Перевірки наявності та стану документів і справ

Від ______________№__________________

 

Місце складання

Складений комісією на підставі наказу від__________________ № _________

Комісією:

Голова комісії ______________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Члени комісії_____________________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Перевіркою встановлено:

1.Усього за описами (номенклатура ми справ, журналами обліку) налічується ______________________документів, справ.

З них наявні_____________________________________________________

Не виявлено_____________________________________________________

Індекси (номери)документів, справ, видань

2.Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів обліку)

 

3.Характеристика стану документів, справ та видань:

Перевірку проводили:

Голова комісії: _________________________ ________________

Члени комісії:__________________________ ________________

_______________________ ___________________

 

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки _____________________________________________

 

 

Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» робиться відповідне повідомлення керівника організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує висновок, який затверджує керівник організації. До документів з обліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться дані про втрату матеріалів а на осіб, які причетні до втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із законодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовим та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Наказом керівника організації призначаються особи, які персонально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за наступною формою.

ЖУРНАЛ

Обліку та видачі печаток і штампів

№ з/п	Відбитки печаток і штампів	Кому видано	Дата	При-мітка
Наймену-вання підроз-ділу, в якому зберігаються печатки і штампи	Прізвище та ініціали відпові-дальної особи	Дата і розписка про отриман-ня	Повернення і розписка про приймання

 

Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнал має наступну форму.

 

ЖУРНАЛ

Обліку бланків

Надходження

Видача

надходження

Номер супровідного листа

Звідки надійшли

Кількість примірників

Серія і номери бланків

Дата

Дата і номер документа

Кому видано

Кількість примірників

Серія і номери бланків

Розписка про отримання

Примітка (відмітка про знищення)

Найме- нуван- ня підроз- ділу

Прізви- ще та ініціали утриму- вача

 

Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркушу нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються і опечатуються. На зазначених вище бланках типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх часинах (сторінках) цих бланків. Видача заповнених бланків здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями. Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцем знаходження організації.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку та зберігання печаток, штампів і бланків комісія складає відповідний акт і повідомляє про виявлені порушення керівника організації. У разі втрати печаток і штампів керівники організації зобов’язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

Питання для перевірки знань.

1. В чому полягає сутність державної таємниці?

2. Визначте особливості віднесення інформації до державної таємниці.

3. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять державну таємницю?

4. Що таке конфіденційна інформація, що є власністю держави?

5. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави?

6. Яким чином здійснюється забезпечення схоронності документів.