При адресуванні прийменники в адресах випускаються.

 

Документ адресується конкретній посадовій особі у тих випадках, коли від неї безпосередньо залежить вирішення питання. При цьому слід пам’ятати, що одне прізвище вказувати не прийнято, необхідно вказати й ініціали.

Після прізвища зазначають адресу підприємства, яку пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв’язку.

В одному документі рекомендується писати не більше чотирьох адресатів, слово "копія" перед другим, третім та четвертим примірниками не пишуть.

Якщо є необхідність розіслати більшу кількість копій, наприклад, лист відділу освіти райдержадміністрації керівникам загальноосвітніх шкіл щодо проведення районної наради директорів шкіл та прирівняних до них навчальних закладів, то складають список на розсилку (реєстр), а на кожному примірнику документа проставляють тільки одну адресу.

Часто документи розсилають групі однорідних організацій. У цьому випадку користуються узагальненою адресою, а самі документи розсилають за списком, наприклад інформаційний лист КДМА щодо проведення “Шкільного базару” на Хрещатику напередодні початку навчального року та запрошення прийняти в ньому участь зацікавлені підприємства.

	При написанні адреси розділові знаки між окремими її елементами не ставляться, тобто застосовуються правила відкритої пунктуації.

 

Датування документів. Датою створення документа вважається:

1. день підписання та реєстрації листа або наказу;

2. день затвердження плану, звіту, інструкції;

3. день фіксації вчинків у протоколах, актах;

4. день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом (якою документ її не обумовлює).

Стандарт встановлює два способи написання дат:

Традиційний - словесно-цифровий: 1 травня 2002 рік.

цифровий - 02.10.02.

Місце датування, як правило, визначено на бланку, або якщо документ виконано на аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під підписом, дата затвердження документа проставляється у відповідній графі.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження документа.

Обов’язковому затвердженню підлягають усі службові документи та відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи.

Індексація документа. Індексація документів – це присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. В кожній організації повинна бути єдина і стабільна система індексування документів і простійне розташування складових частин індексу.

В основі індексування лежить номенклатура справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс складається з порядкового номера документа і індексу справи за номенклатурою.

Індекс на вхідних документах та документах, які створені в установі (організації) складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються, наприклад, накази, розпорядження, протоколи, листи, акти тощо. Вони можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і тому подібне.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий номер реєстрації у межах групи документів, індекс за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців.

Індекс спільного нормативно-правового документа двох організацій складається з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад, 225/02-325/27 або 35/48/95.

При індексації заяв, пропозицій та скарг громадян в індекс включають перші літери прізвища заявника.

Наявність в індексі порядкового номера забезпечує прискорення пошуку і зберігання документів.

Заголовок документа. Дотексту документа, який перевищує 10 рядків слід обов’язково складати заголовок, який складає виконавець. Заголовокдо тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок означає зміст ділового паперу. Називається не лише поняття про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на питання про що? Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника "Про". Заголовок звичайно ставиться у лівому верхньому кутку під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно скорочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту і полегшує його пошук.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми, постійна части заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.

Погодження документів. Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне розв’язування комплексу питань:

- про якість підготовленого документа;

- його своєчасність і доцільність;

- науково-технічне і економічне обґрунтування;

- відповідність діючому законодавству, правовим актам, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.

Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа. Віза – цепідпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Вона включає особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі необхідності може бути зазначена посада особи, що візує документ.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не вистачає. Візи проставляються на примірниках, які залишаються в установі.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші паперу, про що робиться відповідний запис при візуванні, наприклад:

 

Із зауваженнями обов’язково знайомиться особа, яка підписує документ.

Крім того, проекти нормативно-правових актів організації перевіряються працівниками юридичної служби на відповідність їх чинному законодавству і візуються ними у відповідності з існуючими правилами.

Зовнішнє погодження здійснюється поставлянням підпису у два способи:

1. нижче реквізитів, якщо погоджень не багато,

2. на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значною кількістю посадових осіб.

При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться підпис і подається розшифровка підпису, наприклад,

ПОГОДЖЕНО директор школи № 209 (підпис) А.В.Гулак 05.05.02

 

 

 

При погодженні документа з колегіальним органом, вказується номер протоколу, або листа, наприклад,

 

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання профкому 10.04.02 № 5

або

ПОГОДЖЕНО Лист Міносвіти України 10.05.02 № 01-3/125

 

Якщо погодження робляться на основному аркуші і додаються до документа, то такий документ оформляється наступним чином: в тексті документа робиться посилання на наявність аркуша погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

В такому разі аркуш погодження оформляється за такою формою:

 

Аркуш погодження Кошторис на будівництво торгового дому “Барвінок”   Начальник управління Головміськархітектури (підпис) А.Р.Сердюк 07.05.02. Начальник пожежної охорони Прирічного району м.Сонця (підпис) А.С.Кривуля 08.05.02

 

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує керівник організації або його заступник, відповідно до повноважень. В деяких випадках документи можуть бути підписані керівником певного структурного підрозділу, якщо це здійснено у відповідно до компетенції керівника.

Реквізит "підпис".

¨ складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться; наприклад:

	Декан факультету професор (підпис) І.П.Притула

 

 

¨ ініціали ставляться перед прізвищем;

¨ повне найменування посади не вказується в тому випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресата. Якщо таких відомостей немає, то наводиться повністю посада;

¨ якщо документ підписує кілька осіб, то підписи розташовують один під іншим, у порядку субординації, наприклад,

	Директор заводу Ремпобуттехніка (підпис) А.К. Петров Головний бухгалтер (підпис) В.В. Юшко

¨ у випадку, коли підписують документ керівники одного і того ж рівня, то підписи розташовують на одному рівні, наприклад,

Міністр економіки України Міністр Праці та соціальної Політики України (підпис) В.В. Притика (підпис) Н.Н.Білий

 

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа відсутня, то документ підписує її заступник, або особа на яку покладено обов”язки відсутнього. При цьому обов’язково визначається посада особи, яка підписує документ та вказується її прізвище (виправлення вносяться в текст чорнилом або на машинці, наприклад, “В.О.”, “Заст.” тощо.).

	ЗАПАМ"ЯТАЙТЕ: При підписанні документів не допускається ставити прийменник "за" або навкісну риску перед найменуванням посади.
		Зверніть увагу! Ініціали того, хто підписує документ слід розташувати: 1. при адресуванні - після прізвища, наприклад Іванюку І.І. 2. при підписуванні документа, його затвердженні - перед прізвищем - А.А.Білан; 3. на резолюції - після прізвища або без зазначення ініціалів, наприклад, Симоненко; Петренку М.П.; 4. у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та інш.) - після прізвища, наприклад, нагородити Коваленка О.О. цінним подарунком; 5. ініціали не бажано відривати від прізвища при переносі слова.

 

 

Затвердження документів. Ця процедура здійснюється у два способи, що мають однакову силу: грифом затвердження і виданням відповідного розпорядчого документа - наказу, рішення, постанови.

1. Гриф Затверджую проставляється у верхній частині документа. Слово затверджую пишеться без лапок великими літерами під ним вказується посада особи, що затверджує документ, ставиться підпис і наводиться її розшифровка й дата.

ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи № 209 (підпис) А.В. Гулак 12.03.01

 

2. При затвердженні документів постановами, рішеннями, наказами цей реквізит оформляють таким чином:

	ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора 10.10.02., № 124

 

 

або

	ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол загальних зборів трудового колективу 15.03.02., № 4

 

В організації існує перелік документів, що підлягають затвердженню. У державних установах до таких документів належать наступні:

ПЕРЕЛІК документів, що підлягають затвердженню Акти перевірок і ревізій, передачі справ, списання матеріально-технічних цінностей тощо Кошториси видатків (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво) Звіти про відрядження Нормативи (витрачання електроенергії; чисельність працівників тощо) Перелік посад працівників з ненормованим робочим днем; перелік типових документальних матеріалів із зазначенням строків зберігання документів тощо) Плани роботи установи, управлінь і відділів, правління, колегії тощо Програми (заходів, відряджень, семінарів тощо) Структура фонду заробітної плати і штатна чисельність Форми уніфікованих документів Штатні розписи На деяких документах для закріплення їх юридичної сили і засвідчення справжності ставлять печатку.

Печатки існують двох видів: прості та гербові. Прості печатки - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. Їх ставлять на копіях, розмножених примірниках розпорядчих актів, на довідках про трудову діяльність громадян, перепустках, при відправленні бандеролей, пакетів тощо.

Гербова печатка - ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами, а саме:

Перелік документів, на яких проставляється гербова печатка Акти списання. Аркуші погодження проектів нормативно – правових актів. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату, про місце роботи тощо) Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення Договори (про матеріальну відповідальність, про оренду приміщень, про здійснення робіт тощо) Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо) Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції Посвідчення про відрядження Кошторис видатків (на утримання апарату управління, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо) Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо) Подання і клопотання про нагородження орденами і медалями Реєстри (чеків, бюджетних доручень) Титульні списки Штатні розписи

 

Зверніть увагу!

! Відтиск печатки ставлять на документах поруч з підписом таким чином, щоб частково захопити назву посади й підпис. У фінансових документах, що направляються в банк, печатка не повинна захоплювати підпис. На службових листах, що надруковані на бланку печатка не ставиться.

Додатки. Іноді до документів додаються різного роду додатки. Є кілька способів їх оформлення:

1. якщо у документі згадується про додаток, тоді у ньому не наводять його найменування, а тільки вказують кількість аркушів і примірників.

Наприклад:

Додаток: на 2 арк. у 3 примірн.

 

2. якщо у документі не згадують додаток, то обов’язково пишуть його назву, наприклад:

Додаток: проект реконструкції ресторану "Чайка" та кошторису витрат на неї на 10 арк. в 1 примірнику.

3. якщо до документа додається інший документ з додатком, то відомості про наявність додатка подаються таким чином:

Додаток: лист міністра фінансів України від 01.01.02 № 4 -5/015 і додаток до нього, усього 15 арк.

4. у тому випадку, коли документ надсилається на кілька адрес, а додаток лише на одну, то відмітка про наявність додатка оформляється за такою формою: