Аудит и сертификация систем качества – 3

Типы аудитов систем менеджмента качества: аудит первой стороны, аудит второй стороны, аудит третьей стороны, аудит адекватности, аудит соответствия и др. Требования к аудиторам систем менеджмента качества.

Аудит Системы Менеджмента Качества (СМК) - независимый, систематический и ведущийся документальным образом процесс формирования свидетельств и грамотного и независимого их оценивания, целью которого является установление уровня исполнения установленных критериев (ИСО 19011:2002 «Руководящее указание по системе менеджмента качества и систем экологического менеджмента»).

В первую очередь аудит СМК является процессом систематическим, поэтому проводиться он должен в организации с конкретной, отмеченной в плане периодичностью. Периоды его проведения будут в прямой зависимости от того, к какому типу относится аудит СМК - внешнему или внутреннему. При внутреннем аудите организация изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность. Этот аудит предоставляет руководству информацию об эффективности работы системы, независимо от соответствия политике и независимо от необходимости изменений. Все системы качества должны эффективно реагировать на изменения, внутренние и внешние, и грамотно выполненный внутренний аудит качества может обеспечить такое реагирование. Периоды проведения такого аудита устанавливаются самой организацией. Аудит, который требуется дополнительно к запланированным аудитам называется внеплановым аудитом. Внутренний аудит относится к аудитам первой стороной, проводится силами организации, служит основанием для поиска и устранения причин обнаруженных несоответствий, принятия решений по корректировке процессов и совершенствования системы качества организации.

Аудит второй стороны осуществляется организацией в своих собственных целях в другой организации. Сюда относятся аудиты, проводимые потребителями в организациях поставщиков, как существующих, так и потенциальных. Основная цель проведения аудита в организации поставщика - получить достаточно информации о системе качества поставщика и убедиться, что собственные требования организации потребителя в отношении поставщика выполняются и будут выполняться в дальнейшем. Важно, чтобы аудит проводился профессионально и точно отражал эффективность системы качества поставщика.

Аудит третьей стороны осуществляются внешними, независимыми организациями.

При осуществлении внешнего аудита (второй или третьей стороной), периоды аудита СМК устанавливаются заказчиком или по правилам органа по сертификации. Внешний аудит может быть сертификационным, надзорным и диагностическим. При сертификационном аудите орган по сертификации проводит оценку соответствия системы качества критериям сертификации и определяет возможность выдачи сертификата системы качества организации.

Надзорный аудит проводится через определенные промежутки времени, с цель определить, может ли система качества организации сохранять статус сертифицированной системы. Как правило, этот аудит выборочно рассматривает элементы системы.

Повторный диагностический аудит выполняется перед окончанием срока действия выданного сертификата. Результаты аудита показывают, возможно ли дальнейшее продление сертификации.

Аудиторы должны соответствовать следующим требованиям к образованию, наличию рабочего опыта, прохождению обучения аудиту и опыта проведения аудитов.

a)Аудиторы должны иметь завершенное образование, которое является достаточным для приобретения знаний и навыков.

б) Аудиторы должны иметь практический опыт, который способствует развитию знаний и навыков. Такой практический опыт должен быть приобретен на технической, управленческой или производственной должности и включать опыт принятия решений, разрешения проблем, взаимодействия с другим управленческим или производственным персоналом, коллегами по профессии, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами.

Часть практического опыта должна быть приобретена на должности, на которой выполняемая деятельность способствовала развитию знаний и навыков:

- в области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества;

- в области менеджмента окружающей среды для аудиторов систем менеджмента окружающей среды.

в) Аудиторы должны пройти обучение аудиту, которое способствует развитию знаний и навыков. Обучение могут проводить собственная организация обучаемого или сторонние организации.

г) Аудиторы должны иметь опыт проведения аудитов. Такой опыт должен приобретаться под наблюдением и руководством другого аудитора, который компетентен по той же дисциплине как руководитель группы по аудиту.

Содержание программы аудитов: объем программы аудитов, ресурсы, формирование аудиторских групп, ответственность за программу аудитов. Организация проведения аудита.

На объем программы аудита влияют размер, вид деятельности, сложность структуры проверяемой организации, а также:

а) область, цели и продолжительность каждого осуществляемого аудита;

б) частота проводимых аудитов;

в) количество, важность, комплексность, степень сходства, местоположение подразделений, подлежащих аудиту;

г) стандарты, законодательные, нормативные и контрактные требования и другие критерии аудита;

е) заключения по результатам предыдущих аудитов или анализ результатов предыдущих программ аудитов;

ж) любые проблемы, связанные с языком, культурой или социальными вопросами;

и) мнения заинтересованных сторон;

к) существенные изменения в организации или ее деятельности.

Ресурсы для программы аудита

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать:

а) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;

b) методы проведения аудитов;

c) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов;

d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, необходимой для достижения конкретных целей программы аудита;

e) объем программы аудита;

Для любой организации крайне важным является проведения аудита собственных ресурсов. К материальным ресурсам относиться все то, что отображается в бухгалтерской отчетности. Финансовые ресурсы – денежные средства предприятия, ценные бумаги, кредиторская и дебиторская задолженность, финансовые обязательства. К физическим активам относятся здания и сооружения, оборудование, сырье, комплектующие, полуфабрикаты и готовая продукция, находящиеся в собственности организации.Человеческие ресурсы – ресурсы предприятия связанные непосредственно с с Ответственность за управление программой аудита возлагают на одно или несколько лиц, имеющих общее представление о принципах аудита, необходимой компетентности аудитора и применении методов аудита. Эти лица также должны обладать навыками менеджмента, а также техническими и экономическими знаниями в той области деятельности, в которой проводится аудит.

Ответственные за управление программой аудита должны:

а) определять цели и объем программы аудита;

b) определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами;

c) обеспечивать выполнение программы аудита;

d) вести записи по программе аудита;

e) осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

отрудниками предприятия.

Организация проведения аудита

Назначение руководителя группы по аудиту

Лица, ответственныеза управление программой аудита, должны назначать руководителя каждой конкретной группы по аудиту.

При проведении совместного аудита до начала аудита важно достичь соглашения между проверяющими организациями относительно обязанностей каждой организации и, в частности, относительно полномочий руководителя группы по аудиту, назначенного на аудит.

Для каждого аудита необходимо определить цели, область и критерии аудита.

Цели аудита могут включать в себя:

а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;

b) оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;

c) оценку результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей;

d) идентификацию областей потенциального совершенствования системы менеджмента.

Формирование аудиторской группы

После решения о возможности проведения аудита необходимо сформировать группу по аудиту с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя группы по аудиту.

При определении численности и состава группы по аудиту необходимо учитывать следующие факторы:

а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;

b) вид аудита (комплексный или совместный);

c) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

d) законодательные требования, требования регламентов, требования контрактов и требования органов по аккредитации/сертификации;

e) необходимость обеспечения независимости группы по аудиту от проверяемой деятельности и избежания конфликта интересов;

f) возможности членов группы по аудиту результативно сотрудничать и совместно работать с проверяемой организацией;

g) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей организации, с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта.

Процесс обеспечения общей компетентности группы по аудиту должен включать следующие этапы:

– определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;

– подбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы в группе по аудиту имелись все необходимые знания и опыт.

Если аудиторы в группе по аудиту не обладают в достаточной мере необходимыми знаниями и опытом, в группу включают технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудиторов.

В группу по аудиту могут включаться стажеры, но они должны проводить аудит под руководством аудиторов.

46. Цели проведения внутренних аудитов систем менеджмента качества: проверка соответствия требованиям стандарта на систему проверка соответствия запланированным мероприятиям менеджмента качества, проверка эффективности внедрения системы менеджмента качества, поддержание в рабочем состоянии системы менеджмента качества.

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия.

Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования проводятся внутренние проверки.

Внутренние проверки проводятся со следующими целями:

- оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей и путей ее улучшения;

- выявление несоответствий в СМК (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям;

- определение всех причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);

- проверка и оценка эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих проверок.

Проверки могут осуществляться как персоналом службы качества (это характерно для крупных предприятий, где в структуре службы качества имеется отдел внутренних проверок), так и специально создаваемыми группами с привлечением подготовленных и аттестованных аудиторов по внутренним проверкам.

Проверки СМК подразделяются на плановые и внеплановые (оперативные). Плановые проверки проводятся по утвержденному годовому графику. Он должен составляться с таким расчетом, чтобы все элементы системы качества и все подразделения предприятия были проверены в течение года. В графике указываются подразделения, сроки проверки, элементы и темы проверок, нормативные документы, выполнение которых подлежит проверке.

Внеплановые проверки проводятся по указанию руководства предприятия.

Каждая проверка включает в себя следующие этапы:

- издание приказа на проведение проверки, которым назначается руководитель и состав группы;

- составление и утверждение плана проверки;

- проведение совещания с членами группы проверки;

- уведомление проверяемого подразделения;

- предварительное совещание с представителями проверяемого подразделения;

- проведение проверки;

- итоговое совещание с коллективом проверяемого подразделения;

- составление, утверждение и рассылка отчета (акта) о результатах проверки.