Документацію можна класифікувати за різноманітними ознаками.

За змістом:

‐ адміністративна;

‐ планово-економічна;

‐ комерційна;

‐ фінансова;

‐ зовнішньоекономічна;

‐ бухгалтерська;

‐ з обліку кадрів;

‐ технічна та ін.

За складністю:

‐ проста (відображає один процес);

‐ складна (відображає кілька процесів).

За призначенням:

‐ індивідуальна;

‐ типова.

За місцем у менеджменті:

‐ службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо);

‐ розпорядча (накади, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.);

‐ спеціальна (фінансова, бухгалтерська, технологічна, планова, звітна тощо).

 

Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням тощо називається діловодством.

 

Діловодство покликане виконувати певні функції, а саме:

1) Попередній розгляд і облік документів.

2) Довідково-інформаційне обслуговування.

3) Контроль за виконанням.

4) Удосконалення (раціоналізація) документообігу.

5) Експедиційна обробка та транспортування документів.

 

Виділяють такі системи діловодства:

1) централізовану, коли вся документація прямує в певний єдиний центр організації (наприклад, в канцелярію);

2) децентралізовану, при якій документи надходять за призна­ченням у відділи, підрозділи тощо;

3) змішану.

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією. До них належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, референтура тощо.

Основним носієм інформації є документ. Часто в умовах виробничо-господарської діяльності вирішення управлінських проблем вимагає застосування графіків та відповідно способів графічних зображень.

Графіки — це способи наочного зображення стану і ходу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень (крапок, ліній, фігур тощо).

Графік має два елементи:

‐ графічний образ або систему накреслень;

‐ легенду, тобто умовні позначення на графіку.

При застосуванні графіків слід пам'ятати про наступні вимоги:

‐ наочність;

‐ змістовність;

‐ образність;

‐ універсальність;

‐ зручність у користуванні тощо.

Використовуються такі групи графічних засобів:

1. Органіграми, які характеризують структуру і взаємовідносини явища:

‐ класифікаційні графіки (класифікація підприємств);

‐ оргсхеми (організаційні структури управління підприємств, цехів);

‐ оперограми (порядок руху сировини, деталей);

‐ хроноперограми (порядок руху в часі) тощо.

2. Топограми, що відображають явища у просторі:

‐ маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;

‐ планування виробничих дільниць, робочих місць;

‐ схеми змащування обладнання;

‐ маршрут руху багатоверстатника тощо.

3. Хронограми, які характеризують зміну явищ у часі:

‐ циклограми;

‐ планово-контрольні графіки;

‐ диспетчерські графіки руху транспорту тощо.

4. Діаграми, що відображають кількісні співвідношення (показ­ників, явищ):

‐ діаграми порівняння показників;

‐ діаграми розподілу показників;

‐ хронодіаграми тощо.

Комунікаційний процес

КОМУНІКАЦІЙНИЙ ПРОЦЕС — це процес обміну інформацією на засадах використання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв'язання конкретної проблеми.

Мескон, Альберт та Хедоурі виділяють такі складові елементи процесу комунікацій:

‐ відправник (джерело) - це той, хто генерує ідеї, збирає інформацію і передає її

‐ повідомлення — інформаційна ідея, яка закодована з допомо­гою символів;

‐ канал — засіб передачі інформації;

‐ отримувач (споживач) — особа, для якої призначена інформація.

 

Модель процесу комунікацій представлена на рис. 11.2.

Рис. 11.2. Графічна модель комунікаційного процесу

 

Комунікаційний процес має такі етапи:

1) Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).

2) Кодування (перетворення ідеї в повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації).

3) Вибір каналу (вибір способу передачі з допомогою телефонного чи електронного зв'язку, відеострічок тощо).

4) Передача ідеї (повідомлення).

5) Декодування (переклад символів відправника в думки отри­мувача).

6) Оцінка і уточнення повідомлення.

7) Здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

 

В комунікаційних процесах постійно виникають шуми.

Шум – це те, що деформує зміст повідомлення (відхилення, помилки тощо).

Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації. Доцільно пам'ятати також про те, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд, тобто практично миттєво. Шуми (перепони) можуть мати суб’єктивне забарвлення (невиразність мовлення, неякісний переклад, невідповідність інтонації, навмисне перекручування змісту тощо) та об’єктивне (несправність засобів зв’язку, перешкоди на телефонній лінії, громіздкість комунікаційного процесу тощо).

 

Тема 12. КЕРІВНИЦТВО ТА ЛІДЕРСТВО В ОРГАНІЗАЦІЇ

 

12.1. Сутність та основні засади керівництва і лідерства

12.2. Стилі керівництва