Техническое оснащение рабочих мест

Офисная техника. Важными составными частями современного кабинета (офиса) являются компьютеры, принтеры, мониторы, автоответчики, факсы, средства связи.
Главное условие, которое должно выполняться при работе на компьютере, — облегчение работы руководителя, а не усложнение ее. В современных условиях предлагается широкий выбор компьютерной связи. Став абонентом подобной системы, можно получить связь с партнерами, а также с библиотеками программного обеспечения, с различными банками данных, системами международных телеконференций, другими информационными службами. На основе ее применения строится обмен информацией и накопление заявок абонентов. Такие сети работают в пакетном ре-,жиме, реализуя автоматический обмен информацией абонента с узлом.

Выбор модели компьютера и другой офисной техники осуществляют, как правило, исходя из критерия «качество—стоимость» в интересах наиболее эффективного вложения средств и их окупаемости.
Чтобы правильно выбрать, например, необходимое печатающее устройство по его качеству и стоимости, необходимо рассчитать стоимость печатной страницы, исходя из учета следующих факторов: стоимости печатного устройства; цены используемой бумаги; затрат на техническое обслуживание; стоимости красящей ленты, картриджа; стоимости печатной головки, озонного фильтра, оптического элемента, установки проявления.
Неотъемлемой частью кабинетов (офисов) являются факсы. Прежде чем приобретать факс, необходимо обязательно ознакомиться с инструкцией, обратить внимание на возможности аппарата и соотнести потребности с предстоящими затратами.
Факсы обычно работают на специальной термобумаге в рулонной упаковке, однако в последнее время уже появились аппараты, работающие на обычной бумаге; правда, они стоят дороже [116, с. 55].
Если ваш факс подсоединен к компьютеру, то вся поступающая информация может сбрасываться на какой-то определенный файл памяти, а потом, когда у вас появляется время, вы садитесь и просматриваете его.
Телефон и другие периферийные системы должны располагаться так, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Немного места надо оставить для вспомогательных атрибутов, таких, как блокнот, бумага, на тот случай, если вы конспектируете содержание телефонного разговора [15, с. 107].
Автоответчики просто незаменимы в ряде случаев, ибо позволяют: оставить телефон, как говорится, без присмотра, а позднее прослушать сообщения тех, кто вам звонил; переключить свой телефон на автоответчик и заняться срочной работой без опасения, что вас потревожат ненужными звонками; в некоторых моделях автоответчиков вы даже можете слышать, кто вам звонит, решать прямо по ходу действия — снимать трубку или нет; вы можете записать информацию, необходимую для вашего потенциального абонента, и тем самым освободить себя от необходимости звонить ему лично.

Автоответчик позволяет вам даже обходиться без услуг секретаря, обычно отвечающего на звонки вместо вас.

Возьмите себе за правило всякий раз, уходя из комнаты, переключать телефон на автоответчик. Вскоре это войдет в привычку, и вы станете делать это автоматически. У вас будет полная уверенность, что ни одни важный звонок не останется без внимания.
Некоторые типы автоответчиков оборудованы специальной системой мониторинга, благодаря которой вы слышите, кто вам звонит, а опн вас слышать не могут. Это полезная вещь, ибо позволяет избирательно относиться к звонкам. Вполне возможно, что среди них есть такие, на которые вы захотите ответить сразу же, невзирая на свою занятость. И при этом остальные абоненты так и не узнают, что вы в это время у себя в кабинете [15, с. 95].
Офисная техника включает в себя и различные модели копировальных аппаратов.
Существующие технические средства обработки документов предназначены для выполнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, храпением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей.
По назначению выделяют две группы таких средств: средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов.
К средствам обработки документов относятся: оборудование, устройства и приспособления для фальцовки, сортировки, скрепления документов, их датирования, регистрации, адресования и маркирования, а также машины для уничтожения ненужных бумаг.
К средствам хранения, поиска и транспортировки документов принадлежат картотеки, перфокарты, ручные тележки, подъемники, пневматическая и электромагнитная почта.
Средства административно-производственной связи используют для оперативного управления производственными процессами, а также для обмена между объектами и органами управления оперативной и экономической информацией. Могут быть использованы документальные средства передачи информации — телеграфные, фототелеграфные и бездокументальные: телефон, радио, телевидение и т.д.
Комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя организации (предприятия) может быть следующий: Профессиональная персональная ЭВМ (1 компл.). Коммутатор директорский (1 компл.). Часы настольные электронные (1 шт.).
Прибор канцелярский (1шт.). Папки с быстродействующим прижимом (6 шт.). Лотки для документации (2 шт.). Блокнот-шестидневка (1 шт.). Деловой блокнот (1 шт.). Фломастеры, маркеры, механические карандаши (набор). Линейка пластмассовая (1 шт.). Клеевой карандаш (1шт.).
12* Лента липкая прозрачная и цветная (набор).