Структура та обсяг документообігу на підприємстві.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення[14]

До організації документообігу пред’являються наступні вимоги:

Ø Прямо плинність руху документів (документ найкоротшим) шляхом попадає до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються).

Ø Розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;

Ø Забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії.

Ø Одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження);

Документообіг складається з трьох документопотоків. Документопотік – це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки, Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документопотік вхідних документів – це рух документів, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів як правило породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

Документопотік вихідних документів – це рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу “Прошу дати довідку щодо питання … у термін до…..”).

Документопотік внутрішніх документів – це рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходить також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації – це направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Всі документи, що проходять через канцелярію пов’язані між собою, оскільки у більшості з них є посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв’язків як таких можуть з’являтися лише внутрішні і вхідні документи. В той же час вхідні документи можуть мати зв’язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді (рис.4). Всі документи пов’язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання певним чином дублюючи зв’язки.

Зв’язки в більшості випадків спрямовані за принципом: “керівник - підлеглий”. Іноді зустрічаються неспрямовані зв’язки, що об’єднуються родинні документи (документи, що присвячені одному питанню).

 

 

	Процес підготовки внутрішнього документа		Підготовка вихідного документа на основі внутрішнього

 

 

 

Рис.4. Зв’язок вхідного документа з вихідним

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 5. Підготовка вихідного документа.

 

 

Рис. 6. Вихідний документ, що знаходиться на контролі.

 

 

 

 

	Процес повторного звертання

 

 

 

 

 

 

Рис.7. Процес узгодження рішення або уточнення відповіді.

 

 

Обсяг документообігу визначається яксума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Річний обсяг документообігу - це вихідна величина для розрахунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеню завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур’єрів тощо).