Информационные технологии на разных уровнях управления в организации

Информационная технология направлена на создание различных видов отчетов: регулярных, специальных, итоговых и пр., используемых для принятия решений. Для этого на каждом из уровней управления в организации требуются разные виды информации и исполь­зуются различные ИТ. Каждый уровень является открытой системой, имеет входные и выходные каналы, зависит от внешней среды, при этом обеспечивается координации низших уровней системы со стороны ее высшего уровня управления, а деятельность высшего уровня управления определяется результатами функционирования всех остальных подсистем.

Если рассматривать применение ИТ в масштабе организации, то выделяют оперативный, тактический и стратегический уровни управления.

Оперативный уровень управления отвечает за текущее состояние дел. Автоматизированные информационные системы хранят и обраба­тывают повторяющуюся, часто обновляющуюся информацию, необхо­димую для повседневной деятельности. Характерны операции ввода, регистрации и первичной обработки данных. Автоматизированные информационные системы относят к классу систем обработки транзакций (транзакционные системы).

Транзакция — элементарный акт хозяйственной деятельности (постановка на учет, прием платежей, выписка счетов, выдача справок и т.д.).

Транзакционные системы не только выполняют и фиксируют ежедневные рутинные операции по осуществлению деятельности, но и поставляют информацию для АИС других уровней управления, в том числе в виде регулярных внутренних отчетов с детальным срав­нением базисных и текущих показателей, помогающих отслеживать текущие операции. Примером транзакционных систем могут служить: АИС «ЗАГС», «БТИ», «Воинский учет», «Паспортный стол ДЭЗ», «Турбо-бухгалтер», «WINCMETA», «1С: Бухгалтерия», «1С: Кадры», «1С: Предприятие» и пр. Некоторые транзакционные системы работают в режиме онлайн и выполняют трансакции в реальном времени по мере поступления запроса. Примером могут служить региональные подсистемы федеральной системы «Город», позволяющие оплачивать коммунальные услуги и услуги связи через сеть Интернет с использованием пластиковых карт, а также обучение на курсах переподготов­ки и повышения квалификации; системы продажи билетов на поезда, самолеты; системы продажи книг, компьютерной и бытовой техники, строительных материалов и пр.

На оперативном уровне принимаются структурированные решения, т.е. опирающиеся на детальные расчеты по известным алгоритмам.

Тактический уровень управления использует более обобщенную информацию, сгруппированную по функциональным областям и служащую отправной точкой при принятии решения. АИС, с одной стороны, обрабатывают данные, поступающие с оперативного уровня, с другой - реализуют решения, принятые на стратегическом уровне. Основными функциями систем являются: сравнение текущих показателей с прошлыми; составление периодических отчетов; обеспечение доступа к архивной информации.

На тактическом уровне принимаются полуструктурированные решения, т.е. решения, частично опирающиеся на отчеты, частично на опыт руководителя.

Используются АИС следующих видов:

· системы автоматизации офиса - компьютерные системы, которые служат для организации и повышения производительности труда менеджеров. Пример - MS Office, Corel Office, Lotus Smart Suite. Могут иметь в своем составе программные модули поддержки до­кументооборота, как правило, малофункциональные;

· менеджерские информационные системы (МИС) - информационные системы управленческого уровня, поддерживающие функции планирования, контроля и принятия решений при подготовке типовых отчетов. Они позволяют автоматизировать операции по сбору информации оперативного уровня, генерировать стандартные отчеты (отчеты о постановке на учет, продажах, производственные отчеты и пр.), проводить анализ и готовить нестандартные отчеты по разъяснению руководству сложившейся исключительной си­туации (быстрый ответ на вопрос «что произошло?»). Примером простой системы может служить любая бухгалтерская программа. МИС имеют, как правило, клиент-серверную архитектуру и работают в рамках корпоративных ИС, поскольку важно, чтобы задачи функциональных подсистем решались стандартным для всей компании способом на основе стандартно подготовленной информации;

· системы поддержки принятия решений для автоматизации аналитической работы, поддерживающие решение полуструктурированных и неструктурированных задач на основе обработки данных с привлечением сложных аналитических моделей. Относят к ним системы, основанные на статистических и оптимизационных моделях, OLAP-системы, ПО групповых разработок (groupware), ГИС, системы глобального позиционирования и др.;

· системы обработки знаний - автоматизированные системы, способствующие созданию и интеграции новых знаний в организации. К таким системам относят системы автоматизация документооборота, системы представления компании в сети Интернет, workflow-системы, САПР, ЭС, системы дизайна и пр.

Стратегический уровень хранит и обрабатывает стратегическую информацию для долгосрочного планирования. Для нее характерны высокая степень обобщенности, неповторяемость, непредсказуемость и редкое использование. Решения стратегического уровня характеризуются как неструктурированные.

Задачи АИС состоят в обеспечении высшего руководства инфор­мацией о лучших технологиях, продуктах, методах управления; предоставлении возможности на базе аналитических моделей количествен­но оценить различные варианты развития; принятии на этой основе долгосрочных планов и стратегических решений по деятельности. Для этого требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы, информация из внешних источников.

Например, в органах государственной власти, так же как и в организациях (на предприятиях), задача разработки стратегии развития территории требует формирования и реализации собственного хозяйственного портфеля, максимально привлекательного для местного населения.

Системы стратегического уровня являются наиболее сложными по сравнению с системами других организационных уровней. Использу­ются АИС двух видов:

· информационно-аналитические системы. Предназначены для топ-менеджеров и первого руководителя. Примером могут служить широкодоступные системы управления проектами MS Project, Project Expert, Alt Invest, Symantec Time Line, в большой степени ориентированные на внешние источники информации;

· системы поддержки руководства. Предназначены для первого руководителя, настраиваются персонально на него. Включают в себя средства для принятия как стратегических, так и оперативных решений.

Пользователи систем (высшее руководство) имеют возможность:

· принимать оперативные решения в рамках принятого регламента или сложившейся традиции. Системы обеспечивают доступ к еже­дневной утренней информации, информации к оперативным заседаниям, к заседаниям специальных комитетов и пр. Информация поступает с более низких уровней управления, а также из внешних источников через сеть Интернет;

· принимать стратегические решения, оценивать долгосрочные пер­спективы работы организации. Информация поступает в основном из внешних источников. Система помогает разрабатывать сценарии стратегического развития. Используются технологии анализа данных и прогнозирования (см. 3.7).

Системы стратегического уровня опираются на экономико-математические модели и позволяют отвечать на вопросы типа «что будет, если...?», часто требуют для моделирования и последующего анализа значительных вычислительных мощностей и больших объ­емов исходных данных. В самом минимальном варианте ИС страте­гического уровня могут быть представлены приложением, обеспечи­вающим доступ к ресурсам организации и к ресурсам сети Интернет (например, Web-портал организации), или представлять собой менед­жерскую информационную систему либо систему поддержки приня­тия решений.

Если рассматривать применение информационных технологий с точки зрения иерархии государственного управления, то выделяют высший, федеральный, региональный и абонентский уровни.

Высший уровень объединяет органы государственного управления исполнительной, законодательной и судебной власти. Основная задача высшего уровня - стратегическое управление страной, определяющее долгосрочную ориентацию развития ее в целом или отдельных сфер, объектов, территорий, задающее направление деятельности каждому звену управления. Информационные технологии обеспечивают ситуационный анализ для выявления проблем и возможностей, потенциала и скрытых резервов, оценки реального положения, что позволяет надежнее координировать усилия различных органов государственной власти, ответственнее подходить к учету возможностей, положительных и отрицательных факторов, угроз и рисков, к выбору альтернатив, распределению ресурсов.

Федеральный уровень - это уровень министерств, служб, комитетов. Информационные технологии и системы должны обеспечить информационное обслуживание тактического и оперативного управления страной:

· тактическое управление выражается в конкретных действиях для реализации стратегических установок. При этом на базе надежной информации сравниваются показатели стратегического плана с достигнутыми результатами за определенный период. Федеральное управление реализуется через министерства, ответственные за единую техническую политику в отрасли и обеспечение вну­триотраслевых и межотраслевых пропорций, а также через феде­ральные органы исполнительной власти в центре и в субъектах Российской Федерации, выполняющие функции, связанные с прогнозированием и планированием инвестиционной политики, финансированием различных проектов;

· оперативное управление призвано решать текущие или возникающие в результате нежелательных отклонений вопросы. Оно ставит конкретные, количественно измеряемые ориентиры (задачи) и использует ситуационный подход, при котором выбирается приемлемый вариант, исходя из сложившихся условий. Информационное обеспечение в данном случае осуществляется федеральными, ведомственными и региональными информационно-аналитическими и ситуационными центрами (см. главу 8).

Региональный уровень образуется администрациями республик, краев, областей. Решаются вопросы рационального размещения производства, комплексного развития территории, использования природных ресурсов, охраны окружающей среды, поддержки малого предпринимательства, жилищно-коммунального хозяйства, образования, здравоохранения, социальной защиты населения и т.п. Информационное обслуживание заключается во взаимодействии с государственными органами, федеральными органами исполни­тельной власти на территории субъекта и местным самоуправлением.

Абонентский уровень - это уровень города, района, организации (предприятия). Решаются задачи создания оптимальных условий для функционирования и развития территориальных общностей - хозяйствующих субъектов, населения, а также управления муниципальной собственностью. Информационные технологии в большей степени на­целены на автоматизацию ввода данных, формирование баз данных, составление и анализ планов. Большое значение имеют технологии обеспечения взаимодействия с населением территории, а также поставки данных на верхние уровни управления (см. 8.2).

В рамках информатизации государственного управления принимаются меры по внедрению на всех уровнях управления систем поддержки руководства. Необходимость использования больших масси­вов разнородной информации, поступающей из разных источников, требует принятия специальных мер, обеспечивающих:

· сжатие информации для уровня первых лиц путем сокращения количества обобщенных показателей до 5-10 ед. и сохранения связности данных разного уровня агрегации и обобщения;

· возможность ведения подготовки и согласования проектов решения по свойственной данному уровню совокупности показателей, но понятной руководителям других уровней.

Реализация перечисленных принципов требует большого искусства от отечественных разработчиков АИС, которые должны создаваться непосредственно под информационные и функциональные потребности пользователей. Особо тщательной проработке должен подвергаться уровень взаимодействия пользователя с системой поддержки - пользовательским интерфейсом.

 

1. Масштабы применения автоматизированных информационных систем

Автоматизированные информационные системы классифицируют по масштабам применения. Выделяют следующие классы:

1. Настольные - для работы одного человека (локальные АРМ). Основными недостатками подобных систем являются недостаточ­ность информационной базы и сложность объединения информации, обрабатывающейся на других АРМ.

2. Офисные - для работы отдела (сетевые кадровые, бухгалтерские и складские программы, программы автоматизации торгового зала). Несмотря на то что офисные АИС лишены недостатков настольных систем, остаются трудности обеспечения безбумажного взаимодействия между АРМ различных подразделений, например служб снабжения, сбыта, бухгалтерии, производства, информационные системы которых функционируют в средах различных программных продуктов. Для интеграции различных систем требуются дополнительные усилия со стороны программистов.

3. 3. Корпоративные - для работы всей организации (предприятия) или группы организаций (предприятий). Отличительными черта­ми корпоративных информационных систем (КИС) являются:

· удобство и простота работы благодаря организации проблемно ориентированных АРМ и дружественности интерфейса;

· автоматизация документооборота организации (предприятия);

· моделирование бизнес-процессов -возможность описать в системе новый бизнес-процесс с определением перечня документов и ответственных за него специалистов;

· отсутствие внутрифирменных барьеров - обеспечение согласованной работы произвольного числа пользователей в единой компьютерной сети на основе технологии «клиент-сервер»;

· доступ в международные информационные сети, обеспечивающий новые способы ведения бизнеса (электронная коммерция), к справочной информации, возможность ведения деловой пере­писки по e-mail, получение поддержки фирм -разработчиков и продавцов программного обеспечения КИС.

Корпоративные информационные системы начали разрабатываться для автоматизации деятельности организаций (предприятий) и корпораций. Особое место среди них занимают системы класса ERP (Enterprise Resource Planning) - системы планирования ресурсов предприятия (в русской нотации АСУП) -набор интегрированных приложений, комплексно в едином информационном пространстве поддерживающих все основные аспекты управленче­ской деятельности предприятий. Лежат в основе современных КИС предприятий. Программное обеспечение КИС представляет собой многофункциональные специализированные пакеты, опирающиеся на фактографические БД сверхбольшого размера и ХД, работаю­щие в среде клиент-серверной или распределенной СУБД (MS SQL Server, Informix, Oracle и др.) и инструментальных сред разработки приложений, обеспечивающих масштабирование приложений, взаимодействие с сетью Интернет, реализацию технологий репликации данных и др. Примерами программных продуктов для КИС могут являться системы «Галактика», «Парус», «1С: Предприятие», «БЭСТ ПРО», iRenaissance. Например, «Парус-Предприятие» (Комплексная система управления крупным предприятием (корпорацией, холдингом) изначально строилась как комплексная система автоматизации управления и характеризовалась разграничением административноуправленческих и учетных задач на уровне единой БД и соблюдением принципа однократного ввода данных. При этом система поддержи­вает классическую модель управления организацией (предприятием), построенную на бизнес-логике управления, в основе которой лежит финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия. Система «Парус» реализована в СУБД Oracle, но допускает использование на отдельных автоматизируемых участках более дешевых СУБД, например FoxPro и Btrieve.

В сфере государственного управления, если говорить об автоматизации деятельности территориальной администрации, реализацией концепции КИС можно считать внедрение в практику типовой информационной системы муниципального образования (ТИС-МО), характеристика которой приведена в главе 8. Основные черты КИС свойственны ТИС-МО. Если говорить о магистральном направлении информатизации государственного управления, то следует сказать о создании интегрированных АИС (см. главу 2). Для создания интегрированных АИС требуется решение задач интеграции информа­ционных ресурсов территории, обеспечения совместимости данных, генерируемых, обрабатываемых и накопляемых различными организациями (предприятиями) и корпорациями, подведомственными и неподведомственными, но связанными с администрацией террито­рии интересами взаимного сосуществования. Интегрированные АИС, таким образом, должны быть совместимы с КИС организаций (предприятий) и корпораций.