Порядок затвердження і введення в дію посадових інструкцій

 

3.1. Посадові інструкції розробляються:

для працівників тресту (об’єднання), підприємства, організації - керівником підрозділу;

для лінійного персоналу (начальника дільниці, майстра) - відділом праці і зарплати;

для працівників функціонального підрозділу - безпосереднім керівником.

3.2. Затвердження посадових інструкцій оформлюється наказом або грифом “ЗАТВЕРДЖУЮ”.

3.3. В наказі про затвердження посадової інструкції вказується:

на внесення змін і доповнень у раніше видані кошториси;

на визнання таких, що втратили силу, але діяли раніше посадові інструкції даному працівникові.

Наказом може бути затверджено кілька посадових інструкцій.

3.4. Якщо затвердження посадової інструкції оформляється грифом “ЗАТВЕРДЖУЮ”, то на внесення змін, доповнень і відміну актів даного керівника вказується у додатку до посадової інструкції.

3.5. Посадові інструкції затверджуються:::

для працівників апарату управління трасту(об’єднання), підприємства, організації - керівником треста(об’єднання), підприємства, організації:

для лінійного персоналу - начальником організації:

для начальника бюро, секторів, груп функціональних підрозділів - відповідним заступником керівника організації.

3.6. У міру змін функціональних обов’язків посадові інструкції повинні корегуватися. Порядок корегування рекомендується такий же, що і розробки нових.

3.7. Працівник, що приймається або переводиться на дану посаду, повинен ознайомитись з інструкцією до видання наказу про приймання або переведення.

 

 

ДОДАТОК Д

МОЗ України ЗАТВЕРДЖУЮ:

ДП Медичне науково-практичне Голова правління

Об’єднання “Медстрах” ___________Акашин С.В.

 

Посадова інструкція

Секретаря –інспектора по кадрах,

Діловодству і контролю за виконанням

Сидорову С.К.

 

 

§ Загальні положення.

§ Функції.

§ Службові обов’язки.

§ Права.

§ Відповідальність.

§ Взаємозв’язки (зв’язки за посадою).

Голова правління МНПО “Медстрах” С.В.Акашин

 

Просадову інструкцію отримав С.К.Сидоров

 

Функціональні обов’язки

Секретаря –інспектора по кадрах,

Діловодству і контролю за виконанням

Науково-практичного об’єднання “Медстрах”

С.К. Сидорова

 

Загальна частина.

a) Секретар-інспектор по кадрах, діловодству і контролю за виконанням створює керівникам фірми умов, які забезпечують максимальну ефективність їх праці

b) Організація стабільного діловодства і кадрової роботи підприємства.

c) На посаду секретаря-інспектора призначається кваліфікований спеціаліст, який має середню освіту та індивідуальну підготовку не менше трьох місяців.

d) Призначення, звільнення секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням здійснюється головою правління МНПО “Медстрах”.

e) Секретар-інспектор у своїй роботі підпорядковується голові правління, а в його відсутність – виконавчому директору МНПО.

f) Секретар-інспектор керується у своїй роботі положенням МНПО, а також вказівками голови правління і його заступника-виконавчого директора.

 

Посадові обов’язки.

ü Організовувати прийом відвідувачів;

ü Вести телефонні переговори, реєструвати і доповідати про них керівництво;

ü Розмножувати (друкування, ксерокопіювання) потрібних керівнику службових документів;

ü Обслуговувати апаратуру “Телефакс”;

ü Використовувати у роботі професійний персональний комп’ютер;

ü Контролювати своєчасне виконання співробітниками наказів, розпоряджень, завдань і доручень керівників;

ü Розробляти методики контролю виконання робіт, вести картотеки обліку виконання наказів, розпоряджень, завдань, доручень та інших документів з грифом “Контроль”(“К”);

ü Готувати наради і засідання, які проводить керівник;

ü Готувати відрядження керівника;

ü Забезпечувати організаційний і технічний бік робочого ритму, який створено керівником;

ü Щоденно складати пам’ятний список поточних і незавершених справ;

ü Орієнтувати співробітників підприємства на порядок робочого дня керівника;

ü Передбачати потребу керівника у тих чи інших службових документах, звільняючи його від зайвих пошуків;

ü Приймати службові документи і особисті зави, які направлені співробітниками на розгляд та підпис керівника;

ü Зберігати всі необхідні керівникові службові документи і здійснювати їх швидкий пошук;

ü Видавати в усній формі довідки по службових документах, які надійшли на ім’я керівника, за виключенням конфіденційної інформації;

ü Виконувати завдання керівника з інформаційної і технічної підготовки засідань, нарад, переговорів і зустрічей;

ü Нагадувати керівникові про необхідність вирішення невідкладних питань;

ü Вести списки необхідних керівникові адрес, телефонів та дат;

ü Зберігати у таємниці все побачене і почуте в кабінеті керівника, а також довірительну інформацію, яка передається відвідувачами і співробітниками;

ü Вести оперативний облік документів з грифом “Контроль” (“К”), забезпечувати їх обробку виконавцями у відповідності з резолюціями керівника;

ü Керувати кадрових роботою, службою діловодства, готувати проекти кадрових наказів;

ü Організовувати роботу з прийому і архівному зберіганню документальних матеріалів, формувати архівне господарство;

ü Розробляти і використовувати в роботі номенклатури справ;

ü Укладати інструкції по веденню діловодства у структурних підрозділах;

ü Вести облік і зберігання оригінал-макетів документів і друкованих матеріалів;

ü Своєчасно забезпечувати структурні підрозділи фірми формами документів внутрішньої періодичної звітності;

ü Організовувати тиражування службових документів;

ü Забезпечувати належні умови експлуатації множинної і друкувальної техніки;

ü Забезпечувати раціональне використання витратних матеріалів, які використовуються в роботі;

ü Оформляти прийом громадян на роботу та їх звільнення;

ü Вести протоколи робочих нарад;

ü Вести табельний облік;

ü Аналізувати причини порушення трудової дисципліни і плинності кадрів, направляти висновки керівникові організації;

ü Забезпечити належні умови при роботі з конфіденційними документами;

ü Складати прості листи і короткі розпорядчі документи на основі усних вказівок керівника;

ü Своєчасно доводити до відома працівників організації вказівки керівника.

ü Постійно вивчати прийоми і методи роботи з новою технікою і активно уводити її в практику своєї праці;

ü Безперервно вдосконалювати свої знання і навички шляхом самоосвіти і відвідування спеціальних занять.

 

3. Права:

ü Самостійно вирішувати поточні питання, які не викликають сумнівів в отриманні позитивного результату;

ü Направляти керівникові пропозиції щодо вдосконалення контролю виконання і діловодства;

ü Залучати при необхідності спеціалістів організації в якості помічників при підготовці службових документів, які потрібні керівникові;

ü Не приймати на підпис керівникові службові документи, які виконані з порушенням державних стандартів та внутрішніх нормативних вимог організації;

ü Навчати, інструктувати і не рідше одного разу на тиждень робити дублером співробітника, який тимчасово виконує обов’язки секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням;

 

4. Відповідальність:

ü За якісне і своєчасне виконання розпоряджень керівника;

ü За раціональну та ефективну організацію діловодства;

ü За якісне оформлення кадрових документів;

ü За використання вимог наказів і розпоряджень керівництва;

ü За дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, розголошення конфіденційної інформації;

 

5. Повинен знати:

§ Вимоги діючого законодавства України в частині громадянського, адміністративного, господарського, кримінального і трудового права;

§ Основи менеджменту;

§ Методи ведення ділових бесід та переговорів;

§ Організаційні принципи кадрової служби;

§ Методику організації і ведення діловодства;

§ Внутрішні адміністративні і нормативні документи;

§ Правила експлуатації і зберігання оргтехніки.

6. Кваліфікаційні вимоги:

§ Середня освіта та індивідуальна підготовка не менше трьох місяців.

 

 

ЗМІСТ

Передмова. 4

1. ДОКУМЕНТ І ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ 8

1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні 8

1.2. Нормативно-методична база діловодства. 13

1.3. Види документів та їх класифікація. 14

1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація. 23

управлінських документів. 23

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування. 24

1.6.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування. 26

2. ОСНОВНІ ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ.. 38

ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ.. 38

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика. 38

2.2. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього. 60

2.3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів. 64

3. ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ 68

3.1.Класифікація організаційно-розпорядчої 68

документації за функціональною ознакою. 68

3.2. Складання та оформлення організаційних документів. 70

3.2. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення. 79

3.4.Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення 97

4. ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ.. 114

4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу. 114

4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників. 116

4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи. 120

4.4.Особливості документального оформлення організації роботи з кадрами в органах місцевої влади. 125

4.5. Накази з особового складу. 129

4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, 131

зберігання та видачі при звільненні працівників. 131

4.7. Складання особистих офіційних документів. 145

5. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕННЯ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ ТА МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ 151

5.1.Державна служба та її особливості в Україні 151

5.2. Документальне оформлення участі у конкурсі державних службовців. 153

5.3. Документальне оформлення та робота з кадровим резервом. 159

для зайняття посад державних службовців. 159

5.4. Документальне оформлення підготовки та проведення атестації державних службовців. 162

5.5. Особливості документального оформлення підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів в органах державного управління та місцевого самоврядування. 168

5.6. Документальне оформлення подовження терміну перебування на державній службі 176

5.7. Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади 179

6. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ І МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ.. 189

6.1.Планування роботи в органах влади. 189

6.2. Порядок підготовки, проведення та документального оформлення апаратних нарад, засідань, зборів, 194

конференцій, колегій. 194

6.3. Документування діяльності виборчих комісій. 196

та комісій з референдумів. 196

7. ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН ДО ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА САМОВРЯДУВАННЯ.. 203

7.1. Сутність звернення громадян до органів. 203

державного управління та місцевого самоврядування. 203

7.2. Особливості складання окремих документів. 204

7.3. Термін розгляду і відповідальність за їх порушення. 206

7.5. Організація прийому громадян у місцевій державній адміністрації. 209

7.6. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації 211

7.7. Звернення громадян в інші органи державної влади. 211

8 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ В УСТАНОВІ 216

9. МЕТА, ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ.. 246

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством. 246

9.2.Функції ділової служби. 248

9.3.Функції керівника діловодної служби. 250

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу. 252

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування. 253

10. ЗАХИСТ ДОКУМЕНТІВ.. 262

10.1.Правова охорона документів. 262

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання. 263

10.3. Захист за допомогою технічних засобів. 265

11. РОБОТА ТА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ МІСТЯТЬ ДЕРЖАВНУ ТАЄМНИЦЮ ТА КОНФІДЕНЦІЙНУ ІНФОРМАЦІЮ, ЩО Є ВЛАСНІСТЮ ДЕРЖАВИ.. 267

11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці. 267

11.2. Охорона та робота з документами, що містять державну та комерційну таємницю. 272

11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави. 279

11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. 280

11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності. 291

12. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ПІДТРИМКИ ДОКУМЕНТООБІГУ.. 296

12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій. 296

12.2. Системи електронного документообігу. 304

12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу. 330

Термінологічний словник. 335

Список літератури: 346

Додатки. 350

 

 

[1] ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.-К.:Держстандарт України, 1994.-53 с.

[2] ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

ДСТУ 2395-2000 (ISO 5963-85)- Інформація та документація обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Загальна методика.

[3] Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади. - Офіційний вісник України, 1997.- число 43.- с.51-105.

[4] Кулешів С.Г. Документознавство: Історія. Телуричні основи. УДНДІАСД.- К.: 2000.-160 с.

[5] Ю.І.Палеха Управлінське документування: Навч.посібник: у 2ч. Ч1.- К, 2003, с.17.

[6] З історії самоврядування та демократії у Києві. - К.: Інститут громадського суспільства.- 2000.- с.14.

[7] Ділова документація Гетьманщини ХУІІІ ст.: упорядник Горобець В.Й., К.:Наук.думка, 1993.- 392 с.

[8] Там же.

 

[9] Ю.І.Палеха Управлінське документування: Навч.посібник: у 2ч. Ч1.- К, 2003, с.33.

 

[10] Ю.І.Палеха Управлінське документування: Навч.посібник: у 2ч. Ч1.- К, 2003, с.37.

 

[11] Атрибут (від лат. atribio – надаю, наділяю) – необхідна, суттєва властивість об»єкта.

[12] Заповнює державний службовець

[13] Відомості відповідно до статей 12, 16 Закону України «Про державну службу» та про наявність пільг; передбачених законодавством заповнює державний службовець.

 

[14] ГОСТ 16487-83 Деловодство и архивное дело. Термины и определения.- М.:1984.-с.4

[15] ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.-К.:Держстандарт України, 1994.-53 с.