Загальні вимоги до оформлення тексту документів

Ділова кореспонденція готується, як правило, на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути: реквізити відправника, а також заголовок документа, адреса організації, установи, куди посилається документ, підпис представника організації, яка підготувала документ.

Текст - головний елемент документа. Важливо, щоб зміст документа правильно і точно висвітлював факти, що в ньому викладаються. При складанні документа необхідно дотримуватись вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки. Тексти документів, як правило проділяють на дві частини. В першій частині вказують підставу для складання документа, в другій – викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, то в першій її частині рекомендується вказати підставу або причину створення документа, а в другій – прохання, рішення, розпорядження. У виключних випадках текст може складатися лише з заключної частини (наприклад, прохання).

Для того, щоб текст був зрозумілим і викладеним більш чітко застосовується його рубрикація. Рубрикація - це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци. Кожен абзац повинен розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців в тексті документів можуть виділятися параграфи, пункти.

Нумерація - це числове або буквене позначення послідовності розташування складових частин тексту. Існують дві системи нумерації:

· перша базується на використанні знаків різних типів і будується за складною ознакою:

А Б В Г Д

І ІІ ІІІ ІУ У

1 2 3 4 5 6

2) 3) 4) 5)

а) б) в) г) д)

· друга базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності:

1. 2.

1.1. 1.2. 1.3. 2.1. 2.2. 2.3.

 

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші на початку і в кінці абзацу. Абзаци також вимагають чергування в залежності від розмірів. Найзручніші речення з трьох, п’яти, семи і найбільше дев’яти слів. При підготовці текстів документів рекомендується складні речення заміняти простими, ширше використовувати трафаретні словосполучення, у розпорядчих документах використовувати дієслова невизначеної форми і конструкції наказового характеру.

Укладачу документу слід пам’ятати, що документи повинні відповідати існуючому законодавству, тому в разу необхідності слід звіряти документи із законами і підзаконними актами. Особливо це важливо враховувати документуючи діяльність органів державного управління та місцевого самоврядування, а також при піідготовці рішень, наказів та інших розпорядчих документів. В документах потрібно використовувати лише перевірені факти.

Документи можуть бути проілюстровані таблицями. Якщо таблиця невелика, займає частину сторінки, то вона друкується у загальному тексті документа, якщо таблиця велика, або в документі їх кілька, то вони виносяться у додаток, про що робиться повідомлення після закінчення основного тексту документа чи посилання у тексті.

Кожному тексту передує заголовок – коротке викладення змісту документа. Заголовок – це основний пошуковий елемент документа. Правильно складений заголовок скорочує час розгляду документа.

Для складання документів існує специфічний канцелярсько-діловий стиль, йому притаманні академізм, значна кількість термінів, логічна послідовність. Однак слід уникати застосовувати архаїзми, застарілі слова і вирази, необхідно заміняти їх новими сучасними словами: даби – щоб; на предмет – для того тощо. Фахівцю, що готує текст документа потрібно уникати застосування іноземних слів особливо у тому випадку, коли є українські відповідники. Крім того, недопустимо використання вузькоспеціалізованих галузевих термінів, діалектизмів, що використовуються в якихось говірках, вульгаризмів – слів з відтінком неповаги. Слово у службовому документі повинно суворо відповідати поняттю, яке в нього вкладається. Текст документа повинен бути чітким, коротким, в ньому недопустимі різні тлумачення. Не рекомендується використовувати урочисту лексику в робочих документах, що мають офіційний характер.

В сучасних документах відмічена тенденція до швидко прогресуючої тенденції заміни слів та конструкцій символами, тобто графічними знаками, які замінюють цілі слова та їх словосполучення (наприклад, № - номер, % - проценти, $ - долар тощо). Широке розповсюдження набули загальноприйняті скорочення, абревіатури тощо.

Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад, Академія інформує про новий склад студентів.

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв’язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім того, логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення. Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкріплення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: “спочатку”, “водночас”, “потім”. Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: “тому”, “для цього”, “з цією метою”. Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності: “таким чином”, “у результаті”, “отже” тощо.

З роками склалися правила оформлення службової, урядової, приватної документації. Це і сувора нормативність, і дотримання юридичних положень, і бездоганне володіння правилами мови.

Питання для перевірки знань

1. Що таке формуляр документа?

2. Що таке реквізити документів, для чого вони існують?

3. Дайте характеристику кожному реквізиту та визначте особливості його розміщення на документі.

4. Оформлення проходження документів, реквізити, що свідчать про надходження, контроль виконання, перенесення інформації, копіювання

5. Резолюція як форма оформлення управлінського рішення

6. Вимоги до оформлення тексту документів.

7. Правила складання тексту документів

8. Елементи тексту: заголовок, додатки, оформлення таблиць

9. Бланки документів, їх види та особливості оформлення.