Обеспечение сохранности документов при их перемещении и транспортировании

Перемещение и транспортирование документов должны произ­водиться с соблюдением требований, обеспечивающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, дей­ствия света, осадков, высокой влажности.

Транспортные средства и тара для перевозки документов долж­ны быть чистыми. Использование тары и упаковочных средств, быв­ших в употреблении, не допускается.

При внутриархивном перемещении в пределах здания или комплек­са зданий следует предусматривать рациональные пути и средства тран­спортирования, исключая многократное перекладывание документов.

Транспортирование при внутригородских перевозках должно про­изводиться в закрытых автомашинах при плотной укладке материалов или в режиме, исключающем их подвижки и смещения. Внутригоро­дские перевозки целесообразно проводить в теплое время года в су­хую погоду при относительной влажности наружного воздуха 30-70%.

При перевозках в теплое время года при высокой относительной влажности (выше 70%) пребывание документов на открытом воздухе следует ограничивать до минимума, применять при необходимости защитные влагонепроницаемые упаковочные средства (полимерные мешки, ящики с пленкой и т.п.)- При погрузке материалов в транспорт и при выгрузке на новом месте должна быть обеспечена их защита от прямого попадания влаги. Такого рода работы в дождь не производят.

В холодное время года, при минусовой температуре перевозки нежелательны. Если же они вынужденно проводятся, время перевозки ограничивают до минимума, влагонепроницаемые герметичные упа­ковки не применяют. После перевозки документы обязательно аккли­матизируют на новом месте по правилам, изложенным в разделе 3.2.1.

Транспортирование документов на дальние расстояния автомо­бильным, железнодорожным, водным, воздушным транспортом дол­жно производиться в упакованном виде в крытых транспортных сре­дствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, уста­новленными для данного вида транспорта.

Документы плотно пакуют в жесткие ящики. Ящики выстилают­ся слоем водонепроницаемого материала и слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м~. При перевозках контейнерными отправ­лениями без перегрузок в пути допускается применение мягких упа­ковок документов. Упаковка должна защищать документы от непо­средственного действия влаги. Транспортный пакет собирают из не­скольких кип мягкой упаковки, укладывают его в жесткие щиты и затягивают упаковочной проволокой или полимерной лентой.

При перевозках в герметичных упаковках, контейнерах, спец­чемоданах и т.п. всегда учитывают вероятность повышения влажно­сти внутри емкости при снижении температуры окружающей среды. В этих случаях целесообразно применять специальную внутреннюю «буферную» защиту, размещая в емкости гигроскопичное вещество (силикагель) из расчета 1/10 к весу бумаги. Поступающие после пе­ревозок в архив документы должны проходить контроль в установ­ленном порядке (см. 3.2.1).

 

3.2.5. Порядок выполнения требований обеспечения сохранности документов при других видах работ

Обеспечение сохранности документов АФ РФ при чрезвычайных ситуациях, при хранении документов уникальных, страхового фонда и фонда пользования, а также документов, временно вывозимых за пределы РФ осуществляется в порядке, установленном основными правилами работы госархивов и методическими рекомендациями отрасли. Эти нормативные и методические материалы определяют также перечень, порядок проведения, технологические режимы спе­циальной физико-химической, биологической, технической обра­ботки документов разных видов, осуществляемой с целью сохране­ния оригиналов и информации АФ РФ.

 

 

Глава 4. Хранение документов. Практические вопросы архивной климатологии

4.1. Предмет архивной климатологии [19]

В комплексе проблем сохранности документов вопросы архив­ной климатологии занимают особое место. Архивные документы хранятся в быстро меняющихся климатических условиях. Эти усло­вия крайне разнообразны, индивидуальны в разных климатических регионах, зданиях и отдельных помещениях здания. В неблагопри­ятных климатических условиях резко активизируются все факторы старения документов.

Архивная климатология объясняет, почему, например, микро­климат документов всегда отличается от микроклимата хранилища; когда эти отличия нормальны, а когда становятся опасными для до­кументов.

Архивная климатология рассматривает, почему и чем отличается микроклимат в разных помещениях одного здания; что происходит, когда включают отопление здания или, наоборот, отключают ото­пление в зимнее время; как правильно проветривать помещения и когда это делать нельзя и т.п.

И самое главное, — архивная климатология позволяет понять несложный механизм этих и других явлений, пользоваться этим зна­нием для решения практических задач хранения документов [33-35].

В основе этого механизма лежит следующее явление: наружный (атмосферный) воздух — комнатный воздух — документы — это три звена одной цепи, связанные постоянным естественным воздухо-и влагообменом.

Главный «силовой элемент» в этой цепи — наружный воздух. Он постоянно вытесняет комнатный воздух из здания, обновляет его, формирует новую воздушную комнатную среду с новыми климати­ческими параметрами. В свою очередь, комнатный воздух непре­рывно меняет воздушную среду в порах бумажного документа, по­ставляя ему влагу, газы, пыль и т.п. Документы активно участвуют в этом процессе потому, что бумага — не только пористый, но и гиг­роскопичный материал[20].

Таким образом, климатические изменения наружной среды неиз­бежно дублируются комнатным воздухом, а затем и документами, но дублируются своеобразно.

Здание препятствует быстрому входу/выходу воздуха, а система внутренних помещений создает дополнительные препятствия.

Документы, в свою очередь, замедленно реагируют на изменения комнатного воздуха, так как хранятся в составе огромных массивов бумаги, в плотной упаковке и, кроме того, в переплетах, папках, ко­робках, сейфах.

Замедленность этих процессов называют инерционностью, а за­медленное поведение комнатного воздуха и документов — инерци­онным.

Так формируются микроклимат помещения и микроклимат до­кументов, т.е. своеобразные инерционные режимы, отличающиеся друг от друга и от условий наружной (атмосферной) среды.

Эти отличия наблюдаются во всех помещениях, в том числе в не­отапливаемых. Но особую специфику эти отличия приобретают в отапливаемых зданиях, когда в течение шести месяцев в году в фор­мировании микроклимата принимает участие важнейший фактор — принудительное нагревание воздуха в помещениях.

Осуществляя хранение документов, архивисты должны знать осо­бенности климатических условий в своем архиве. Для решения прак­тических вопросов архивной климатологии в архивах организуются контрольно-климатические службы.