Організація діловодства в міській державній адміністрації

5.1. Діловодство у міській державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

5.2. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в міській державній адміністрації здійснює загальний відділ.

5.3. Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів у секретаріатах голови, першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах міської державної адміністрації покладається на їхніх керівників.

5.4. Вся службова кореспонденція, що надходить до міської державної адміністрації, приймається і опрацьовується сектором службової кореспонденції загального відділу, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівників міської державної адміністрації у відповідності з розподілом обов’язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

5.5. Передача документів, зареєстрованих у секторі службової кореспонденції, здійснюється під розписку у журналах реєстрів видачі службової кореспонденції а встановленою формою.

5.6. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головою міської державної адміністрації, доповідається йому завідуючим загальним відділом.

5.7. На дорученнях голови міської державної адміністрацій, що містять контрольні строки та потребують відповіді заявникам, загальним відділом робляться відмітки про взяття х на контроль. Сектор службової кореспонденції направляє копії цих документів з дорученнями та копією реєстраційно-контрольної картки до служби контролю.

5.8. Після розгляду документів заступниками голови міської державної адміністрації працівники відповідних секретаріатів знімають необхідну кількість копій (по кількості виконавців) і передають їх до сектора службової кореспонденції загального відділу. Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються у секретаріатах заступників голови міської державної адміністрації. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, ознайомлення з ним і дорученням керівників міської державної адміністрації здійснюють відповідні секретаріати.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснюється сектором службової кореспонденції, як правило, до 14.00 години щоденно.

5.9. Копії законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативних актів, а також розпоряджень міської державної адміністрації направляються до юридичної служби.

5.10. Ініціативні листи керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб Київської міської державної адміністрації на ім’я голови міської державної адміністрації попередньо розглядаються відповідними заступниками голови міської державної адміністрації згідно з розподілом обов’язків.

5.11. Проекти листів подаються на підпис голові міської державної адміністрації завізовані відповідними заступниками голови міської державної адміністрації та із зазначенням на зворотному боці останньої сторінки прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

5.12. Вся вихідна кореспонденція за підписом голови міської державної адміністрації реєструється в секторі службової кореспонденції загального відділу. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються в секторі службової кореспонденції до передачі в архів.

5.13. Вихідна кореспонденція за підписом першого заступника (крім випадків, коли він виконує обов’язки голови) та заступників голови міської державної адміністрації реєструється у відповідних секретаріатах. У секретаріатах також зберігаються копії листів, які формуються в справи згідно з номенклатурою.