Характеристика попереднього, поточного та заключного контролю в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в організації за рахунок аналізу ділових та професійних навичок претендентів на роботу в організації, кваліфікації, рис особистого характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється мінімальний рівень вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо.
Інформа-ційні	Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інформаційних каналів, перевіряється на достовірність та об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.
Фінансові	Перевіряються усі грошові надходження та видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження чи виплат.
Матеріальні	Перевірка якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів у відповідності до укладених договорів та критеріїв, що у них зазначені.
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі безпосереднього здійснення виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, що виникають в процесі роботи, періодичної атестації працівників тощо.
Інформа-ційні	Перевіряється робота системи обробки інформації, групування інформації, виділення першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, її розподіл в межах організації.
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо.
Матеріальні	Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності. Контролюються норми використання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини.
ЗАКЛЮЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посаді, їх продуктивність, здатність до постійного удосконалення професійних навичок.
Інформа-ційні	Перевіряється повнота, достовірність та об’єктивність інформації, необхідної для виконання поставлених завдань.
Фінансові	Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із запланованими.
Матеріальні	Перевіряється вихід і якість продукції при використанні нормованих матеріальних ресурсів.

 

3. За рівнем централізації управління контролем виділяють централізований та децентралізований контроль.

Централізований контроль має такі характеристики:

‐ наявність спеціалізованих контрольних служб;

‐ використання суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів;

‐ вплив “зверху до низу”;

‐ закритість інформації про контроль.

Децентралізований контроль характеризується таким:

‐ базується на соціальних нормах, цінностях, традиціях та корпоративній культурі;

‐ акцентування уваги на самоконтролі та внутрішньогруповому контролі, що здійснюється на засадах соціальної взаємодії;

‐ прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контролю;

‐ забезпечення двостороннього впливу.

 

4. За рівнем охоплення контролем об’єктів виділяють суцільний, вибірковий та разовий контроль.

Суцільний контроль передбачає послідовну перевірку усієї сукупності підконтрольних об’єктів (ресурси, продукція, операції, роботи тощо).

Вибірковий контроль здійснюється лише відносно окремих об’єктів з усієї однорідної сукупності (наприклад, перевірка роботи лише гальванічного цеху).

Разовий контроль проводиться під впливом чинників, що випадково або несподівано виникають у процесі виробничо-господарської діяльності (наприклад, проведення інвентаризації у коморах після виявлення крадіжок).

 

Спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю повинен реалізовуватись у певній послідовності через такі етапи:

1) Визначення завдань контролю. Найпоширенішими завданнями контролю є:

‐ виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;

‐ виявлення можливих зловживань та крадіжок в організації;

‐ визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;

‐ перевірка якості та кількості виготовленої продукції (наданих послуг);

‐ визначення рівня технічної підготовки тощо.

2) Підбір критеріїв та стандартів. Необхідно зазначити, що стандарти та критерії визначаються та розробляються на попередніх етапах технології менеджменту: у процесі планування, організування, мотивування. А у процесі контролювання здійснюється їхній підбір відповідно до установлених цілей контролю.

Критерій – це підстава, мірило для оцінки, визначення або групування чогось (наприклад, критерії вибору матеріалів, сировини, підбору кадрів тощо)

Стандарт – сукупність прийнятих норм і нормативів. У свою чергу, норми - це максимально припустима величина абсолютних витрат сировини, матеріалів, палива, енергії, праці і т.п. для виготовлення одиниці продукції установленої якості в обумовлений термін (наприклад, розцінка за виготовлення одиниці виробу, норми запасів деталей на складі тощо); нормативи - це показники, що характеризують відносну величину (рівень, ступінь) використання знарядь і предметів праці, їх витрати на одиницю площі, ваги, обсягу (наприклад, рівень капіталовіддачі, фондомісткість, трудомісткість тощо).

3) Оцінювання виконання. Полягає у виявленні фактичних, реальних даних щодо стану, властивостей та характеристик підконтрольних об’єктів. При цьому доцільно використовувати спеціальні контрольні засоби та прилади, ресурси.

4) Зіставлення реальних результатів з прийнятими критеріями та стандартами. Полягає у здійсненні процедури порівняння фактичних даних, що стосуються підконтрольних об’єктів, та установлених відносно цих об’єктів стандартів та критеріїв. На цьому етапі відбувається встановлення масштабу допустимих відхилень; формування, передача та розповсюдження інформації про результати контролювання; оцінювання отриманої інформації.

 

Будь-який контроль повинен мати такі властивості:

‐ базуватись на гнучких та динамічних технологіях;

‐ відображати пріоритети організації у відповідності до стра­тегічного спрямування і діяльності;

‐ орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;

‐ відповідати тому виду діяльності, яка є основною для організації;

‐ забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій;

‐ відзначатись простотою;

‐ бути економічним, тобто базуватись на співставленні витрат на контроль з його досягненнями тощо.

 

У процесі здійснення будь-якого контролю так чи інакше будуть зачіпатись інтереси певних працівників. Тому слід пам'ятати про те, що під впливом контролю можливі такі види поведінки людей:

‐ поведінка, при якій люди будуть найкраще працювати над тим, що потрапляє під контроль, тобто є предметом контролю;

‐ поведінка, що зумовлена відхиленнями у психіці людини;

‐ поведінка, яка може сприяти передачі працівниками непри­датної, неправдивої або неточної інформації;

‐ поведінка, спрямована на приховування необхідної для конт­ролю інформації;

‐ поведінка, яка викликає стреси, створює конфліктні ситуації.

Для підвищення ефективності контролю потрібно:

‐ встановлювати стандарти, які об'єктивно відображають резуль­тати діяльності людей;

‐ готувати якісну інформацію щодо контрольованих процесів;

‐ забезпечувати двобічне спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється;

‐ уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

‐ застосовувати методи розробки стандартів, які забезпечать жорсткий, але справедливий контроль;

‐ використовувати методи матеріального стимулювання за досяг­нення критеріїв;

‐ впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю;

‐ надавати особливої уваги контролю виробничих процесів, тобто процесів здійснення основних видів діяльності організації.

 

В організаціях виникає необхідність створення інформаційно-управлінської системи контролю, тобто формалізованої системи підготовки інформації, потрібної для прийняття уп­равлінських рішень. Така система повинна надавати інформацію про минуле, справжнє та майбутнє. Вона базується на використанні комп'ютерної техніки, сучасних комп’ютерних технологій, орієнтованих на користувача.

При проектуванні інформаційно-управлінської системи необхідно реалізувати такі етапи:

‐ оцінка інформативної бази;

‐ аналіз системи прийняття управлінських рішень;

‐ аналіз інформаційних вимог;

‐ агрегування управлінських рішень, тобто координування та інтегрування конкретних рішень в структурі управління організацією;

‐ проектування процесу обробки інформації;

‐ виділення етапів у технології обробки інформації;

‐ оцінка та аналіз інформації, яку видає інформаційно-уп­равлінська система, з метою виправлення допущених помилок;

‐ встановлення зворотного зв'язку в межах інформаційно-уп­равлінської системи.

Побудову системи контролювання в організації розглянемо на прикладі контролю виробничих процесів.

 

Під системою контролювання виробничих процесів слід розуміти механізм контролю за такими елементами виробничо-господарської діяльності, як науковий пошук, проектування, розробка технологій, підготовка виробництва, основне виробництво, реалізація продукції і маркетинговий пошук. Система контролю виробничих процесів призначена оцінювати ефективність виконання всіх етапів циклу створення і реалізації продукції з метою забезпечення її конкурен­тоспроможності на внутрішньому та зовнішньому ринках. Основним завданням системи в умовах розвитку ринкових відносин є забезпечення такого рівня якості продукції, який буде задовольняти споживача, вимагатиме мінімальних витрат і дозволить виконувати замовлення у встановлені терміни. Незважаючи на відмінності, якими характеризуються різні системи контролю виробничих процесів, всі вони володіють однако­вими спільними рисами.

 

Вивчення досвіду показало, що процес забезпечення ефективності системи контролю виробничих процесів на підприємствах повинен включати п'ять етапів, а саме:

1) установлення заданого рівня якості, який відповідає вимогам споживача;

2) створення умов для досягнення відповідного рівня якості:

3) розробка технології, підготовка обладнання, придбання матеріалів, добір і навчання працівників, організація технічного контролю;

4) налагодження виробничого процесу з метою якісного виготов­лення виробів;

5) ліквідація виявлених недоліків в якості продукції і виробничого процесу;

6) забезпечення стабілізації досягнутого рівня якості продукції.

Підприємство, на якому будуть функціонувати наведені етапи, зможе забезпечити ефективне управління системою контролю виробничих процесів. На всіх етапах життєвого циклу виробу (створення, виготовлення, експлуатація) повинні здійснюватись дії, спрямовані на встановлення, забезпечення і підтримку необхідного рівня якості, що викликає необхідність управління системою контролю виробничих процесів. Вона включає сукупність функцій і методів управління, його апарат, а також відповідне нормативне і матеріальне забезпечення. Управління системою контролю виробничих процесів починається на етапі науково-дослідницьких, проектно-конструкторських і технологічних розробок, а закінчується на етапі маркетингового пошуку.

Система контролю виробничих процесів створюється на підприємствах з метою здійснення єдиних, об'єктивних і дієвих методів підвищення ефективності виробництва. Ця система бере участь в управлінні виробництвом і тому належить до апарату управління.

Контроль виробничих процесів повинен здійснюватись самостійним структурним підрозділом підприємства і очолюватися заступником директора з якості. Функціями системи контролю виробничих процесів є аналіз конструктивних, технологічних, виробничих і експлуатаційних дефектів, виявлення помилок в кресленнях, схемах, технічних умовах, технологічних картах і іншій технічній документації, контроль якості матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів, які надходять на підприємство, перевірка їх відповідності вимогам документації, відслідкування за надходженням на виробництво тільки потрібних матеріалів і деталей, які пройшли контроль і випробування, контроль якості інструментів і оснащення власного виробництва, які надходять в експлуатацію, а також інспектування стану, оснащення і інструментів, які знаходяться в експлуатації.

Застосування системи контролю виробничих процесів дозволяє здійснювати надійний контроль за дотриманням технологічної дис­ципліни на робочих місцях, проводити приймання і випробування готової продукції і перевірку правильності оформлення документів на виготовлення і здачу продукції на склад або замовнику, контролювати комплектність і якість пакування готових виробів, які відвантажуються замовнику, перевіряти стан засобів контролю, вимірювальної техніки – діючої і тої, що надходить в експлуатацію, виявляти, аналізувати і організовувати облік браку, вивчення рекламацій і разом з іншими підрозділами підприємства розробляти заходи щодо усунення браку і поліпшення якості виробів.

Через систему контролю виробничих процесів надходять до підрозділів пропозиції з впровадження прогресивних засобів контро­лю, обґрунтування доцільності проведення контрольних операцій, щодо підбору виконавців контролю з метою підвищення його ефективності і зниження трудомісткості. Вона забезпечує інтереси підприємства на ринку, попереджує збитки, пов'язані з виправленнями і переробками, прихованим браком, усуненням дефектів у виробах.

Система контролю виробничих процесів здійснює суттєвий вплив на кінцеві результати діяльності підприємства, за її допомогою організовується забезпечення виготовлення якісної конкурентоспроможної продукції.

Ефективність діяльності системи контролю виробничих процесів залежить від того, наскільки якісно виконуються всі її функції і завдання. Для підвищення ефективності управління системою, збільшення її впливу на кінцеві результати виробництва, слід враховувати таке: при проектуванні конструкції і технології виробів необхідно конкретно визначити методи і засоби контролю; технічна характеристика і показники виробу повинні відповідати вимогам споживачів; в процесі організації контролю основною ланкою буде вхідний контроль, оскільки саме він визначає одержання конкурентоспроможної продукції. Тісний зв'язок з підприємствами-постачальниками, вивчення технології і управління виробництвом, надання технічної допомоги буде сприяти отриманню якісної продукції.

Функціонування системи контролю виробничих процесів будується на основі наперед розробленого і затвердженого положення. В ньому визначається структура системи з врахуванням виду, масштабу, типу виробництва, характеру продукції, що виготовляється, а також права, обов'язки і відповідальність всіх підрозділів системи, їх зв'язок з іншими функціональними службами підприємства.

Удосконалення структури управління системою контролю вироб­ничих процесів є одним із найбільш важливих засобів ефективності функціонування виробництва і виготовлення конкурентоспроможної продукції. Для забезпечення ефективного функціонування системи можна запропонувати певну структуру управління (рис. 7.2).

 

 

Рис. 7.2. Схема організаційної структури системи контролю виробничих процесів

 

В організаційній структурі управління системою контролю виробничих процесів передбачено створення двох підрозділів, які повинні забезпечити впровадження і застосування міжнародних стандартів, а також забезпечити конкурентоспроможність продукції на стадії науково-пошукових і конструкторсько-технологічних робіт.

Слід зауважити, що група з розробки, впровадження і застосу­вання стандартів, а також група із забезпечення конкуренто­спроможності продукції на стадії науково-пошукових і конструктор­сько-технологічних робіт, команду-інформацію одержує безпосе­редньо від начальника системи контролю виробничих процесів. Результат її застосування спрямовується безпосередньо в зворотному напрямку, обминаючи всі нижчі ступені структури і заступників начальника системи. Крім того, результати діяльності цих груп у вигляді інформації отримує головний інженер заводу. Вона йому необхідна для оперативного впливу на хід виробництва. Директор інформацію про діяльність груп отримує безпосередньо від начальника системи контролю виробничих процесів, а заходи, які вжиті для її реалізації у виробництво – від головного інженера.

 

Управління системою контролю виробничих процесів очолює заступник директора з якості – начальник системи контролю виробничих процесів. Він здійснює стратегічне управління системою і, як результат, безпосередньо керує роботою наступних груп: застосування стандартів; атестації виробництва і виробничого персоналу; технологічною; забезпечення конкурентоспроможності продукції на стадії науково-пошукових і конструкторсько-техно­логічних робіт.

Узгоджені дії з підрозділами приводять до стабільності і ефективності роботи системи контролю виробничих процесів. При цьому слід створити механізм взаємовідносин системи контролю виробничих процесів зі службами і підрозділами підприємства в умовах ринкових стосунків, який буде базуватись на відповідальності кожної структурної одиниці за виготовлення якісної продукції.

Система контролю виробничих процесів має багатосторонні зв'язки з цехами і відділами підприємства. З одного боку, відділи і служби забезпечують систему контролю виробничих процесів інформацією, необхідною для успішного управління системою, з другого боку, система контролю виробничих процесів ставить перед підрозділами підприємства конкретні техніко-організаційні вимоги, залучає спеціалістів і керівників до вирішення конкретних питань поліпшення якості продукції.