Завдання і терміни перевірки

Перевірка фонду— це звірення фактичної наявності книг і інших документів, які числяться за ЦБС в цілому або її структурними підрозділами, у тому числі сільськими бібліотеками-філіалами, бібліотечними пунктами, за читачами, із записами в документації.

Вона є відповідальним моментом в роботі бібліотеки як в цілому, так і кожного з, її структурних підрозділів. Перевірка дає ясне уявлення про стан облікової документації: точності ведення облікового каталога, «Журналу реєстрації карток облікового каталога», «Книги обліку бібліотечного фонду... ЦБС», «Книг обліку бібліотечного фонду...» структурних підрозділів, правильності виключення книг. Суть перевірки полягає в тому, що кожну одиницю зберігання, яка перебуває на балансі, звіряють з документацією індивідуального обліку.

В ході перевірки контролюється стан обліку видачі книг читачам, в пересувні бібліотеки, бібліотечні пункти, виявляється заборгованість, стають очевидними недоліки в роботі з збереження фонду і приведення його у відповідність із завданнями по обслуговуванню читачів, оскільки виявляються ветхі і застарілі за змістом книги, дублетна і непрофільна література.

Перевірка дозволяє встановити конкретних винуватців неправильного обліку, обробки і використання фондів. Таким чином, в результаті перевірки можуть бути намічені заходи, що дозволяють усунути виявлені недоліки.

Перевірка сприяє відновленню порядку в розстановці книг на полицях, виправленню недоліків в обробці книг (усуненню помилок в неправильній нумерації, систематизації і ін.).

Крім того, перевірка фонду вирішує ще одне важливе завдання — забезпечення збереження книг. Тому перевірка бібліотечного фонду структурних підрозділів ЦБС проводиться періодично в терміни, встановлювані Міністерством культури республіки, а також при зміні особи, відповідальної за фонд (у відділі, філіалі ЦБС), або при надзвичайних обставинах.

ЦБС доцільно мати перспективний план перевірки, затверджений директором ЦБС і затверджений з органами культури, в якому передбачаються терміни перевірки кожного з філіалів, а весь в цілому він повинен забезпечувати перевірку єдиного фонду ЦБС приблизно один раз в 10 років. За чергову перевірку зараховується перевірка при зміні завідувача відділу або філіалу.

Терміни перевірки залежать від об'єму фонду. Так, для дитячих бібліотек-філіалів і сільських бібліотек-філіалів з фондом до 100 тис. примірників термін перевірки — один раз в 5 років; для структурних підрозділів ЦБ, ЦДБ, міських бібліотек-філіалів (з тим же об'ємом фонду) — один раз в 7 років; для ЦДБ і бібліотек-філіалів, чиї фонди налічують 100 і більш тис. одиниць зберігання, — один раз в 10 років.

 

ПІДГОТОВКА ДО ПЕРЕВІРКИ

Планову перевірку необхідно ретельно готувати за два-три місяці до її проведення. В процесі підготовки редагується алфавітний каталог, вибірково перевіряється, чи вилучені з нього картки на книги, вибулі між двома перевірками, а якщо їх декілька примірників, чи зроблені відповідні відмітки на картках і в старих інвентарних книгах. В тих випадках, коли виявляються пропуски, необхідно провести повторну суцільну перевірку актів і оформити списання належним чином. Ще раз звірити в ОКіО ЦБ дані обліку бібліотечного фонду. Потім треба проглянути формуляри читачів, документи, що засвідчують видачу книг в бібліотечні пункти, і ліквідовувати заборгованість. Якщо книги давно не обмінювалися, обміняти.

В результаті цієї роботи виникає необхідність в обліку книг, прийнятих від читачів замість загублених. Всю заміну, що є в бібліотеці, слід оформити.

Після цього необхідно проглянути фонд, перевірити правильність розстановки і далі ретельно стежити за порядком на полицях. Якщо перевірка близька до термінів, коли ЦБС проводить списання документів, вилучити ветху, дублетну літературу, оформити її актами, рівно як і книги, загублені читачами, з тим щоб встигнути передати акти і книги в ОКіО ЦБ, отримати затверджені акти назад і провести виключення вибулих видань.

Далі слід також навести лад в обліку книг, отриманих по МБА і внутрішньо-системному книгообміну: не потрібні читачам видання повернути, потрібні — перевірити по зошиту обліку замовлень і тримати окремо один від одного і від решти фонду.

Підставою для перевірки філіалу (відділу) служить наказ по ЦБС (а фонди ЦБ — наказ вищої організації), в якому вказано, в які терміни повинна здійснюватись перевірка, і визначений склад комісії. Головою її може бути або працівник ЦБ, або представник громадськості (при перевірці фонду самої ЦБ представник районного або міського відділу культури).

В завдання комісії входить складання календарного плану перевірки; підготовча робота до перевірки; знайомство з документацією; інструктаж учасників перевірки (як працівників бібліотеки, так і активістів-громадського діячів); проведення самої перевірки; підведення підсумків. Чим ретельніше проведені всі підготовчі заходи, тим буде вищою якість перевірки, тим менше труднощів і непорозумінь буде при підведенні її підсумків.

На час перевірки філіал, як правило, припиняє видачу і лише приймає книги, що повертаються читачам. На видному місці комісія вивішує оголошення з вказівкою, коли філіал закривається на перевірку і коли він відновить свою роботу. В період підготовки до перевірки і підведення підсумків філіал може функціонувати нормально і видавати книги читачам.

 

ПЕРЕВІРКА ФОНДУ

 

Перевірка фонду здійснюється за допомогою контрольних талонів. Суть її полягає в такому: на кожний примірник книги виписують талон; на ньому вказують інвентарний номер, прізвище автора або (коли прізвище автора відсутнє) перше слово заголовка (розмір талона— '/2 каталожної картки). Далі контрольний талон вкладають в кишеньку.

Після того, як талони на весь фонд складені, члени комісії виймають їх з книг, попутно перевіряючи правильність записів. На форзаці книги роблять відмітку про перевірку, використовуючи при цьому спеціальний штемпель, або пишуть від руки рік (1992; 92). Після цього талони складають в наперед підготовлені ящики.... Стелажі, де книги перевірені і талони з них вийняті, підписують «Перевірено». Це дає можливість бачити перевірену і неперевірену частини фонду, виключає розстановку неперевірених виданні в перевірену частину, забезпечує гарантію того, що ні один стелаж при перевірці не був пропущений., Зразкові норми робіт по перевірці на одну людину такі: написання контрольних талонів за 8-годинний робочий день — 480; підбір контрольних талонів по інвентарних номерах —2200; звірення їх з інвентарною книгою або іншою формою індивідуального обліку-1920. На всі ці види робіт можна направити одночасно велику кількість співробітників.

Далі виписують контрольні талони на книги, що числяться за читачами і бібліотечними пунктами. Книги, прийняті від читачів, не ставлять на полиці, а відкладають в спеціально відведене місце і перевіряють тільки тоді, коли перевірений весь наявний фонд.

Дуже важливо також прослідкувати, щоб де-небудь не залишилися пачки неперевірених книг (відкладених в ремонт, приготованих до списання і т. п.).

Потім контрольні талони розставляють в порядку інвентарних номерів і звіряють їх з інвентарними книгами, алфавітним каталогом або іншими формами індивідуального обліку, роблячи в них відмітки про перевірку («галочки»). Перевірені картки при цьому ставлять у вертикальне положення (картки, що залишилися в горизонтальному положенні, — це картки на книги, що не пройшли перевірку).

При перевірці можуть виникнути різного роду непорозуміння:

1) під даним номером в документації записано інше видання;

2) книга під названим інвентарним номером відзначена як вибула; 3) на книзі не знайдено інвентарного номера. Такі контрольні талони разом з книгами треба відкласти на спеціально звільнені полиці (кожний випадок — окремо) і зробити на полицях відповідні написи: «Книги з неправильно вказаними номерами», «Книги без інвентарних номерів». Розбиратися з ними потрібно буде до кінця перевірки.

 

 

ЗДАЧА-ПРИЙОМ ФОНДУ

При передачі всього або частини бібліотечного фонду також обов'язково проводиться перевірка.

В цих випадках перевірка окрім задач, які розв'язуються звичайно, звільняє нового завідувача від відповідальності за книги, що зникли в період роботи колишнього завідувача, і разом з тим покладає на нового завідувача моральні і матеріальні обов'язки з збереження прийнятого фонду. І бібліотекар, що здає фонд, і бібліотекар, що його приймає, в рівній мірі зацікавлені в тому, щоб перевірка і передача пройшли успішно. Тому підготовку до перевірки і передачі фонду завідувач, що здає бібліотеку, проводить точно так, як і при звичайній перевірці фонду.

Передача фонду здійснюється на підставі наказу директора ЦБС, в якому вказується, хто, кому, в які терміни повинен передати філіал, і призначається комісія, до складу якої додатково (порівняно з наказом про перевірку) включається новопризначений завідувач.

Виїжджати до місця роботи завідувач повинен обов'язково разом з представником ЦБ. Ця необхідність викликана рядом причин.

 

 

Фонди ДСНТІ

Фонди Державної системи науково-технічної інформації (ДСНТІ) почали активно створюватися в другій половині 1960-х рр. До середини 70-х рр. мережа органів НТІ була сформована практично на всіх рівнях - державному, регіональному, галузевому. Вона охоплює всі сфери народного господарства. Основний масив документів зосереджений у низових ланках ДСНТІ - у НДІ, КБ, на підприємствах (виробничих об'єднаннях). У ДСНТІ значно ширше, ніж в інших системах, що оперують документним фондом, упроваджуються засоби автоматизації. У зв'язку з цим частка машиночитаних документів у фонді ДСНТІ постійно і досить швидко зростає. У 90-х рр. вона складала більш 10 %. Автоматизація дозволяє інтенсифікувати процеси введення, обробки, пошуку, видачі, копіювання документів, переробки інформації, а також забезпечити високий ступінь схоронності, економічність збереження й оперативність використання документів.

Створення органів НТІ з тими ж, власне кажучи, завданнями, що мають наукові і спеціальні бібліотеки, затвердило в 60-і рр. думку, начебто необхідність у БФ відпала, а з ними повинні відмерти і самі НТБ. Наукові і спеціальні бібліотеки розглядалися як частина ДСНТІ, і питання про їхнє співвідношення з органами НТІ начебто б цим розв'язувалося. Однак на ділі він ускладнився ще більш у зв'язку з крайньою теоретичною невизначеністю поняття "довідково-інформаційний фонд" (ДІФ).

Це поняття з'явилося в момент створення ДСНТІ. Спочатку воно відносилося до комплексів різних картотек, що вели органи НТІ; у цьому значенні термін "ДІФ" продовжує вживатися і дотепер. В міру розвитку документних масивів під ДІФОМ стали розуміти також низку первинних документів - інформаційних карт, звітів про НДР, а також книг, брошур і т.д. Включення НТБ у ДСНТІ привело до поширення поняття "ДІФ" і на фонди НТБ. З'явився термінологічний різнобій, і зараз існують наступні трактування:

1. ДІФ - комплекс картотек органів НТІ.

2. ДІФ - фонд первинних і вторинних документів органів НТІ.

3. ДІФ - сукупний фонд органів НТІ і НТБ.

4. ДІФ - частина фонду бібліотеки, що складається з довідкових та інформаційних матеріалів. Таке трактування існує навіть у масових бібліотеках.

5. ДІФ і БФ - синоніми.

6. БФ - складова частина ДІФу.

7. ДІФ - сукупність первинних і вторинних документів,

призначена для задоволення потреб споживачів у науково-технічній інформації, незалежно від того, де ця сукупність знаходиться,- у бібліотеці або органі НТІ. Це визначення має силу державного стандарту, тому розглянемо його докладніше. Відповідно до цього трактування поняття "бібліотечний фонд" і "ДІФ" частково перетинаються між собою. ДІФ містить у собі не тільки збори документів, але і довідково-пошуковий апарат. Отже, поняття "ДІФ" ширше поняття "БФ". Однак у "ДІФ" включаються документи, призначені для задоволення потреб тільки в науково-технічній інформації, тоді як бібліотечний фонд не має ніяких обмежень у характері інформаційних потреб читачів, що обслуговуються, і в такому випадку поняття "бібліотечний фонд" і виконувані ним функції значно ширше. Крім того, поняття "довідково-інформаційний" тавтологічно, тому що довідка і є різновидом інформації. Деякі фахівці пропонують замінити поняття "довідково-інформаційний" на "бібліотечно-інформаційний". При цьому мається на увазі, що буде знято згадану тавтологічність і одночасно в назві з'явиться вказівка на приналежність, з одного боку, бібліотеці, а з іншого боку - органові інформації, тобто відпаде потреба у вказівці на те, що цей фонд загальний, спільний, єдиний.

Проте, незважаючи на свою принадність, ця пропозиція неприйнятна. Судячи з такого найменування, "бібліотечний" фонд не несе інформаційної функції, вона властива ніби-то тільки інформаційному фондові, що і видно з його найменування. Головне ж, залишається неясною сутнісна специфіка інформаційного фонду, його якісна відмінність від бібліотечного. Якщо до поняття інформаційного фонду прикласти усе, що відомо про БФ як систему, виявиться, що всі їхні компоненти (зв'язки, структура, властивості, функції) збігаються. А це означає, що "інформаційний" фонд - не більш ніж різновид бібліотечного. При розгляді структури БФ було зазначено, що фонди розрізняються за підпорядкованістю відомствам-фондоутворювачам. У даному випадку - це Держкомітет України з науки і техніки. Отже, науковий сенс даного питання полягає в тому, щоб офіційно визнати існування бібліотек органів науково-технічної інформації - природно, з відповідними фондами як основою їхньої структури і функціонування. Це відповідає і законові про обов'язкову наявність бібліотеки в кожному соціальному інституті. Тоді виявиться, що на практиці існує не інформаційний фонд або ДІФ, а фонд бібліотеки органа науково-технічної інформації, що цілком вписується в систему ДБФ. У цьому випадку відпадає необхідність в ускладненні термінології.

 

 

БФ і фонди архівів

Архіви призначаються для збору і збереження документів службового призначення й обмеженого користування, що втратили свою сьогоднішню актуальність. У країні існує кілька автономних систем архівів, кожна зі своїми фондами. Державний архівний фонд (ДАФ) поєднує окремі фонди, що знаходяться на державному обліку в сотнях державних і місцевих архівів, архівах Академії наук України.

Функцію державного архіву друку виконує Дердавна книжкова палата України. До складу ДАФ включено не тільки паперові документи. Так, велике значення мають державний архів кинофотофонодокументов.

Досить часто документи архівного значення містять музеї.

Фонди архівного призначення продовжують формувати, за традицією, найбільші бібліотеки. Звичайно ці фонди зосереджуються у відділах рукописів. Рукописи надходять від письменників, суспільних діячів, учених, їхніх спадкоємців і т.п. у вигляді оригіналів їхніх праць, листування, автографів і т.п. Широко представлені в цих відділах манускрипти (стародавні рукописні книги).

Крім того, архівну функцію виконують страхові фонди найбільших бібліотек, що одержують безкоштовний обов'язковий примірник друку. Друковані праці з цих фондів видаються у вигляді копій з оригіналів. Ця функція властива також депозитарним фондам.

Архівним фондом (АФ) вважають комплекс документів, що утворився в процесі діяльності установи, організації, підприємства, суспільства або окремої особи (родини, роду). АФ доступний не усім, як БФ, а лише тим, кому він необхідний у наукових або виробничих цілях. Архівний документ зазвичай зберігається в єдиному примірнику не тільки в даному архіві, але і взагалі у світі. Властивість гетерогенності в архіві виражається в унікальності. У БФ, на відміну від АФ, середня кількість дублетності документів завжди перевищує одиницю. Крім того, значна частина фонду однотипних бібліотек (ядро, навчальна література) повторюється в кожній з них. Таким чином, АФ має істотні відмінності від БФ за основними ознаками і властивостями.

Фонди архівів комплектуються за принципом неподільності, відповідно до якого всі документи, що підпадають під визначення АФ, повинні збиратися і зберігатися в одному місці. Для БФ цей принцип не має істотного значення.

У фондах архівів, на відміну від БФ, не представлені, за рідкісним винятком, іноземна література і ряд різновидів неопублікованих документів.

Зміст фондів архівів часто розкривається в збірниках документів, у тематичних оглядах документальних матеріалів, описах окремих фондів. Іншими словами, зведення про профіль архівів, склад їхніх фондів можна одержати в бібліотеках. БФ дозволяє також користуватися опублікованими АФ.

Архів, як і будь-який інший соціальний інститут, не може обійтися без бібліотеки і, відповідно, БФ у своєму складі. У структурі кожного архіву виділяється науково-довідкова бібліотека, у фонді якої концентрується теоретична і довідкова література, необхідна співробітникам і відвідувачам архіву.

 

 

БФ і музейний фонд

Усі колекції державних музеїв об'єднані в Музейний фонд України – зібрання джерел, що мають наукове, політичне, історичне і художнє значення, пам'ятників природної історії, матеріальної і духовної культури країни незалежно від часу їхнього походження, територіального розташування (стаціонарний пам'ятник може знаходитися де завгодно) і т.д..

Фонд окремого музею складається з джерел трьох видів - речових, образотворчих і письмових. У свою чергу, такі речі, як нумізматичні колекції, берестяні грамоти або образотворчі документи, як плакати, гравюри, а також кінофотофономатеріали цілком підпадають під поняття письмових джерел.

Спочатку соціальні функції музею і бібліотеки зливалися, тому це була одна система. Так, Бібліотека Академії наук виникла в Росії в XVІІІ в. разом з Кунсткамерою як єдина установа.

Багато найбільших бібліотек світу з унікальними книжковими колекціями ведуть своє походження саме від музеїв, де ці колекції виконували роль експонатів. Такі Бібліотека Румянцевского музею (нині Державна бібліотека Росії), Бібліотека Британського музею (нині Британська бібліотека). Музейний ухил у формуванні своїх фондів підтримують багато бібліотек Італії, Ватикану, Іспанії.

Однак коли колекція книг почала виконувати не стільки експозиційні функції, скільки власне семантично-інформаційні, він поступово став перетворюватися в БФ, що дозволило згодом відокремитися бібліотекам від музеїв. Проте протягом багатьох століть відношення до БФ носило музейний характер, фонди цінувалися за наявність рідкісних видань, привабливий зовнішній вигляд книг і т.п. Концентрація уваги бібліотекарів з нагромадження і збереження фондів на їхнє використання призвела до відмовлення від музейної функції бібліотек і перетворенню бібліотек в особливі соціальні інститути.

В даний час існують чотири види функціонування БФ у рамках музеїв.

Перший - коли документи бібліотечного характеру продовжують виконувати в музеях переважно функцію експонатів. Іноді їх дозволяють використовувати вченим у наукових цілях, і тоді їхня музейна функція перетворюється в архівну (Державний історичний музей). Документный фонд музею в цьому випадку входить у ДАФ.

Другий - коли бібліотеки (звичайно великі і найстаріші) мають у своєму складі підфонд музейного характеру і створюють на його основі музеї рідкісної і коштовної книги. Так бібліотеки, один раз відділившись від музеїв, знову створюють їх, але вже як власний структурний підрозділ библиотечно-музейного призначення.

Третій вид відноситься тільки до музеїв, що завжди мають у своєму складі службово-допоміжні наукові бібліотеки з відповідним БФ. За допомогою цих фондів музеї ведуть науково-дослідну і науково-просвітницьку роботу.

Четвертий - коли фонди бібліотеки і музею співіснують між собою як цілісне утворення. Наприклад, Бібліотека-музей Л. Н. Толстого, що користується всесвітньою популярністю, представляє суспільну значимість саме тому, що зберігає всі документи, зв'язані з ім'ям російського письменника. По суті справи, такі всі літературні музеї.

Постійно діючий форум видавців у Львові проводить презентацію кращих книг різних видавництв, новітньої книжкової продукції, проходять бенефіси видавництв. Читачам і бібліотекам цей виставковий комплекс дозволяє легко орієнтуватися в найбільш цікавих по змісту і поліграфічному виконанні книгах.

Наприкінці 1980-х рр. стали розвиватися різні платні форми суспільного документокористування. У їхньому числі - прокат (відеофільмів - відеосалонами, дефіцитних друків - книгарнями і кіосками), спільна підписка на періодичні видання. Велика соціальна роль цих форм для користувачів.

БФ, зформований з урахуванням наявності і змісту всіх цих документних фондів, покликаний взаємодіяти з ними. Так, для пропаганди БФ багато що можуть зробити засобу масової інформації. У свою чергу, бібліотеки можуть включати у свої фонди запису найбільш цікавих радіо- і телепрограм.

БФ є базою для взаємодії бібліотек і інших соціальних інститутів.

 

 

ЛІТЕРАТУРА