Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення

	Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

 

 

Підставами для створення розпорядчих документів служать:

· Закони Верховної Ради,

· Укази Президента;

· Постанови й розпорядження Кабінету Міністрів;

· Вказівки вищестоящих організацій, органів державної влади і управління;

· Діяльність органів управління, яка передбачена нормативними актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.

· Інші підстави, що викликають потребу у правовому регулюванні роботи апарату управління.

Вирішення найбільш важливих питань викладається у таких розпорядчих документах як постанова, рішення, наказ. розпорядження, вказівка.

Видання розпорядчих документів є обов’язковим в наступних випадках:

Ø З організаційних питань – створення, реорганізація, ліквідація організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов’язків посадових осіб, підведення підсумків діяльності організації;

Ø В галузі планування – визначення порядку і строків складання планів, затвердження перспективних та річних планів, зміна орієнтовних показників розвитку підприємства;

Ø У галузі виробництва – проведення заходів з впровадженням інновацій, випуску продукції або нових спеціалізованих видів послуг;

Ø У галузі розвитку підприємства та капітального будівництва – затвердження техніко-економічних обгрунтувань нового будівництва, прийняття до експлуатації готових об’єктів;

Ø У галузі фінансів – затвердження фінансових звітів, отримання банківських кредитів;

Ø У галузі управління трудовими ресурсами – затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Наведений перелік не є вичерпним і включає лише найбільш характерні і стабільні підгрунтя для обов’язкового видання розпорядчих документів.

В практиці діяльності муніципальних органів управління найчастіше видаються такі розпорядчі документи як Постанова, яка видається колегіальним органом управління та Розпорядження, яке видається головою місцевої державної адміністрації в межах його компетенції та розповсюджується на територію, підпорядковану місцевій держадміністрації, в діяльності підприємств та організацій найчастіше застосовується наказ та розпорядження.

Постанова – цеправовий акт, що приймається вищим та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки. Постанова - це заключна частина протоколу засідання колегіального органу. Ці постанови включаються до протоколу або додаються до нього. У разі необхідності їх можна оформляти як витяг з протоколу.

Постанови приймаються Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, місцевими радами депутатів та іншими колегіальним органами управління.

Текст постанови складається з двох частин:

à Констатуючої;

à Розпорядчої;

Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації або посилання на розпорядчий документ вищестоящої установи.

У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначаються виконавці та термін виконання. Текст викладають у наказовій формі. Постанову підписують дві особи:

Голова колегіального органу та керуючий справами (секретар).

Розпорядження -це правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим воно адресовано. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядження бувають Загальні та Спеціальні.

Розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, місцевими радами, а також керівниками колегіальних органів державного управління, адміністрацією підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв’язування оперативних питань.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частини.

Констатуюча частина містить інформацію про причину з якої видано розпорядження, а розпорядча – завдання, виконання яких сприятиме подоланню проблем, що виникли. В розпорядчій частині визначається особа, яка буде нести відповідальність за виконання завдання, вказується строк виконання розпорядження.

Встановлювані у розпорядженні завдання повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, з переліком виконавців та особи, на яку покладено контроль за виконанням розпорядження і визначенням термінів завдань

Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка.

Розпорядження обов'язково доводиться до відома підлеглих.

Розпорядження – один з основних документів, який видається Головами місцевих державних адміністрацій. Голова місцевої державної адміністрації на виконання Конституції України, законів України видає одноособово в межах власних повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно із законодавством.

У разі відсутності голови місцевої державної адміністрації його повноваження щодо видання розпоряджень виконує перший заступник голови державної адміністрації. Проходження проекту розпорядження, наприклад, міського голови дуже складне і має наступні етапи.

Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників головних управлінь, управлінь, відділів і служб місцевої державної адміністрацій та підпорядкованих їй адміністрацій нижчого рівня.

Текст проекту розпорядження викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому повинен бути органічно пов’язаним і не допускати можливості подвійного тлумачення змісту. Обов’язковою складовою частиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей його видання, як правило, повинна містити посилання на відповідний закон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні.

Проект розпорядження у необхідних випадках повинен містити пункт щодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.

На зворотному боці останньої сторінки проекту розпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме вказується структурний підрозділ, який виніс проект розпорядження та посадові особи, з якими проект розпорядження було погоджено.

Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсульт головного управління, управління, відділу чи служби державної адміністрації, яка вносить проект, керівники зацікавлених організацій, голови відповідних нижче стоячих державних адміністрацій у разі, коли це стосуються інтересів підпорядкованих їм територій.

При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування, перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вона вважається недійсною.

Підготовлений у відповідності з вище зазначеними вимогами проект розпорядження подається в секретаріат відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації.

Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого проекту розпорядження із заступником голови міської державної адміністрації, якому підпорядковане головне управління, управління, відділ, що вносять проект, літредактором та керівником юридичної служби.

Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер та мають, наприклад, загальноміське значення, погоджується відповідним секретаріатом з усіма заступниками голови міської державної адміністрації.

Перший заступник голови місцевої державної адміністрації візує проект розпорядження останнім.

Термін розгляду та погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати одного дня, а тих, що вимагають додаткових узгоджень – три дні.

Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою на протязі терміну, що не перевищує три дні, а ті, що вимагають додаткового опрацювання – у строк до семи днів. При цьому візують всі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього (із зворотного боку).

Після візування проекту розпорядження юридичною службою внесення до нього змін і доповнень не допускається.

Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються у письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту розпорядження під час погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів місцевої державної адміністрації рішення про зняття або врахування зауважень приймають відповідно перший заступник голови, заступник голови адміністрації, до відання якого відноситься конкретне питання у цьому випадку віза заступника голови місцевої державної адміністрації на проекті підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть бути запропоновані для колегіального обговорення та прийняття рішення.

Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальне обговорення приймається головою місцевої державної адміністрації за письмовим обгрунтуванням відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації.

Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби державної адміністрації, що зробила подання, відповідного заступника голови, заступника голови – керівника секретаріату, керівника юридичної служби.

Додатки до розпоряджень візують керівник головного управління, управління, відділу або служби місцевої державної адміністрації, що зробила подання, відповідний заступник голови місцевої державної організації, керівник юридичної служби. Підписує додатки до розпоряджень заступник голови місцевої державної адміністрації – керівник секретаріату.

Відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства та літературне редагування несе заступник голови місцевої державної адміністрації до компетенції якого належать зазначені питання, та юридична служба.

Підготовлений та погоджений в установленому порядку проект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхідними документами та розрахунком розсилки подається завідуючим секретаріатом відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації до сектора редагування та випуску розпоряджень загального відділу.

Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідуючим секретаріатом відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації.

Сектор редагування та випуску розпоряджень загального відділу здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовки проектів розпоряджень і у разі їх порушення повертає проект виконавцям.

Проекти розпоряджень подаються на підпис голові місцевої державної адміністрації завідуючим загальним відділом.

Підписані розпорядження оформляються сектором редагування та випуску розпоряджень. Сектор редагування та випуску розпоряджень забезпечує зняття необхідної кількості копій розпорядження відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їх вказаним у розрахунку організаціям через сектор службової кореспонденції загального відділу.

Розпорядження місцевої державної адміністрації набирають чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено в розпорядженні.

Розпорядження, що стосуються прав і обов’язків громадян і мають загальний характер, доводяться до відома населення прес-службою державної адміністрації.

Оперограма підготовки розпорядження голови місцевої державної адміністрації представлено на рис.2.

Зразок розпорядження Київського міського голови наведено на стор. 88.

 

 

 

 

Рис.2. Оперограма підготовки та видання розпорядження

 

 

КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

10.01.2001 № 1 м.Київ

 

Про Регламент Київської

Міської державної адміністрації

 

 

Відповідно до п.2 постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.99 № 2263 “Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації”:

1 Регламент Київської міської державної адміністрації затвердити згідно з додатком.

2.Контроль за додержанням Регламенту покласти на першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації. Встановити, що порушення працівниками міської державної адміністрації вимог Регламенту тягне за собою дисциплінарну відповідальність відповідно до чинного законодавства.

3. Розпорядження київської міської державної адміністрації від 03.01.97 № 1 “Про Регламент Київської державної адміністрації” та від 30.12.98 Ц 2526 “про державну реєстрацію розпоряджень Київської міської державної адміністрації” вважати такими, що втратили чинність.

 

Голова О.Омельченко

 

 

Наказ – це правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Накази видаються на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок, вищестоящих органів влади.

Можна виділити наступні групи наказів (табл.5).

Таблиця 5

Види наказів

Група наказів	Зміст, мета
Наказ з особового складу	Оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагородження та накладання стягнень.
Наказ із загальних питань (з питань основної діяльності) а) ініціативний	Видається для оперативного впливу на процеси, що виникають всередині організації (підприємства)
б) на виконання розпоряджень вищестоящих органів управління	Видається при створенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні діяльності установ.

 

Як видно з табл.5, за призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності, накази по особовому складу.

Накази з основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А 4. перевагу віддають поздовжньому розташуванню основних реквізитів.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: “Призначити”, “Перевести”, “Оголосити подяку”, “Надати відпустку”, - які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

Якщо в одному пункті наказу перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить:

- вступ, доведення, висновок.

Розпорядчу частину починають словами Н А К А З У Ю:. Вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Текст наказу повинен мати наказову форму.

Кожен пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується - назвою дії (в інфінітиві), строком виконання (за десятинною системою написання дати).

Проект наказу слід обов'язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі потреби – також інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

При цьому, візи погодження розташовуються нижче підпису керівника таким чином:

Проект наказу внесено:

	Посадова особа або структурний підрозділ, які склали проект наказу
		Розшифровка підпису
		підпис

 

Проект наказу погоджено:

	1. Посадова особа або структурний підрозділ, з якими погоджено проект наказу
		Розшифровка підпису
		підпис

 

1.

2.

Проект наказу погоджується із:

заступником керівника, куратором з питань, керівниками підрозділів, юристом організації. Оперограма підготовки наказу подана на рис.3. Формуляр- зразок на стор. 93.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не зазначено в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: за звичай, це право мають керівники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції.

Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Здебільшого, наказ діє, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасовувати накази може тільки вповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними та індивідуальними. Наприклад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним (безособовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

Не зважаючи на багато спільних рис між розпорядженням та наказом, вони мають суттєву різницю, а саме:

накази пишуть, як правило із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження - часткових;

ключовими словами, що використовуються при складанні наказу є НАКАЗУЮ, а розпорядження - “ пропоную”, “зобов’язую”, “доручаю”, ”вимагаю”, “дозволити” тощо.

Накази видають лише перші керівники підприємства, а розпорядження можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємства.

 

 

 

Рис.3. Оперограма підготовки та видання наказу (45, с.61.)

 

Формуляр-зразок наказу

Герб України Міністерство Відомство Підприємство     Н А К А З   дата №_____ місце складання   заголовок   Констатаційна частина (обґрунтування необхідності видання наказу, посилання на ситуацію, яка примусила видати наказ, № та назву розпорядження вищестоящої організації, Закон, прийнятий Верховною Радою, Постанова Кабінету міністрів, Наказ міністра тощо). ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Н А К А З У Ю: Розпорядча частина (кому, що і в який термін слід робити) (кому, що і в який термін слід робити)     Контроль за виконанням наказу покладено на _______   Керівник підприємства підпис Розшифровка підпису   Проект наказу внесено: Проект наказу погоджено:

 

 

 

 

Рішення - правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами).

Рішенням оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств та відомств, наукових рад, судів тощо.

В рішенні зазначається територія, коло осіб, на яких вона розповсюджується, конкретні посадові особи, установи, що зобов’язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Коло питань, з яких приймаються рішеннями місцевих рад, досить широке, через те, що останні проводять державне керівництво усіма галузями господарського і соціально-культурного життя. Ухвали й розпорядження виконкомів, що прийняті в межах наданих їм прав, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, які розташовані на території, що підлягає раді, а також для виконання службовими особами і громадянами.

За своїми юридичними властивостями рішення виконкомів можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі та побутового обслуговування населення, індивідуальними – рішення про прийняття до експлуатації того або іншого домобудування, встановлення опікунства тощо.

Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відміни між ними полягають лише в тім, що ухвали Рад не нумеруються, а виконкомів мають порядкову нумерацію.

Розпорядчі документи, що розглядаються, містять такі основні реквізити: зображення герба України; назву місцевої Ради народних депутатів або її виконавчого органу; зазначення місця видання; назву виду документа; дату або дату і номер; заголовок; текст рішення; підписи голови і секретаря держадміністрації; печатку

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан питання, що розглядається і постановляючої, що містить перелік заходів із зазначення термінів виконання й перелік службових осіб, що відповідають за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

 

ПОДОЛЬСЬКА РАЙОННА РАДА Виконавчий комітет РІШЕННЯ 07.05.01. м. Київ № 23   Про затвердження списків підприємств, організацій і установ району для надання житлової площі громадянам, що перебувають у квартирній черзі   Розглянувши списки для надання житлової площі працівникам підприємств, організацій і установ Подільського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про правопорядок надання житлової площі в Україні, виконком ВИРІШИВ: Гр. Петренко М.І., інженеру-конструктору другої категорії, що працює у тресті “Київміськбуд” №6 з 1999 року мешкає за адресою Волинська вул.., 3, кв.2 Займає дві кімнати, площею 26,1 м^2 у трикімнатній квартирі, де на площі 26,1 м^2 проживає шість осіб для сім'ї у складі: 1. Петренка Миколи Івановича - заявника 2. Петренко Ірини Андріївни – дружини 3. Кириченко Ганни Тимофіївни – мати Виділити двокімнатну квартиру повторного заселення № 18 на вул.. Ярославській 12 житловою площею 32 м^2, згідно з чергою № 16 з 1980 р. Голова виконкому Секретар

Вказівки – це розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об'єднань, організацій, установ. Вказівка – правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Вказівки видаються при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.