Обеспечение сохранности документов при их хранении. Режимы хранения

Хранение документов должно осуществляться в помещениях хра­нилищ, отвечающих установленным требованиям.

Размещение документов в папках, коробках, а последних в шка­фах и на стеллажах должно обеспечивать свободное, без усилий пе­ремещение средств хранения, вынимание и вкладывание перепле­тенных дел, отсутствие значительных нагрузок на документы.

В помещениях хранилищ должны соблюдаться установленные све­товые, температурно-влажностные, санитарно-гигиенические условия обеспечения длительной сохранности документов (режимы хранения).

Световой режим устанавливается с учетом особенностей дейст­вия света (см. 2.2.1).

Постоянное хранение должно осуществляться в темноте, что обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, короб­ках, а также световым режимом в помещениях.

Освещение в хранилищах может быть искусственным или есте­ственным. Ориентация окон предпочтительна северная.

Запрещается освещение документов прямым солнечным светом и светом, отраженным от белых поверхностей. При естественном ос­вещении для ослабления световых потоков применяют светорассеивающие стекла, защитные шторы, фильтры, жалюзи, частичное за­крашивание стекол белой краской.

Для искусственного освещения применяют более безопасные лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной по­верхностью. Допускаются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Эти меры должны создавать в хранилищах освещенность 20-50 люкс (на вертикальной поверхности стеллажа в главном проходе на высоте 1 м от пола). Освещенность на рабочих столах— 100 люкс.

Защита документов от действия света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами.

Температурно-влажностной режим нормируется с учетом поведе­ния документов в разных климатических условиях (см. 2.2.2, 2.2.3).

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондицио­нирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный темпера­турно-влажностной режим: температура 17-19°С, относительная вла­жность воздуха 50—55%.

В помещениях с нерегулируемым климатом, т.е. в отапливаемых помещениях с естественным или принудительным воздухообменом допускается изменение параметров воздуха в пределах: температура 10-30°С, относительная влажность 30-60%.

Резкие колебания температуры и влажности воздуха в помещениях хранилищ не допускаются. При длительном стабильном нарушении ре­жима хранения (5-7 суток), сопровождающимся опасным повышением относительной влажности до 80-90%, необходимо принимать меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание с учетом погодных условий, принудительное осушение хранилищ).

При аварийных нарушениях режима хранения, вызванных попа­данием воды в помещения, необходимо предпринимать немедленные действия по ликвидации причин и последствий аварии, осуше­нию хранилища и, при необходимости, сушке документов.

Климатические параметры воздуха в хранилищах должны обяза­тельно контролироваться специальными приборами (см. гл. 4). Кон­трольные измерения проводят: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым клима­том — не реже 2-3 раз в неделю; при нарушениях режима хранения 1-2 раза в сутки.

Разные виды документов необходимо хранить в обособленных помещениях, группируя их с учетом природы носителя и сходства условий хранения. В кондиционируемых помещениях для этих групп нормируется следующий оптимальный климатический режим: для пленочных материалов черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисках — (15-20°Си50~65%).

При вынужденном размещении документов разных видов в од­ном помещении ориентируются на климатические нормативы, при­нятые для бумажной документации. При этом, в соответствии с ос­новными правилами работы архивов, размещение, хранение, пере­возка разных видов документов проводятся с использованием типо­вых первичных средств хранения (коробок, папок, специальных фут­ляров, упаковок, пакетов и т.п.), принятых для конкретных видов. Документы с магнитным слоем требуют, кроме того, специальных мер их защиты от размагничивания.

Санитарно-гигиенический режим является комплексом мер за­щиты документов от биологических вредителей, встречающихся в архивах (см. 2.2.4).

Помещения хранилищ должны содержаться в чистоте, в услови­ях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, гры­зунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена сво­бодная циркуляция воздуха без образования непроветриваемых зон, опасных в санитарно биологическом отношении. Все средства хра­нения закрытого типа следует периодически открывать, осматри­вать, проветривать. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, складирование в не разобранных кипах. Открываю­щиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в полах, потолках, стенах хранилищ и наружные отверстия вентиля­ционных систем здания следует защищать сетками с диаметром яче­ек не более 0,5 мм.

В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, нахождение посторонних предме­тов или оборудования, а также хранение и использование пищевых продуктов, курение.

В помещениях хранилищ необходимо проводить систематиче­скую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обес­пыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, а полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей протираются водными рас­творами антисептиков (2% формалин; 5% катамин АБ и т.п.). При об­работке растворы не должны попадать на коробки, дела, документы.

Два раза в год (в начале и в конце отопительного сезона) поме­щения хранилищ и документы (выборочно) осматривают с целью своевременного обнаружения насекомых, грибов, грызунов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов, средств хранения, по­мещений силами архива или санэпидемстанции и карантинных служб.

Главная профилактическая задача архива — не допустить раз­растания единичных, первичных проявлений деятельности биологи­ческих вредителей в многочисленные, а затем массовые очаги био­поражения документов.