехнович. Минск, Амалфея, 2007.

Плотников, А. Ю. Внешнеторговый контракт от «А» до «Я»: практика подготовки / А. Ю. Плотников. М., Приор, 2003.

Покровская, В. В. Организация и регулирование ВЭД: учебник / В. В. Покровская. М.: Юристъ, 2002.

Стровский, Л. Е. Внешнеэкономическая деятельность предприятия / Л. Е. Стровский. М.: ЮНИТИ, 2003.

Хвалей, В. В. Курс правовых основ ВЭД / В. В. Хвалей, Я. И. Функ. Минск, Амалфея, 2003.

Чепик, А. А. Таможенное право Республики Беларусь: учеб.-метод. Пособие / А. А. Чепик. Минск, 2008.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение......................................................................................................... 3

ТЕМА 1. ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ – ВАЖНЫЙ ФАКТОР СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ СТРАНЫ................... 4

1.1. Сущность и роль внешнеэкономических отношений.......................... 4

1.2. Объективные предпосылки развития внешнеэкономических отношений 6

1.3. Основные направления повышения эффективности внешнеэкономи-ческой деятельности.................................................................................................. 7

ТЕМА 2. ФОРМЫ И МЕТОДЫ МЕЖДУНАРОДНОЙ ТОРГОВЛИ........ 9

2.1. Торговля готовой продукцией............................................................... 9

2.2. Торговля продукцией в разобранном виде.......................................... 11

2.3. Аренда машин и оборудования............................................................. 12

2.4. Торговля кооперируемой продукцией.................................................. 14

2.5. Встречная торговля и ее виды............................................................... 15

2.6. Торговля комплектным оборудованием............................................... 17

2.7. Международные торги........................................................................... 17

2.8. Торговля сырьевыми товарами............................................................. 19

ТЕМА 3. ФОРМЫ И МЕТОДЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕГУЛИРОВА-НИЯ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.................................... 23

3.1. Международные методы регулирования.............................................. 23

3.2. Тарифные методы регулирования......................................................... 25

3.3. Нетарифные методы регулирования..................................................... 28

3.4. Меры стимулирования экспорта........................................................... 32

3.5. Валютно-кредитные меры...................................................................... 34

3.6. Государственное регулирование внешнеэкономической деятельности в Республике Беларусь................................................................................................ 35

ТЕМА. 4. КАЧЕСТВО И КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ ПРОДУКЦИИ 40

4.1. Понятие и показатели качества продукции........................................... 40

4.2. Конкурентоспособность товара............................................................. 41

4.3. Сертификация и стандартизация продукции........................................ 44

4.4. Пути повышения конкурентоспособности............................................ 47

ТЕМА 5. ТОРГОВЫЕ ПОСРЕДНИКИ ВО ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ......................................................................................... 50

5.1. Целесообразность и необходимость использования посредников...... 50

5.2. Виды посредников.................................................................................. 51

5.3. Условия работы посредников на рынках.............................................. 54

5.4. Вознаграждение посредников................................................................ 55

ТЕМА 6. РЕКЛАМА ВО ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.. 56

6.1. Понятие рекламы.................................................................................... 56

6.2. Виды и средства рекламы...................................................................... 58

6.3. Функции рекламы................................................................................... 60

6.4. Фирменный стиль................................................................................... 62

Тема 7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ВНЕШНЕТОРГО-ВЫХ СДЕЛОК........................................................................................................ 64

7.1. Проработка коммерческих предложений............................................. 64

7.2. Деловые переговоры.............................................................................. 65

7.3. Тактика переговоров.............................................................................. 67

7.4. Подготовка и подписание контракта..................................................... 68

Литература................................................................................................... 69

Учебное издание

Войтихов Александр Дмитриевич

 

 

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКАЯ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Учебно-методическое пособие

Редактор Э. Н. Гневко

Компьютерная верстка А. В. Русецкая

Корректор И. В Гневко.

 

Подписано в печать. 30.03.2010. Формат 60×84 ¹/₁₆. Бумага офсетная. Гарнитура «Таймс».

Усл. печ. л. 4,18. Уч.-изд. л. 3,85. Тираж 200 экз. Зак. №. 8.

 

ООО «БИП-С Плюс». ЛИ № 02330/0552807 от 29.01.2010 г.

Ул. Короля, 3, 220004, г. Минск

 

Отпечатано на ризографе ООО «БИП-С Плюс».

БИП – Институт правоведения

 

 

А. Д. Войтихов

 

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

 

Учебно-методическое пособие

 

 

Минск

«БИП-С Плюс»

2010