Принципы и методы менеджмента, приносящие успех в делах

В практике самоменеджмента выделяются несколько принципов и методов, приносящих успех при выполнении необходимой работы. Руководствуясь этими принципами и методами, Вы можете определить очередность своих важнейших дел, избежать "переделывания" уже сделанного, избежать конфликта с подчиненными, коллегами и партнерами, активно регулировать свой трудовой процесс (самоменеджмент).

Принцип Парето (соотношение 80:20).

Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848 - 1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы (или множества) отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

На нижеследующей схеме поясняется этот "железный" принцип временного менеджмента.

Временный принцип Парето (соотношения 80:20).

Затраты Выпуск

 

80 % затраченного времени = 20 % итогового

(многочисленные второстепенные проблемы) результата

 

20 % затраченного времени = 80 % итогового

(немного жизненно важные проблемы) результата

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью, сначала - немногие жизненно важные проблемы, а уже потом многочисленные второстепенные!

Примеры из предпринимательской практики подтверждают:

- 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота (прибыли);

- 80% клиентов (товаров) дают) 20% оборота (прибыли);

- 20% ошибок обуславливают 80% потерь;

- 80% ошибок обуславливают 20% потерь;

- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

- 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.

Поэтому, в связи с принципом Парето говорят также о соотношении 80:20.

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.

 

Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел, во всем их общем количестве, остаются в целом неизмененными. С помощью букв АБВ отдельные задачи подразделяются на 3 класса, а именно, в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей.

Анализ АБВ основывается на следующих 3-х закономерностях, подтвержденных опытом:

 

- Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет 65%;

- На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя.

- Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю порядка 15% в общей "стоимости" всех дел, которые должен выполнять менеджер.

 

65% 20% 15%

Задачи А Задачи Б Задачи В

15% 20% 65%

 

Удельный вес в "стоимости" всех задач с точки зрения эффективности выполнения функций (достижения целей).

Удельный вес в общем количестве задач.

 

Рис. 11. Принцип АБВ

Категория А. Задачи очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций. Эти задачи выполняются строго самим менеджером и не подлежат перепоручению.

Категория Б. Это важные, существенные задачи, частично могут быть перепоручены для исполнения другим лицам.

Категория В. Это менее важные, незначительные дела и задачи. Они в любом случае должны быть перепоручены.

Установление приоритетов (по категориям АБВ) - основное правило эффективной техники работы.

Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс, установление целей - весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны.

 

Значи

мость

задач 100%

в % сово- 15%

купного 85%

дохода 20%

65%

 

 

65%

 

общее число задач

15% 35% 100% (затраты)

 

Рис. 12. Сопоставление затрат и доходов

Данный график поясняет нижеследующие выводы.

Выводы: согласно анализу АБВ рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На дела Б, которые следуют по значимости А, приходится существенная часть совокупного результата и их следует выполнять вслед за решением наиболее важных задач.

Тогда как выполнение относительно большого числа, менее важных задач категории в целом, дает небольшой итог, поэтому их следует делегировать.

1. 19.Система планирования личного труда.

Систему планирования личного труда руководителя можно представить следующим образом: как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние воплощаются в планах дня.

Для непредвиденных работ, а так же оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует учитывать правило 60:40 – планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Планирование, как это уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей.

Существует ряд преимуществ письменной формы планирования.

-Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти, а планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

-Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

-В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.

-Благодаря контролю результатов дня у вас «не теряются» несделанные дела (их переносят на следующий день).

-За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.

-Последовательное планирование дня обуславливает совершенствование Вашей личной методики работы.

-Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, вы ограничиваетесь только самым существенным. Если вы в конце дня задаете себе вопрос, «а что, собственно, сделано?», то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целевой установки на день.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

· Долгосрочные (перспективные) цели– планы на всю жизнь или на несколько лет;

· Среднесрочные цели – годовые планы;

· Текущие цели – месячные, декадные, еженедельные планы.

В связи с этим выделяют перспективное, среднесрочное и текущее планирование (в т.ч. Оперативное – неделя, день).

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода. Их следует учитывать для корректировки планов на последующий период.

20.Техника планирования личного времени.

 

К навыкам, полезным в деле управления временем, относятся навыки печати слепым десятипальцевым методом, навыки ведения переговоров и совещаний (в том числе телефонных), методы обращения с документацией и бумагами, методы быстрого чтения и многие другие. Г. Архангельский пишет о том, что при обращении с бумагами также действует правило Парето: 80% полезной информации можно получить из 20% документов. Следовательно, к ним необходимо применять те же правила расстановки приоритетов.

А. Лакейн рекомендует не смешивать бумаги, относящиеся к делам высокого класса А, с делами класса В. На столе стоит закрепить особое место для дел А.

На входящую документацию лучше реагировать немедленно, потому что если реакция отложена во времени, бумагу придется читать как минимум еще один раз. Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана.

Относительно обучения скорочтению Лакейн настроен довольно скептически. Его метод предполагает ограничение объема чтения, во-первых, за счет менее важных книг и, во-вторых, тех, чтение которых не представляется срочным. Порой вам попадается книга, которая может оказаться полезной для вас в будущем. Не тратьте времени на ее чтение сейчас: все равно вы забудете многое из прочитанного. Но самое главное, что в чтении важнее сообразительность, чем скорость. Другими словами: постарайтесь избавиться от чтения, не приносящего ни удовлетворения, ни актуальной информации (класс В). Таким путем вы сможете оставить больше времени и энергии для чтения класса А, сохраняя при этом вашу нормальную скорость.