Глава VII. Значение корректорской работы в секретарской службе

 

Корректурой называется процесс исправления печатного текста. После набора любого текста на машинке, на компьютере либо типографской распечатки в нем неизбежно оказываются ошибки - технические, грамматические, стилистические и др. Текст с ошибками неизбежно ухудшает качество любого документа, акта, служебного письма, готового издания - брошюры, журнала, книги и т.д. Поэтому, как правило, лица, работающие с текстом документов или текстом, предназначенным для публикации, тщательно его вычитывают.

Существует профессия корректора. Корректор - это специалист, хорошо знающий грамматику и владеющий литературным стилем изложения текста. Вычитывая распечатанный текст, он исправляет стилистические неточности и грамматические ошибки. Русское слово "корректура" происходит от латинского слова "correctio" - исправлять, поправлять, улучшать.

В организациях и фирмах, газетах и издательствах, регулярно занимающихся публикациями различных материалов, существуют профессиональные специалисты, отвечающие за исправление искажений текста, стилистических неточностей и грамматических ошибок.

В типографиях работают типографские корректоры. Их главная задача состоит в том, чтобы обеспечить соответствие первичного текста (авторского материала) тому тексту, который будет получен после типографской распечатки, то есть обеспечить соответствие печатной формы оригиналу.

В редакциях журналов и газет, а также в издательствах осуществляется издательская корректура. Над текстом там обычно работают редакторы, оформители (технические, художественные редакторы) и корректоры.

Русское слово "редактор" происходит от латинского слова "redactus" - приведенный в порядок. Редактор осуществляет полный контроль за смыслом текста, его стилем и грамматическим изложением.

Технический или художественный редактор занимается оформлением издания: расположением текста, подбором шрифта, размещением заголовков и подзаголовков, иллюстрациями и др.

Корректор тщательно вычитывает текст (при работе над книгой это происходит дважды, а иногда и трижды) и исправляет любые грамматические ошибки. При обнаружении стилистических или смысловых неточностей корректор обращает внимание редактора на эти погрешности, которые требуют исправления.

В ходе такой работы над текстом решаются несколько задач. Обеспечивается точное соответствие печатного текста его оригиналу, то есть первичному материалу (распечатке авторского текста на машинке или компьютере). Обеспечивается правильность языковой и графической формы текста (правильность орфограрии и пунктуации). Устраняются повторы, дублирование текста, различного рода несоответствия и разночтения (например, различные имена, относящиеся к одной и той же фамилии, несовпадающие даты, по-разному написанные названия одной и той же местности и т.д.).

Текст должен быть удобным для чтения (без нагромождения фраз, длиннот, запутанных предложений), грамотно изложенным (без грамматических ошибок и стилистических неточностей), удобно расположенным на листе бумаги с четкими, красивыми буквами, яркими заголовками и т.д. Такой текст легко читается и хорошо понимается. И наоборот, плохо отредактированный текст, с ошибками, неточностями, с неровными строчками,"скачущими буквами", различного рода помарками вызывает затруднение при чтении, быстрое утомление и даже раздражение.

Добротное издание - брошюра, буклет, книга, альбом, сборник статей, учебник, научная монография - отличается литературным изложением текста, отсутствием грамматических и стилистических ошибок, красивым расположением текста на странице, изящным художественным оформлением. Такое издание, как говорят, приятно держать в руках и оно может быть хорошим подарком.

К обычному тексту деловой переписки, производственной документации, служебных инструкций, приказов, различного рода докладных записок, конечно, не предъявляются такие требования, как к художественной, научно-публицистической или исторической литературе. Тем не менее, совершенно ясно, что текст служебных записок, приказов и документов должен быть правильно изложен и не содержать грамматических ошибок. Неряшливо составленный документ, непонятный или плохо понятный текст, содержащий к тому же явные грамматические ошибки, сразу вызывает критическую реакцию. Например, фирма, выпустившая листовку с рекламой своего товара, содержащую смысловые и грамматические ошибки, может лишиться значительного числа потенциальных покупателей. При отвратительном качестве рекламы ни один нормальный потребитель не поверит в высокое качество рекламируемого товара.

Грамотно составленные служебные письма нередко служат своего рода визитной карточкой предприятия. Неряшливость и неграмотность в служебной переписке недопустимы. Это вопрос не только этики и корректности в отношениях между деловыми партнерами, но и соблюдения элементарных приличий. Как говорят, тому, кто не умеет пользоваться носовым платком, нечего делать в приличном обществе. Кроме того, нельзя забывать о том, что неряшливое изложение текста может привести к его недопониманию, разночтениям, различного рода недоразумениям. Представим, например, что вследствие ошибки в тексте соглашения была неправильно указана цена (вместо 150 руб. - 450 руб.). В результате этого сделка может просто не состояться, поскольку цена в 450 руб. абсолютно не устроит покупателя, между тем, как действительная цена в 150 руб. рассматривалась бы как вполне приемлемая.

Вот почему практически во всех фирмах, банках, акционерных обществах, малых предприятиях или государственных организациях, которые сколько-нибудь заботятся о своем имидже (о своем авторитете, о рейтинге предприятия, о доверии к торговой марке и т.д.), осуществляется тщательная работа по составлению, оформлению и редактированию любых текстов публичного характера.

Нередко малые предприятия в силу ограниченного финансового обеспечения не имеют возможности содержать профессионального корректора. Во многих из них (впрочем, подобное часто происходит и в средних и даже крупных фирмах) роль корректора выполняют высокопрофессиональные секретари (секретарши).

Рассмотрим в этой связи несколько практических примеров (три варианта).

Вариант 1

Молодая, начинающая девушка-секретарь Лена получила задание: перепечатать на машинке 5 страниц рукописного текста и отдать материал (служебное письмо) на подпись директору. Она выполнила поручение. Перепечатывая текст, она столкнулась с тремя неизвестными ей по смыслу словами, но не стала уточнять их значение. Поскольку во время работы к ней обращались коллеги и она отвечала на некоторые вопросы, при перепечатке было сделано немало грамматических ошибок. Отпечатав текст, Лена не стала его читать, а подколола скрепкой и отнесла на подпись начальнику.

Обнаружив в тексте служебного письма массу ошибок и неточностей, директор пришел в негодование, но не сделал замечание молодой секретарше, а просто вернул ей текст на доработку.

Лене вновь пришлось перепечатывать весь текст. Однако, исправляя одни ошибки, она умудрилась сделать другие и опять,не вычитав письмо, отдала его директору. Повторилась та же история. Директор вновь поправил текст и вернул его на перепечатку. И опять произошло то же самое.

После четвертой перепечатки материала Лена чувствовала себя уставшей. От напряжения у нее разболелась голова. Вдобавок ко всему незадолго до окончания рабочего дня Лену вызвал к себе директор и сурово отчитал ее за нерадивость. Выйдя от него, Лена разрыдалась.

Конечно, в такой ситуации ей можно только посочувствовать. Но разве она ни в чем не виновата?

Вариант 2

Молодая секретарша Таня перепечатывает служебное письмо. Ей тоже попадаются термины, которые она не знает. Она консультируется со своими коллегами и выбирает оптимальный (самый подходящий), по ее мнению, вариант. Одновременно она обнаруживает некоторое "несоответствие", как ей кажется, в цифровых данных и она вносит соответствующую корректировку.

Отпечатав текст, она быстро пробегает его взглядом и отдает на подпись директору. Однако через некоторое время руководитель предприятия возвращает ей письмо на перепечатку. Оказывается, консультация, которую ей дали коллеги, была не совсем точной и текст оказался искаженным. Некоторая неточность в цифровых данных действительно имела место, но Таня, не посоветовавшись с руководством, внесла совершенно не те поправки. К тому же в тексте письма оказались грамматические ошибки. Письмо пришлось перепечатывать вновь.

Как вы думаете, какие ошибки совершила Таня?

Вариант 3

Вера работает в малом предприятии "Нерль" второй год. За это время она многому успела научиться. Получив служебное письмо на перепечатку, она быстро прочла его и сразу попросила уточнить несколько непонятных для нее фраз и настораживающих цифр. После этого она приступила к перепечатке письма, попросив коллег в это время не отвлекать ее. Быстро перепечатав несколько страниц и закончив работу, она тщательно вычитала текст и обнаружила несколько грамматических ошибок, которые тут же исправила.

После этого Вера понесла письмо на подпись директору, который обнаружил еще две погрешности: пропущенную запятую и одну грамматическую ошибку - вместо буквы "о" следовало напечатать "а". С помощью "штриха" Вера моментально их исправила и письмо было отправлено адресату. После этого у Веры нашлось время для того, чтобы обменяться мнениями с подругами. А директор в конце дня за быстро сделанную работу просто сказал ей: "Молодец!"

В современных условиях секретарь учреждения или фирмы должна уметь вычитать практически любой текст и устранить имеющиеся грамматические ошибки, а в лучшем случае и стилистические погрешности. Овладев корректорским мастерством, секретарь может уберечь свою фирму от целого ряда оплошностей и неприятностей. Известно немало случаев, когда именно секретарь-корректор устранял некоторые вопиющие ошибки. Например, одна из крупных промышленных компаний выпустила буклет (текст с иллюстрациями), рекламируя производимое ею оборудование. Текст прочитали все сотрудники, отвечавшие за выпуск буклета, и руководители компании. Обложка буклета была отпечатана отдельно, ее готовили наспех. И несколько человек второпях не смогли обнаружить в названии целых две ошибки. Однако секретарь компании, хорошо знакомая с профессией корректора, обнаружила эти ошибки. В результате известной компании удалось избежать неминуемого конфуза. Примеров подобного рода можно привести немало.

Нет нужды говорить о том, что фирм (подлинных, а не фиктивных), которые не ведут никакой деловой переписки, практически не существует.

Кроме того, очень многие предприятия выпускают самую различную печатную продукцию рекламного характера, либо распространяют свои листовки, брошюры, газеты, журналы, различного рода сборники и даже книги.

В большинстве фирм и организаций секретарю так или иначе приходится сталкиваться с необходимостью подготовки грамотно изложенного текста. При этом вычитка текста с целью устранения грамматических ошибок и иных погрешностей становится необходимым условием подготовки добротного текста. Вот почему современный секретарь должен постоянно совершенствовать свои знания в области грамматики и лексики. Никогда не помешают ему в конкретной работе и навыки корректора.

Хороший корректор не только устраняет обнаруженные ошибки и стилистические погрешности, но нередко выявляет недочеты самого оригинала (первоначального текста), обращает внимание на неточные формулировки, неверное написание фамилий и названий, ошибочные цифры и факты, повторы и разночтения текста, когда, например, в начале документа упоминается дата начала действия договора "1 февраля", а в конце документа - "11 февраля".

При подготовке теста печатных изданий, распространяемых затем в сотнях и даже тысячах экземпляров (иногда многих и многих тысячах), ответственность корректора значительно возрастает, поскольку любая ошибка многократно тиражируется.

При правке текста (корректировке) печатного издания употребляется устоявшаяся, общепринятая система стандартных условных обозначений - корректурных знаков.

В зависимости от характера исправлений корректурные знаки условно можно подразделить на несколько групп.

1. Знаки замены на вставки букв, частей текста или их исключений.

2. Знаки перестановки слов, абзацев и строчек.

З. Знаки изменения пробелов (пропусков) между буквами, словами или строчками.

4. Знаки красной строки или шрифтовых выделений и изменений.

5. Знаки исправлений технических дефектов.

6. Знаки отмены ранее сделанных указаний.

Корректурные знаки

1 группа

- заменить неверную букву или ошибочный знак

- заменить две или несколько неверных букв или знаков

- убрать неверную букву или несколько букв

- убрать неверный отрезок текста

- вставка буквы, слова, несколько слов

- дефис

- тире

2 группа

- поменять местами буквы или слова

- поменять местами строки

- переставить строки по указанию цифр

- сдвинуть текст вправо, влево

- поднять текст или опустить

- оставить так, как было

3 группа

- разделить две буквы, увеличить пробел между буквами или знаками

- уменьшить пробел между буквами или знаками

- уменьшить пробел между строками

- увеличить пробел между строками

4 группа

- сделать абзац

- напечатать текст в подбор (слитно, а не раздельно)

- набрать полужирным шрифтом

- набрать курсивом (с наклоном)

5 группа

- перевернуть буквы или слова

- заменить букву из другого шриф

та (иного размера)

- выровнять край строки

- устранить технические помарки

- усилить натиск

- ослабить натиск