Принципы разумного управления временем

При управлении временем следует исходить как из принципа эффективности (использование времени должно отвечать вашим основным принципам), так и из принципа разумности (сделать больше за счет сокращения потерь времени). В силу тенденции заниматься прежде всего неотложными делами и откладывать важные дела пока не будут сделаны срочные, люди испытывают чувство перегрузки, видя перед собой громаду нерешенных задач. Существует множество методов, которые позволяют ежедневно использовать свое время более разумно.

Автор:

Дэвид А. Уэттен (David A. Whetten), профессор Калифорнийского государственного университета (California State University). Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с английского.

При управлении временем следует исходить как из

принципа эффективности (использование времени должно отвечать вашим основным принципам), так и из

принципа разумности (сделать больше за счет сокращения потерь времени). Существует множество методов, которые позволяют ежедневно использовать свое рабочее время более разумно.

Один из путей к повышению эффективности использования своего рабочего времени состоит в борьбе с собственной неразумностью.К примеру, если мы будем заниматься сначала запланированными, а затем незапланированными делами, некоторые важные задачи так никогда и не будут решены нами, поскольку они не внесены в план. В силу присущей многим людям тенденции заниматься, прежде всего, неотложными делами, то есть, откладывать важные дела, пока не будут сделаны срочные дела, они периодически испытывают чувство перегрузки, видя перед собой громаду нерешенных жизненно важных задач. Если сначала мы будем делать самые простые и легкие вещи, у нас может не остаться времени на рассмотрение предметов трудных, но важных, и проблемы такого рода могут перейти в категорию неразрешимых.

Ниже приведены типичные схемы использования времени, характерные для большинства индивидов:

• Вначале мы делаем то, что нам нравится, а потом то, что нам не нравится.
• Вначале мы делаем то, о чем мы знаем, как это сделать быстрее, а затем то, что мы не знаем, как делать.
• Вначале мы делаем самое легкое, а потом то, что труднее.
• Вначале мы делаем то, на что у нас уходит немного времени, и только потом переходим к задачам, решение которых может оказаться продолжительным.
• Мы занимаемся лишь теми делами, которые обеспечены необходимыми ресурсами.
• Сначала мы решаем задачи, включенные в наш рабочий распорядок (например, проведение совещаний), после чего переходим к незапланированным задачам.
• Мы предпочитаем заниматься внеплановой деятельностью только после того, как покончим с делами, включенными в план.
• Сначала мы разбираемся с чужими требованиями, после чего переходим к собственным проблемам.
• Сначала мы занимаемся срочными, а затем важными делами.
• Сначала мы делаем самое интересное, затем переходим к менее интересному.
• Мы делаем то, что способствует достижению наших личностных целей или политически выгодно.
• Обычно мы тянем до последнего, после чего приступаем к делу.
• Мы делаем то, что обеспечивает наиболее высокое согласие.
• Мы исходим из того, кто именно этого хочет.
• Мы делаем (или не делаем) нечто, исходя из того, какими будут для нас последствия этого дела.
• Мы переходим от мелких дел к крупным.
• Мы решаем задачи в порядке их поступления.
• В своей работе мы руководствуемся принципом скрипучего колеса (скрипучие колеса нуждаются в смазке).
• Мы работаем на основе определения важности дела для группы.

Paзумеется, ни один человек не может и не должен использовать разом все приведенные здесь методы управления временем. Лучше всего осваивать эти методы последовательно. Это позволит вам использовать время существенно эффективнее. Экономия хотя бы 10% времени или «увеличение» своего рабочего дня хотя бы на полчаса может дать за месяцы и годы весьма и весьма ощутимые результаты. Ежедневная экономия 30 минут через сорок восемь лет будет эквивалентна экономии целого года, не прерываемом ни сном, ни обеденными перерывами! Эффективное управление временем не только позволяет индивиду сделать свой рабочий день более продуктивным, но и снимает возникающие вследствие нехватки времени психологические перегрузки, негативно влияющие на производительность его труда и на его удовлетворенность.

Ниже представлено резюме исследований сорока таких методов. Первые двадцать применимы к любым аспектам жизни любого человека, остальные же касаются деятельности, прежде всего, менеджеров и управленцев.

Правило 1.

Читайте выборочно. Это относится, в первую очередь, к людям, которым по долгу службы приходится прочитывать слишком много писем, журналов, газет, книг, брошюр, инструкций и т.д. Все тексты (за исключением тех книг, которые вы читаете в часы досуга) следует читать примерно так же, как вы прочитываете газету, то есть пробегать их глазами, останавливаясь только на самых важных местах. Даже наиболее важные материалы не требуют слишком внимательного чтения, поскольку самые значимые их положения обычно приводятся в начале параграфа или раздела. Если при этом вы будете помечать самые важные места текста, при необходимости вы сможете очень быстро оживить в памяти его содержание.

 

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Методы управленческого анализа

 

Правило 2.

Приучите себя составлять список задач на предстоящий день. Следует сосредоточивать внимание не на том, что вы хотите сделать, а на том, чего вы хотите достичь. Это не только приучит вас к планированию своей деятельности, но и позволит вам разгрузить свою память. (Список должен быть один и размещаться он должен на одном листе, а не на разрозненных клочках бумаги).

Правило 3.

Все должно находиться у вас на своем месте. Несоблюдение этого правила приведет к непроизводительным затратам времени, обусловленным двумя причинами: вы будете тратить время на поиски нужной вещи, и у вас то и дело будет возникать соблазн оставить текущую задачу и заняться чем-то другим. К примеру, если материалы, относящиеся к различным проектам, будут разбросаны на столе, вы будете то и дело непроизвольно переключаться с одной темы на другую.

Правило 4.

Присваивайте всем решаемым вами задачам определенные приоритеты. Каждый рабочий день следует начинать с наиважнейших дел, за которыми должны следовать срочные дела. Генерал Дуайт Эйзенхауэр в годы Второй мировой войны всегда следовал этому правилу, что позволяло ему справляться с множеством дел. При этом он фокусировал внимание строго на важных делах, которые никто, кроме него, не мог решить, предоставляя своим заместителям возможность заниматься срочными, но менее важными вопросами.

Правило 5.

Можно заниматься несколькими тривиальными делами одновременно, но важное дело следует делать только одно за раз. Вы можете сэкономить немало времени, занимаясь одновременно несколькими простыми или привычными делами. Это правило позволяет менеджерам освободиться от гнета тривиальных проблем и задач за сравнительно короткое время (скажем, вы можете подписывать письма, не прерывая разговора по телефону). Если же вы будете заниматься по-настоящему серьезной проблемой, вам следует на время оставить все остальные дела, подобно тому, как это делают летчики, розничные торговцы или официанты, уделяя все внимание одному важному делу или человеку.

Правило 6.

Составьте список небольших дел, на выполнение которых у вас уйдет 5-10 минут. Это позволит вам должным образом использовать небольшие окна, которыми обычно наполнен ваш рабочий день (ожидание начала заседания, время между встречами, телефонный разговор и т.п.) Важно, чтобы выполнение этих небольших дел не мешало вашей работе над решением высоко приоритетных задач.

Правило 7.

Разбивайте большие проекты на части или этапы. В этом случае они уже не будут подавлять вас своими масштабами, срочностью или значимостью. Ощущение, что задание слишком большое, обернется чувством перегруженности и растерянности.

Правило 8.

Выявите 20% задач, которые представляются вам наиболее решающими. Согласно закону Парето, только 20% работ обеспечивают достижение 80% результатов. Отсюда очень важно определить, какие задачи составляют эти наиболее важные 20% и потратить основную массу вашего времени на них.

Правило 9.

Посвящайте важнейшим вопросам лучшие часы работы. Не тратьте это время на привычные дела. Рутинными делами лучше заниматься в ту пору, когда вы чувствуете усталость, ваше внимание притупилось или когда вы не чувствуете себя «на коне». Время, в течение которого вы особенно энергичны и собраны, следует посвящать самым важным и срочным делам. Многие из нас похожи на марионеток, которых дергают за веревочки совершенно незнакомые и неорганизованные люди. Не позволяйте другим людям без крайней необходимости нарушать лучшее время, отводимое вами для совершения самой ответственной работы. Вы сами должны управлять своим лучшим временем.

Правило 10.

Отведите некоторый промежуток времени в течение дня, когда другие не будут иметь доступа к вам. Используйте это время для решения задач или для их обдумывания. Это может быть время, когда все остальные направляются домой или еще спят, или определенное место, в котором вы совершенно одни. Ни в. коем случае не допускайте, чтобы в «лихорадке буден» был хотя бы один день без вашего личного контроля над вашим временем.

Правило 11.

Не откладывайте «на потом». Если вы будете выполнять все дела своевременно, они не потребуют от вас излишнего расходования времени и сил. Paзумеется, необходимо следить и за тем, чтобы рутинные, сиюминутные дела не заслоняли от вас по-настоящему важных задач и целей. От медлительности до потери времени всего один шаг. Ни в коем случае не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

Правило 12.

Ведите журнал учета своего времени. Это одна из лучших стратегий управления временем. Вы не сможете сделать управление временем более эффективным или устранить некоторые стрессоры, не зная того, как вы используете свое рабочее время. Производите соответствующие записи достаточно часто и регулярно, однако не настолько часто, чтобы эта процедура порождала у вас чувство недовольства. Записывайте, что вы делаете каждые 30 минут или час.

 

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Прояснение мотивов достижения целей

 

Правило 13.

Задавайтесь конкретными сроками. Это поможет вам использовать свое время более разумно. Работа всегда отнимает у вас ровно столько времени, сколько вы ей посвящаете. Если вы не зададитесь какими-то временными пределами, она может длиться дольше, чем требуется.

Правило 14.

Старайтесь посвятить время ожидания чему-то полезному. Исследователи установили, что около 20% своего времени в среднем человек тратит на ожидание. Это время вы можете посвятить чтению, планированию, подготовке, повторению, просмотру и другим видам деятельности, которые могут способствовать выполнению вами своей работы.

Правило 15.

Отведите определенное время для рассмотрения серьезных вопросов. Поскольку простые проблемы могут заслонить собой проблемы, на решение последних необходимо выделить особое время. Отказ отвечать на письма или просматривать прессу до наступления определенного часа позволит вам сохранить существующие приоритеты.

Правило 16.

Возьмите за правило решать окончательно в течение рабочего дня хотя бы одну проблему. Если вы подойдете к концу рабочего дня с ощущением незавершенности ни одной задачи (даже 10-минутной), у вас возрастет ощущение перегрузки и стресса из-за дефицита времени. Окончательное решение же проблемы, напротив, вызовет у вас облегчение и будет способствовать снятию стресса.

Правило 17.

Распланируйте личное время. Вам необходимо полностью на какое-то время забыть о грузе проблем и побыть одному(-ой). Это время можно посвятить планированию, определению приоритетов, медитации или обычному расслаблению. Подобная деятельность, помимо прочего, способствует поддержанию уровня вашей самооценки.

Правило 18.

Не позволяйте себе беспокоиться о чем-либо длительное время. Позволяйте себе испытывать беспокойство по поводу тех или иных вопросов только в определенные часы работы, а в другое время чувство тревоги изгоняйте. Благодаря этому вы сможете сохранить ясность сознания и сконцентрироваться на решении актуальных задач. Научиться этому непросто, однако контроль над «временем для беспокойства» позволит вам более грамотно использовать свое время и освободиться от стресса.

Правило 19.

Фиксируйте на бумаге свои долгосрочные цели. Это сделает ваши действия более последовательными. Отсутствие ясных целей невозможно компенсировать ни компетентностью, ни организованностью. Долговременные цели, будучи записанными, станут для вас зримым ориентиром.

Правило 20.

Постоянно повышайте эффективность использования своего рабочего времени. Каждому из нас нужны напоминания, и все это поможет постоянному совершенствованию использования вами вашего времени и превращению грамотного управления временем в часть вашего стиля жизни.

Разумное

управление временем для менеджеров

Второй список правил предназначен, в первую очередь, для менеджеров. Первые семь правил относятся к области ведения собраний, поскольку, согласно опросам менеджеров, они тратят на участие в них до 70% своего времени.

Правило 1.

Рутинные собрания следует проводить в конце рабочего дня. Творческий и энергетический уровни достигают максимума в первой половине рабочего дня, и потому это время не следует растрачивать на тривиальные дела. Помимо прочего, конец рабочего дня станет естественной границей этого собрания.

Правило 2.

Краткие собрания лучше проводить прямо по ходу дела, то есть, буквально, на ходу. Это гарантирует их кратковременность. Давно замечено: чем в более комфортных условиях находятся участники собрания, тем дольше оно длится.

Правило 3.

Устанавливайте лимит времени. Это сформирует ожидания относительно срока завершения собрания и заставит приспосабливаться к его рамкам. Начинайте каждое собрания с сообщения о его продолжительности и повестке.

Правило 4.

Отменяйте собрания, если в них нет особой нужды. Любое собрание должно происходить, только если это необходимо. Если повестка собрания кажется вам пустой или не отвечающей вашим основным целям, смело отменяйте его. Благодаря этому, собрания, проводимые вами, станут более результативными и оптимальными по затратам времени. (Помимо прочего, люди почувствуют, что их собрали по каким-то действительно серьезным причинам).

Правило 5.

Готовьте заранее письменную повестку собрания, старайтесь неуклонно придерживаться ее и следите за соблюдением регламента. Соблюдение этих правил облегчает подготовку собраний, позволяет не отклоняться от предмета и оставаться в рамках деловых вопросов. Определять повестку собрания следует до его начала, поскольку в процессе ее обсуждения некоторые вопросы будут решены еще до начала собрания. Любое собрание следует начинать с представления повестки («На сегодняшнем собрании мы рассмотрим следующие вопросы…») Ведение протокола собрания обеспечивает уверенность, что решения не будут забыты, что исполнители и ответственные определены и что ожидания каждого сбудутся. Необходимость соблюдения регламента стимулирует участников собрания быть рациональными и завершить собрание в установленное время.

 

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Ценовая политика организации (предприятия) на различных рынках

 

Правило 6.

Начинайте собрание точно в назначенное время. Это позволит гарантировать, что люди придут вовремя. (Некоторые менеджеры сознательно начинают собрания в достаточно необычное время, например, в десять часов тринадцать минут, чтобы лишний раз обратить внимание сотрудников на значимость фактора времени). Своевременное начало собраний способствует поощрению тех, кто пришел своевременно.

Правило 7.

Составьте протокол собрания и старайтесь неукоснительно следовать принятым на нем решениям. Это позволит вам избегнуть повторного возвращения к вопросам, уже обсуждавшимся на собраниях. Подобная практика создает чувство ответственности за исполнение работ в соответствии с решениями собрания. Зафиксированные публично в протоколе задания выполняются с большей вероятностью.

Правило 8.

Предложите подчиненным представить свой вариант решения проблемы. Эта практика позволит вам покончить со свойственной вашим сотрудникам тенденцией перекладывать решение всех трудных вопросов на плечи начальства. В этом случае они будут вынуждены принять посильное участие в решении поставленной перед ними проблемы. Анализ предложенных сотрудниками вариантов позволит вам придти к оптимальному решению.

Правило 9.

Встречайте посетителей на пороге своего кабинета. Это позволит вам контролировать свое время путем контроля над пространством вашего офиса. Время вашего разговора с посетителем во многом зависит от того, сидите ли вы за своим рабочим столом или же стоите в дверях.

Правило 10.

Старайтесь почаще посещать кабинеты подчиненных для кратких встреч. Это полезная практика. Такая тактика позволит вам прервать разговор с работником в нужное вам время. Но следите за тем, чтобы все ваше время не уходило на путешествия по кабинетам подчиненных.

Правило 11.

Не перегружайте планами свой рабочий день. Вы должны каждый день полностью распоряжаться хотя бы частью своего рабочего времени. Незапланированные встречи и неожиданные претензии со стороны других людей могут лишить вас должной инициативы и возможности распоряжаться собственным временем. Впрочем, это не означает, что у вас должны быть большие периоды времени, когда вы совсем свободны. Помните: хороший менеджер должен быть господином, но никак не рабом времени.

Правило 12.

Обзаведитесь местом, в котором вы могли бы работать совершенно спокойно, не боясь, что вам помешают. Это позволит вам сконцентрироваться на решении серьезных задач. Попытки сфокусировать внимание на задаче или проблеме еще раз после того, как вас прервали, требуют дополнительного времени. Умственная деятельность неэкономна, если требуется повторение.

Правило 13.

Принимайте определенные решения по всем поступающим к вам документам и служебным запискам. Это избавит вас от необходимости решать один и тот же вопрос несколько раз. Некоторые из этих бумаг можно тут же отправить в мусорную корзину.

Правило 14.

Содержите свое рабочее место в порядке. Это позволит вам минимизировать непроизводительные затраты времени (которое будет уходить у вас в том числе и на поиск нужных документов).

Правило 15.

Делегируйте задания, определяйте рамки личной инициативы подчиненных и внушайте уверенность в успехе. Все эти правила связаны с эффективным делегированием полномочий, одним из ключевых методов управления временем.

Помните о том, что эти методы являются средством, а не целью. Исследования показывают, что менеджеры, использующие такие методы, лучше контролируют свое время, достигают лучших результатов, имеют лучшие отношения с подчиненными и не ощущают действия ряда стрессоров времени, с которыми приходится сталкиваться большинству менеджеров. Ежедневная экономия всего тридцати минут позволит вам сэкономить за годы вашей работы целый год, или 8760 часов! Если вы испробуете некоторые из предложенных вашему вниманию методов на практике, вы очень скоро убедитесь в их эффективности, что найдет выражение, прежде всего, в ослаблении временного стресса.

 

15.Правила организованности и самодисциплины

28.09.2015, By katerina | Leave a reply

Время является ценностью особенного рода. Его нельзя копить и беречь, оно течет беспрерывно и раз в секунду ускользает от нас. Неиспользованное время уходит невозвратно. Чтоб успевать делать больше дел за наименьшее время, жить увлекательнее, также испытывать ублажение от жизни, требуются всего два свойства: организованность и самодисциплина. Вот некие правила, которые посодействуют для вас развить эти способности.
«Если хочешь, чтоб у тебя было не достаточно времени, ничего не делай» — такой шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особенного рода. Его нельзя копить и беречь, оно течет беспрерывно и раз в секунду ускользает от нас. Неиспользованное время уходит невозвратно.

К примеру, работа в почти всех учреждениях нередко начинается только после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные дискуссии. Заседания и совещания часто начинаются и завершаются с опозданием. Таковы некие реалии организации труда в почти всех фирмах. Но можно организовать и использовать свое время более отлично, необходимо только стараться избегать довольно обычных ошибок в организации личного труда.

1. Перенос принятия решения на завтрашний день. Это часто встречающаяся ошибка. Главные предпосылки таковой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Делему нужно по способности решать сходу, не откладывая ее на позже. Самое тяжелое тут — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотложным решением. Обычно, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в этом случае, когда стоящие перед ними задачки, трудности либо цели туманны, если у их нет четкого понятия о том, чего же они желают достигнуть. Практически всегда в таковой ситуации помогает:

• письменная формулировка ближайших задач, определение сущности задачи. Письменное изложение помогает сконструировать свои мысли и поболее ясно узреть делему;
• построение «дерева целей».

2. Выполнение работы не до конца. Исходя из убеждений результативности труда и охраны своей нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких заморочек, чем сразу начинать огромное количество дел, которые все равно не получится довести до конца. К тому же нерешенные трудности томным грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство ублажения и духовной свободы.

3. Рвение сделать все сходу. Пробы сразу решать несколько заморочек — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться только то, что конкретно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной неувязкой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна повсевременно находиться на столе управляющего на самом видном месте. Это дозволит сконцентрировать свои усилия на решении головного вопроса.

4. Желание сделать все самой. Очень нередко руководители растрачивают время и силы на выполнение той работы, которую они полностью могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого безизбежно затягивается решение препядствия, которая просит компетентности и роли самого управляющего. Задачка управляющего состоит не в том, чтоб загрузить себя работой, а в том, чтоб планировать, организовывать, координировать, направлять и держать под контролем работу других, обеспечить на этой базе решение основных задач.

5. Неумение верно разграничить функции меж подчиненными. Отсутствие точного разграничения задач, ответственности и служебных функций, кавардак в системе управления негативно сказываются на работе организации. В итоге не только лишь затрудняется решение многих заморочек, да и появляется ненадобное личное соперничество. Самым действенным средством борьбы с дублированием функций является наличие точных и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие аннотации должны совершенно точно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.

6. Желание в случае беды переложить вину на подчиненных. Ценная энергия управляющего в данном случае направляется в прошедшее, хотя поправить уже фактически ничего нельзя. Куда полезнее заместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что нужно сделать немедленно. Задачка управляющего — установить конкретные предпосылки беды, а не находить виноватого.

7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, может быть, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что действенная организация собственного личного времени в принципе невозможна, потому что управляющий зависит не от себя, а от других людей и событий. Основная же задачка — не управление фактически временем, а управление собой. Планируются не деяния и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям нужно не только лишь пробовать быть более организованными и лучше распределять время, да и следует начать заного мыслить о времени.

Правила личной организованности и самодисциплины

Чтоб успевать делать больше дел за наименьшее время, жить увлекательнее, также испытывать ублажение от жизни, требуются всего два свойства: организованность и самодисциплина. Вот некие правила, которые посодействуют для вас развить эти способности.

1. Точно обусловьте свою цель. Часто руководители попусту растрачивают время и энергию из-за того, что ясно не представляют для себя, что все-таки они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Нужно найти с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже потому можно достигнуть его еще резвее. Это — решающее условие.

2. Составьте план заслуги цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает верно знать, когда произойдут те либо другие действия. В конце рабочего денька составьте перечень дел на будущий денек. Сделайте таковой перечень и для дома. Он высвобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься более необходимыми делами.

3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания значимости самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № Один и не отступайте от него, пока не закончите. Потом так же поступите с делом № 2, дальше с делом № Три и т.д. (естественно, идет речь о делах, которые полностью зависят только от вас). Не переживайте, если к концу денька вы разделаетесь только с одним либо 2-мя делами, завтра вы опять сосредоточитесь на самом главном.

4. Придумывайте для себя стимулы. Мы лучше делаем то, что нам охото делать. Такие дела мы, обычно, выдвигаем вперед тех, которые нам нужно сделать. Отсюда задачка — перевоплотить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится практически автоматом.

5. Установите твердые сроки. Один из методов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания жесткий срок. Но тут есть два момента: а) сроки должны быть реальными. По другому для вас не получится выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непоколебимы к для себя, как могли быть непоколебимы к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному деньку.

6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со денька на денек. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не тратьте время зря на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь далее.

7. Научитесь гласить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по собственной воле. Часть вашей программки самодисциплины и экономии времени конкретно и должна состоять из того, чтоб отделять второстепенное от головного.

8. Приобретите привычку воспользоваться записной книгой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, калоритные мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно располагать заметки на письменном столе, у зеркала, за авто козырьком от солнца и т.п. Они посодействуют для вас всегда быть наготове относительно всяких маленьких дел, о которых можно запамятовать. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание заморочек. Нужно что-то решить? Накидайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются различные вероятные решения.

9. Ликвидируйте обидные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые наилучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы сможете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав осознать, что вы в цейтноте.

10. Обучайтесь слушать. Вы избежите суровых ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно по сути назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Потому, до того как что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то остается неясным, сразу выясните.

11. Откажитесь от шаблона. Хоть какое дело можно улучшить. Выполняя работу одним спецефическим образом, руководители тотчас считают, что это-то и есть самый наилучший из вероятных методов. Меж тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только мало поразмыслить. Можно передать другим часть простых функций, не требующих особенной квалификации. Можно пользоваться какой-нибудь оргтехникой, чтоб сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие сберегают время.

12. Не упускайте из вида мелочи. Реально избежать маленьких, но растрачивающих время задержек, стремясь по способности предупреждать пришествие неожиданных маленьких кризисов. Это значит, что нужно всегда иметь под рукою достаточный припас предметов, более нередко употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали либо канцелярские принадлежности, маленькие предметы туалета либо даже валютная мелочь. Если нужно, приобретите 2-ые ключи, очки, перчатки, зонтик. Решайте с вечера, что наденете с утра.

13. Приступайте к делу сразу. До того как приступить к работе, можно привести в порядок собственный стол, починить все карандаши, вдумчиво посмотреть в окно, испить чашечку кофе и т.п., а позже опешиться — куда девалось время? Раз вы понимаете, что нужно делать, беритесь за дело сразу. Никто, не считая вас самих, не сумеет посодействовать для вас избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за их сразу!

14. Используйте время вполне. Всегда есть возможность незначительно прирастить свое производительное время, полнее используя его. Это означает, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование собственного денька, обдумывание грядущих задач, просматривание записок, которые понадобятся в предстоящей работе.

15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не утомляется все сходу. Заурядно устают только отдельные группы мускул. Меняя занятия, вы можете побороть чувство вялости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя либо при выполнении которой нужно двигаться. Вы весь денек на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только лишь увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.

16. Начинайте ранее. Начиная денек всего на 15-20 мин ранее того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему деньку.

17. Раз в день контролируйте выполнение намеченных дел. Поначалу подытожте тому, что изготовлено за денек, а потом составьте перечень дел на очередной денек.

18. Воспитывайте почтение к собственному времени. Приобретите привычку на уровне мыслей давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете заного относиться к нему. Таковой подход поможет для вас судить о том, стоит конкретно для вас заниматься не очень необходимыми делами, которые, может быть, возникают в ваше рабочее время. Существует много методов делать больше в имеющееся у вас время.