Электронная информация и ее виды

В литературе по проблемам электронного документооборота электронно-цифровая форма информации представляет собой особый вид учетной последовательной записи с использованием специально созданного искусственного языка (18,16).

Учетная запись предполагает строгий учет в электронной вычислительной машине любых знаковых отображений при выполнении какой-либо команды, даже при нажатии любой из клавиш на клавиатуре. Но в компьютере все записи носят строгую последовательность, когда речь идет о логической связанности каждой из единиц какой либо записи. Например, отображение каждого символа текстовой информации в компьютере имеет строгую последовательность. Поэтому принято называть учетную запись не хаотично организованной, строго последовательной.

Для ввода информации в компьютер с помощью клавиатуры либо с помощью специального технико-технологического оборудования информационно-телекоммуникационной сети используется так называемая «бинарная» или «двоичная» форма представления информации (последовательность использования цифр 0 и 1). Она является наиболее удобной для оцифровывания, в частности, алфавитной (аналоговой) информации и затем вновь преобразования ее в обычную форму, пригодную для восприятия человеком (14, 21–22).

Электронная информация, как правило, формируется и используется операторами ЭВМ в виде файла - строгой последовательности связанных записей (кластеров), хранящихся в памяти компьютера и рассматривается как единое целое (1, 64). Такие записи в виде символов строго фиксируются и учитываются (отсюда название – «учетная запись») в электронной памяти ЭВМ и хранятся в ней практически в неуничтожаемом виде.

Некоторые авторы (С.И.Семилетов) файл называют «электронной бумагой» (18, 16). Текстовый редактор компьютера использует специальное место в оперативной памяти компьютера для ввода и временного хранения такой «бумаги». Когда, например, происходит ввод информации с помощью клавиатуры, текстовый редактор в свободном месте памяти компьютера выбирает фрагмент или чистый лист «электронной бумаги», отображает в нем последовательность символов и после окончания заполнения хранит заполненный файл в памяти на жестком диске компьютера. В случае необходимости «электронный лист бумаги» (файл) открывается и используется по назначению.

Следовательно, в отличие от аналоговой информации, для выражения которой в тексте используется естественный язык традиционного алфавита, в электронной форме информации используется специально созданный искусственный язык (программирования) и цифровая (двоичная) форма представления.

Необходимо отметить еще одно очень важное обстоятельство для характеристики электронной формы информации.

Если в модели информационного взаимодействия без участия посредника существующая действительность отражается в отображенном образе, то в электронной форме информационного взаимодействия такой образ создается либо представляется уже кем-то созданный и переданный по технологической сети передачи данных.

Принимая во внимание приведенный ранее нами вывод о том, что информация - это образ существующей действительности, остается привести формулу понятия электронной (компьютерной) информации.

Электронная (компьютерная) информация – это образ существующей действительности, созданный и представленный в символьной (двоичной) форме с помощью специально созданного искусственного языка в виде последовательной записи в памяти электронно-вычислительной машины.

 

В дальнейшем, в других разделах учебного курса нам еще не один раз придется вернуться к соотношению «аналоговой» и «электронной» форм информации.

Коротко только хотелось бы подчеркнуть, что названные понятия имеют большое значение для понимания и применения во многих группах общественных отношений (при использовании сети Интернет и доступе к компьютерной информации, в электронном документообороте, в ходе защиты информации, при расследовании компьютерных преступлений и др.).

Для цифровой формы информации важное значение имеет термин «формат», с которым обычно связано современное производство, хранение, передача и использование компьютерной информации.

Формат – это структура информационного объекта, которая определяет способ расположения и представления его элементов (1, 62).

Если в аналоговой (традиционной) форме информации формат воспринимается как элемент оформления внешнего вида, то в цифровой форме формат имеет существенное значение для разграничения различного рода представления и редактирования информации.

Формат цифрового мира – это, прежде всего, способы расположения записей информации в компьютерных файлах (см. понятие файла). Формат компьютерного файла отграничивает текстовые («. txt», «. pdf», «. doc»), графические («. jpg») и звуковые («. ra») файлы.

Электронная (цифровая) информация имеет преимущества перед аналоговой (например, бумажной) информацией. В созданном с помощью компьютера документе могут содержаться текстовые фрагменты (слова), образы (рисунки) и звуки. Единство и целостность такого документа достигается с помощью формата, так как взаимосочетание элементов разных языков выглядит как конструктор Lego в разнообразном виде – кусочки разных размеров, цветов, форм. Но сложив их в определенном порядке, мы можем получить самые затейлевые и в то же время разные фигуры. Однако только форматами файлов трех стандартных групп – текстовыми, аудио и графическими – уже обойтись нельзя. Необходимость внедрять в текст иллюстрации породила появление наряду с форматом «. txt», формата «. doc». Конечно это вызвано не только иллюстрациями, но и возможностью редактирования и многих других операций. Новые форматы звуковых файлов стали поддерживать внедренную текстовую информацию, которую можно редактировать. Так, появились форматы гипертекста, которые поддерживают одновременное воспроизведение текста, звуки и графики как в статическом, так и в динамическом режимах. Появилась возможность внедрять программные элементы, позволяющие «оживлять» документ, изменять его содержание и внешний вид в процессе использования (1, 64).

Одним словом, формат электронной информации – это продукт цифровой цивилизации, который существенно преобразовал современную действительность.

 

Понятие «электронная информация» носит категориальный характер, поскольку оно включает наиболее обобщенные признаки электронной формы информации:

образ существующей действительности;

двоичная форма, образуемая в результате использования специального языка

последовательная учетная запись в электронной памяти ЭВМ.

Электронная информация описана как абстрактная модель для общего понимания электронной формы моментов действительности (жизненных ситуаций). В практической человеческой деятельности она представлена в виде электронных сообщений, электронного документа, электронной подписи, универсальных электронных карт и др.

 

Электронное сообщение

 

Одним из видов электронной информации является электронное сообщение.

Понятие «сообщение» включает два существенных признака.

Первый из них отражает коммуникативный компонент информационной сферы человеческой деятельности или общение между пользователями,

Второй компонент отражает момент обмена сведениями, момент передачи содержательной части информационного интереса.

Иначе говоря, в понятии «сообщение» включены два компонента: общение и передача сведений (содержания).

Причем, оба названных компонента имеют строго целевое предназначение. Общение направлено преимущественно на реализацию коммуникативного интереса, а передача сведений направлена на удовлетворение строго информационного (содержательного) интереса участника (пользователя), доведение до него конкретного содержания какой-то новости, знаний и т.д.

Двухкомпонентное начало понятия «сообщение» имеет строго научное обоснование. Коммуникативное начало тесно связано с такими понятиями, как «сигнал», «кодированный сигнал», которые используются в теории радиосвязи, например. Технические аспекты теории информации, о которых упоминается в научных трудах одного из ее основателей Клода Шеннона, раскрывают коммуникативную сущность информации. На ее основе созданы современные технологии передачи информации в глобальной сети Интернет, одной из которых является технология передачи пакетов информации, с помощью которых различные формы и объемы сведений преобразовываются и передаются с большой скоростью и без потерь.

С помощью «пакетных» технологий передачи информации содержательная её часть (сведения) «упаковывается» совместно с коммуникативной частью (сигналом) исключительно только для удобства пользования и таким образом передается заинтересованным лицам.

Для каждого из названных компонентов существует свой технологический режим: для сведений используются одни технологии преобразования в пакет, а для сигналов - другие (строго физический уровень).

Соответственно и в практической телекоммуникационной деятельности (деятельности по передаче и использованию информации с помощью телекоммуникационных средств и технологий) существуют строго разделенные по функциям технические и технологические регламенты, т.е. правила формирования пакетов передачи информации.

Технические и технологические аспекты передачи электронного сообщения имеют терминологические особенности.

Для телефонной формы телекоммуникационной деятельности, когда используется преимущественно голосовая связь между людьми, приняты «Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» [2], в соответствии с которыми регулируются общественные отношения, связанные с прямым общением между пользователями услуг телефонной связи (абонентами).

Названные правила (как, впрочем, и другие источники правового регулирования телекоммуникационных правоотношений) имеют много особенностей технического характера, поскольку передача сигнала связана с применением технических средств связи, которые именуются пользовательским оборудованием.

Например, начало передачи сигнала (электронного сообщения) связано с термином «вызов» - действия, совершаемые абонентом или пользователем услугами телефонной связи в целях установления соединения своего пользовательского (оконечного) оборудования с пользовательским (оконечным) оборудованием другого абонента или пользователя услугами телефонной связи, и совокупность операций, порождаемых этими действиями в сети электросвязи.

Установление коммуникации, т.е. взаимодействия между пользователями (абонентами) именуется термином «телефонное соединение» - установленное в результате вызова взаимодействие между средствами связи, позволяющее абоненту и (или) пользователю услугами телефонной связи передавать и (или) принимать голосовую и (или) неголосовую информацию.

Иначе говоря, правила оказания телефонных услуг регулируют действия, связанные с передачей сигнала, на основе которого происходит общение между людьми.

Для передачи электронного сообщения в виде сведений существуют «Правила оказания телематических услуг связи» [3], в соответствии с которыми регулируется деятельность в области документальной электросвязи:

· деятельность в области телеграфной связи;

· деятельность в области телематических служб: факсимильной службы, службы обработки сообщений и электронной почты, службы телеконференций, информационной службы, включая справочные службы и службы доступа к информационным ресурсам, службы голосовой связи, службы передачи речевой информации с использованием пакетной коммуникации;

· деятельность в области передачи данных и обмену информацией между персональными компьютерами, предоставление доступа к глобальным компьютерным сетям и места для размещения информации в них.

В правилах предоставления телематических услуг используется понятие «электронное сообщение», которое сочетается с термином «телематическое электронное сообщение» для того, чтобы подчеркнуть сочетание передающих сведений с наличием технологических правил (протоколов), предназначенных для передачи не просто сигнала (телефонного соединения), но и содержания передаваемого документа (сведения).

«Телематическое электронное сообщение» - одно или несколько сообщений электросвязи, содержащих информацию, структурированную в соответствии с протоколом обмена, поддерживаемым взаимодействующими информационной системой и абонентским терминалом.

Как видим, в определении объединено два начала: сообщение (сведения) и сообщение как совокупность технологических средств (протоколов обмена), обеспечивающих взаимодействие сведений с передающим терминалом.

Термин «протокол обмена» определяется как формализованный набор требований к структуре телематического электронного сообщения и алгоритму обмена телематическими электронными сообщениями.

Передающий сообщение терминал также обозначается специальным термином «абонентский терминал» и определяется как совокупность технических и программных средств, применяемых абонентом и (или) пользователем при пользовании телематическими услугами связи для передачи, приема и отображения электронных сообщений и (или) формирования, хранения и обработки информации, содержащейся в информационной системе.

В названных правилах предоставления телематических услуг содержится определение часто используемое в практике использования глобальной телекоммуникационной сети Интернет понятие «вирус» и «спам».

«Спам» - телематическое электронное сообщение, предназначенное неопределенному кругу лиц, доставленное абоненту и (или) пользователю без их предварительного согласия и не позволяющее определить отправителя этого сообщения, в том числе ввиду указания в нем несуществующего или фальсифицированного адреса отправителя.

«Вредоносное программное обеспечение» - программное обеспечение, целенаправленно приводящее к нарушению законных прав абонента и (или) пользователя, в том числе к сбору, обработке или передаче с абонентского терминала информации без согласия абонента и (или) пользователя, либо к ухудшению параметров функционирования абонентского терминала или сети связи.

В современном обмене документами или иначе называемом документообороте центральное место занимает обмен электронными сообщениями.

Передача электронного сообщения как совокупности сведений в практике правового регулирования телекоммуникационной деятельности иногда имеет терминологическое обозначение «передача данных». Для них предусмотрен также специальный правовой режим, определяемый «Правилами оказания услуг связи по передаче данных» [4].

Названные правила используют целый ряд терминов, с помощью которых обозначаются технические и технологические особенности передачи электронных сообщений.

К ним относятся такие понятия, как «пакет информации», «протокол передачи данных», «достоверность передачи информации», которые также характеризуют двойную природу понятия «электронное сообщение».

«Пакет информации» - сообщение электросвязи, которое передается по сети передачи данных и в составе которого присутствуют данные, необходимые для его коммутации узлом связи;

«Протокол передачи данных» - формализованный набор требований к структуре пакетов информации и алгоритму обмена пакетами информации между устройствами сети передачи данных;

«Достоверность передачи информации» - взаимнооднозначное соответствие пакетов информации, переданных пользовательским (оконечным) оборудованием, являющимся одной стороной установленного соединения по сети передачи данных, и принятых пользовательским (оконечным) оборудованием, являющимся другой стороной данного соединения.

 

Электронный документ

 

Вначале необходимо дать определение понятия обычного документа.

В различных нормативных правовых актах даются не совсем однозначные дефиниции понятия «документ». Наиболее верное определение содержится в законе «Об информации»: документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Несколько иначе определяет понятие «документ» Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст)[5] - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Основными признаками документа являются реквизиты и связанность содержащейся информации (в т.ч. реквизитов) с материальным носителем, на котором фиксируется информация.

Реквизиты документа позволяют определить (идентифицировать)содержащуюся в тексте документа информацию.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[6] к составу реквизитов как обязательным элементам оформления документа относит всего 30 наименований.

При подготовке и оформлении документов используют следующие основные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст документа; подпись; гриф и визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа и др.

В текстах государственных стандартов материальный носитель документированной информации определяется как материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).

Материальный носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или их комбинацией (Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 9000-2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 декабря 2008 г. № 470-ст)[7].

Разновидностью материального носителя документа является машиночитаемый носитель, на котором осуществляется запись документированной информации способами, обеспечивающими обработку такой информации электронно-вычислительной машиной (Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).

Таким образом, материальный носитель документированной информации может быть как бумажным (традиционным), так и электронным (цифровым).

Традиционный материальный носитель фиксирует документ, созданный на бумаге. Такой документ имеет основные реквизиты (подпись; гриф и визы согласования документа; оттиск печати и др.), созданные механическими (собственноручными) способами, хотя другие обязательные элементы оформления документа (реквизиты) могут быть созданы и с помощью ЭВМ.

Машиночитаемый материальный носитель фиксирует документ, созданный с помощью ЭВМ (электронный документ).

Характеристика документа

Документ должен объективно отражать обстоятельства жизни и управления обществом то, что именно предпринято или решено, какое предпринято в связи с этим действие, имеющее юридическое значение.

Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится. Не менее важным требованием к документу является его использование в целях отчетности.

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст)[8] определяет общие требования, характеризующие документ:

1.Аутентичность.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

2. Достоверность.

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

3. Целостность.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.

4.Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.

5.Системность.

Документы должны создаваться в условиях упорядоченной системы управления документами, в том числе их использования и сохранности. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.

Названные характеристики документа определяют также возможности их управления и использования. Система управления документами должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами работы с документами.

Поэтому стандарт вводит понятие «системы управления документами» как информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Понятие «управление документами» (records management) определяется как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Система управления документами должна:

· включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с установленным порядком;

· организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя (исполнителя) документов;

· защищать документы от несанкционированного доступа (изменения, изъятия или уничтожения);

· выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;

· обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Особые требования к доступу зафиксированы в Национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.

Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене или изменению.

Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.

Управление процессом доступа предусматривает следующие условия:

· документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;

· документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;

· засекреченные документы либо документы с ограниченным доступом могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;

· процессы и операции с документами осуществляют только те, кому разрешено их выполнять;

· подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

Весьма важным обстоятельством, уточняющим смысл документированной информации, является определение в тексте названного государственного стандарта понятия «метаданные» (metadata) - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

Правила стандарта определяют требования, предъявляемые к метаданным:

· структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

· в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),

· в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

Иначе говоря, понятие «метаданные» определяет содержание, структуру и использование любого документа в условиях массового применения информационно-телекоммуникационных технологий. Поэтому понятие «метаданные», прежде всего, относится к электронной форме документа.

Федеральный закон «Об информации» дает определение понятия «электронный документ» - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В приведенном определении выделен главный признак электронного документа - его электронная форма, т.е. особый вид информации, который создается с помощью уникальных возможностей ЭВМ: использование специального искусственного языка (двоичной системы символов) формирования учетных записей, вычислительных возможностей и память компьютера, которые имеют физико-технические (электронные) характеристики.

Поэтому первым признаком понятия «электронный документ» является его электронная форма, которая придается ему в результате создания и обработки на ЭВМ.

Вторым признаком является специальные правила документирования, т.е. правила создания (оформления), представления и передачи электронного документа заинтересованным лицам.

Третьим признаком понятия «электронный документ» является наделение его обязательными элементами (реквизитами).

Созданная на компьютере документированная информация и «оформленная» необходимыми реквизитами по правилам – это еще не полноценный электронный документ, а всего лишь оригинал документа на бумажном материальном носителе.

Когда такой документ вводится в систему электронного взаимодействия, он становится уязвимым от внесения в него искажений и подделок. В этом случае электронный документ нуждается в специальных средствах защиты. Кроме того, такие средства необходимы для установления подлинности собственноручной подписи, т.е. для идентификации лица. Эти функции выполняет электронная подпись, которая становится основным реквизитом электронного документа.

Таким образом, электронный документ наделяется специальным реквизитом – электронной подписью.

Особые правила работы с электронными документами установлены «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными Постановлением Правительства РФ № 477 от 15 июня 2009 г.[9]

В федеральном органе исполнительной власти электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства - структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела, которые представляют собой специальную папку. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти) в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

При составлении номенклатуры дел (систематизированного перечня наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения) указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

«Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» также установлен Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

К наиболее важным из них относятся: адресат; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; вид документа; дата документа; номер документа; дата поступления документа; входящий номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа; наименование текста; количество листов основного документа; количество приложений и общее количество их листов; указания по исполнению документа; должность, фамилия и инициалы исполнителя; отметка о конфиденциальности.

 

Электронная подпись

 

Электронный документ в современной жизни стал реальностью. Все больше и больше он используется в практике деловой, государственной и общественной жизни: в гражданском товарообороте, в международной электронной торговле, сфере предоставления услуг, в т.ч. публичных услуг в электронной форме, деловой переписке и сфере использования сети Интернет на бытовом уровне.

Без электронной подписи невозможно ввести процесс предоставления информационных услуг с использованием информационно-коммуникационных технологий, поскольку любой предоставленный или полученный документ в электронной форме не имеет юридической силы без удостоверения его подписью. В противном случае практика предоставления услуг превращается в тривиальную консультацию, а полученные гражданами и организациями сведения об услугах – в пустую затею.

Поэтому законодатель принял Федеральный закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [10], нормы которого применяются при использовании электронных подписей в сфере совершения гражданско-правовых сделок, оказания государственных и муниципальных услуг, исполнения государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Попробуем вначале разобраться с этим достаточно сложным видом электронной информации, поскольку он по своему характеру является технологическим инструментом современных информационных общественных отношений, складывающихся в обмене документированной информацией в электронной форме.

Закон «Об электронной подписи» дает довольно простое определение понятия «электронная подпись» - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

При этом выделяются три признака в приведенном определении:

· электронная подпись - информация в электронной форме;

· электронная подпись присоединена к другой информации в электронной форме (в т.ч. к электронному документу);

· электронная подпись используется для определения (идентификации) лица, подписывающего электронный документ (или иную подписываемую информацию).

Первый признак выделяет одну из главных особенностей и целесообразности принятия нового закона. Она проявляется в том, что в современной практике информационного взаимодействия не всегда требуется заверять электронной подписью исключительно только докумен