Завдання, види і форми обліку бібліотечних фондів.

ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО НАДІЙШЛИ В БІБЛІОТЕКУ

Обліку бібліотечних фондів завжди надавалося велике значення, його види і форми в різний час були різні.

Виконання вимог до обліку забезпечувалося інструкціями і прикладеними до них обліковими формами, в які входив облік. До останнього, десятого видання (1969) включно вони називалися «Мінімум бібліотечної техніки в масових бібліотеках» і широко використовувалися і бібліотеками інших типів і видів. Після централізації мережі їх назва мінялася. Друге видання чинної в даний час інструкції називається «Організація роботи централізованої бібліотечної системи».

Облік бібліотечних фондів затверджений законодавчим шляхом в «Положенні про бібліотечну справу», де мовиться про те, що встановлені правила обліку повинні забезпечувати його одноманітність, збереження і раціональне використання фондів. Особливо підкреслюється в «Положенні...» важливість проблем збереження фондів. Книги і інші документи, що мають особливу цінність, прирівняні до пам'ятків історії і культури. Це дуже актуально в даний час, коли, як з'ясувалося, бібліотеки знищили велику кількість книг, без яких народ втрачає історичну пам'ять і які зараз перевидаються для відродження політичної і етичної культури людей. У зв'язку з цим підвищуються вимоги до працівників бібліотек, до їх уміння правильно вести облік і берегти бібліотечні фонди.

 

ЗНАЧЕННЯ ОБЛІКУ

Обліку підлягають всі документи, складові фонду бібліотеки, що як надходять, так і вибувають.

В даний час всі масові бібліотеки країни роблять звіт за єдиною державною формою, складаючи два види звітів: статистичний і інформаційний, і вся облікова документація бібліотек відповідно до тих показників, за якими робить звіт кожна бібліотека. Облік бібліотечних фондів є складовою частиною кожного з них. Проте облікові форми бібліотек передбачають можливість розширення відомостей про фонд, щоб можна було використовувати додаткові дані для його вивчення. Порівняння і аналіз додаткових кількісних відомостей обліку бібліотечного фонду з іншими показниками роботи дозволяють зробити висновки про якість і перспективи роботи бібліотеки в цілому. Тому матеріали обліку бібліотечних фондів широко застосовуються у всій діяльності бібліотеки з обслуговування читачів.

Облік бібліотечних фондів дає повне уявлення про загальний розмір фонду, його розподіл по галузях знань і рух фонду, кількості документів, що надійшли і вибули. Все це дозволяє судити про якість комплектування фонду — чи достатньо в ньому суспільно-політичної, природничо-наукової і іншої літератури, задовільно чи ні здійснювалося поповнення бібліотеки, із яких причин вибули книги—і зробити висновки про те, як зберігається фонд.

Облік дає можливість встановити такі показники роботи, як книгозабезпечення, обертання в цілому і по галузі знань в окремій бібліотеці, ЦБС в цілому або її філіалах і відділах, що, у свою чергу, впливає на планування роботи. Так, наприклад, при недоліку у фонді книг по мистецтву і кіно-фото-фонодокументів (що викликає труднощі в обслуговуванні читачів) в плані роботи повинне бути передбачене докомплектування бібліотеки відповідними документами. У тому випадку, коли дані обліку свідчать про часту втрату книг, необідно задуматися про покрааащення виховної роботи з читачами з метою збереження фонду.

Книгозабезпечення має пряме відношення до планування кількості читачів, пунктів видачі і ін.Низьке обертання фонду може привести до висновків про необхідність покращення пропаганди літератури з тої або іншої галузі знань або перевірці певної частини фонду з метою виявлення застарілої, а може бути, дублетної і непрофільної літератури, не потрібної читачам. Висновки такого роду також отримають віддзеркалення в плані роботи бібліотек.

Дані обліку бібліотечних фондів, що входять в статистичний облік, підсумовуються в межах району, міста, області, республіки і всієї країни в цілому і, створюючи таким чином загальну картину стану бібліотечної справи, дозволяють здійснювати планування мережі бібліотек, засобів на придбання книг, перерозподіл фондів і інші заходи, що ведуть до покращення бібліотечного обслуговування в цілому.

Правильна організація обліку сприяє також охороні бібліотечного фонду — державної і суспільної власності, що має величезну культурну і матеріальну цінність.

Держава відпускає відносно великі, хоча і недостатні засоби на комплектування бібліотек і зацікавлено як в збереженні, так і в ефективному використанні книжкового фонду, тому облік дуже важливий в економічних відносинах, оскільки дозволяє раціонально витрачати гроші, виділені бібліотекам.

 

ВИМОГИ ДО ОБЛІКУ

Значенням обліку визначаються і вимоги, що пред'являються до нього. Облік повинен відрізнятися одноманітністю прийомів і форм. Ця вимога забезпечується обов'язковим застосуванням «Мінімуму бібліотечної техніки в масових библиотеках», ГОСТ 7.35—81 «Бібліотечна документація. Первинні облікові документи».

Облік повинен також давати повні і точні відомості про фонд. Для того, щоб добитися цього, необхідно враховувати кожну партію документів, що надходять, а в цій партії всі їх види не тільки в цілому, але і по галузях знання. В ЦБС всі ці відомості повинні бути як у всій бібліотеці, так і у її філіалах.

Облік необхідно вести своєчасно. Кожну нову партію книг або інших документів, що надійшли в бібліотеку, слід враховувати негайно у всіх документах бібліотеки і підводити підсумки руху фонду в терміни, встановлені інструкціями.

Жоден документ не може бути прийнятий без супровідної документації і виключений без акту з обгрунтовуванням причини, по якій він вибуває з фонду, інакше кажучи, рух фонду повинен бути документований.

Крім того, потрібно, щоб дані бібліотечного обліку фондів відповідали в кількісному і вартісному виразі даним бухгалтерського обліку.

' '

ОДИНИЦІ ОБЛІКУ

Для того, щоб виконати всі ці вимоги, слід перш за все визначити одиницю обліку, однакову для бібліотек і разом з тим одиницю видачі, що збігається з одиницею обліку друкарської продукції. Нею буде «кожний поліграфічно окремо оформлений твір друку, що має номер друкарського замовлення... За окремі видання приймається кожний том, випуск, частина твору друку одного видання. Додруковування видання при випуску великими тиражами як самостійне видання не враховується». ^ч-

Таким чином, для книг і брошур тимчасового зберігання такою одиницею буде кожний примірник книги або брошури. До брошур тимчасового зберігання відносять неперіодичні видання будь-якого формату обсягом понад чотири, але не більше 48 сторінок.

Обліковою одиницею для серійних видань (журналів і видань, що продовжуються) також вважають примірник. Ноти, карти, враховуються як примірник навіть якщо це окремий аркуш, зошит, атлас, карта або альбом.

Кожний із спеціальних видів технічної літератури — стандарти, технічні умови, описи винаходів до авторських свідоцтв і патентів, промислові каталоги і др.— вважається також самостійним примірником, а отже, і одиницею обліку.

Діафільми враховуються окремими котушками; діапозитиви (слайди) — комплектами (або пакувальними коробками з описом); грамплатівки — дисками; магнітні фонограми — котушками, бобинами, касетами; фільмокопії — фільмами.

Не враховуються зовсім плакати, карти, і інші матеріали, придбані для оформлення бібліотеки (ЦБС).

За одиницю обліку може бути прийнята «назва» — умовне позначення одного видання, що створюює єдине ціле і випускається в одному або декількох томах. Це дозволяє прослідкувати, як розширяється репертуар видань, одержаних ЦБС, покращити комплектування, якщо дані обліку свідчитимуть про нескоординованість між кількісним і якісним складом фонду.

Облік в назвах також дає можливість не тільки підсумовувати відомості про книжкові фонди і роботу з ними по всіх бібліотеках в загальнодержавній статистиці, але і зіставляти дані при аналізі роботи різних бібліотек.

 

ВИДИ І ФОРМИ ОБЛІКУ

В бібліотеках застосовуються два основні види обліку: сумарний (інтегрований) і індивідуальний(диференційований).При сумарному обліку враховується партія надходження. Він дає загальні відомості про фонди бібліотеки, його склад і зміни, що відбуваються в ньому. Індивідуальний облік - це облік кожного примірника або назви книги (і залежно від того, чи ведеться він в окремій бібліотеці або ЦБС). Його основне призначення — забезпечення контролю за збереженням фонду.

В ЦБС існує дві форми сумарного обліку: 1. «Книга обліку бібліотечного фонду... ЦБС», яка складається з трьох частин: частина 1 «Надходження до фонду... ЦБС», частина 2 «Вибуття з фонду... ЦБС», частина 3 «Підсумки обліку фонду... ЦБС»; 2. «Книга обліку бібліотечного фонду структурного підрозділу ЦБС» (підрозділу ЦБ, ЦДБ і філіалів), що складається з двох частин: «Надходження до фонду» і «Вибуття з фонду».

Розподіл фонду за змістом може проводитися за формою «Книги обліку...» (графи 5—9) або за формою «Щоденника роботи... ЦБС», де відомості про зміст документів розподіляються в графах 5—Л2Формами індивідуального обліку є: обліковий каталог, «Журнал реєстрації карток облікового каталога» — в ОКиО ЦБ, «Опис інвентарних номерів» і алфавітний каталог — в структурних підрозділах ЦБСС.