Технология обработки текстовой информации

Создавать, редактировать, форматировать и распечатывать текс­товые документы можно с помощью специальных программ об­работки текстов: текстовых редакторов и текстовых процессоров.

Текстовые редакторы — это программы для создания, редактиро­вания, форматирования, сохранения и печати документов.

Текстовые процессоры — это текстовые редакторы, имеющие в своем составе расширенный набор функций для работы с документа­ми.

Некоторые текстовые процессоры являются так называемыми WYSIWYG-редакторами (от англ. What You See Is What You Get — то, что ты видишь, есть то, что ты получишь). Когда говорят, что это WYSIWYG-редактор, то гарантируют полное соответствие внешнего вида документа на экране компьютера его печатной копии. К редакторам такого типа относятся Word и StarWnter. не­которые современные редакторы поддерживают концепцию «почти» WYSIWYG. Вид документа на экране при этом немного от­дается от его печатной копии, но делается это специально с целью более эффективного использования рабочего окна доку­мента. Примерами «почти» WYSIWYG-редакторов являются Netscape Composer и KLyX. Мощные программы обработки текста — настольные издательские системы — предназначены для подготовки документов к публикации. Примером такой системы является Adobe PageMaker.

Текстовые файлы — наиболее распространенный тип данных в компьютерном мире. Существуют несколько проблем, связанных текстовыми файлами. Первая проблема — чрезвычайно большое яисло символов, требующихся для поддержки различных языков (см. подразд. 2.1). Вторая проблема заключается в том, что люди Зсотят, чтобы распечатываемые документы содержали графики, диаграммы, примечания, заголовки и чтобы при этом использо-Цялись различные шрифты. Кроме того, документы, распростра­няемые в Интернет (он-лайновые документы), содержат мульти-|щикацию, ссылки на различные сетевые ресурсы и звуковое со­провождение.

Многие текстовые файлы передаются в виде простого текста. Простой текст сложно сделать привлекательным и легко читаемым, так как в нем нет шрифтов различных начертаний, графи­ки, заголовков, подзаголовков и т.д. Эти дополнительные осо­бенности называются разметкой текста. Говоря о разметке текста, шзделяют понятия физической и логической разметки. При ис-вользовании физической разметки текста указывается точный вид каждого фрагмента: положение на странице, размер и начертание шрифта. При логической разметке указывается логическое значе­на данного фрагмента, например: «это заголовок главы». Эти два способа разметки предназначаются, как правило, для использо­вания в разных ситуациях. Для того чтобы распечатать текст на принтере, необходимо использовать физическую разметку. Долж­ны быть приняты решения о размере полей и абзацных отступах. Ранние версии текстовых процессоров использовали только фи-рческий тип разметки. При этом для каждого фрагмента указыва­лся шрифт, размер и стиль.

При обмене информацией физическое оформление текста на-рладывает ряд ограничений, особенно для он-лайновых докумен­те. Размер экрана, разрешение и шрифты различны для различ­иях систем. По этим причинам все чаще используется логическое Оформление текста. В некоторых случаях логическое оформление ркста практически необходимо (при создании электронных до­кументов типа страниц WWW или при создании и публикации Цбъемных трудов, таких как книги).

Таблица s

Объект

Панель инструмен­тов

Основные объекты окна приложения

Строка заголовка

Меню

Содержит название программы и название файла"" который в данный момент обрабатывается

Важнейшая часть окна-приложения. Из него выбираются необходимые команды

Простым щелчком мыши на кнопке того или иного инструмента вы можете задать команду для ре­дактора Word

Линейки

Служат для изменения абзацного отступа, масштаб ба изображения страниц текста на экране, шири­ны колонок текста и размеров ячеек таблиц, а также для установки позиции табуляции в тексте

Полосы прокрутки

Применяются в тех случаях, когда весь текст не помещается на экране и требует сдвига вверх-вниз или влево-вправо

Строка состояния

Выводит информацию о текущем положении текстового курсора в документе, текущем времени и текущем режиме редактирования

Для сохранения разметки документов при передаче текстовой информации от машины к машине применяют разные способы текстовые процессоры и издательские системы используют спе­циально разработанные форматы файлов, содержащие не только текст, но и информацию о том, как он должен быть оформлен. Основная проблема заключается в несовместимости таких форма­тов, хотя наиболее сложные программы обычно могут читать файлы в форматах программ-конкурентов. Примерами такого подхода являются текстовые процессоры Word и StarWriter.

При другом подходе непосредственно в текст документа встав­ляются специальные команды разметки. Даже если у вас нет про­граммного обеспечения, поддерживающего такой формат, вы все же сумеете в нем разобраться. Существует немало способов подоб­ного представления разметки текста, в том числе:

™,-! ^НУР^егТех1 Markup Language (HTML), использующийся в World Wide Web;

• TeX и LaTeX, пользующиеся популярностью у многих акаде­мических изданий, а также у математиков, физиков, химиков и даже музыкантов.

Файлы, созданные разными редакторами, зачастую имеют уни­кальные расширения, позволяющие, не заглядывая внутрь доку­мента, догадаться о способах разметки текста. Так, файлы, созданными редакторами подготовки простого текста, часто имеютрасширение.txt, а подготовленные в текстовом процессоре «yord — расширение.doc. Кроме того, Word поддерживает и дру­гие форматы, например RTF (расширение.rtf). Документы, содержащие команды разметки языка HTML, имеют расширение html или.htm.

Рис. 5.1. Окно приложения Word

В процессе вывода символа на экран компьютера производится обратный процесс — декодирование. Одному и тому же двоично­му коду в различных кодировках поставлены в соответствие раз­личные символы. В большинстве случаев пользователь не должен заботиться о перекодировках текстовых документов, так как это делают специальные программы — конвекторы, встроенные в приложения.

Текстовый редактор Microsoft Word является приложением Windows, и в нем реализован объектный подход. Из табл. 5.1 и рис. 5.1 видно, что часть объектов повторяет стандартное окно Windows, но появились новые объекты, такие как строка состояния, панель рисования, панель инструментов, панель форматирования и т.д.

прежде всего, выясним, с какими объектами мы будем работать. Как и в других приложениях Microsoft Office, можно выделить две основные группы объектов: документы и инструменты"

Все документы MS Word создаются на основе выбранного шаблона (образца).

Шаблон — служебный файл, который содержит все возможна
информацию о структуре и оформлении документов конкретно?
типа.

Использование шаблонов позволяет создавать документы таким образом, чтобы все элементы оформления органично сочетались между собой.

Шаблоны являются специализированными программами и сохраняются как файлы с расширением.dot. В стандартный комп­лект пакета MS Office включены шаблоны для наиболее распрос­траненных типов документов. При запуске Word без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание ново­го документа под именем «Документ 1» на основе стандартного шаблона «Обычный». На рис. 5.2 показано, из каких объектов со­стоит объект Документ, а в табл. 5.2 приведены примеры свойств некоторых объектов.

Поясним некоторые термины.

Кегль (размер шрифта) — вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт равняется 0,376 мм). Для большинства докумен­тов используются 10— 12-пунктовые шрифты, в то время как га­зетная полоса может иметь только 8-пунктовые шрифты. Размер шрифта более 14 пунктов обычно используется лишь для заголов­ков и выделений.

Гарнитура (тип шрифта) определяет особенности написания целого набора символов, включающего в себя заглавные и строч­ные буквы, цифры, знаки пунктуации и специальные символы. Каждый тип шрифта имеет несколько стилей начертания симво­лов (например, полужирный, курсив, полужирный курсив, обыч­ный). Кроме того, можно ввести подчеркивание символов и фраг­ментов текста.

С помощью инструментов мы производим различные опера­ции над документами. Так, оперируя различными символами, можно ввести текст, придать ему необходимый вид, расположить на странице.

Выполняя операции с фигурным текстом, можно оформить красивый заголовок на титульном листе. Операции с рисунками позволяют украсить внешний вид вашего документа и сделать его содержание более понятным.

Символ — это минимальный элемент текста. Он обладает сле­дующими свойствами:

• размер;

• начертание (обычное, жирное, курсивное, подчеркивание);

• Таблица 5.2 Свойства объектов

 

Объект	Свойства
Текст	1. Вид шрифта (кегль, гарнитура, цвет). 2. Стиль абзаца. 3. Параметры страницы
Фигурный текст	1. Вид шрифта (кегль, гарнитура, цвет). 2. Формат текста. 3. Специальные эффекты (тень, наклон, поворот). 4. Размещение на странице
Рисунок	1. Формат графического файла. 2. Размер, масштаб. 3. Цветовое решение. 4. Размещение на странице
Таблица	1. Стиль. 2. Число строк, столбцов. 3. Формат ячейки

• цвет;

• шрифт;

• позиция.

Из символов состоят другие объекты текстового редактора: строка, абзац, страница, текст. Каждый последующий объект насле­дует свойства предыдущего, и к ним добавляются характерные свойства данного объекта.

Строка — это последовательность символов, завершенная ко­дом конца строки.

Строка как объект имеет следующие свойства:

• начало и конец строки;

• номер строки в тексте;

• длина строки;

• левая и правая границы строки (левая граница — позиция, в которой начинается строка, правая граница — позиция, за кото­рую она не должна заходить).

Абзац — это набор строк, выделяемый наличием отступа крас­ной строки в начале. Свойства абзаца:

• левый и правый отступы;

• отступ в красной строке, т. е. позиция, с которой начинается первая строка абзаца;

• число строк;

• межстрочный интервал;

• положение на странице.

Страница — это набор строк, завершаемый кодом конца стра­ницы. Ее свойства:

• номер страницы;

• число строк на странице;

Последним, глобальным, объектом текстового редактора яв­ляется весь текст в целом. Ко всем наследуемым свойствам у тек­ста добавляются новые:

• начало и конец текста;

• число строк в тексте;

• расположение текста на странице.

Итак, для того чтобы подготовить документ для печати, необ­ходимо научиться выполнять следующие операции:

• ввод текста;

• редактирование текста;

• форматирование символов;

• форматирование абзацев;

• вставка иллюстраций;

• вставка таблиц;

• вставка колонтитулов;

• сохранение документа;

• печать.

5.2.1. Ввод текста

При вводе текста необходимо соблюдать определенные пра­вила.

Во всех современных текстовых редакторах переход на новую строку в процессе набора текста происходит автоматически, не требуя ввода специального символа. Окончание абзаца маркиру­ется нажатием клавиши [Enter], позволяющей перейти на новую строку- Пробел обязателен после знака препинания; перед знаком препинания пробел не ставится. Знак «дефис» ставится без пробе­лов (например: файл-сервер, кто-нибудь, темно-синий). Для улуч­шения внешнего вида документа можно использовать «неразрыв­ный дефис», который вводится с помощью одновременного на­жатия клавиш [Ctrl] + [Shift] + [дефис]. «Неразрывный дефис» пре­пятствует нежелательному переносу слов, содержащих дефис (в месте его расположения). Знак «тире», или как его называют «длин­ное тире», ставится с пробелами до и после знака с помощью Одновременного нажатия клавиш [Ctrl] + [Shift] + [серый минус]. Например: «следующий этап — редактирование». Знак «неразрыв­ный пробел» препятствует символам, между которыми он постав­лен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксиро­ванным при любом выравнивании абзаца (не может увеличивать­ся, в отличие от обычного пробела). Этот знак очень удобно при­менять при вводе дат (которые не принято располагать на двух Строчках), фамилий с инициалами и т.п. Например: М.Ю.Лер­монтов, 1998 г., 9 мая, 1682—1696 гг. Ставится знак «неразрыв­ный пробел» с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш [Ctrl] + [Shift] + [пробел]. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами. Например: «Евгений Онегин», гостиница «Невский Палас», слобода Алексе­евка (ныне г. Алексеевка Белгородской обл.). Для ввода римских Цифр используются прописные латинские буквы I, V, X, L, С, t), М, Например: первая половина XIX в., конец XVII в.

5.2.2. Редактирование текста

Редактирование — это проверка и исправление текста при под­готовке его к печати.

Способы работы с фрагментами текста. Фрагментом называет­ся Непрерывная часть текста. Выделение фрагмента делает его объек­том последующей команды.

' Выделить фрагмент — значит обозначить его инверсным цветом («подсветить») с помощью мыши или клавиатуры.

Выделение фрагмента текста. Выделять можно:

• весь текст: команда Правка/Выделить все;

несколько последовательно расположенных фрагментов тек­ста: [Shift] + клавиша перемещения курсора;

• несколько произвольно расположенных фрагментов текста • [Ctrl] + мышь для выделения фрагментов;

• объект (рисунок, формулу, диаграмму): установка курсора н_а объекте и одинарный щелчок левой клавишей мыши.

Копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Эт_и операции выполняются только по отношению к выделенному фраг­менту текста. При этом можно использовать два независимых ме­ханизма: через буфер обмена (см. подразд. 4.1) и методом drag-and-drop (перетаскивание мышью). В Word работа с буфером об­мена дублируется специальными кнопками панели инструментов Стандартная:

В — копировать в буфер; Щ — вырезать; Щ — вставить из буфера.

Для перемещения выделенного фрагмента надо на нем устано­вить указатель мыши и, удерживая нажатой левую кнопку, пере­местить мышь. Для копирования выделенного фрагмента нажима­ется клавиша [Ctrl] и выполняется перемещение фрагмента на новое место.

Поиск и замена фрагментов текста. В документах Word можно осуществлять поиск и замену текста, форматов (шрифта, абзаца, языка, стиля), различных специальных символов (маркера абза­ца, сноски или примечания, конца раздела, колонки и т.п.). Для этого используют команды Правка, Найти (только поиск) или Правка, Заменить (поиск и замена).

На вкладке Найти окна Найти и заменить (рис. 5.3, а) указы­вается образец поиска. Объектом поиска является группа симво­лов с учетом или без учета формата — шрифт, абзац, язык, стиль. Кроме того, можно задать направление поиска по отношению к текущей установке курсора в тексте документа в окне Направле­ние (везде, вперед, назад).

Кнопка Найти далее ищет следующее вхождение образца, ука­занного в поле Найти. Вкладка Заменить окна Найти и заменить (рис. 5.3, б) заменяет найденный образец на образец, помещен­ный в поле Заменить на, и ищет следующее вхождение. Кнопка Заменить все ищет все вхождения образца из поля Найти и заме­няет его на образец из поля Заменить на без предварительных запросов.

Проверка орфографии. Для проверки орфографии необходимо выполнить команду горизонтального меню Сервис/Правописание.

Проверка орфографии выполняется по основному словарю выбранного языка и по дополнительным словарям пользователя, которые могут содержать произвольные слова (наприме р, услов­ные обозначения, ключевые слова языка программирования и др

Рис. 5.3. Поиск и замена фрагментов текста: а — вкладка Найти; б — вкладка Заменить

Можно создать новый словарь пользователя либо отредактировать существующий словарь. Проверка орфографии охватывает основ­ной текст, текст колонтитулов, сносок, концевых сносок и при­даний. Для задания параметров проверки текста можно воспользоваться кнопкой Параметры окна Правописание. Приведем дополнительные возможности редактора Word по автоматической замене фрагментов текста. Автотекст — фрагмент документа, включающий в себя текст или графику, который может использоваться для вставки в документ под управлением пользователя. Примерами элементов авто­текста являются:

• подписи должностных лиц с указанием названия занимаемой должности, звания и т.п.;

• полные названия организаций;

• «шапки» стандартных форм документов;

• типовые бланки документов и др.

Хранение элементов автотекста осуществляется в шаблоне до­кумента, поэтому они доступны всем документам, которые свя­заны с этим шаблоном. Работа с элементами автотекста происхо­дит по команде Сервис, Автозамена с установкой значений пара­метров в диалоговом окне Автотекст. Элементы автотекста мож­но добавлять и удалять, но нельзя редактировать.

Кнопка Добавить добавляет выделенный фрагмент как новый элемент автотекста с заданным именем. Кнопка Вставка вставля­ет выбранный элемент в текст документа. Для удаления элемента автотекста следует выделить его имя и нажать кнопку Удалить.

Автозамена работает в динамическом режиме (в отличие от автотекста, который вставляется под управлением пользователя). Элементы автозамены создаются и удаляются с помощью коман­ды Сервис, Автозамена. Элементы автозамены можно добавлять, заменять и удалять.

Указываются следующие переключатели режима автокоррек­ции:

• исправление двойных начальных заглавных букв;

• первая буква предложения — прописная;

• устранение последствий случайного нажатия клавиши
[CapsLock];

• замена текста в процессе набора. В первом поле указывается
исходный текст. Во втором поле указывается новый текст с учетом
или без учета форматирования.

5.2.3. Форматирование текста

Читая газеты, журналы, книги, знакомясь с разнообразной печатной продукцией, мы видим различные способы расположе­ния и оформления текста на странице. Один и тот же шрифт мо­жет иметь различные выделения: полужирный, курсив, подчерк­нутый. Помимо различий в изображении шрифта существуют раз­личия и в способах оформления абзацев. В печатных изданиях можно встретить абзацы, выровненные по левому краю или по обоим краям. Строки абзаца могут располагаться на разном расстоянии друг от друга (взаимное расположение строк в абзаце называется (интерилиньяж). Существует много возможностей оформления 1гпаниц с использованием различных способов оформления шриф­та и абзацев.

Форматирование текста — процесс оформления страницы, абзаца, строки, символа.

В текстовом процессоре MS Word существуют два способа фор­матирования текста: прямое форматирование выделенных фраг­ментов и стилевое форматирование, с помощью которого можно переформатировать сразу несколько абзацев без предварительно­го их выделения.

Прямое форматирование. Под форматированием шрифта пони­мается изменение параметров введенных символов и абзацев. WordРис. 5.4. Шрифтовое оформление:

а — вкладка Шрифт; б — вкладка "Ин­тервал; в — вкладка Анимация

 

позволяет быстро и просто вводить шрифт. Форматирование шриф­та выполняется с помощью панели форматирования или в диало­говом окне Формат/Шрифт (рис. 5.4, а). Быстро попасть в это окно можно через контекстное меню. Для этого надо щелкнуть правой клавишей мыши на нужном слове или выделенном фраг­менте.

Выбор эффекта Интервал (рис. 5.4, б) позволяет увеличить или уменьшить межзнаковый интервал на величину, указанную в поле «на». Выбор эффекта Анимация (рис. 5.4, в) позволяет применить к выделенному тексту эффект анимации. Чтобы отменить эффект анимации, выберите параметр Нет. Эффекты анимации текста отображаются на экране, но не печатаются (точнее, текст печата­ется, а анимация — нет). Одновременно может быть применен только один эффект анимации.

Напомним, что абзац — это фрагмент текста, заканчиваю­щийся нажатием клавиши [Enter]. Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Фор­матирование может производиться с помощью диалогового окна Формат/Абзац, а также с помощью панели форматирования (рис. 5.5).

В поле Отступ счетчиками задаются отступы абзаца относи­тельно правой и левой границ текста. Раскрывающийся список Первая строка позволяет установить начало первой строки на уровне левой границы абзаца, сформировать красную строку в виде отступа или выступа. В поле Интервал можно установить расстояниемежду форматируемым абзацем и соседними с ним. Для этого пользуются счетчики перед и п осле. Раскрывающийся список Межстрочный (Междустрочный) позволяет изменить расстояние между строчками абзаца (интерлиньяж). В раскрывающемся спис­ке Выравнивание можно выбрать один из четырех вариантов: по левому или правому краям, по ширине (по обоим краям) или по центру.

Для абзацев можно изменять параметры шрифта, как было рас­смотрено выше.

Стилевое форматирование. Стилевое форматирование значи­тельно упрощает форматирование документов. Смысл этой опера­ции заключается в том, что абзацам определенного внешнего вида (в том числе заголовкам) или словам назначается определенный стиль, который хранит в себе данные обо всех параметрах объекта. При необходимости изменения стиля всех подобных объектов до­статочно изменить параметры стиля, и все эти объекты будут ав­томатически переформатированы.

Рис. 5.5. Установка параметров абзаца

позволяет быстро и просто вводить шрифт. Форматирование шриф­та выполняется с помощью панели форматирования или в диало­говом окне Формат/Шрифт (рис. 5.4, а). Быстро попасть в это окно можно через контекстное меню. Для этого надо щелкнуть правой клавишей мыши на нужном слове или выделенном фраг­менте.

Выбор эффекта Интервал (рис. 5.4, б) позволяет увеличить или уменьшить межзнаковый интервал на величину, указанную в поле «на». Выбор эффекта Анимация (рис. 5.4, в) позволяет применить к выделенному тексту эффект анимации. Чтобы отменить эффект анимации, выберите параметр нет. Эффекты анимации текста отображаются на экране, но не печатаются (точнее, текст печата­ется, а анимация — нет). Одновременно может быть применен только один эффект анимации.

Напомним, что абзац — это фрагмент текста, заканчиваю­щийся нажатием клавиши [Enter]. Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Фор­матирование может производиться с помощью диалогового окна Формат/Абзац, а также с помощью панели форматирования (рис. 5.5).

В поле Отступ счетчиками задаются отступы абзаца относи­тельно правой и левой границ текста. Раскрывающийся список первая строка позволяет установить начало первой строки на уроВ

Рис. 5.6. Диалоговое окно Стили

 

таким образом, отпадает необходимость изменять вручную ф₀ мат каждого объекта, что существенно экономит время подготовки документа. Особенно удобно применять стилевое форматирование в больших по объему документах. Небольшие документе можно оформить прямым форматированием.

Стилевое форматирование — назначение специальных стилей символам или абзацам.

Стили хранятся вместе с документами или их шаблонами. Не­обходимый стиль можно выбрать либо из раскрывающегося спис­ка Стили/Панели форматирования, либо с помощью команды Формат/Стиль.

По умолчанию этот список содержит имена только тех стилей которые использовались в данном документе. Чтобы просмотреть список всех стилей, необходимо при раскрытии основного спис­ка нажать клавишу [Shift].

Можно изменять и удалять существующие стили, можно со­здавать новые. Для совершения этих операций используется ко­манда Формат/Стиль. Эта команда вызывает диалоговое окно Стиль (рис. 5.6).

В этом окне можно просмотреть список стилей одним из следу­ющих способов:

• просмотр списка всех стилей;

• просмотр только использующихся стилей;

• просмотр только специальных стилей.

Небольшие документы можно оформить прямым форматиро­ванием, а большие лучше оформить с помощью стилевого фор­матирования.

5.2.4. Работа с иллюстрациями

С помощью текстового процессора Word в текст можно встав­лять иллюстрации из коллекций рисунков Clipart, а также рисун­ки, созданные в каком-нибудь графическом редакторе, или от­сканированные изображения. Кроме того, Word позволяет созда­вать графические объекты с помощью встроенного графического редактора.

Вставка рисунка осуществляется командой Вставка/Рисунок (рис 5.7, а).

Вставленные иллюстрации редко имеют размер, совпадающий с необходимым.

Поэтому после вставки изображение рисунка, как правило, необходимо увеличить или уменьшить, а в некоторых случаях и вырезать какую-либо его часть. Изменить размеры (или произвес­ти масштабирование) рисунка можно, используя приведенные в табл. 5.3 алгоритмы.

Рис. 5.7. Работа с рисунками: а — вставка из коллекции CLIPART; б — формат рисунка

Таблица 5