Система постачання бібліотек документами

Тільки забезпечення книгами і іншими документами, що знов виходять, можуть

Гарантувати нормальне функціонування бібліотек.

В нашій країні створена система постачання бібліотек, яка носить державний характер. Це виражено в планомірному розвитку книговидавничої діяльності, книжкової торгівлі різних типів (державної і кооперативної), створенні кола джерел комплектування, які забезпечують документами бібліотеки цільовим призначенням (бібліотечні колектори, резервно-обмінні фонди, обов'язковий екземпляр і ін.), в організації постійної інформації про книги, що знову виходять, шляхом випуску видавничих і книготоргових бібліографічних покажчиків, каталогів періодичних видань і т.д. і, нарешті, в забезпеченні асигнувань на придбання книг і інших документів. Державним характером постачання приречені і такі особливості, як охоплення всієї території країни і включення в загальну систему забезпечення бібліотек всіх типів і видів. Всі державні заходи розраховані на різноманітний

і багатонаціональний склад населення (це можна простежити в назвах видавництв, створенні спеціалізованих книгарень) і пронизують систему від верху до низу, доводячи книги до

сільської місцевості.

Створення і діяльність системи спираються на державні ухвали і угоди, що регламентують взаємостосунки між видавництвами, друкарнями, книготорговими організаціями і бібліотеками, які незалежно від типу і вигляду мають право на першочергове придбання документів відповідно до профілю комплектування їх фондів.

Це стосується, наприклад, необхідності включення представників бібліотек в редакційні ради видавництв для їх участі у формуванні складу і тиражів видань у видавничих планах, а також розширення інформаційної діяльності видавництв і створення перспективної програми видання для цільового розподілу книг підвищеного попиту.

Проте і в умовах ринкової економіки відбувається децентралізація постачання бібліотек, комерціалізація книжкової торгівлі. Видання, що користуються підвищеним попитом, поступають на книжковий ринок частіше всього за договірними цінами, йде загальне дорожчання книжкової продукції, що при залишковому фінансуванні бібліотек, що зберігається, обмежує їх можливості при первинному відборі.

 

 

БІБЛІОТЕЧНИЙ КОЛЕКТОР

Особливе значення для комплектування бібліотек має можливість придбання книг через бібліотечні колектори – спеціалізовані книготоргові організації, призначені для планомірного постачання бібліотечних фондів творами друку відповідно до їх профілю. По суті, для ЦБС і багатьох інших бібліотек бібліотечний колектор є основним джерелом комплектування.

Мережа бібліотечних колекторів складається з обласних і міських колекторів, які забезпечують книгами масові і наукові бібліотеки з універсальними за профілем фондами, а також обслуговують бібліотеки інших типів і видів; спеціалізованих бібліотечних колекторів для технічних, дитячих і шкільних бібліотек; ЦКНБ, який не тільки розсилає платний обов'язковий примірник, але і забезпечує видавничою продукцією бібліотеки за їх попередніми замовленнями.

Функції обласних (міських) бібліотечних колекторів, їх структура, взаємостосунки з бібліотеками визначені «Інструкцією по комплектуванню книжкових фондів бібліотек в бібліотечних колекторах» і «Типовим положенням про бібліотечний колектор».

В обов'язок бібліотечних колекторів входить забезпечення бібліотек видавничою і книготорговою інформацією — тематичними планами видавництв, «Книготорговими бюлетенями», «Бланками-замовленнями і іншими матеріалами (в достатній кількості); висновок договорів, збір замовлень бібліотек на книги; комплектування наявних і формування фондів знову організовуваних бібліотек; надання консультаційно-бібліографічної допомоги; широка пропаганда книги; технічна і наукова обробка документів; постачання бібліотек предметами бібліотечної техніки; доставка книг транспортом за рахунок бібліотеки (коли бібліотека є з колектором в одному місті) або поштою (в цьому випадку упаковка і пересилка здійснюється за рахунок колектора).

Відповідно до завдань, які вирішують бібліотечні колектори, визначається їх структура. Вони мають в своєму складі декілька відділів.

В обов'язки консультаційно-бібліографічного відділу входить вивчення замовлень бібліотек, аналіз їх з точки зору відповідності культурно -економічному профілю обслуговуваного ними регіону або підприємства, складу читачів; вивчення видавничої і книготоргової інформації; складання зведеного замовлення для книготоргівлі; аналіз попиту і формування пропозицій з покращення постачання колектора творами друку для повноцінного комплектування бібліотек; створення фонду колектора; ведення різних картотек, облік замовленої, поступленої і проданої літератури.

Інший напрям діяльності відділу — проведення оглядів нових книг для груп бібліотекарів і індивідуальних консультацій з метою надання допомоги у виборі потрібних документів, визначення їх цільового призначення і методів роботи з ними серед читачів; організація семінарів, лекцій і інших масових заходів (усних і письмових) щодо пропаганди книг.

Відділи комплектування вивчають замовлення, розподіляють їх по бібліотеках, складаючи рознарядки, по яких відділ приймання (книжковий склад) відбирає книги в комплекти, оформляють супровідні документи. В деяких колекторах виділені групи відповідно до типів і видів бібліотек. Існує також відділ вільного комплектування, який надає бібліотекам можливість поповнити свої фонди виданнями минулих літ,які залишилися нереалізованими, зробити разові замовлення. В цьому відділі має право придбати книги будь-яка бібліотека, що навіть не має з колектором договірних відносин.

Відділ централізованої обробки книг є на самоокуповуванні. Він здійснює систематизацію документів, складання бібліографічного запису на картках. Крім того, на книги, що проходять обробку у відділі, наклеюють кишеньку, контрольний листок термінів повернення, заповнюють книжковий формуляр, на якому проставляють шифр, прізвище і ініціали автора, заголовок, рік видання і ціну книги. Відділ має розмножувальну техніку для тиражування формулярів і карток.

Відділ бібліотечної техніки забезпечує бланками форм обліку і звітності, обліковою документацією: «Книгами обліку бібліотечного фонду...», «Щоденниками роботи бібліотек», каталожними картками, книжковими формулярами, листками термінів повернення, роздільниками, каталожними коробками і ящиками, теками для зберігання газет, деякими предметами бібліотечного устаткування.

Відділ приймання (книжковий склад) приймає книги, що поступають з книготоргівлі, підбирає за рознарядкою замовлення і направляє їх в бібліотеки.

Відповідно до «Інструкції з комплектування книжкових фондів бібліотек в бібліотечних колекторах» взаємовідношення між колекторами і бібліотеками будуються на договірній основі.

Щорічно бібліотека (або організація,якій вона підпорядкована) укладає з бібліотечним колектором договір. В ньому бібліотека вказує суму асигнувань на придбання документів, зразкове співвідношення необхідних їй книг з галузей знань і зобов'язав своєчасно перераховувати гроші, надавати попередні замовлення. У свою чергу, бібліотечний колектор приймає на себе зобов'язання з організації комплектування, наданню допомоги при відборі творів друку, систематичному постачанню бібліотек книгами, забезпеченню бібліотечною технікою і устаткуванням, а також підтверджує право бібліотек на відмову від документів при заміні автора, заголовка, обсягу, підвищенні оголошеної ціни, зміні читацького призначення і на повернення незамовлених або

дефектних видань.

В основі комплектування лежить попереднє замовлення, яке формується в результаті вивчення (опрацьовування) книговидавничих і книготоргових інформаційні матеріалів (ними бібліотеки забезпечує бібліотечний колектор). Узагальнені дані з тематичних планів видавництв і інших інформаційних матеріалів переносять на «Картку обліку попередніх замовлень бібліотек по темпланам видавництв на 19...р.».

I

Цю «Картку...» здають одночасно з договором для того, щоб можна було визначити, наскільки відповідає вартість замовлених бібліотекою книг сумі, вказаній в договорі, і внести, якщо це необхідне, коректування або в один, або в інший документ. Після укладення договору бібліотеки з кожної позиції темплана (або іншого інформаційного джерела) заносять відомості на групову картку картотеки попередніх замовлень на книги.

«Картка замовлень...» є в картотеці до того моменту, поки книга не надійде в колектор. Останнім часом колектор став гірше виконувати свої зобов'язання перед бібліотеками за попередніми замовленнями. Позначилися загальна розбалансованість господарства, яка відобразилася на роботі підприємств поліграфічної промисловості, і комерціалізація книжкової торгівлі, що наклала відбиток на діяльність колекторів.

Бібліотечний колектор забезпечує бібліотеки книгами шляхом очного і заочного комплектування.

Очне комплектування здебільшого організовується для бібліотек, розташованих в одному місті з колектором. Для його проведення створюються групи комплектування за типами і видами бібліотек. Вони збираються в колекторі з певною періодичністю, за розкладом. В дні комплектування консультанти колектора (працівники бібліотек, лектори-фахівці) проводять огляди книг, в які вкладені «Картки замовлень, що надійшли...». Представники бібліотек уточнюють раніше зроблені замовлення, заповнюючи графи 6—7, або, якщо книга із яких-небудь причин була раніше пропущена, роблять замовлення заново.

Різновидом очного комплектування є виїзне комплектування в віддалених від колектора районні центри і міста обласного підкорення. Виїзди організовуються по графіку. Заочне комплектування існує для бібліотек, розташованих за межами обласного центру. В основі комплектування цих бібліотек також лежить попереднє замовлення. Його регулярне уточнення (при очному і заочному комплектуванні) називають поточним замовленням.

В межах названих видів існують і інші форми комплектування.

Виконуючи замовлення бібліотек, колектор може зіткнутися з тим, що книг надійшло менше, ніж замовлено. В цих випадках розподіл проводиться за узгодженням з Радою з комплектування при бібліотечному колекторі, незадоволений попит аналізується, і колектор робить повторне замовлення.

Централізація бібліотечної мережі внесла деякі зміни в організацію комплектування ЦБС. До централізації всі бібліотеки району, міста мали різні джерела фінансування, статус самостійних бібліотек і укладали окремі договори на комплектування. Централізація створила систему, в якій були з'єднані фонди, централізовані всі засоби, у тому числі і на комплектування, покладене на ОКіО ЦБ. Тому дещо видозмінилися відносини між колектором і ЦБС. Колектор тепер має справу з великою організацією. Замість багатьох договорів з невеликими бібліотеками він укладає один. Його обов'язки відносно ЦБС почали полягати не стільки в консультаціях, що допомагають вибрати книгу, скільки в оперативному наданні широкого кола інформаційних матеріалів і збільшенні термінів для їх опрацювання в ЦБС з урахуванням того, що відібрати по них документи повинні не тільки відділи, але і філіали, а ОКіО необхідний час для узагальнення всіх даних. Разом з ЦБС колектор зобов'язаний вирішувати питання про розширення і зміну тематичного і видового складу комплектованих творів друку, про забезпечення потрібної ЦБС екземплярності, оскільки багато книг повинні надходити у всі філіали.

В нових умовах колектори інакше організовують комплектування, замінивши заочну форму на очно-заочну, коли представники ЦБС віддалених від колектора районів приїжджають для укладення договору і заповнюють «Картки замовлень...» на книгу, а далі колектор сам комплектує замовлення. Крім того, бібліотеки регіону можуть комплектуватися очно, приїжджаючи в колектор щомісячно, і на спеціально організованій для них групі комплектування вони знайомляться з новими надходженнями і уточнюють свої замовлення.

Особливу увагу при виконанні замовлень як працівники колектора, так і Рада з комплектування звертають на розподіл «Бібліотечної серії», яка по «Положенню про видання і розміщення „Бібліотечної серії" випускається цільовим призначенням для масових державних і профспілкових бібліотек, а також бібліотек навчальних закладів з метою покращення якісного складу фондів.

В «Бібліотечну серію» відбирають кращі твори друку, що становлять ядро бібліотечного фонду, книги, що користуються найбільшим попитом читачів, нові твори вітчизняних і зарубіжних авторів, що отримали високу оцінку критики і громадської думки. Серія видається щорічно і включає від 70 до 100 назв.

Випуск книг «Бібліотечної серії» забезпечують центральні і республіканські видавництва. Як правило, тиражі повинні відповідати заявкам бібліотек, але, якщо із яких-небудь причин вони не можуть відразу задовольнити потреби бібліотек, передбачається додруковування тиражу або повторне видання книг в подальші роки. Книги цієї серії випускають в покращеному поліграфічному оформленні.

 

Видання, адресовані дітям і підліткам в першу чергу йдуть в дитячі і юнацькі бібліотеки. Контролюють надходження книг «Бібліотечної серії» в бібліотечні колектори вищі організації.

Раніше вже згадувалося про те, що в розподілі «Бібліотечної серії» і в інших видах діяльності колектора активну участь бере Рада з комплектування. Він функціонує на підставі «Положення про Раду з комплектування при бібліотечному коллекторі».

До складу ради входять працівники бібліотечного колектора і бібліотек, представники органів друку, культури, відомств, суспільних і інших організацій. Склад Ради з комплектування затверджують вищі організації строком на один рік. До своєї роботи він може залучати актив і організовувати спеціалізовані секції з окремих питань комплектування, обробки документів і іншим залежно від необхідності.

Рада надає допомогу бібліотечному колектору у вивченні фондів бібліотек, виявляє їх запити на книги, узагальнює пропозиції по виданню і перевиданню творів друку, розробляє заходи з покращення комплектування фондів бібліотек відповідно до їх заявок; сприяє якнайповнішому охопленню плановим комплектуванням бібліотек всіх систем і відомств на основі вивчення культурно-економічного профілю району, типу бібліотек, складу читачів; аналізує попередні замовлення бібліотек і їх відповідність заданим параметрам.

Рада з комплектування повинна також брати участь у формуванні і проведенні роботи груп комплектування, створенні системи наочної пропаганди книг, в організації зустрічей працівників колектора і бібліотек з представниками видавництв і авторами книг, масових заходів, що рекламують твори друку. Він вивчає причини накопичення нереалізованих залишків і сприяє їх розповсюдженню, разом з робітниками колектора розподіляє книги цільового призначення і документи, що надійшли в обмеженій кількості, контролює виконання договірних відносин, розробляє пропозиції з покращення якості технічної і наукової обробки документів.

Беручи участь на всіх напрямках діяльності колектора. Рада з комплектування здійснює також контроль за його роботою, сприяючи її вдосконаленню.

ОБОВ'ЯЗКОВИЙ ПРИМІРНИК

Обов'язковий примірник— це книги і інші документи, які друкарні і видавничі організації на підставі закону або спеціального урядового розпорядження повинні направляти в державні книгосховища, великі бібліотеки, інформаційні і бібліографічні центри. В цих установах обов'язковий примірник виконує такі основні функції: бібліографічну (на базі обов'язкового примірника здійснюється державна бібліографічна реєстрація і статистичний облік видавничої продукції країни), бібліотечну (шляхом систематичного і планомірного постачання книгами та іншими виданнями великих бібліотек) і архівну, дозволяючи зберігати для подальших поколінь твору друку в Російській книжковій палаті (РКП), РП, республіканских бібліотеках (на мовах націй і народів, що прожинають на території їх сфери обслуговування, і виданих в республіці). Існують два види обов'язкового примірника: безкоштовнийі платний.

Залежно від територіальної ознаки вони поділяються на республіканський і місцевий; якщо обов'язковий примірник формується з друкарської продукції, яку видають міністерства і відомства, його називають відомчим; крім того, на обмежений час і з певною метою вводиться цільовий обов'язковий примірник

Республіканський безкоштовний обов'язковий примірник заснований на друкарській продукції, яка виходить на території республіки. Його мета — забезпечити бібліотеки республіки всіма виданнями національного репертуару; постачання їм здійснюють книжкові палати республік.

Місцевий безкоштовний обов'язковий примірник дозволяє зібрати у фондах бібліотек всі твори друку, що виходять на територіях областей. Він забезпечує формування краєзнавчих фондів; його направляють в бібліотеки книжкові видавництва і організації, що мають право публікації документів.

В цілому вся ця група складає поняття «державний безкоштовний обов'язковий примірниках».

Відомчий обов'язковий примірник друкарні розсилають в центральну наукову бібліотеку міністерства (відомства), в зацікавлені організації і установи даного відомства, у Всеросійську книжкову палату і найбільші бібліотеки, що одержують республіканський обов'язковий примірник.

Цільовий обов'язковий примірник (безкоштовний і платний) одержує обмежене коло бібліотек і лише у разі крайньої необхідності, наприклад спеціально для міжнародного книгообміну, після стихійного лиха для відновлення фондів зруйнованих бібліотек.

Платний обов'язковий примірник призначений для великих універсальних і галузевих наукових бібліотек. Залежно від цього створюються його комплекти: повний, який включає видання з всіх галузей знань, і вибірковий —з окремих галузей знань. Бібліотеки можуть придбати їх разом з республіканським і місцевим безкоштовними обов'язковими примірниками. До його складу входять різноманітні видання: книги на російській і іноземних мовах; альбоми; видання, що продовжуються і малотиражні; атласи; стандарти і інші документи.

 

КНИГООБМІН

Ще одним джерелом централізованого постачання бібліотек книгами є книгообмін. Він здійснюється безпосередньо між бібліотеками, а також є формою державного перерозподілу документів, що виходили головним чином в минулі роки, хоча не виключає і обміну поточними виданнями між науковими бібліотеками (вузькоспеціальними, відомчими, які не розповсюджуються через книготоргову мережу).

Для здійснення книгообміну створюються обмінні (обмінно-резервні) фонди в окремих бібліотеках, а крім того, обмінно-резервні фонди створюються при обласних (краєвих) і республіканських бібліотеках. В них зосереджуються книги для бібліотек регіону.

Обмінно-резервні фонди існують для того, щоб забезпечити заміну видань, які втрачаються або зносяться через підвищений читацький попит, організувати книгообмін між бібліотеками, які є у них зайвими виданнями або безвідплатну передачу дублетних і непрофільних видань, що не знайшли застосування в даній бібліотеці; для створення комплектів, що допомагають сформувати первинний фонд в бібліотеках, що знов відкриваються.

Джерелом поповнення обмінно-резервних фондів є документи, виявлені в процесі вторинного відбору як у фонді бібліотеки, при якій він знаходиться, так і у фондах бібліотек обслуговуваного нею регіону (відомства).

Найважливішим напрямом роботи обмінно-резервних фондів є інформування про книги, що зберігаються в них. Воно здійснюється шляхом створення зведених каталогів на базі карток, які передають разом з направленими в обмінно-резервний фонд книгами, складання списків, бюлетенів і каталогів у вигляді книги, зведених покажчиків з подальшим їх розсиланням в бібліотеки країни або регіону і на підставі заявок, що надійшли з бібліотек, для задоволення їх запитів на твори друку. Обмінно-резервні фонди ведуть зведені картотеки чи каталоги заявок, з якими звіряють видання, що знов поступають, Проте ці традиційні методи малоефективні і уявлення про зміст резервно-обмінних фондів країни не дають. Виходом з положення, що створилося, є введення даних в пам'ять ЕОМ. У відповідь на запит бібліотеки про необхідні їй документи машина дає відомості не тільки про їх наявність, але і вказує на обмінний фонд, куди слід звертатися за їх отриманням.

Для того, щоб книги, накопичені в обмінно-резервних фондах, не були «мертвим капіталом», їх треба вивчати.

Передача книг до обмінно-резервних фондів, а з них в бібліотеки здійснюється по актам (на підставі заявок, оформлених на бланку бібліотеки, підписаних директором, бухгалтером і скріплених друком), при цьому указуються мета, тема запиту або додається список необхідних видань.

Документом, що регламентує роботу обмінних фондів є «Зразкове положення про центральні, республіканські, краєві, обласні і відомчі книгообмінні фонди». Найбільші книгосховища країни ведуть міжнародний книгообмін, одержуючи у такий спосіб твори друку, які шляхом купівлі придбати не можна. Це робить книгообмін одним з основних каналів придбання зарубіжних видань.