Глава I. Значение секретарской службы

Основы секретарского дела

 

Хороший секретарь - это не бедная Золушка, а фея-хранительница служебного "очага": она может погасить разгорающийся конфликт в коллективе, создать уют в офисе и многое другое...

 

 Авторы

 

Журнал регистрации входящей корреспонденции

 

Начало таблицы. См. окончание

┌────────────┬────────────┬───────────┬────────────┬────────────────────┐

│ Вх. N │ Дата │ Автор- │ Исх. N │ Краткое содержание│

│       │ поступления│отправитель│       │ (заголовок, тема) │

├────────────┼────────────┼───────────┼────────────┼────────────────────┤

│       │       │      │       │               │

├────────────┼────────────┼───────────┼────────────┼────────────────────┤

│       │       │      │       │               │

└────────────┴────────────┴───────────┴────────────┴────────────────────┘

 

Окончание таблицы. См. начало

┌──────────┬─────────────┬────────────┬────────────┬────────┬───────────┐

│ Исполни- │ Срок │ Носитель │ Дело N │ Имя │ Примечание│

│ тель │ исполнения │ (бум., │          │ файла │      │

│     │        │ факс, э/д) │       │   │      │

├──────────┼─────────────┼────────────┼────────────┼────────┼───────────┤

│     │        │       │       │   │      │

├──────────┼─────────────┼────────────┼────────────┼────────┼───────────┤

│     │        │       │       │   │      │

└──────────┴─────────────┴────────────┴────────────┴────────┴───────────┘

 

Журнал регистрации исходящих документов

 

┌──────┬──────────┬────────┬────────────────┬────────────┬───────┬──────┐

│Исх. N│ Дата │ Адресат│ Краткое │ Исполнитель│ Имя │Приме-│

│ │ документа│ (кому) │ содержание │       │ файла │чание │

│ │     │   │ (заголовок, │       │  │ │

│ │     │   │ тема) │       │  │ │

├──────┼──────────┼────────┼────────────────┼────────────┼───────┼──────┤

│ │     │   │           │          │  │ │

├──────┼──────────┼────────┼────────────────┼────────────┼───────┼──────┤

│ │     │   │           │       │  │ │

└──────┴──────────┴────────┴────────────────┴────────────┴───────┴──────┘

 

Глава XIII. Оформление документов

 

Оформление документов

 

Обработка входящей и исходящей документации.

Движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их регистрации до сдачи на хранение или уничтожение называется документооборотом.

Поступающие на предприятие документы называют входящей почтой, а документы, отправляемые предприятием, - исходящей почтой.

Поступающие на предприятие документы проходят предварительную обработку, включающую вскрытие конверта, первичный осмотр и регистрацию. После регистрации они передаются руководству на рассмотрение.

Без рассмотрения руководством входящие документы передаются по назначению, если на конверте указано конкретное структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если таковых ни в документе, ни на конверте нет, адресат определяется по содержанию. В сложных случаях документ передается руководству. Рассмотрев документ, руководитель принимает по нему решение и ставит на свободном месте резолюцию. В этом реквизите само слово резолюция не пишется.

Резолюция - это форма письменного поручения, сделанного от руки прямо на документе, с указанием, что, кому и к какому сроку сделать.

Затем входящие документы с резолюцией руководства ставятся секретарем на контроль исполнения и направляются конкретным исполнителям. Конверты уничтожаются только в том случае, если реквизиты отправителя есть на самом документе. Обработка и передача документов должны осуществляться в день поступления документа.

Документы, подлежащие отправке во внешние организации, сортируются, конвертуются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. На заказную корреспонденцию и почтовые отправления за границу составляется, датируется и подписывается опись содержимого конверта.

Исходящая почта должна обрабатываться и отправляется в день ее регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку с внутренней регистрацией.

Секретарь ведет систематический учет обрабатываемых документов, включая все их виды и количество размноженных экземпляров. Результаты учета документооборота периодически обобщаются и доводятся до сведения руководства для его упорядочения, сокращения почтовых затрат или совершенствования работы с документами.

Среди огромного многообразия видов деловых документов, обращающихся на фирмах, предприятиях и в организациях вне зависимости от их специфики можно выделить следующие основные группы:

- организационная документация (устав, учредительный договор, должностная инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительная документация (приказ по основной деятельности, постановление, распоряжение, решение, указание);

- документация по личному составу фирмы (трудовой контракт, договор, личные дела, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.);

- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документом (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной книге. Например, такие документы, как распоряжения и решения, оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит, "название вида документа", и в тексте, вместо слова "приказываю", употребляются слова "предлагаю" или "обязываю" для распоряжений и "решил" или "решили" для решений. Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т.п.), составляемый по производственным вопросам.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Каждый документ имеет свои реквизиты, то есть обязательные данные, установленные законом для определенного вида документов. Отсутствие в документе хотя бы одного из требуемых реквизитов лишает его юридической силы - он становится недействительным. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- отметка для автоматического поиска документа.

Конечно, одновременно все эти реквизиты не употребляются. Для каждого класса или вида документов существует свой набор обязательных реквизитов.

К примеру, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

- Государственный герб Российской Федерации;

- код организации (для внутрироссийской переписки);

- наименование организации (полное или сокращенное);

- справочные данные об организации;

- дата оформления документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Как правило, документ состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть: например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании материалов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации в официально-деловом стиле.

Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке необходима на документах-ответах.

Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее документам или дублировать их.

Документ с ограниченным сроком действия должен иметь об этом ссылку в тексте.

Терминология документа должна соответствовать образцам, установленным законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть не понятны адресату, а применение их в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках).

В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, стандартами, в частности, допускаются общепринятые сокращения наименований федеральных и территориальных органов власти.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным их уставами, положениями. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует расшифровывать. Обычный документ должен обладать, как минимум, следующими реквизитами:

- наименование организации - автора документа;

- указание вида документа (приказ, протокол, акт, план и т.д.);

- заголовок;

- адрес;

- дата документа;

- индекс документа;

- текст;

- визы;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказ - это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Процесс подготовки приказа предусматривает стадию разработки проекта, согласования его со всеми заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, оформления и подписания документа.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят: реквизиты углового (или продольного) бланка с указанием названия вида документа, даты выхода и номера приказа, заголовка к тексту, текста приказа с подписью руководителя, реквизиты согласования и визирования, об исполнении документа и его автоматического поиска.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.

Распорядительная часть начинается со слова приказываю (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля (нулевого положения табулятора) прописными буквами. После слова приказываю становится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа.

Реквизиты приказа с продольным их расположением на бланке оформляются по примеру:

Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер его подготовки является основным способом выработки решений в условиях коллективного управления.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на угловом бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (протокол), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: слушали - выступили - постановили (решили). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов слушали - выступили - постановили печатают от левого поля (0-го положения табулятора).

Кроме приказов и протоколов существуют другие виды документов. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе служащего, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

Объяснительная записка - это краткое изложение отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или раскрытие причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно, объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов". Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как "документ с записью всего происходящего на заседании, собрании".

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, дается оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации все граждане нашей страны имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение - вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление - вид обращения, направленный на реализацию представленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержится не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых (либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий) произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса Российской Федерации). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, факсимильной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта в 2-х экземплярах. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий-контрагентов.

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

- дата, место составления, номер;

- наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);

- предмет контракта;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок);

- печати фирм-контрагентов.

Коммерческие контракты хранятся не менее 5 лет после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним.

 

Документооборот

 

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.

Все конверты и бандероли должны вскрываться.

Прием телеграфной корреспонденции производится под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме телеграмм должна быть проверена дата их подачи. Они регистрируются в журналах или других регистрационных формах. Обработанные документы и телеграммы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня.

Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.

Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

- документы, присланные в копии для сведения;

- телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

- ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

- плановые документы;

- извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

- статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);

- сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;

- поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

- рекламные материалы, плакаты.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

 

Хранение документов

 

В организации документы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив - текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

 

Клавиатура

 

Набор текста производится с помощью клавиш на клавиатуре компьютepa в той последовательности, как печатают на обычной (механической или электрической) пишущей машинке; имеются две раскладки - латинская и русская. Переключение с одной раскладки на другую производится с помощью нажатия одновременно двух кнопок "SHIFT", либо "Ctrl + Shift" или "Alt + Shift" (встречаются и другие сочетания в зависимости от настроек системы "Windows"). Кроме того, подобное переключение можно осуществить с помощью "мыши". На экране внизу есть "окошки" с изображением "рус/лат". Указав на необходимое курсором, щелкните левой кнопкой "мыши".

 

"Рисунок клавиатуры"

 

Наиболее полный вариант клавиатуры, представленный на рис., содержит следующие блоки:

1 - алфавитно-цифровые клавиши,

2 - клавиши управления курсором,

3 -дополнительная (малая) клавиатура,

4 - функциональные клавиши,

5 - клавиши специального назначения,

6 - индикация.

Блок 1. Алфавитно-цифровые и знаковые клавиши, расположенные в центре и, как правило, на светлом фоне (подобно пишущей машинке):

l цифры и знаки - верхний ряд клавиш,

l буквы латинские, русские и знаки - следующие три ряда клавиш,

l пробел - длинная клавиша в нижнем ряду, не имеющая обозначения.

Блок 2. Клавиши управления курсором - четыре клавиши со стрелками вверх, вниз, влево, вправо.

Блок 3. Дополнительная клавиатура, работающая в двух режимах: цифровом (включена клавиша Num/Lock) и управления курсором (отключена клавиша Num/ Lock).

Блок 4. Функциональные клавиши F1, F2,..., F10 (возможно больше), расположенные в один или два ряда выше или слева от алфавитно-цифровой клавиатуры. Функции этих клавиш зависят от системы, с которой работает компьютер.

Блок 5. Клавиши специального назначения.

Блок 6. Световая индикация режимов.

Стандартная клавиатура 101 - клавишная. Самая большая нижняя клавиша означает пробел, помимо клавиш с изображением букв и цифр имеются дополнительные клавиши. Клавиши со стрелками, а также с символами "End", "PgUp", "PgDn", "Home" называются клавишами управления курсором.

Клавиши с символами "F1...F12", "Ctrl", "Alt", "Shift" называются клавишами функциональными. С помощью различных их комбинаций осуществляется обработка информации и управление ею.

 

Прописные и строчные буквы

 

Для того, чтобы напечатать прописную (большую) букву, например А, нажимают кнопку "Shift", и, не отпуская ее, одновременно нажимают кнопку А. Если после этого вы, отпустив кнопку "Shift", будете печатать любые другие буквы, то они получатся строчными, например, в слове Арктика. Для сохранения письма только прописными буквами нажимают кнопку "Caps Lock". Повторное ее нажатие отменяет режим заглавных букв.

Аналогичным образом получают изображение некоторых знаков, находящихся над цифрами или буквами. Например, имеется кнопка $4. Если вы нажмете на нее одновременно с нажатием кнопки "Shift", то получите изображение символа доллара - $, а если без кнопки "Shift", то отпечатается цифра - 4.

Клавиша "Insert" ("Ins") используется для вставки текста, символов, а клавиша "Delete" ("Del") - для удаления букв, символов или части текста.

Цифровой блок клавиш в правой части стандартной клавиатуры используется в двух случаях: в режиме фиксации цифр для их воспроизводства и осуществления различных арифметических действий и в режиме дублирования управления курсором. Для установления режима фиксации цифр нажимают кнопку "Num/Lock". Для его отмены следует вновь нажать на эту же кнопку.

Клавиша "Delete" ("Del") устраняет символ (букву), находящийся справа от курсора.

Клавиша "Backspace" ("Bksp") удаляет символ, находящийся слева от курсора. Используя сочетания клавиш "Ctrl + Backspace", удаляют целое слово слева от курсора. Сочетание клавиш "Ctrl + Delete" стирает (удаляет) слово справа от курсора. Клавиша "Escape" ("Esc") используется для отмены какого-нибудь действия или выхода из программы.

Если названия нескольких клавиш разделены знаком плюс, например "Ctrl + F5", нужно удерживать нажатой первую клавишу и в это время нажать следующую. Если знаки разделены запятой, то нажимать (щелкать) клавиши следует одну за другой, если между обозначениями клавиш стоит дефис, то их следует нажать одновременно.

Наиболее часто используются следующие клавиши:

[Shift] - набор заглавных букв или верхних знаков при удерживании клавиши в нажатом положении;

[Enter] - окончание ввода строки, команды или какого-нибудь действия (клавиша имеет увеличенный размер, иногда обозначается как Return, Ret, Сr, Ввод или просто стрелкой влево);

[Esc] - отмена текущего действия, возврат в предыдущее состояние;