Ошибки профессионального порядка

 

1. Секретаршу Зину в начале рабочего дня попросили срочно доставить конфиденциальное письмо по указанному адресу. Положив пакет в сумку, она отправилась в путь. Перед этим бегло взглянула на конверт, где размашистым почерком был указан адрес. "А, Богородское шоссе. Знаю, знаю, недалеко от станции метро "Сокольники". Совсем рядом", - повторила про себя Катя.

Добравшись до Сокольников, девушка решила еще раз уточнить адрес. Но что же это такое? Второпях она неправильно прочитала написанное на конверте, где значилось: Загородное шоссе, дом 38. Где же это? Зинаида стала лихорадочно расспрашивать прохожих, но, как на грех, никто не мог ей точно ответить и показывали иногда совершенно разные направления. В конце концов один пожилой москвич подсказал, что ей надо на метро доехать до станции "Тульская".

Дело кончилось тем, что Зина доставила конверт по нужному адресу только ближе к вечеру. Оказалось, что в конверт были вложены, кроме документов, еще и билеты на самолет, который к тому времени уже выруливал на старт. Деловая поездка двух партнеров в Норильск была сорвана.

Безусловно, доля вины здесь лежит и на тех, кто наспех спровадил Зинаиду с важным пакетом, но в первую очередь сама она перед поездкой должна была точно уяснить адрес и наметить правильный маршрут следования, используя для этого прежде всего карту города.

2. Нина только-только начинает карьеру секретаря. В приемной звонит телефон. Девушка снимает трубку.

- Здравствуйте, - звучит на противоположном конце провода. - Подскажите, пожалуйста, фамилию, имя и отчество вашего директора и номер его телефона.

- Ради Бога, - отвечает Нина. - Игорь Александрович Чернов. Номер телефона - 44-723-82-00.

- А домашний номер Вы не могли бы сообщить?

- Пожалуйста - опять вежливо отвечает Нина. - Номер его домашнего телефона - 44-728-50-90.

- Спасибо. Вы - чудная девушка.

Разговор окончен, собеседники довольны друг другом: вроде бы все в полном порядке.

Через пару дней в приемной Игорь Александрович Чернов раздраженно и на повышенных тонах спрашивал обескураженных сотрудников:

- Ну, господи! Кто же это дал номера моих телефонов агентству "Лось"? Я не хочу иметь с ними никаких дел. Я же предупреждал, чтобы этим "лосям" не давали никакой информации. Что же это такое? Полное безобразие! Постыдная безответственность!!!

Вот так старательная Нина невольно стала причиной серьезного недовольства руководителя фирмы.

3. Еще один пример из этой серии.

Юная секретарша Женя - очень отзывчивый человек. Она охотно оказывает помощь тем, кто ее об этом просит. Она аккуратна, подтянута, красива и исполнительна. Тщательно вникает во все текущие дела компании. Она точно знает, что за предложенный на днях товар, поступивший из Африки, фирма "Салют", где она работает, готова аккордно заплатить от 320 до 350 тысяч рублей. Однако, если контрагенты заупрямятся, то эта сумма может быть повышена до 380 тысяч рублей. Ежели удастся получить товар по минимальной цене, то часть сэкономленных средств пойдет на премиальные всем сотрудникам фирмы.

Рабочий день Евгении - сплошные хлопоты: телефонные звонки, оформление служебных документов, разговоры с посетителями.

Вот как-то раз пришел симпатичный молодой человек, веселый, интересный - эрудит, одним словом. У Жени с ним завязалась живая беседа. Слово за слово, как говорится, и Женя рассказала ему, как она училась в школе, где закончила секретарские курсы. Поговорили о новинках театра и кино, о книгах и вернисажах. Плавно и незаметно перешли к делам фирмы "Салют", об отношениях с партнерами. И совсем уж вроде невзначай Женя объяснила собеседнику, какую низкую и какую высшую цену "Салют" готов заплатить за партию товара из Африки. Вскоре посетитель, любезно откланявшись и подарив девушке коробку конфет, ушел.

Через несколько дней ошеломленная Женя узнала, что ее коллеги провели чрезвычайно трудные переговоры и что за товар пришлось заплатить по высшей ставке.

- Почему они заняли такую жесткую позицию? - недоумевали ее сослуживцы. - Создавалось впечатление, что кто-то их предупредил о наших намерениях. Но ведь среди нас не может быть штрейкбрехеров. Тогда откуда же они получили столь достоверную информацию?

Спрашивается, виновата ли Женя, если учесть, что она желала всем только самого хорошего?

 

Ошибки, на которых учатся

 

Мудрая народная заповедь гласит: глупый человек учится на своих ошибках, а умный - на чужих. Начинающий секретарь обязан научиться скрупулезно анализировать свою работу, уметь отмечать и удачные дела и поступки, но и не проходить мимо оплошностей, промашек, недостатков. Любые недочеты надо стараться вовремя исправлять, а самое главное - не повторять их впредь.

Начинающий секретарь должен уметь прислушиваться к мнению окружающих, своих коллег, посетителей и т.д. Это вовсе не значит, что секретарю следует поступать так, как просит первый попавшийся человек, например, уборщица (хотя иногда и она может что-то подсказать по содержанию рабочего места и т.п.). Однако нельзя забывать, что секретарь все время находится на виду, следовательно, он вольно или невольно часто оказывается объектом повышенного внимания. И если ему намекают, что он очень громогласно разговаривает или слишком резко жестикулирует, то не реагировать на подобного рода замечания он просто не может.

Представьте себе молодую, симпатичную девушку, которая вызывающими манерами настроила против себя почти весь коллектив. Предположим теперь, что у нее однажды неловко завернулся воротник, разошелся какой-нибудь шов на кофте или к платью на видном месте прилип какой-нибудь мусор.

Все видят и потихоньку посмеиваются, но ей никто ничего не говорит. Она чувствует, что что-то не так, но поделать ничего не может и лишь еще более раздражается. Но дополнительная резкость в этой ситуации делает ее еще более карикатурной фигурой. В то же время смех окружающих еще более усиливается.

Сложности в работе секретаря порой носят самый неожиданный характер. К примеру, утром один из сотрудников радостно сообщает, что он написал брошюру по теме, над которой долго и упорно работал. А через пару часов подходит коллега и печально говорит о смерти близкого родственника. Еще через некоторое время заходит знакомая дама из бухгалтерии. У нее радостная весть: дочь удачно выходит замуж. А буквально через 15 минут сообщают: у заместителя директора - инсульт.

Бывает и так. К секретарше заходит подруга Вера и просит до зарплаты 100 рублей. Секретарша отдает свой "неприкосновенный фонд". А через пять минут прибегает другая подружка, Таня, и тоже просит такую же сумму, но дать уже нечего. Таня обижена: для Веры нашлись же деньги.

У секретарши постоянно чего-то просят, что-то уточняют, согласовывают, чего-то от нее добиваются, пытаясь через ее посредничество "оказать давление" на начальство. Ей приходится сталкиваться с нижайшими просьбами и резкими требованиями, с бурно выражаемой радостью и неожиданными истериками, с запутанными ситуациями, требующими немедленного разрешения, и т.д.

Быть в таких условиях постоянно в течение всего рабочего дня доброжелательной, отзывчивой, внимательной и одновременно исполнительной и аккуратной бывает очень и очень нелегко. Если она пытается скрыть свои чувства под маской холодности и равнодушия, то вскоре она оказывается вне коллектива. Наоборот, если девушка по делу и без дела часто вмешивается во все производственные процессы и участвует во всех "обсуждениях", то на нее вешается ярлык - "сплетница". Отношение к ней становится соответствующим. Необычайно трудным бывает для начинающих установить одинаково ровные взаимоотношения с начальством и рядовыми сотрудниками учреждения, небольшой крен в одну из сторон - и ее начинают уличать в "подхалимстве", "ябедничестве", "неуважении", "равнодушии" и т.д.

Иногда секретарше приходится выполнять самые неожиданные задания: срочно пришить к пиджаку важной персоны оторвавшуюся пуговицу; во что бы то ни стало дозвониться до переводчика, номер телефона которого постоянно занят; заказать в бюро ритуальных услуг венок и договориться о своевременной его доставке по надлежащему адресу; заказать билеты на самолет или поезд и съездить получить их; организовать праздничный стол по случаю юбилея главного бухгалтера учреждения; выяснить на почте причину задержки определенной корреспонденции; обзвонить по телефону директоров фирм в Москве, Рязани, Орле, Пскове и Нижнем Новгороде и согласовать с ними сроки проведения очередной конференции; обсудить с сотрудниками план отчетного собрания в соответствии с инструкциями директора, убывшего в недельную командировку и т.д.

Современный деловой секретарь должен научиться владеть своими эмоциями в любых ситуациях, четко соблюдать распорядок дня, быть ровным и приветливым в отношениях со всеми сотрудниками, соблюдать четкий порядок в работе с документами и при их хранении, хорошо знать и владеть навыками работы на персональном компьютере, уметь пользоваться диктофоном и фотоаппаратом.

Хороший секретарь в принципе должен быть в курсе основных дел своей фирмы или учреждения. Ему следует непрерывно совершенствовать свои организационные и исполнительские функции. Квалифицированный секретарь в трудную минуту должен всегда помочь директору фирмы и даже (может быть!) на время заменить его. Для этого он должен постоянно и упорно учиться. Изучать один или даже несколько иностранных языков, регулярно читать прессу и слушать новости по радио и телевидению, осваивать профессиональную терминологию, изучать историю, экономику своей страны, а также зарубежных государств.

Интеллигентность и высокие профессиональные качества украшают любого секретаря. Известны случаи, когда они, поднимая свой интеллектуальный уровень и профессиональные навыки, добивались значительных успехов в жизни, становясь директорами предприятий, депутатами, дипломатами и членами правительства.

Секретарское дело в силу своей специфики дает возможность для значительного интеллектуального и профессионального роста. Нужны лишь такие качества, как искреннее желание, старание, усердие и воля.

Помните: терпение и труд - все перетрут!

Анализируйте свою работу, фиксируйте внимание на оплошностях и погрешностях и исправляйте их. Только таким может быть путь к совершенству.

Инициатива, энергия, внимательность и проницательность не раз выручали секретарей в самых трудных и непредсказуемых ситуациях. Приведем один конкретный пример.

В российское торговое представительство в одной из зарубежных стран нанес визит известный местный торгово-финансовый магнат. Состоялись переговоры о солидной сделке, которая могла бы принести российской стороне прибыль примерно на 100 млн. долларов. Переговоры прошли довольно успешно, но были еще далеки от завершения. Бизнесмен, назовем его мистером Симпсоном, колебался. Наконец, он уже собрался уходить и стал прощаться, как вдруг обнаружил, что у него пропала запонка. Очевидно, когда он вставал из-за стола, то задел рукавом край стула, а запонка отцепилась и упала. Она была очень дорогой и редкой: бриллиант в золотой оправе. Самое главное: эта запонка была подарена мистеру Симпсону саудовским шейхом.

Потерю стали энергично искать. Осмотрели палас, стулья, столы - ничего! Настроение вельможного гостя заметно ухудшилось. Еще 15 минут интенсивных поисков - никаких результатов.

Гость уже собрался окончательно покинуть миссию и, естественно, учитывая его настроение, заключение сделки стало делом весьма проблематичным.

В этот критический момент к поискам подключилась секретарша нашей миссии. Она внимательно осмотрела гостя, что называется с головы до ног, и неожиданно спросила: "Мистер Симпсон, не могли бы вы осмотреть обшлага своих брюк?" Надо сказать, что иностранец носил добротные и красивые брюки старого покроя с манжетами внизу. Гость немного изумился, но, наклонившись, стал ощупывать брюки внизу и вдруг радостно воскликнул: есть!

Через мгновение он поднялся и, широко и радостно улыбаясь, продемонстрировал всем присутствующим найденную столь чудесным образом запонку, которая и вправду была великолепной.

Затем, обернувшись к нашей девушке, он сказал: "Я должник ваш, мадам... кроме того, при таких обстоятельствах я просто не имею права дальше колебаться. Будем считать нашу сделку заключенной!"

 

Приложения