Глава VI. Роль оргтехники в работе секретаря

 

Нельзя переоценить роль технических средств, которыми постоянно пользуется современный секретарь: персональный компьютер, телефон, телефакс, копировальный механизм.

Телефон сегодня не зря называют компьютеризованным. Вот некоторые его функции: автодозвон и автодобор; набирает номер автоматически при воздействии на одну клавишу; автоматически дозванивается до абонента в указанное вами время; автоответчик; записывает информацию, переданную на ваш номер.

- Записная книжка телефона:

содержит в памяти нужные вам номера абонентов.

- Календарь, часы, будильник:

покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;

будильники разбудят вас в нужное время, напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону, сами произведут набор номера.

- Установка режима "Hold":

обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время.

- Встроенный громкоговоритель:

позволит вести разговор при положенной трубке.

Помимо использования отдельных аппаратов возможна эксплуатация мини-АТС, например, одной городской линии и нескольких внутренних телефонных номеров. Такая АТС обеспечивает распределение одной городской линии на внутренние телефоны, переадресовку вызова нужному абоненту, запрет выхода на междугороднюю связь внутренних телефонов.

Современные предприятия активно используют сотовые и мобильные телефоны. Основное различие между мобильным (спутниковым) и сотовым телефоном заключается в радиусе их действия. Если сотовый телефон обеспечивает связь на расстояние до 200 км, то мобильный может обеспечить связь с абонентом в любой точке земного шара. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме), внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн. Связь ухудшается, если радиотелефон или радиотрубка оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Оплата за разговоры по сотовому телефону чаще всего взимается поминутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость определенного отрезка времени, например, 45 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.

Сотовая радиотелефонная сеть обеспечивает надежную связь, ее конфиденциальность, выход на городскую телефонную сеть, на междугородние и международные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном промышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесообразна.

Более 30 лет назад еще никому не известный гражданин США Стив Джобс представил компании IBM идею производства персонального компьютера. В IBM это предложение, не разобравшись в его сути, отвергли, посчитав абсурдным, - подобной категории товаров тогда вообще не существовало на рынке, а компьютеры, производимые самой компанией, представляли громоздкие конструкции, занимавшие целую комнату, и пользовались минимальным спросом. Впоследствии молодой инноватор нашел единомышленников, реализовал свою идею и через несколько лет стал мультимиллионером, создав всемирно-известный компьютер Macintosh. А компания IBM, пренебрегшая нестандартным предложением, потеряла миллионы долларов и огромную часть рынка. Амбициозный Джобс не отказался от своей идеи и реализовал ее вопреки мнению IBM - так появилась всемирно известная компания "Apple". Таким образом, конфликт положил начало новому успешному бизнесу.

Сейчас число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десятки миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности с большим отрывом следуют Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office Professional 7 и Русский офис, включающий национальный текстовый редактор "Лексикон 97", систему ведения личных финансов "Декарт 97", систему профессионального перевода "Сократ 97" и популярный файловый менеджер "ДИСКо Командир 96".

Новые версии зарубежных офисных комплексов (версии 97) содержат средства коллективной работы более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office 97), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то в настоящее время документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также при помощи электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер.

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;

получать подтверждения доставки документов по назначению;

выводить на экран дисплея полученные документы;

изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;

расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках выполнения.

Сообщение, письмо или заказная информация могут быть доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника. Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная и глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет, используя для общения единый сетевой язык. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, т.е. компьютеров, на которых хранится и предоставляется пользователям информация. В Интернет можно пользоваться такими услугами, как электронная почта, работа с информационными справочными службами, со Всемирной информационной сетью (WWW), вести переговоры по сетевой телефонной связи и др.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Последняя версия популярного офисного пакета "Microsoft Office 2002" включает в себя множество вариантов доступа в Интернет.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет, является настольный информационный менеджер "Microsoft Outlook". Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки, организовывать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников.

Уже в ближайшем будущем планируется внедрение новой системы связи, передающей не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную. Таким образом можно соединить компьютеры абонентов в единую информационную систему не с помощью кабеля, а посредством радиоволн.

В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь. Если вы не в состоянии выслать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя. Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента. Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат - это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.

Недорогие и потому самые распространенные модели телефаксов используют рулонную термобумагу. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа. Так как термобумага выпускается в рулонах, то и распечатанный документ скручивается, что делает работу с ним не совсем удобной. Такой документ необходимо оберегать от солнца, нагревательных приборов, так как от нагрева термобумага темнеет. Контрастность и читаемость такой бумаги ухудшается и при длительном хранении. Во многих современных моделях факсов используется более плотная "супертермобумага", которая меньше скручивается, выдерживает более сильный нагрев и позволяет получить более яркую копию.

После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматически отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению. Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях.

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы "XEROX", хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами.

Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений. Если аппарат не включен, включите его и дайте время на прогрев. В зависимости от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1-2 минут. Затем необходимо:

- поднять крышку, положить оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло. Оригинал формата А4 кладется, как правило, в левый верхний угол стекла;

- проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1:1 или 100%;

- убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;

- нажмите зеленую кнопку <1>;

- возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал. Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки "Стоп".

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.

Чтобы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажмите кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатием кнопок "вниз" и "вверх", расположенных под индикатором масштабирования.

При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированы одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата A3, вы должны использовать обходной лоток и расположить лист для копии горизонтально.

Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии. Недостатком таких копиров является не всегда удовлетворительное совмещение цветных изображений.

В сфере малого бизнеса используются портативные копировальные аппараты фирмы "Canon", которые отличаются высоким качеством и надежностью.

Копиры Canon FC 210 и FC 230 достаточно легкие (вес - 7, 6 кг) и очень компактные аппараты, имеющие специальную ручку для переноски. Они не требуют предварительного нагрева и имеют автоматическое отключение. Скорость работы - 4 копии в минуту. Оригиналами могут быть листы, книги, альбомы формата не более А4.

При использовании любого оборудования необходимо соблюдать основные правила техники безопасности:

- прежде чем приступить к эксплуатации технического средства, нужно прочитать инструкцию и придерживаться ее;

- выключать вилки из розеток в случае длительных перерывов в работе и обязательно при уходе из помещения;

- проводить профилактический ремонт технических средств сервисной службой;

- устранять крупные неполадки или повреждения оборудования только специалистами;

- знать и уметь, где и как можно отключить электропитание в случае чрезвычайных обстоятельств;

- не использовать в работе сломанные выключатели, розетки, провода с плохой изоляцией, неплотные соединения электроприборов, незаземленное оборудование.

Чтобы избежать воздействия вредного для здоровья электромагнитного излучения принтера или ксерокса устанавливать их следует не ближе двух метров от своего рабочего кресла и не оставаться подолгу рядом с работающими аппаратами.