Контроль за исполнением приказов и прохождением документов

 

Работа по контролю за исполнением документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, принятии мер, способствующих своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.

Контроль исполнения документов в организациях осуществляется, как правило, или секретарем-референтом или специальной контрольной группой. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет непосредственно руководитель подразделения или его секретарь.

Критерием исполнения документа в каждом отдельном случае служит резолюция руководителя. При этом руководитель определяет те вопросы задания, по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать.

Важное значение имеет правильность определения сроков исполнения документов. В директивных документах, как правило, сроки исполнения устанавливаются вышестоящими организациями. В приказах и распоряжениях руководителя организации, а также в решениях коллегиального органа сроки указываются отдельно по каждому вопросу, требующему исполнения.

Если срок исполнения в документах не указан, контроль осуществляется в соответствии с перечнем документов, подлежащих обязательному контролю, в котором указываются их основные сроки исполнения.

На любом документе, исполнение которого взято на контроль, а также на карточках ставится специальный штамп "Контроль" или буква "К". После выполнения этой операции документы направляются руководству.

Из экземпляров регистрационных карт, предназначенных для целей контроля, формируются контрольные картотеки по срокам исполнения, структурным подразделениям и исполнителям, содержанию документов и т.д.

Чаще всего в практике применяется расположение карт по срокам исполнения. Для этой цели используются специальные "сроковые" картотеки из 33 отделений, по числу дней в месяце и двух дополнительных отделений - нулевого для карт на документы, исполнение которых первоначально намечалось в предыдущем месяце, и тридцать третьего - для документов, исполнение которых намечено на следующий месяц или на другой длительный срок. Контролер ежедневно просматривает массив карт и подготавливает на следующий день те карты и материалы к ним, которые по срокам или в соответствии с программой проверки исполнения должны быть проверены.

 

Хранение документов

 

В организации документы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив - текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.