Неклассические подходы к организации времени

Критика классических концепций. Если отбросить замечания в адрес традиционных систем управления временем, связанные с указанием на их высокую трудоемкость, низкую эффективность и т.д., можно выделить несколько направлений в целом обоснованной критики.

1. Традиционные системы превращают человека в агрессивного рационализатора, лишенного здоровой спонтанности, не использующего возможности интуиции и мало интересующегося жизнью близких. Например, Даниил Гранин в книге "Эта странная жизнь" пишет о том, что Любищев вел запись затрат времени затрат даже во время разговора с дочерьми. В одном из его годовых отчетов содержится сожаление по поводу того, что пришлось отложить написание научной статьи из-за болезни дочерей.

А. Лакейн описывает три одиозные фигуры, представляющие собой результат крайнего увлечения тайм-менеджментом. Сверхорганизованный и сверхактивный человек, который постоянно составляет списки, оказывается настолько занят делами, что ему уже не хватает времени на то, чтобы взвесить, насколько они ценны и значимы. Внимание человека, помешанного на хронометраже, постоянно поглощено циферблатом часов.

2. Большинство методик организации времени рассчитаны на определенный тип личности: упорядоченный, аналитичный и т.д. Такое положение не является нормальным и создает предубеждение, что есть люди, предрасположенные к организации собственного времени и не предрасположенные.

3. Классические техники планирования не учитывают такие факторы, как ограничения человеческой памяти, ума, мотивации; преувеличивают возможности контроля и планирования событий. Проблема мотивации занимает, пожалуй, наиболее важную позицию: люди склонны откладывать важные и несрочные дела ради менее важных, поскольку:

– они требуют значительных затрат времени и сил;

– достаточно велика вероятности неудачи и высока ее цена, что ставит под угрозу самооценку.

4. Классические подходы слабо учитывают специфику апериодичных и неустойчивых видов работ, число которых постоянно растет в условиях новой экономики и предпринимательского отношения к управлению.

Личные техники планирования времени

Борьба с недостатком мотивации: техники работы с промедлением.

Одной из причин нехватки времени является склонность или привычка откладывать дела, поступки, действия до какого-нибудь срока, который чаще всего неонределен. Промедление приносит беспокойство по двум причинам. Во-первых, откладывание дел приводит к внешним последствиям. Во-вторых, промедлитель страдает от внутренних последствий, испытывая различные негативные чувства от легкой раздражительности и сожаления до отчаяния. Техники преодоления промедления довольно подробно описаны в работе Лакейна. Упомянем некоторые, наиболее интересные из них.

Метод "швейцарского сыра".

Лакейн пишет о том, что лучший способ сдвинуть с места неподъемное дело А-1 – это проделать в нем "дырки". Такими дырками являются задания немедленного исполнения. Главной предпосылкой для осуществления метода швейцарского сыра является возможность начать что-нибудь делать, когда для этого есть всего лишь пять минут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Важно, чтобы дело было легким: чем легче, тем лучше, и при этом связано с делом А-1. При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела А-1. Потребуется осуществить много заданий немедленного исполнения, прежде чем дело А-1 наберет инерцию движения.

Представление о сложности.

Исследования показали, что люди, которые надеялись (и пытались) добиться успеха, были более счастливы и достигли большего, чем те, кто боялся и ожидал провалов. Если дело кажется трудным или невозможным, мотивация к его исполнению ниже по сравнению с более легким. Лакейн пишет, что такое впечатление рождено чувствами, а не фактами. Поскольку вы, как правило, не знаете наверняка, – считает он, – насколько трудным окажется то или иное дело, вам лучше исходить из предположения о том, что оно не трудное и вы легко с ним справитесь.

На это Лакейну можно возразить, что субъективную трудность задачи большинство людей, скорее всего, оценивает для себя правильно. Один из главных постулатов НЛП гласит, например, что все принятые человеком решения были по определению наилучшими с учетом его личной ситуации и имевшейся у него информации. Так что вполне возможно, что тем, кому свой кусок достался тяжелее, действительно не хватало способностей или ресурсов, и они это знали.

План и распорядок рабочего дня

План и план—график рабочей недели сами по себе тоже не решают всех практических задач планирования. Остаются еще учет текущих дел и планирование каждого отдельного дня, не похожего один на другой, несмотря на любую регламентацию. Выборка делается из списка дел на месяц, плана—графика недели и из записей текущих дел.
Руководитель должен лично ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаться к наступающему рабочему дню.
Этот реальный рабочий план на день должен состоять из временных блоков, заполненных A-делами, исполнению которых не должны помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б- и В-дел. Тогда уже эти Б- и прежде всего В-дела руководитель может и не выполнять.
Никому не позволяйте прервать A-занятие. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б- и В-дела. Его будут уважать, он станет респектабельной личностью, его будут ценить и не захотят потерять.
Если руководитель выполнил некоторые дела Б и В, но едва приступил к выполнению A-дел, вследствие чего обнаружатся лишь незначительные успехи, никто не похвалит его за выполнение Б- и В-дел. Его будут ценить не слишком высоко.
Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Если распорядок дня в основном «свобо
ден» от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 ч. Если неожиданности не только не исключены, но даже и возможны, следует ограничиться 3 или 4 ч.
Те, кто полагают, что их распорядок дня вообще не допускает никакого планирования, могут прибегнуть к планированию «клином». Начинать планирование следует с одного-единственпого часа в день. Это может позволить себе каждый. Когда появится опыт планирования, можно перейти к 2 часам и т.д.
Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 мин оставались свободными и их можно было бы использовать для телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ и отдыха и т.п. Благодаря этому распорядок дня станет гибким, можно будет многое сделать сверх плана. А план работы на день, согласованный накануне с секретарем, является прекрасным стимулом для тех, кто медленно раскачивается [70, с. 303].
На основе действующего в организации единого распорядка рабочей педели руководитель разрабатывает личный режим труда — такой уклад деятельности, в котором необходимо учитывать возможность утомления в разные периоды рабочего дня и в связи с этим изменения характера труда и перерывов для отдыха (табл. 19).
Режим дня — это такая организация деятельности, которая рационально делит сутки на определенные отрезки времени, отведенные для работы, самообразования, питания, отдыха и др. Режим является своеобразным жизненным порядком. Его значение заключается в том, что человек, следующий ему, не упустит и не забудет важных дел, получит уверенность в успехе своих дел (табл. 21).
Таблица 21
Примерный укрупненный режим рабочего дня мастера

Вид деятельности	Время работы, ч	Вид деятельности	Время работы, ч
Подготовительная работа Управление производством Отдых Работа с документацией Управление производством Обеденный перерыв	7:45—8.00 8:00—9:50 9:50—10:00 10:00—11:00 11:00—12:00 12:00—13:00	Управление производством Работа с документацией Отдых Управление производством Заключительная работа	13:00—14:00 14:00—14:50 14:50—15:00 15:00—17:00 17:00—17:15

 

Режим создает в жизненном укладе, деятельности руководителя определенный ритм, позволяет выработать устойчивые положительные привычки, сокращает затраты времени на вхождение в работу, выбор того, чем заняться, и т.п. Режим дня должен не только соблюдаться, но и уточняться, улучшаться, превращаясь постепенно в постоянные нормы жизненного уклада. />Например, подготовительная работа у мастера строительной организации может включать обход участка и проверку состояния техники безопасности и выполнения противопожарных мероприятий; обеспечения рабочих средствами механизации, строительными материалами; своевременности выхода рабочих на работу и их расстановки по рабочим местам; выдачи из кладовой материалов, инструмента, инвентаря, спецодежды, а также проведение инструктажа рабочих перед началом работы и др.
Например, управление строительной организацией включает, прежде всего, организацию работы бригад и организацию рабочих мест, контроль за наличием конструкций и материалов, за применением и правильным использованием инструмента, инвентаря, соблюдением требований техники безопасности, организацию состязательности в коллективе, мобилизацию коллектива на выполнение плановых заданий и обязательств, другие виды работ и функции в соответствии с Положением о мастере.
Во второй половине рабочего дня мастер переносит основные акценты на обход участка с целью контроля качества, приема выполненных работ, подготовки к следующему рабочему дню.
Если в первой половине дня работа с документами ориентируется прежде всего на изучение справочно-нормативной и специальной литературы, оформление оперативной документации, заполнение табеля, то в конце рабочего дня основное внимание следует уделить составлению заявок на материалы, анализу итогов рабочего дня, планированию работы на очередной день, подготовке заданий бригадам и др.
Заключительная работа предусматривает сдачу смены, заполнение журнала работ.
Установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени способствует организации времени руководителя. Практика составления рабочих графиков дня и недели, а иногда и месяца дисциплинирует труд не только самого руководителя, по и руководимого им коллектива.
Для выполнения постоянных обязательных видов работ руководитель намечает определенное время дня или определенный день недели. Например, ежедневно планируются в определенное
время обход рабочих мест, оперативное совещание, работа с документами и др.
Распорядок рабочей недели (табл. 19) регламентирует личную работу руководителя. Соблюдение его обеспечивает полноту выполнения запланированных работ.;
В недельном плане для руководителя строительной организации должны найти место следующие дела:
рассмотрение состояния финансового положения; проверка выполнения директивных графиков строительных работ;
посещение строящихся объектов и анализ дел на них; проверка выполнения планов работы с кадрами, улучшение условий труда, быта и отдыха; проверка выполнения плана организационно-технических мероприятий; прием работников по личным вопросам; прием посетителей из сторонних организаций; день качества; день бригады;
рассмотрение проектно-сметной документации, проектов производства работ, проектов организации строительства и др.; оперативные совещания по анализу состояния дел и др.
В недельном плане следует предусмотреть время для ежедневного решения текущих вопросов с субподрядными организациями, поставщиками, смежниками и собственными подразделениями.
Для непредвиденных работ, решения оперативно возникших текущих вопросов планируются резерв времени и соответствующие периоды рабочего дня.
На первых порах руководителю не следует создавать жесткого распорядка дня, можно запланировать только основные работы. Пересматривая график рабочего дня в процессе работы, он совершенствует, уточняет его и впоследствии меняет график уже ‘значительно реже.
Все планы должны, в конечном счете, учитывать выполнение текущих дел и планирование каждого конкретного дня.
Форма записи текущих дел'во многом влияет па четкость планирования. Нужно выбрать ту форму записи, которая в наибольшей степеии отвечает реальным условиям работы руководителя. Наиболее удобной является такая форма, в которой имеется сетка времени.
На основе месячного плана и распорядка рабочей недели составляется ежедневный рабочий план (табл. 22 и 23).

Вариант формы рабочего плана руководителя
на «» 200 г.

День недели Пн. Вт. Ср.	Чт.	Пт. Сб. Вс.
Служебные дела	Где необходимо быть
Где быть	Время	Вопрос
Кого	Пригласить для беседы
Время	Вопрос
Кого	Принять
Время	Вопрос
Домашние дела	Здоровье, досуг	Позвонить
Кому	Телефон	/>Время	Вопрос

 

Чтобы перейти к конкретным рабочим планам на каждый день, руководителю нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу: каким временем он располагает, какое время необходимо на те или иные виды работ, в какой последовательности их следует выполнять, каким образом распределять время в пределах рабочего дня.

Одним из полезных технических приемов планирования личного труда руководителя является применение «Дневника личной работы». Он представляет собой записную книжку в виде общей тетради и состоит обычно из трех разделов. Первый предназначен для записей справочной информации (телефоны, адреса и т.д.), второй включает план наиболее важных дел года, а также планы личной работы на месяц, неделю, каждый день с учетом выполненных работ по времени. Третий раздел предназначен для общих записей.

Рабочий план руководителя
на день «» 200 г. colspan="2">
Вопрос

День недели	Пн.	Вт.	Ср.	Чт	Пт.	Сб.	Вс.
Профиль дня
Служебные дела	Распорядок дня
	6:00 7:00
	7:00 8:00
	8:00 9:00
	9:00 10:00
	10:00 11:00
	11:00 12:00
	12.00 13:00
	13:00 14:00
	14:00 15:00	-
	15:00 16:00
Где быть	16:00 17:00	И
Организация (служба)	Время	Вопрос
			17:00 18:00
			18:00 19.00	¦
Пригласить для беседы
Кого	Время	19:00
			20:00
			20:00 21:00
Принять	21:00 22:00
Кого	Время	Вопрос
			Позвонить
			Кому	Телефон	Время	Вопрос
Домашние дела, здоровье

 

Смысл ведения руководителем «Дневника личной работы» заключается не только в систематизации намеченных дел, но и в возможности учета и анализа всех выполненных работ, в обоснованном планировании личной работы.
Резюме Увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени па использование и, в конечном счете, к экономии времени в целом. Эффективность труда руководителя повышается за счет четырех составляющих: планирования, реализации плана, мониторинга и контроля, взаимодействия и связи людей. Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее время, составлять планы личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности. Если руководителю необходимо всерьез подойти к планированию личной работы, целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности: проанализировать бюджет времени; определить содержание планируемых дел; определить время, необходимое для выполнения этих дел; сопоставить необходимые затраты времени на планируемые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями; составить перспективный план дел или перечень на год; составить тематический список дел на месяц; составить план действий на педелю; записывать текущие дела и составлять рабочие планы на день. Начинать следует с долгосрочных планов. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ на несколько лет, а затем установить сроки их начала и окончания. На основании имеющихся данных о перечне дел, их характере и трудоемкости составляется перспективный план на более или менее продолжительный период.
Чтобы перейти к конкретным текущим планам на каждый день, нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу. График работ1 значительно облегчает оперативное планирование и организацию времени руководителя, установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени. Если вы «задыхаетесь от груды дел», действуйте по методу «Альпы»: составление заданий; оценка длительности акций; резервирование времени (в соотношении 60:40); принятие решений по приоритетам и с перепоручением; контроль (учет несделанного). Наиболее удобной формой плана работы на день является такая, в которой имеется сетка времени, а сами дела систематизированы. При составлении распорядка дня необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса». Для планирования времени целесообразно пользоваться следующими инструментами: календарем-еженедельником; дневником времени; компьютерной системой организации труда; тайм-менеджером.
Практическое задание Разработайте индивидуальную форму записей запланированных дел на: день; неделю; месяц; год. Приступите к планированию личной работы, применяя разработанные формы записей. Создайте удобный для себя дневник времени на год (еженедельник).