Ввод текста, его правка и сохранение

 

В начале пустого экрана, на котором будет осуществляться печатание документа, располагается мигающая вертикальная черта - курсор. В процессе создания документа курсор можно помещать в любое место текста и отредактировать его.

На панели инструментов "Standart" (Стандартная) следует щелкнуть по кнопке New blank Document (Создание нового документа). Наберите текст. Для создания дополнительных пробелов между строчками используйте кнопку "Enter".

Исправление элементарных ошибок осуществляется с помощью кнопок "Delet" (Del) и "Backspace" (Back). Клавиша "Delet" удаляет текст справа от курсора. Клавиша "Backspace" - слева от курсора. Сколько раз Вы нажмете клавишу, столько букв будет удалено.

При наборе текста нередко встречаются иностранные буквы и слова. Для перехода на другую раскладку (с русского языка на английский и наоборот) следует использовать клавиши "Ctrl+Shift" или "Alt+Shift".

Быстро менять регистр букв (прописная или строчная) можно с помощью клавиш Shift+F3. Перемещаться по документу позволяют следующие команды:

Ctrl+ - на один абзац вверх

Ctrl- - на один абзац вниз

Ctrl+End - в конец документа

Ctrl+Nome - в начало документа

Page Up - перемещение вверх по экрану

Page Down - перемещение вниз по экрану

Для редактирования больших кусков готового текста их выделяют (оттеняют) из общего документа.

Существует целый ряд способов выделения фрагментов текста

Нажав и удерживая сочетание клавиш Alt+Shift, можно выделить в тексте прямоугольный фрагмент. Для этого нужно щелкнуть мышью два раза, обозначив два угла, находящиеся на одной диагонали прямоугольника.

Нажав и удерживая сочетание клавиш Ctrl+Alt, можно выделить одним щелчком мыши фрагмент строки от начала до места щелчка.

При помощи клавиатуры выделение фрагментов производится передвижением текстового курсора клавишами со стрелками при нажатой клавише Shift.

Сочетание клавиш Ctrl+ и цифры 5 позволяет выделить все содержимое документа. Нужно нажать клавишу с цифрой 5 на цифровой части клавиатуры.

Двойной щелчок мышью внутри слова выделяет слово целиком.

Щелчок мышью справа от строки (там, где указатель мыши меняет свой наклон) выделяет строку целиком.

Несколько слов или несколько букв в строке можно выделить горизонтальным протаскиванием мыши. Протаскивание - это передвигание мыши с нажатой левой клавишей.)

Несколько строк можно выделить вертикальным протаскиванием мыши.

Для того, чтобы убрать выделение, достаточно щелкнуть мышью на любом свободном месте листа.

Shift+ - выделение одной строки.

Shift+Ctrl+ - выделение одного абзаца.

Shift+Ctrl+End - выделение от курсора до конца документа.

Shift+Ctrl+Ноmе - выделение от курсора до начала документа.

Возможности редактирования в системе Word позволяют как копировать, вырезать и вставлять фрагменты текста внутри одного документа, так и копировать (перемещать) фрагменты текста из одного документа в другой.

После того как нужный фрагмент текста выделен, с ним можно произвести следующие действия:

cкопировать в буфер обмена щелчком на кнопке с изображением двух листков с загнутыми углами. При этом выделенный текст останется на месте. А его точная копия переместится в буфер обмена;

вырезать (удалить, переместить) в буфер щелчком на кнопке с изображением ножниц. При этом выделенный текст будет удален, останется лишь его копия в буфере;

получить из буфера щелчком на кнопке с изображением листка с загнутым углом на фоне кейса. При этом текст будет вставлен из буфера в то место, где находится текстовый курсор. Прежде чем щелкать на кнопке Вставить, найдите на экране текстовый курсор и убедитесь, что он находится именно там, куда вы хотите поместить фрагмент текста;

отменить или повторить предыдущие операции редактирования с помощью инструментов Undo и Redo при нажатии на кнопки с изогнутыми стрелками вправо и влево;

скопировать формат с помощью кнопки с изображением совка. С его помощью можно копировать параметры форматирования фрагмента текста, в котором находится курсор, и переносить их на выделенный текст;

манипуляции копирования, удаления в буфер и вставки объекта из буфера можно осуществлять не только при помощи инструментов панели Стандартная. Такую же возможность предоставляют нам следующие сочетания клавиш:

Ctrl+Insert - копирование выделенного фрагмента в буфер;

Shift+Delet - удаление выделенного фрагмента в буфер;

Shift+Insert - вставка фрагмента из буфера.

Кроме использования комбинаций клавиш операцию перемещения выделенного фрагмента текста можно выполнить путем непосредственного перетаскивания этого фрагмента мышью, не помещая его в буфер обмена.

 

Практика редактирования

 

Щелкните клавиши Ctrl+F, появится диалог "Найти и заменить", состоящий из трех вкладок. Если не будет никаких команд, то появится вкладка "Найти". По тексту Вы сможете найти любой абзац, который требует правки или замены. Чтобы продолжить поиск, надо щелкнуть по кнопке "Отмена" или нажать клавишу "Esc".

Замена часто повторяющихся слов или предложений на другие может производиться в автоматическом режиме. К примеру, в тексте дано А.П. Сидоров, а необходимо исправить на К.С. Петров. Нажмите клавиши Ctrl+H или выберете команду "Правка - Заменить". В строке "Найти" наберите А.П. Сидоров, затем в строке "Заменить на" наберите К.С. Петров. В строке "Направление" наберите - везде. После чего щелкните по кнопке "Заменить все". По всему тексту автоматически будет произведена соответствующая замена.

После того, как операции выполнены, нажимайте кнопку закрытия окна или клавишу "Esc".

 

Использование буфера обмена

 

Многие приемы редактирования основаны на использовании буфера обмена. Копирование в буфер осуществляется щелчком по пиктограмме "Копировать" на панели инструментов или путем команды "Правка - Копировать", либо нажатием клавиш Ctrl+Inc.

Перемещение в буфер выделенного фрагмента текста осуществляется щелчком на пиктограмме "Вырезать" либо нажатием клавиш Shift+Del.

Вставка отредактированного фрагмента обратно из буфера в основной текст осуществляется щелчком по пиктограмме "Вставить" либо с помощью клавиш Shift+Ins.

В Microsoft Office 2000 существует специализированная панель "Буфер обмена". Она позволяет содержать до 12 выделенных фрагментов текста. Если появляется 13, то автоматически первый фрагмент удаляется. На панели "Буфер обмена" в виде пиктограмм изображаются те объекты, которые копируются в буфер. При наведении мыши на любую из пиктограмм, всплывает подсказка о том, что содержится в этой объекте.

 

Форматирование, шрифты

 

Пиктограммы на панели инструментов "Форматирование" дают возможность быстро осуществлять изменение структуры документа или иного материала. (Если этой панели нет на экране, то ее можно вывести командой из меню "Вид - Панели инструментов - Форматирование). Если Вам нужно изменить гарнитуру (размер) шрифта, то следует открыть на панели список шрифтов и выбрать необходимый, отметив его щелчком мыши. Если надо просто изменить начертание шрифта (например с простого текста перейти на полужирный, т.е. выделенный), то следует щелкнуть по соответствующей пиктограмме на панели инструментов.

Вызов меню "Формат" осуществляется нажатием клавиш Alt+8.

Открытие диалога "Шрифт" производится нажатием клавиш Ctrl+D или Alt+V, а после выделения опции "Шрифт" следует нажать клавишу "Enter".

При наборе текста часто необходима смена регистра, которая выполняется с помощью нажатия клавиш Shift+F3.

 

Проверка правописания

 

В программе Word различают орфографические и грамматические ошибки. Чтобы автоматически осуществлялась проверка, следует войти в меню "Сервис - Параметры" и щелкнуть на вкладке "Правописание". Установить флажок (галочку) в пунктах "Автоматически проверять орфографию" и "Автоматически проверять грамматику". В группе "Орфография" можно установить флажок "Всегда предлагать замену". В этом случае программа сама будет предлагать замену вместо неправильно написанного слова. Осуществив все необходимые опции, следует нажать кнопку ОК.

Если слово, которое пишется через дефис, например "где-нибудь", оказывается в конце строки, то оно может быть разделено на две части, что нежелательно. Во избежание этого следует установить режим неразрывного дефиса. Для этого надо нажать клавиши Ctrl+Shift+Дефис.

 

Составление таблиц

 

Предназначенные для работы с таблицами команды сосредоточены в меню "Таблица" (Table) и на панели инструментов "Таблицы и границы" (Tables and Borders).

Работать с таблицами лучше всего в программе Exel, которая входит в интегрированный пакет Microsoft Office. Данная программа позволяет легко создавать различные графики, диаграммы, таблицы, прайс-листы и т.д. Кроме того можно работать в программе Microsoft Access 2000.

После запуска Windows (версии 95, 98, 2000 или NT) на рабочем столе появляется ярлычок Exel.

Если в рабочем столе такого ярлычка не окажется,то следует вызвать его из Главного меню путем щелканья кнопок: Пуск - Программы - Microsoft Exel.

Запуск программы может осуществляться:

двойным щелчком левой кнопки мыши по пиктограмме Excel на рабочем столе;

щелчком правой кнопки мыши по пиктограмме Exel, а затем по опции из контекстного меню - "Открыть".

двойным щелчком левой кнопки мыши по значку Exel в окне "Мой компьютер".

Интерфейс в Exel называется многодокументным. Каждый документ в Exel называется Рабочей книгой. Книга в Exel представляет собой файл для хранения и обработки данных.

При первом запуске Exel на экране появляется окно, содержащее элементы управления.

Верхняя строка - меню (файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка). Ниже следуют панели инструментов - стандартная и форматирования, на которых содержатся различные программы, соответствующие определенным функциональным действиям.

Стандартная панель инструментов содержит следующие кнопки:

Создать (листок с загнутым уголком), щелчок на этой кнопке создает новую книгу Exel с несколькими листами;

Открыть (открывающаяся папка со стрелкой в первом верхнем углу), щелчок на кнопке выводит на экран окно открытия документа;

Сохранить (изображен маленький экран), на экран выводится окно сохранения документа;

Отправить (изображены два конверта - закрытый и открытый), дает возможность отправить сообщение по электронной почте;

Печать (схема принтера), выводит текущий лист на принтер;

Предварительный просмотр (листок с загнутым уголком, а перед ним кружок), выводит на экран окно просмотра;

Орфография (буквы А, Б, В над галочкой), после щелчка по этой кнопке происходит проверка орфографии документа;

Вырезать (ножницы), удаляет выделенные фрагменты текста в буфер обмена;

Копировать (два листка с загнутыми уголками);

Вставить - (почтовый ящик и конверт), вставляет объект из буфера обмена в указанное курсором место;

Формат по образцу - (совок);

Отменить - (стрелка влево и треугольничек);

Вернуть - (стрелка вправо);

Добавление гиперссылки - (темный кружок и наушники), выводит на экран настройки гиперссылки;

Автосумма - (знак похожий на стилизованную букву Е), автоматически суммирует все данные в столбце или строке;

Вставка функции - (английские буквы fx). Вставка в выделенную ячейку функции из стандартного набора функции Exel;

Сортировка по возрастанию - (буквы А/Я и стрелка вверх);

Сортировка по убыванию - (буквы А/Я и стрелка вниз);

Мастер диаграмм - помогает создать диаграмму нужного типа;

Рисование - эта кнопка выводит на экран панель инструментов рисования;

Масштаб - (цифра 100%), позволяет выбрать верный масштаб;

Справка - (знак вопроса), выводит на экран окно справочной системы Exel.