Глава IV. Круг обязанностей секретаря

 

Круг обязанностей секретаря бывает весьма обширным и во многом зависит от специфики деятельности конкретной организации или фирмы. Примерный перечень обязанностей секретаря может выглядеть следующим образом:

Просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты.

Ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей.

Подшивка документов и ведение дел.

Стенографирование, расшифровка и печатание стенограмм, составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т.д.

Оформление различных счетов.

Руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала.

Учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя.

Организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола.

Организация дел в кабинете руководителя, т.е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете.

Освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций.

Информационное обеспечение руководителя, т.е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация.

Условно все секретарские обязанности можно разграничить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководства фирмы или учреждения.

Что под этим подразумевается? В первом случае - это оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив.

Во втором - доброжелательный прием посетителей (любой из них может стать выгодным клиентом фирмы), подготовка командировок, телефонное обслуживание и т.д. Помочь своему начальнику освободиться от множества вспомогательно-технических функций - одна из основных задач секретаря.

При планировании своего рабочего времени секретарь исходит из иерархии задач (по важности и первоочередности), стоящих перед руководством учреждения, и из рабочего плана руководителя. При этом он руководствуется следующими принципами: ничего не должно быть забыто; все сроки календарного плана должны быть выполнены; необходим определенный резерв рабочего времени для преодоления неожиданно возникших проблем или выполнения ранее не предусмотренных заданий; вся работа должна выполняться в рациональной последовательности и с наименьшими затратами.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с установленным режимом работы руководителя, - проведение совещаний, прием сотрудников и посетителей, чтение корреспонденции, подпись документов. Другая часть плана, хотя и зависит от распорядка работы служб учреждения - экспедиции, архива, машинного бюро, копировально-множительного центра, отдела кадров, бухгалтерии и др.,- но позволяет секретарю осуществлять определенный временной маневр, т.е. исходя из своих соображений предпринимать те или иные действия во время работы перечисленных подразделений. Третья часть плана практически целиком зависит от секретаря.

Формирование рабочих планов и их исполнение требуют со стороны секретаря постоянного самоанализа, размышлений над вопросами использования рабочего времени, поиска путей наиболее рациональной организации работы. Без этого деятельность секретаря станет рутинной и неинтересной.

Полезно время от времени делать "фотографию" своего рабочего дня, т.е. записывать, что было сделано за день и сколько на это ушло времени. Эти записи представляют интереснейший материал для анализа.

Порой в некоторых фирмах или предприятиях приемные превращаются в что-то вроде клуба по обмену новостями. Сотрудники по делу и без дела постоянно заходят к секретарю и начинают бесконечные разговоры, приготовление кофе и чая, беседы о детях, кино, моде, отпуске и т.д. Это может происходить там, где руководитель часто отсутствует и секретарь недостаточно загружен работой. В существовании такого клуба новостей, по крайней мере частично, виноват секретарь. Он не только отвлекается от работы сам и позволяет отвлекаться другим, но и способствует созданию в учреждении очага неорганизованности, который может, как инфекция, распространиться на весь коллектив. Кроме того, в процессе подобных частных разговоров может произойти нежелательное распространение конфиденциальной (закрытой) информации, могут возникнуть нездоровые отношения в коллективе. Иногда секретариат превращается в "проходной двор" по вине самого начальника. Девиз некоторых руководителей - "Каждый сотрудник может зайти ко мне, когда хочет" - только внешне выглядит привлекательно и демократично. В действительности такая практика ведет к нарушению рабочих планов, отвлечению руководителя и секретаря от важных заданий и снижению трудовой дисциплины в учреждении.

Задача секретаря - бороться с подобными явлениями. Организуя прием сотрудников своего учреждения, секретарь обязан:

- знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;

- довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы приема их руководителем по текущим делам (подписание документов, согласование вопросов).

Если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какой именно причине, и доложить об этом руководителю. Секретарь согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций или командированных из других городов секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должен записать день и час приема и накануне напомнить о нем руководителю. В противном случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

Должностные обязанности. Секретарь выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь должен знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарской службы; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.

С целью большей конкретизации квалификационных характеристик на фирмах (предприятиях) разрабатываются должностные инструкции для секретарей подразделений, секретарей-машинисток, секретарей-стенографисток. Ниже приводим для примера должностную инструкцию секретаря при директоре малого предприятия:

Должностная инструкция. В этом документе содержится практически исчерпывающий перечень обязанностей секретаря.

Секретарь является техническим исполнителем по обеспечению и обслуживанию работы своего непосредственного начальника.

Секретарь подчинен административно руководителю предприятия (отдела), а методически - начальнику канцелярии.

На должность секретаря назначаются по приказу директора лица, которые имеют среднее образование, а также окончившие курсы машинописи и работы на персональном компьютере и имеющие опыт практической деятельности.

Секретарь освобождается от занимаемой должности директором предприятия по согласованию с начальником канцелярии.

Секретарь руководствуется: уставом малого предприятия; приказами и директивными материалами по предприятию; правилами пользования средствами механизации и автоматизации управленческого труда; словарями по орфографии и пунктуации; правилами внутреннего трудового распорядка; данной должностной инструкцией.

Основной задачей секретаря является обеспечение правильного и своевременного выполнения возложенных на него поручений.

Для выполнения этой задачи секретарь обязан:

- обеспечить рабочее место руководителя всем необходимым для работы;

- просматривать, проставлять входящий номер и дату поступления корреспонденции и передавать на доклад руководителю;

- регистрировать на карточке поступающую корреспонденцию с резолюцией начальника и передавать исполнителям;

- вести контроль за исполнением документов и докладывать начальнику в случае невыполнения их в срок;

- регистрировать исходящую корреспонденцию.

В разделе "Права секретаря" закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного пункта необходимо сформулировать какие именно полномочия предоставляются секретарю в тех или иных конкретных ситуациях.

Раздел "Ответственность" регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использование прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Безусловно, мы призываем молодых (и не только!) секретарей следовать должностным инструкциям, но в то же время напоминаем вам мудрый совет российского императора Петра I: "Не держись устава яко слепой плетня".

Работа секретаря прежде всего связана с многочисленными контактами. Умение взаимодействовать с людьми различного социально-психологического уровня - важное качество профессионального секретаря.

Ученые-психологи считают, что конфликты неизбежны в любом производственном коллективе: в большой корпорации или в малом офисе. Поэтому самоконтроль, умение сдерживать себя, управление конфликтной ситуацией и достойный выход из нее являются одним из важных элементов в работе секретаря. Ваше спокойствие может отрезвляюще подействовать на спорщиков. Очень важно, конечно, не показывать окружающим свое взвинченное состояние и постараться выполнять требования и текущие распоряжения руководства, а также прием сотрудников и посетителей как можно аккуратнее и вежливее.

Впрочем, иной раз возникают такие ситуации, когда посетитель, не обращая внимания на секретаря, не слушая никаких доводов и возражений, пытается пройти в кабинет начальника. Порой может возникнуть буквально скандальная ситуация. Секретарь должен проявить весь свой запас профессионального мастерства, дабы не допустить такого поворота событий. Некоторые специалисты предлагают в этой ситуации прибегнуть к ложной информации (шефа нет на месте, он в главке на совещании и т.п.), что является совершенно спорным моментом. Иногда подобное поведение секретаря может привести лишь к углублению конфликта. У посетителя должно сложиться мнение, что секретарь сделал все от него зависящее, но обстоятельства оказались выше.

Практически во всех государственных и коммерческих организациях для решения вопросов, которые требуют коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, конференции, встречи, "круглые столы" и т.д. Они могут проводиться периодически или носить разовый характер.

Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).

Конференция (от латинского conferentia - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей правительств, общественных, партийных, научных и тому подобных организаций для обсуждения и решения каких-либо вопросов. В настоящее время конференции часто проводятся в чисто информативных целях.

Симпозиум (от латинского symposium - пиршество) - совещание, чаще международное, по какому-либо специальному (главным образом научному) вопросу.

Слово "собрание" по Толковому словарю живого великорусского языка Вл. Даля происходит от слова собирать (сбирать) - созывать в одно место "сходбище людей с разной целью. Собрание сената, суда, собора, бытность налицо членов для совещаний и решения дел". Сегодня под собранием понимается заседание членов какой-либо организации для обсуждения какого-либо вопроса или нескольких вопросов и принятия соответствующего решения.

Под заседанием также понимается "собрание, совещание членов какой-нибудь организации для коллективного обсуждения вопросов", но обычно это уже регулярная работа коллективного органа: заседания коллегии, совета, комитета, правления.

Как видим, в определениях всех форм организации коллегиальной деятельности присутствует слово "совещание".

Совещание определяется толковым словарем как действие для совместного обсуждения некой проблемы, т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-нибудь что-либо.

В ходе подготовки к совещаниям главная задача секретаря состоит в подборке необходимой для его проведения документации и своевременном обеспечении ею всех участников. Полная и заблаговременно полученная всеми участниками совещания информация (план работы, программа, список участников и т.д.) дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает эффективность. Предварительно изучив эту информацию, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

На этом этапе работы секретарь обязан:

- своевременно подобрать необходимые материалы;

- позаботиться об их размножении, для чего он должен воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и сам уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов;

- проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Еще более сложные организационные задачи должен выполнять секретарь при подготовке конференций или широких совещаний с участием представителей других, часто иногородних предприятий и учреждений.

В этом случае секретарь должен:

- по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов;

- организовать заказ и рассылку пригласительных билетов; если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который впоследствии служит для регистрации прибывших на совещание;

- оформить номера в гостинице.

Накануне дня совещания секретарь должен:

- уточнить, будет ли производиться звукозапись выступлений (для их последующей расшифровки и распечатки текстов) и если да, то позаботиться о том, чтобы магнитофоны или другие звукозаписывающие устройства были в полном порядке;

- вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана и т.д., исправность аппаратуры (микрофонов, диапроектора, телемонитора);

- проверить, изготовлены ли объявление с указанием местоположения зала совещаний, вывешиваемое в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в местах регистрации участников совещания;

- за 1-2 часа до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные, скрепки, минеральную воду.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то его место у телефона. Перед началом совещания, в перерывах и после окончания секретарю следует войти в зал, чтобы в случае необходимости оказать посильную помощь участникам.

Если секретарь принимает непосредственное участие в совещании, то в его обязанности входит следующее: раздача материалов присутствующим, подборка документации для председательствующего (как правило, это директор принимающей стороны), сообщение в президиум об опоздавших и отсутствующих. Секретарю иногда поручается ведение протокола совещания, по окончании которого он проводит корректировку текста с руководителем и выступавшими. Ему также следует собрать тексты выступлений и докладов, уточнить у начальника список лиц и организаций, которым будут высланы материалы данного совещания и т.д.

При проведении небольших "круглых столов" секретарь должен позаботиться о записи выступлений участников с помощью магнитофона, а также о получении экземпляров готовых текстов выступлений с целью их дальнейшей обработки. Секретарь также обеспечивает возможную комфортность расположения участников дискуссии. Обычно на стол ставятся прохладительные напитки и стаканы. При этом устанавливать пепельницы и другие курительные пpинaдлeжнocти не рекомендуется (в связи с принятием Госдумой постановления о запрете курения в служебных и общественных местах).

Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений широкое распространение получили презентации. Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т.п. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована, поскольку гости воспринимают это мероприятие как "смотрины" компании.

Организуя презентацию, заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа.

Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы по окончании можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли хозяина. На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга.

Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям.

Как правило, запланированные речи организаторов и гостей не должны превышать 30 минут. Необходимо подумать о том, где и как рассадить гостей. Если офис не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений.

Обычно открывает презентацию и ведет ее один из руководителей фирмы. Он также пpeдcтaвляeт своих коллег. Затем обычно следует сообщение о деятельности предприятия, его перспективах. Презентация бесполезна, если компания скрывает свои цели. Это все равно, что прийти на переговоры и не обсуждать цену контракта. Если фирма рассчитывает на то, чтобы приглашенные стали клиентами, скажите им об этом и снабдите всех необходимой информацией. На презентации часто приглашают высокопоставленных гостей, решения которых могут повлиять на бизнес фирмы. Кроме того, их присутствие само по себе способствует формированию ее солидного имиджа.

Для наглядной иллюстрации деятельности компании можно показать небольшой видеофильм. Затем могут быть ответы на вопросы приглашенных.

Презентация - это тщательно спланированное действо, в котором есть точки подъема и спада эмоций.

Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Эксперты считают, что "изюминку" презентации лучше провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избегайте выставлять закуски, для которых требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант - закуски, которые можно брать руками или салфеткой. Из напитков подойдут шампанское, пиво, вино или пунш; непременно должен быть запас безалкогольных напитков.

Если раньше при проведении презентаций основное внимание уделялось процессу угощения и создания хорошего настроения, то сегодня организаторы в первую очередь стремятся донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами.

Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных. Если вы планируете застолье, то знайте, что служащие ресторанов имеют тенденцию накрывать в таких случаях больше столов, чем нужно.

Удачная форма музыкального сопровождения презентации - небольшой камерный или джазовый ансамбль, пианист или скрипач. Музыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания.

Заключительная часть презентации также важна, и даже может быть важнее, чем вступление или ее основная часть. На заключение планируется примерно 10% от общей продолжительности презентации. Начинают заключение с сообщения об этом присутствующим. Это позволит приглашенным приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступлений. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить гостям о сказанном и закрепить это в их памяти.

Заканчивают, как правило, заключительную часть на позитивной ноте. Если с аудиторией достигнуто согласие о чем-либо, этим завершают выступление. Заключительные слова должны быть запоминающимися и произносятся с энтузиазмом.

По окончании презентации гостям вручаются рекламные издания, памятные сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов с тем, чтобы хватило на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить, какие сувениры понадобятся для презентации.

В особо торжественных или важных случаях устраиваются приемы. Подготовку к приему можно проводить в следующем порядке.

Вначале необходимо выбрать вид приема, соответствующий случаю, по которому он устраивается, и время его проведения, разработать программу приема и составить список приглашенных.

В табл. 1 приведены наиболее используемые виды приемов.

 

┌────────────┬─────────────┬───────────────┬─────────────┬──────────────┐

│ Вид приема │ Время │ Форма   │ Форма │ Напитки и │

│       │ проведения │ проведения │ одежды │ закуски │

│       │ (час) │          │        │         │

├────────────┼─────────────┼───────────────┼─────────────┼──────────────┤

│Завтрак │ 12-14 │Сидя    за│Деловая │Шампанское, │

│       │        │сервированным │        │сухое вино,│

│       │        │столом    │        │иногда   │

│       │        │          │        │виски    │

├────────────┼─────────────┼───────────────┼─────────────┼──────────────┤

│"Бокал │ 13-15 │Стоя      │Деловая │Шампанское, │

│шампанского"│        │          │        │сухие вина.│

│       │        │          │        │Фрукты   │

├────────────┼─────────────┼───────────────┼─────────────┼──────────────┤

│"Фуршет" │ 17-20 │Стоя      │Деловая │Холодные │

│       │        │               │(если иное│блюда   и│

│       │        │          │не оговорено)│закуски, │

│       │        │          │        │иногда   │

│       │        │          │        │горячее  │

│       │        │          │        │блюдо.   │

│       │        │          │        │Кофе, чай.│

│       │        │          │        │Десерт   │

├────────────┼─────────────┼───────────────┼─────────────┼──────────────┤

│"Коктейль" │ 17-19 │Стоя      │Деловая │Разнообраз- │

│       │        │          │        │ные      │

│       │        │          │        │коктейли и │

│       │        │          │        │холодные │

│       │        │          │        │напитки. │

│       │        │          │        │Мелкопорци- │

│       │           │          │        │онные    │

│       │        │          │        │закуски  │

├────────────┼─────────────┼───────────────┼─────────────┼──────────────┤

│Обед   │ 19-21 │Сидя    за│Вечерняя │Водка,   │

│       │        │сервированным │        │сухое вино, │

│       │        │столом    │        │шампанское, │

│       │        │          │        │коньяк,  │

│       │        │          │        │ликер,   │

│       │        │          │        │минеральная │

│       │        │          │        │вода, соки. │

│       │        │          │             │Холодные │

│       │        │          │        │закуски, │

│       │        │          │        │суп, рыбное │

│       │        │          │        │и мясное │

│         │        │          │        │блюдо,   │

│       │        │          │        │десерт.  │

│       │        │          │        │Кофе или │

│       │        │          │        │чай.     │

├────────────┼─────────────┼───────────────┼─────────────┼──────────────┤

│Ужин   │ Позже 21 │То же     │То же   │То же    │

└────────────┴─────────────┴───────────────┴─────────────┴──────────────┘

 

Справа от тарелок раскладывают ножи (столовый, закусочный, рыбный), а слева - вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз.

На расстоянии примерно 5 см от тарелки ставят маленькие рюмки (для водки и вина), бокалы (для шампанского и виноградного вина), фужеры - для минеральной воды и соков.

Цветы всегда украшают стол, куда их рекомендуется ставить в низкие вазы и с коротко обрезанными стеблями, чтобы они не загораживали присутствующих.

Этикет предполагает, что во время трапезы вы должны обменяться хотя бы несколькими фразами с каждым из своих соседей. Для этого годятся любые темы: погода, дети, "братья наши меньшие", новости театральной жизни. Плохим тоном считается злословие, нелицеприятная критика, пересказ анекдотов "с бородой". Приветливая улыбка, искренняя заинтересованность в собеседнике, негромкий голос - и вот вы уже "почти что давние знакомые".

Поводом для фуршета бывают, как правило, деловые переговоры, подписание протоколов о намерениях, торговых и других соглашений. Само слово "фуршет" (в переводе с французского "вилка") означает, что собравшиеся пьют и закусывают как бы на ходу, поэтому к столам не ставят стулья. Меню такого приема в общем-то не ограничивается - подаются не только холодные блюда, но и горячие закуски, десерт, напитки. Закуски подают небольшими порциями - "под вилку", чтобы можно было есть без помощи ножа.

Коктейли. Такие приемы проходят в менее формальной и более непринужденной атмосфере, чем фуршет: гости переходят от одной группы к другой, знакомятся между собой, беседуют свободно друг с другом. На коктейль можно прийти и уйти в любой час в пределах времени, указанного в приглашении. В меню приемов-коктейлей, в основном, включают напитки и мелкопорционные закуски в виде небольших бутербродов - канапе, сэндвичей, нарезанных треугольниками, ромбами, квадратами, кружочками.

Все закуски должны быть очень маленькими, в каждой должна быть специальная одноразовая вилочка или шпажка, с помощью которой гости берут бутербродик с блюда. Столовые приборы - вилки, ножи, тарелки - на вечере-коктейле не предусмотрены.

В подаче алкогольных напитков все решает мера и культура потребления. Для самых крепких напитков ставят самые маленькие рюмки. Вина наливают соответственно их крепости в рюмки средней величины, шампанское - в высокие узкие бокалы, если таких нет, то можно налить его и в бокалы широкие и низкие и даже в тонкие стаканы.

Главное правило - все коктейли готовятся в присутствии гостей. Поэтому, если устраиваете подобный прием впервые, нужно потренироваться накануне.

Проводя приемы, не забывайте, что общительность, дружелюбие никогда не были лишними в имидже делового человека. Кроме того, элегантный деловой костюм подчеркнет ваши достоинства.

Необходимо подумать об обуви. Не исключено, что секретарю большую часть вечера придется провести на ногах, поэтому обувь должна быть не только красивой, но и удобной.

При помощи этих несложных рекомендаций секретарь сможет проявить себя вполне компетентным человеком в организации и проведении подобных мероприятий.

Хороший секретарь может высвободить дополнительное время для творческой работы своего начальника и существенно облегчить его управленческую деятельность. Для этого секретарь должен иметь четкое представление о распорядке дня руководителя и его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Задача секретаря - следить за исполнением этих планов, своевременно напоминать руководителю и сотрудникам о предстоящих встречах, совещаниях, конференциях, отчетах и т.д. Надо построить работу таким образом, чтобы руководителю не мешали в неподходящее время ни звонки, ни посетители, чтобы прием посетителей происходил в заранее установленное время, чтобы во время деловых встреч, совещаний ничто постороннее не отвлекало от работы.

Предпосылкой успешного сотрудничества секретаря с руководителем являются чувство ответственности и его инициатива. Умение вникнуть в детали, всегда точно знать, что нужно в данный момент, способность в пределах своей компетенции не бояться принять быстрое и продуманное решение - качества, гарантирующие успех работы секретаря.

К руководителю учреждения очень часто обращаются по конкретным вопросам, требующим при их рассмотрении дополнительной информации. Секретарь может в предварительном разговоре тактично выяснить суть вопроса, с которым пришел посетитель, и в случае необходимости попросить соответствующие подразделения (например, плановый отдел, управление кадров, бухгалтерию) подготовить материалы, которые могут понадобиться руководителю при решении вопроса во время приема посетителя.

В ряде случаев оказывается, что посетитель пришел к руководству просто потому, что не знает, к кому обратиться. Здесь секретарь должен избавить и посетителя, и руководителя от бесплодной беседы и прямо направить его в соответствующий отдел к компетентному сотруднику.

Важное значение имеет сочетание рабочего ритма руководителя (директора) и секретаря. Такой ритм задает администратор. Выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Секретарь изучает особенности характера, системы мышления, манеры поведения, разговора, логики принятия решений своего начальника и старается помочь ему. Руководитель, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, помогает ему повышать свой профессиональный уровень, совершенствовать стиль работы, всесторонне развиваться.

Синхронность рабочего ритма секретаря и руководителя подвергается испытанию, когда начальник временно отсутствует, и секретарю приходится работать с его заместителем. Отсутствие может быть кратким (два-три дня) и длительным (отпуск, длительная болезнь, направление на курсы повышения квалификации).

Важной обязанностью секретаря является соблюдение предписаний по обращению с документами для служебного пользования и закрытыми (конфиденциальными) материалами. Имея широкий доступ к входящей, исходящей и внутренней информации учреждения, секретарь всегда обязан помнить о своем служебном и гражданском долге защиты интересов государства. Систематизации подлежит не только письменная информация, но и сведения, поступающие по телефону. Обычно руководитель дает секретарю указания, с кем соединить его сразу же, с кем не соединять и какую информацию, принятую по телефону, передать ему устно или в письменном виде. Но на все возможные случаи указания дать невозможно.