Физическое состояние бумажных документов 19-20 вв., хранящихся в архивах

В настоящее время накоплен большой статистический материал, позволяющий впервые судить о состоянии отечественных документов 20 века на основе количественных данных. Многие особенности состояния безусловно характерны для самых разных архивов.

1. Изучение физического состояния документов показывает, что среднее количество дефектов (бумаги и текста) составляет 5,1%, в том числе, в ГАРФ — 3,5%, в РГВА — 7,1% (таблица 5). Средние цифры в 3-7% не должны создавать иллюзию монотонности и одно­образия физического состояния фондов. На самом деле дефекты в крупных массивах рассеяны неравномерно. Есть массивы (фондов, описей, томов) с очень низкой концентрацией дефектов (0-1%) и, наряду с этим, массивы, где концентрация дефектов достигает 10— 20%, а в редких случаях даже 30^0%.

Неравномерность распределения дефектов в фондах, в отель­ных структурных частях фондов — характерная особенность, при­сущая большинству массивов. Из этого следует, что при проверке состояния фондов в любом архиве, нужно максимально использо­вать малую выборку, как доступное средство оперативной сравни­тельной диагностики и прогнозирования.

2. В настоящее время 93-97% документов дефектов не имеют. Это не доказательство их высокой долговечности, а статистический факт, показывающий, что хранящиеся 100-120 лет бумажные доку­менты в своей основной массе еще не достигли рубежа изменений, фиксируемого по типовой шкале дефектов и требующего специаль­ных мер по их сохранности. Поэтому важнейшая задача архивов се­годня и на перспективу — стабилизация этого состояния, соблюде­ние норм и условий правильного хранения документов. Можно пре­дполагать, что при нормальном хранении документы могут «про­жить» еще не менее 100-200 лет. Этот вывод, видимо, достаточно достоверен, если учитывать, что за 100-200 лет средняя степень раз­рушения документов не перешла рубеж 10%. Известно, что старение бумаги и текстов протекает по экспоненте, т.е. максимальные изме­нения почти по линейному закону всегда наблюдаются на начальном этапе. Для бумажных документов этот естественный отрезок време­ни составляет 50-100 лет с момента их создания. Следует, однако, иметь в виду, что архивные документы 20 века не относятся к долго­вечным объектам: многие из них выполнены на низкокачественных бумагах с применением нестойких средств письма. Экспертиза оце­нивает наличие видимых дефектов, но не дает представления о скры­тых изменениях структуры бумаги. Не исключено, что эти докумен­ты могут достаточно удовлетворительно храниться, но не выдержат серьезных физических нагрузок, особенно в экстремальных услови­ях. Здесь напрашивается отдаленная аналогия с прародителями бу­маги — папирусами, которые могли долго храниться, но сильно страдали при использовании. Бумага при старении быстрее всего теряет гибкость, прочность на изгиб. Старые бумаги могут еще храниться, но быстро разрушаются при использовании.

3. Вся совокупность имеющихся данных показывает, что основ­ными причинами появления дефектов бумаги и текстов являются не факторы естественного старения, а искусственные факторы, дейст­вовавшие при создании и хранении документов.

Наиболее наглядно это проявляется в дефектах группы А. Прак­тически все сильные разрушения документов локализованы в делах, попадавших в аварийные ситуации и подвергавшихся действию во­ды и плесени. Для них характерна очень высокая степень химиче­ского, биологического, механического повреждения бумаги на мно­гих листах дела, предельная ослабленность бумаги. Только в таких делах отмечается смывание, растекание, исчезновение текстов, осо­бенно чернильных и карандашных. Количество дефектов группы А в среднем не превышает 0,05-0,15% и лишь в отдельных малых массивах достигает 0,3-0,5%. Эти «концентрированные аномалии» де­фектов, сосредоточенные в отдельных делах, являются объектами с самой низкой потенциальной долговечностью. Их нужно выявлять и обрабатывать в первую очередь, а для их обнаружения следует ис­пользовать весь арсенал доступной архиву информации (сведения о фондах, аварийных ситуациях, использовании и т.д.).

С этих позиций предотвращение аварийных ситуаций, оператив­ную ликвидацию их последствий необходимо рассматривать, как важнейший элемент безопасности документов ГАФ России.

По статистическим данным большинство дефектов бумаги (1,5-2%) — это дефекты группы Б. Они вызваны не естественным старе­нием, а появились как результаты использования документов, рас­шивания дел, плохого картонирования, формирования дел из не­стандартных листов и объемных дел по 500-1000 листов и т.п. Эти документы — потенциальный источник пополнения группы А. В ар­хивных условиях увеличение числа дефектов группы Б особенно быстро происходит при хранении документов без переплетов; в мяг­ких, негабаритных, старых переплетах; при перемещениях дел; при использовании материалов.

Для этих документов опасны резкие, нерегулярные климатиче­ские изменения, вызывающие сопутствующие физико-механические деформации в массивах бумаги, в отдельных делах и листах.

Вероятно, ограничения доступа должны распространяться и на дела с большим числом дефектов группы Б. С другой стороны, необ­ходим более жесткий контроль архивной отраслью комплектующих организаций. Экспертиза показывает, что современный документооборот продолжает поставлять в архивы ежегодно по 1-2,5 млн. бу­мажных документов с дефектами носителя и текста[32], а условия ве­домственного хранения архивных материалов требуют улучшения.

4. Приведенные в таблице 5 данные показывают, что общее ко­личество дефектов (5,1%) распределяется следующим образом: де­фекты бумаги — 2,1%, дефекты текста — 3%. В разных архивах и в разных массивах это соотношение меняется[33].

Однако во всех случаях главный дефект текстов — это слабокон-трастность, специфическое явление, появившееся как результат при­менения плохих машинописных средств и избирательной практики поступления в архивы копийных материалов.

Процентное соотношение «контрастные (98,3%) — слабоконтра­стные (1,6%) — угасшие (0,07%)» для цветных машинописных текс­тов прямо указывает на отсутствие массового выцветания текстов и на искусственную причину появления слабоконтрастных материалов.

Показательны статистические данные, позволяющие сравнить со­стояние текста документов, созданных до и после 1917 года. В мате­риалах, относящихся к периоду 1870—1916 гг. даже при высокой сте­пени повреждения бумаги в отдельных массивах (6,8%) число де­фектов текста не превышает 0,2-0,4%. Известно, что в этот период началось массовое применение синтетических красителей, цветных средств письма на их основе, что подтверждается и архивными до­кументами. Однако дефекты групп 2, 3, 4 до 1917 года встречаются редко. Подтверждается, что цветные рукописные и машинописные тексты способны выдержать вековое хранение, не переходя в кате­горию слабоконтрастных и, тем более, угасших. Это важный прак­тический ориентир при оценке долговечности цветных средств пись­ма, в том числе современных.

В массивах документов, созданных после 1917 года, количество дефектов текста увеличивается в 5-10 раз, причем как у цветного ма­шинописного, так и у черного текста. Появляются дела, сформиро­ванные на основе не только единичных, но и серийных поступлений документов со слабоконтрастным и нечитаемым текстом. В наличии таких слабоконтрастных машинописных серий, как цветных, так и че­рных, особенно наглядно проявляется причина их появления — пло­хое исполнение документов. В 20—30-е годы отдельные случаи ста­новятся массовым явлением.

5. Статистический анализ впервые выявил характерную картину зависимости физического состояния документов от времени их соз­дания. Приведенные на рис. 7, 8 кривые показывают, что дефекты не рассеяны равномерно по годам, а концентрируются в определенных временных интервалах. Ухудшение состояния документов в 20-е и 30-е годы наблюдается не только в фондах РГВА и ГАРФ, но типич­но в разной степени для всех отечественных архивов.

 

 

$,% Л 4
	годы

Рис.7

Зависимость общей концентрации дефектов от времени создания документов:

1— по материалам ГАРФ (массив 190 тыс. документов);

2— по материалам РГВА (массив 373 тыс. документов).

Первый пик 20-х годов вызван дефицитом машинописных средств. вынужденным многократным использованием машинописных мате­риалов, созданием многокопийных экземпляров документа, приме­нением низкосортных бумаг. В этот период увеличивается концен­трация всех видов дефектов, но особенно сильно — дефектов груп­пы 2.2 (рис. 8).

В период НЭПа (1924-1929 гг.) дефицит исчезает, нормализуется делопроизводство и быстро улучшаются все показатели физического состояния документов.

Рис.8

Изменение концентрации дефектов по годам (по материалам РГВА. массив 373 тыс. документов):

1 — общая концентрация;

2.2 — слабоконтрастный цветной машинописный текст;

3.1 — слабоконтрастный черный машинописный текст (копии);

Б — повреждения бумаги группы Б.

После короткой стабилизации в 1928-29 гг. начинает формировать­ся очередной, более продолжительный пик 30—40-х годов, связанный с появлением черных слабоконтрастных машинописных копий (дефект 3.1) и ростом дефектов бумаги (группа Б). Ухудшение состояния до­кументов в этот период объясняется, видимо, не только условиями их создания, но и упадком уровня делопроизводства, плохим состоянием ведомственного хранения, слиянием отдельных явлений такого рода в общую негативную тенденцию. Сдерживали, но не могли противосто­ять этой тенденции даже такие положительные факторы, как тестиро­вание бумажной и машинописной продукции, переход на черные ма­шинописные материалы, выпуск в достаточных для делопроизводства масштабах отечественных бумаг, чернил, средств машинописи.

Улучшение физического состояния отечественных документов начинается только с 50-х годов (рис. 8). В 60-80-е годы концентра­ция дефектов уменьшается до среднего уровня 0,2-0,5%. В этот пе­риод преобладают повреждения бумагу (группа Б) и дефекты черной машинописи (группа 3).

Можно предполагать, что относительная стабилизация физиче­ского состояния документов в 50-80-е годы — временное явление. С 90-х годов в стране происходят события, которые неизбежно отра­зятся на физическом состоянии отечественных архивных фондов, формировавшихся в конце 20 века.

В настоящее время архивное дело переживает новый период в создании бумажных документов. Традиционную машинопись вы­тесняют принтерные технологии, причем формирование новых документопотоков происходит при явном ослаблении позиций делопроизводства, на фоне применения временных быстро меняющихся рецептур и средств текстонанесения.

Аналогичные явления уже происходили сто лет назад, на рубеже 19 и 20 веков. Приведенный выше Краткий статистический анализ позволяет оценить их последствия.

Сегодня, на рубеже 20 и 21 века ситуация повторяется в новом варианте, однако результаты ее оценить пока невозможно.