Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники

· Средства подготовки текстовых и табличных документов:

· Ручные пишущие средства.

· Пишущие машины.

· Диктофонная техника.

· Печатающие устройства для персональных компьютеров.

· Средства копирования документов:

· Средства электрофотографического копирования.

· Средства ризографии.

· Средства микрографии.

· Средства обработки и хранения документов в офисе:

· Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры).

· Конвертовскрывающие машины.

· Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).

· Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).

· Машины для уничтожения документов (шредеры).

· Первичные и вторичные средства хранения документов.

· Картотечное оборудование.

· Средства коммуникационной техники:

· Средства и системы телефонной связи.

· IР-телефония.

· Электронная почта.

· Пневматическая почта.

· Офисная мебель и оборудование.

Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более подробно будут рассмотрены те технические средства, которые наиболее часто и эффективно используются или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

• объем документооборота;

• временные характеристики документопотоков;

• средняя информационная емкость документов;

• количество форм документов, изготовленных на типографских бланках;

• тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

• объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);

• первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);

• вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);

• вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

• имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная техника;

• способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);

• наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих нормативно-методических документов;

• фирма- производитель данной техники и страна сборки;

• наличие фирменного сервиса в регионе, городе;

• технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

• наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

• соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;

• стоимость оборудования;

• стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;

• стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

• эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;

• квалификация обслуживающего персонала и пользователей;

• наличие сертификата Ростеста;

• срок службы оборудования.

По определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка и регистрация входящих документов;

• предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;

• исполнение документов и вторичное копирование;

• передача документов на архивное хранение;

• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов (в том числе по техническим каналам связи).

Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организа­ции способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.

Особое внимание следует уделять расчету потребного количества расходных материалов.

В середине 1990-х гг. в России появилось новое поколение цифровых копировальных аппаратов, где вместо электростатического переноса изображения используется лазерный или светодиодный перенос изображения. Технология цифрового копирования обеспе­чивает многократную распечатку копии единожды просканированного оригинала. Выбор цифрового или аналогового аппарата при его покупке теперь определяется не только ценой, но и эффективностью копировальных аппаратов или необходимостью использования дополнительных предоставляемых возможностей.

В последнее время практически все ведущие фирмы - производители копировальной техники осуществляют переход к новому ряду моделей, так называемых цифровых копировальных аппаратов, использующих при нанесении изображения на светочувствительный барабан не световой, а лазерный луч. При этом резко расширяются их возможности. Они могут выполнять в зависимости от комплектации функции копира, лазерного принтера, сканера и факса. При наличии сетевой карты такие машины могут быть включены в локальную сеть на правах самостоятельного устройства. Копировальные аппараты с полным набором функций целесообразно использовать в небольших офисах.

Цветные копировальные аппараты, по сути, являются цифровыми аппаратами. Разница между изготовлением черно-белой и цветной копии такая же, как и при печати черно-белой и цветной фотографии. Отсюда можно сделать вывод о сложности устройства таких копиров. Соответственно выше и цена. Цветные копировальные аппараты низкоскоростные и не предназначены для изготовления больших тиражей. Ресурс светочувствительных барабанов низок, расходные материалы дороги. Однако существует возможность подключения таких машин к компьютеру через отдельно поставляемое устройство типа ColorPASS, и тогда такой копир приобретает свойства, присущие любому цифровому аппарату.

На рынке средств копирования в России представлены изделия таких фирм, как CANON, RICOH, SHARP, XEROX и др. Выбор достаточно широк, хотя рынок копировальной техники в России нельзя считать насыщенным: из-за высокой стоимости спрос на копировальные аппараты пока еще невелик. Поэтому, прежде чем вложить деньги в дорогостоящую технику, следует четко оценить потребности офиса. Наряду с оценкой объемов копирования необходимо решить задачу: кто, где и как будет осуществлять сервисное обслуживание такого аппарата.