Глава XVI. Типичные ошибки начинающих секретарей

 

Работа молодых специалистов часто сопряжена с различного рода ошибками и оплошностями. В этом нет ничего удивительного: они только начинают свою карьеру и многого не знают и не умеют. Тем не менее, следует обратить внимание на то обстоятельство, что при желании любой молодой специалист мог бы застраховать себя от многих нелепых несуразиц и "ляпов", если бы он вовремя получил нужную информацию.

Служебная деятельность секретаря с первого взгляда может показаться довольно простой и необременительной. Однако это далеко не так. Сам факт того, что она является многоплановой и нередко связана с общением довольно значительного круга разных людей, свидетельствует: здесь могут существовать и существуют скрытые сложности, различные "подводные камни" (то есть невидимые глазу препятствия и барьеры), неожиданные проблемы, требующие незамедлительного разрешения, и разного рода "ловушки" и "тупики". Очень часто от четкой, аккуратной и организованной работы секретаря в значительной степени зависит качество работы всего предприятия, фирмы, объединения, посольства и других зарубежных организаций (конечно, в случае, если секретарь попадает на работу за границу).

Вдумчивое изучение основ секретарского дела, всесторонняя и тщательная подготовка к деятельности секретаря могут в значительной степени избавить в начале служебного пути от многих ошибок и оплошностей.

Какие ошибки обычно совершают на первых порах молодые секретари? Согласитесь, что перечислить все многообразие неверных действий или ошибочных решений просто невозможно. Поэтому целесообразно выделить наиболее типичные, "стандартные" оплошности, осмысление которых даст шанс начинающему секретарю избежать неверных шагов на этом увлекательном, но иногда извилистом пути.

 

Ошибки организационного плана

 

Рассмотрим ситуацию, произошедшую в фирме "Импульс", куда на работу недавно пришла молодая секретарша Лена.

1. Звонок. Лена снимает телефонную трубку.

- Фирма "Импульс". Добрый день. Вас слушают.

- Здравствуйте, меня зовут Василий Иванович. Я очень хотел бы лично переговорить с директором вашей фирмы по важному производственному делу.

- Директора сейчас нет на месте. Он будет примерно через час.

- Спасибо. Я постараюсь перезвонить. До свидания.

- До свидания. Всего хорошего.

Через час Лена докладывает директору о телефонном звонке и состоявшемся разговоре.

- Василий Иванович? - переспрашивает директор. Из какой организации? По какому вопросу он звонил? Что предлагал? Какой, наконец, у него номер телефона?

Однако ни на один из этих вопросов Лена ответить не может. Незнакомец сам ничего не сказал, а Лена ни о чем и не спросила.

Делового контакта не получилось. Неизвестный пообещал перезвонить сам, но звонка по какой-то причине не последовало. Значительно позже выяснилось, что он перепутал одну из цифр телефона "Импульса" и банально не смог дозвониться. В результате обоюдовыгодная сделка оказалась сорванной, причем главным образом по вине Лены.

2. Другой пример. В компанию "Игрек" пришел посетитель. Директора нет на месте. К молодой секретарше Тане зашла подруга Света с новым модным женским журналом. Девушки оживленно и заинтересованно обсуждают один из фасонов платья.

Посетитель говорит:

- Я очень тороплюсь. Передайте, пожалуйста, вашему директору, Виктору Васильевичу, что заходил Никодимов из Главпродукта. Мне нужно бы встретиться с ним в среду в 15.00, в Сокольниках, у входа в выставочный павильон.

- Хорошо, хорошо, я передам, - отвечает скороговоркой Таня и тут же мгновенно забывает о посетителе.

После этого, как на грех, забурлила деловая жизнь: новые звонки, новые посетители. Татьяна совершенно забывает о просьбе Никодимова.

Через несколько дней директор "Игрека" Виктор Васильевич Петров озабоченно спрашивает Таню:

- К нам должен был зайти г-н Никодимов из Главпродукта, неужели он не приходил?

- Ах, да, вспомнила! - отвечает Татьяна. Он приходил вчера...или, может быть, позавчера. Он хотел встретиться с вами на выставке... кажется, на ВВЦ. По-моему, в четверг в 16.00 у главного входа.

Естественно, встреча своевременно не состоялась, потому что Таня не записала элементарных сведений, понадеялась на молодую память и в конечном счете все на свете перепутала.

3. Обсудим третий пример аналогичного характера.

Фирма "Лотос" регулярно рассылает своим партнерам рекламные листы и списки вновь поступивших товаров на ее склад.

Адреса контрагентов занесены в специальный журнал "Постоянные партнеры и корреспонденты".

Раздается звонок. Начинающая секретарша Галя снимает трубку. Ей передают информацию о том, что у одной из партнерских компаний сменился почтовый адрес. Галина записывает новые реквизиты на каком-то листочке бумаги.

Затем раздаются новые звонки, у нее что-то спрашивает посетитель, очередную справку требует директор...

Галя забывает переписать новый адрес партнерской фирмы в журнал, а листочек куда-то пропадает, возможно, кто-то из сотрудников чисто случайно расписал на нем новую авторучку, а затем мошинально бросил в мусорную корзину.

Пора отсылать очередную партию почтовых отправлений. Но где же данные с новым адресом? Галя в волнении ищет везде, где только можно, но злосчастный листок пропал бесследно и безвозвратно.

Через некоторое время "забытая" партнерская фирма начинает проявлять беспокойство: она давно не получала почту от "Лотоса". Потом отношения восстанавливаются, но потерянного времени, а с ним, вероятно, и некоторых выгодных заказов уже не вернуть.