Понятие «иерархия документации». Уровни документации на иерархической пирамиде. Документы первого уровня, документы второго уровня, документы третьего уровня, документы четвертого уровня.

На практике многие компании решают иметь Руководство по качеству в виде отдельного документа, а процедуры издавать отдельно. Структура документации, использованной в системе управления качеством, может иметь иерархический вид.

Не существует какой-то единой и определенной структуры документации системы качества. Как правило, документация группируется на нескольких уровнях, которые могут включать:

Уровень 1: Руководство по качеству.

Обычно Руководство содержит политику в области качества и краткий обзор системы качества с указанием того, что делается для соответствия требованиям стандарта со ссылками на процедуры системы качества.

Уровень 2: Процедуры, в которых описано, что делается и зачем, где, когда, как и кем выполняется действие.

Уровень 3: Рабочие инструкции разъясняют сотрудникам выполнение конкретных действий и находятся в зависимости от процедур.

Уровень 4: Формы и документы внешнего происхождения, «встроенные» в систему.

Сюда относятся специальные формы для необходимых данных, норм регламентирующих и законодательных документов.

1 Руководство по качеству. Руководство по качеству может:

- быть простым сборником документированных процедур системы качества и прочих необходимых документов;

- быть разделом или объединением документов системы качества, если существует не только одно руководство;

- являться серией документированных процедур для специального применения;

- включать в себя более одного документа или уровня;

- иметь единую суть со специальными приложениями;

- являться отдельным документом;

- быть чем-то отличным от вышеперечисленного в связи с организационными потребностями.

Типовое руководство по качеству должно включать:

а) область распространения системы руководства качеством с указанием подробного обоснования любых исключений;

б) документированные процедуры или ссылки на них;

в) описание взаимодействия процессов, включенных в систему менеджмента качества.

2 Формы по качеству. Смысл применения форм качества состоит в приведении к единому стандарту зарегистрированных данных. По существу, формы представляют собой своего рода рабочие инструкции и поэтому являются частью документации системы качества, а, следовательно, управление ими производится в соответствии с теми же требованиями, которые распространяются на другие документы системы качества. Однако, их функция отличается от функции руководств, процедур или иных инструкций. Пока форма остается незаполненной, она является документом системы качества инструктивного характера. После внесения информации и данных в форму она переходит в категорию зарегистрированных данных. Формы по качеству могут быть в виде:

- контрольных листов;

- матриц;

- таблиц;

- анкет;

- в любом другом виде.

3. Планы системы менеджмента качества. ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 определяет план качества как: «План по качеству является частью документации системы менеджмента качества или других планов и/или программ организации. План по качеству используют в документированной системе менеджмента качества организации для установления порядка применения системы качества в конкретной ситуации. План по качеству идентифицирует и документирует способ выполнения организацией уникальных требований к продукции, процессу, проекту или особых требований контракта. Организация должна определить область применения плана по качеству. План по качеству может включать в себя уникальные процедуры, рабочие инструкции и/или записи». Планы качества разрабатываются для конкретной продукции, контракта или проекта и содержат описание присущих им мер в области качества.

Они разрабатываются на основе системы менеджмента качества компании и содержат все требования, применимые к данной продукции, контракту или проекту. Планы качества должны являться согласованными документами общего характера, применяемыми в системе качества.

4. Теоретические аспекты разработки документации СМК. Структура и виды основных документов СМК

Создание и функционирование системы управления качеством, ее элементы, требования, положения, распределение функций, ответственности, прав и обязанностей, взаимодействие подразделений по управлению качеством и т.п. в соответствии с принципами системного управления и МС ИСО следует документально оформлять. Состав и содержание документов, характеризующих процессы системы управления качеством, следует разрабатывать и распределять, например, по блокам модели системы МК:

- Управленческая деятельность и ответственность руководства;

- Менеджмент ресурсов;

- Процессы жизненного цикла;

- Измерение, анализ и улучшения.

Известен и другой известный типичный иерархический состав документации систем управления качеством: первый уровень - общее руководство, которое описывает систему в целом в соответствии с политикой и целями в области качества; второй уровень - документированные процедуры системы, описывающие процессы управления качеством в подсистемах и подразделениях; третий уровень - другие рабочие документы, включающие методические указания, инструкции, записи и т.п.