Проекты, задачи, вехи, ресурсы

 

Стратегическое планирование – это особый вид научной и практической деятельности, состоящей в разработке стратегических решений (в форме прогнозов, проектов, программ, планов), предусматривающих выдвижение таких целей и стратегий поведения объектов управления, реализация которых обеспечивает их эффективное функционирование в долгосрочной перспективе, быструю адаптацию к изменившимся внешним условиям.

Проектом называется деятельность, имеющая следующие признаки:

· Направлена на достижение определенных целей;

· Требует согласованного выполнения взаимосвязанных действий;

· Имеет ограниченную протяженность во времени.

Чтобы достичь цели необходимо создать план. План определяет, что должно быть сделано, кем и когда. Проекты всегда включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий.

Проекты обычно имеют фиксированные временные рамки: у них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена на его завершение в намеченное время.

В терминологии Microsoft Project действия, из которых состоит проект, называются задачами. Каждая задача имеет название, длительность, дату начала и дату конца. Ключевой характеристикой задачи является ее длительность. Руководитель планирует длительность задач проекта и связывает их между собой. Исходя из этой информации, Project планирует даты начала и конца каждой работы. Самая поздняя дата окончания работы становится датой окончания проекта. Project позволяет определить четыре типа зависимостей между задачами:

· Finish-to-start – одна задача не может начаться, пока не закончится другая задача;

· Finish-to-finish – одна задача не может закончиться, пока не закончится другая задача;

· Start-to-start – одна задача не может начаться, пока не начнется другая задача;

· Start-to-finish – одна задача не может закончиться, пока не начнется другая задача.

Можно спланировать промежуток времени (lag) между окончанием одной задачи и началом другой, если они частично перекрываются во времени, или начало одной задачи задерживается относительно окончания другой.

Частным случаем задачи является веха. В Project веха (milestone) это задача с нулевой длительностью. С точки зрения управления проектами, веха – это одномоментное идентифицируемое событие, которое обычно сопровождается появлением и фиксацией некоторого отчуждаемого материала (документа, программы, объекта). По сути, вехи являются контрольными точками проекта.

Вехи могут быть внешними и внутренними. Внешними вехами являются такие события, которые отслеживаются заказчиком или спонсором проекта. Для внешних вех согласуются и фиксируются отчуждаемые материалы. Состав внутренних вех определяется руководителем проекта, и эти вехи служат ему для контроля за ходом выполнения проекта.

Проекты могут делиться на фазы. Например, в проектах, касающихся разработки программного продукта, можно выделить четыре фазы:

· Анализ рынка;

· Проектирование;

· Реализация;

· Внедрение или продажа.

Фазы проекта заканчиваются вехами, которые называются главными. Главные вехи обычно являются внешними. Фазы могут иметь промежуточные вехи, которые могут быть как внешними, так и внутренними.

Для выполнения задач назначаются ресурсы. Основным ресурсом являются люди, которые могут посвящать проекту часть или все рабочее время. В Project можно указать, какие ресурсы будут связаны с каждой задачей. При этом длительность задачи связана с назначенными ей ресурсами – при добавлении или уменьшении выделенных задаче ресурсов Project автоматически изменит ее длительность. Управление ресурсами в рамках Project позволяет определить загрузку персонала, стоимость выполнения отдельных задач, а значит и бюджет проекта, а также посмотреть, как изменение ресурсов может повлиять на длительность отдельных задач и ход выполнения проекта в целом.

Главную задачу руководителя проекта можно сформулировать следующим образом: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств и в соответствии с техническим заданием».

Именно эти три показателя – время, бюджет и качество – находятся под постоянным контролем руководителя проекта. Они также являются основными ограничениями проекта.

В соответствии с общепринятыми принципами управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент переносится на календарное планирование работ и контроль за соблюдением календарного графика.

2. Составление календарного плана проекта

Цель проекта: создать комплект произведений, который должен в совокупности покрыть все темы, связанные с семейством программных продуктов Microsoft Office. Комплект состоит из четырех книг и компакт-диска, содержащего примеры для всех книг комплекта.

Работа над комплектом ведется авторским коллективом, состоящим из 14 человек. Члены авторского коллектива играют в проекте различные роли и выполняют различные функции в соответствии со своей квалификацией, возможностями и желаниями. Назначение на роль может динамически меняться в ходе проекта. Роли и соответствующие им функции перечислены в таблице 7.1.

 

Таблица 15.1 - Роли и функции

	Название роли	Выполняемые функции
	Идеолог	Подготовка плана-проспекта и структуры книги, разработка правил и стиля изложения, выбор и согласование примеров, взаимодействие с издательством, ведение оперативного учета проделанной работы, ведение резервных копий
Писатель
Написание текста, подготовка примеров, иллюстраций	Редактор	Проверка и правка текста, проверка примеров, подготовка указателей и индексов
	Корректор	Вычитка текста и примеров, проверка терминов
Кол-воЦена (руб.)НДС сверху (%)Проект состоит из трех фаз:Технолог q Фаза I. Подготовка к проекту. q Фаза II. Работа над проектом. q Фаза III. Завершение проекта. q Задачи фазы I: 1. Определение состава авторского коллектива. 2. Подготовка планов-проспектов. 3. Первоначальное распределение работы – составление для каждого проекта матрицы распределения ролей, целевых объемов и сроков выполнения работ. 4. Заключение договора с издательством. 5. Задачи фазы II: 1. Подготовка рабочих мест: Ø Установка единой версии инструментального ПО. Ø Установка работоспособной версии целевого ПО. Ø Подготовка детальных планов-проспектов произведений комплекта. Ø Подготовка шаблонов документов. 2. Написание текста. 3. Редактирование текста. 4. Вычитка текста. 5. Задачи фазы III: 1. Сдача материалов в издательство. 2. Архивирование результатов. 3. Подведение итогов. 4. 5. Вид окна Microsoft Project Слева расположена панель, на которой размещены ярлыки, используемые для вывода на экран различных представлений (views) информации о проекте. Наиболее часто используемое представление – так называемая диаграмма Ганта (Gantt chart). Собственно диаграмма размещена в правой части окна и представляет собой изображение календарного графика выполнения задач. В центре окна размещена таблица, похожая на таблицу Excel, которая содержит иерархическое описание задач и их длительность (Рисунок1). Рисунок 1 Чтобы получить такой график, необходимо выполнить следующие шаги: 1) Создание нового файла. 2) Определение задач. 3) Создание списка ресурсов. 4) Назначение ресурсов задач. 5) Определение связей между задачами. 6) 7) Каждый план проекта представляет собой файл с расширением .mpp. Чтобы создать такой файл, нужно запустить Project. Первоначально в окне Project таблица будет пуста. Первое, что необходимо сделать, это определить дату начала проекта. Для этого необходимо выполнить команду Project > Project Information. Появится соответствующее диалоговое окно (Рисунок 2). 8) 9) В окне требуется выбрать один из двух способов планирования задач: q Задается дата начала проекта. И тогда все задачи планируются таким образом, чтобы они начинались максимально рано. q Задается дата окончания проекта, и тогда все задачи планируются таким образом, чтобы они начинались максимально поздно. q q Выбор одного из этих способов выполняется раскрывающемся списке Schedule From (Расписание с…). В этом же окне выбирается тип календаря (раскрывающийся список Calendar): стандартный, круглосуточная работа, ночная работа. q q q q Рисунок 2 q q Также следует определить календарь проекта. Для этого нужно выполнить следующую команду Tools > Change Working Time (Сервис > Изменение рабочего времени). В раскрывшемся диалоговом окне можно изменить установки для стандартного календаря, ввести новый календарь или календари. q Чтобы изменить рабочие часы для конкретных дней, нужно выделить эти дни в календаре, выбрать переключатель Working time (Рабочее время) и ввести нужные часы в поля From и To. q Чтобы определить день как нерабочий, нужно выделить этот день в календаре и выбрать переключатель Nonworking time (Не рабочее время). q Если в проекте планируется поддерживать армейскую дисциплину, можно установить одинаковые рабочие часы для всех дней проекта. q И, последнее, нужно определить свойства проекта. Для этого необходимо выполнить команду File > Properties. В диалоговом окне Properties (Свойства) на вкладке Summary (Резюме) ввести название проекта (Title), описание (Subject), фамилию и имя руководителя (Manager) и сохранить файл. q q Определение задач Необходимо последовательно ввести наименование всех задач, перечисленных в описании примера, в поле Task Name (Имя задачи) таблицы задач. При этом по умолчанию для всех задач устанавливается длительность 1 день, а дата начала устанавливается равной дате начала проекта. Иерархическая структура проекта. Для этого необходимо выделить соответствующие задачи и нажать кнопку Indent (Код) на панели инструментов. Определение длительности задач. Для этого необходимо ввести необходимые цифры в столбец Duration (Длительность). Длительности задается только для задач нижнего уровня иерархии. Длительность задач более высоких уровней (они выделены жирным шрифтом) Project определяет автоматически. Не рекомендуется вводить даты начала и окончания задач, хотя Project позволяет сделать это. План будет более гибким, если определить только длительность задач, а даты предоставить возможность определить Project. Определение основных вех проекта Первая веха – подготовка к проекту – закончена. Ее нужно вставить перед задачей «Работа над проектом». Для этого необходимо выделить эту задачу и нажать клавишу INSERT. Вводится пустая строка, а все нижерасположенные задачи перенумеровываются. Ввести название задачи, которая будет вехой, и установить ее длительность равной 0. На диаграмме веха помечается специальным значком, справа от которого указывается дата (дата начала проекта). Аналогично ввести остальные вехи: § «Рабочие места готовы» перед задачей «Написание текста». § «Готовность 60% текста» перед задачей «Редактирование текста». § «Текст готов к сдаче» перед задачей «Завершение проекта». § Последнюю задачу «Подведение итогов» сделаем вехой, установив ее длительность равной 0. § По умолчанию длительность задач определяется в днях. Однако можно изменить единицы измерения на часы, недели (команда Tools > Options). § § Назначение задачам ресурсов Изначально необходимо создать список ресурсов. В данном примере это будут все члены авторского коллектива. Для этого нужно сменить представление в окне Project, щелкнув на ярлыке Resource Sheet (Лист ресурсов) в панели представлений или выбрать команду View > Resource Sheet. А затем в столбец Resource Name (Имя ресурсов) ввести фамилии участников проекта (Рисунок 3). Ресурсы можно объединять в группы. В данном случае группы будут определяться ролями. Наименование группы, в которую входит ресурс, вводится в соответствующую ячейку столбца Group. В столбце Max. Units (Мак. Количество) можно ввести данные о том, какую часть рабочего времени будет занят каждый ресурс в проекте. Рабочее время определяется календарем данного ресурса. Календарь ресурса определяется в столбце Base Calendar. Определив ресурсы, можно назначать их задачам. Для этого необходимо снова вернуться в представление диаграммы Ганта, щелкнув на соответствующем ярлыке в панели представлений. Прежде чем назначать ресурсы, необходимо для всех задач сбросить флажок, который заставляет Project автоматически изменять длительность задачи при изменении выделенных для нее ресурсов (элемент списка Task Name кнопка Task Information вкладка Advanced). После того как ресурсы будут назначены, этот флажок можно снова установить. Рисунок 3 Назначать ресурсы задачам можно разными способами. Самый быстрый способ следующий. Выполнить команду Tools > Resourсes > Assign Resourсes или кнопка Assign Resourсes (Назначение ресурсов) на панели инструментов. Появится диалоговое окно Assign Resourсes. Теперь нужно пройтись по всем задачам, выполняя ввод значений в ячейку Units (Количество) для каждого ресурса, который пользователь планирует назначить для данной задачи. Введенная величина означает процент занятости ресурса в данной задаче. Имя назначенного ресурса появляется на диаграмме справа от соответствующей задачи. Теперь остается последнее действие: определить на диаграмме зависимости между задачами. Для этого выделите в списке задач две из них, которые связаны между собой, и нажмите кнопку Link Tasks (Связь задач) на панели инструментов – задачи на диаграмме окажутся соединенными линиями со стрелками и сдвинутся вправо. По умолчанию для связи задач Project использует зависимость Finish-to-start (Окончание-начало), т.е. вторая задача не начнется, пока первая не закончится. Если необходимо определить другой вид зависимости между задачами, выделите вторую задачу, и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите из контекстного меню команду Task Informatio (Сведения о задаче). Появится диалоговое окно Task Information (Сведения о задаче). Раскройте вкладку Predecessors (Предшественники) и введите в поле ID номер задачи, которая является предшественницей данной (Рисунок 15.4). Если данная задача зависит от нескольких задач, их все необходимо перечислить в списке. Здесь же можно поменять тип зависимости, выбрав его из списка, и определить время перекрытия задач или задержку между ними (lag). В первом случае значение в столбце Lag (Запаздывание) должно быть отрицательным, а во втором – положительным. Рисунок 4 Окно Task Information (Сведения о задаче) содержит много информации о задаче, которая рассредоточена по пяти вкладкам. Следует обратить внимание на характеристику, влияющую на планирование дат начала и окончания задачи. Она расположена на вкладке Advanced (Дополнительно) и определяется в полях Constrain Task (Ограничение задачи). Два поля Type (Тип) и Date (Дата) определяют ограничения на данную задачу, например, задача должна быть закончена к определенной дате или начаться не раньше заданной даты. Задачи, которые имеют ограничения (например, для вехи «Готовность текста 60%» можно поставить ограничение «Must Finish on 1.04.2013»), маркируются специальным значком в столбце индикации слева в таблице задач. После того как введена информация о проекте, можно посмотреть загрузку персонала. Для управления загрузкой используются два представления: Task Usage (Использование задач) и Resource Graph (Диаграмма ресурсов). Представление Task Usage (Использование задач) в левой части содержит список задач, что и на календарном графике, только под каждой задачей размещаются строчки для ресурсов, которые ей выделены. Столбец Work (Трудозатраты) указывает время занятости ресурса задачей. Это время рассчитывается исходя из календаря, длительности задачи и процента загрузки. Основное назначение этого представления – уточнить и оценить затраты на выполнение каждой задачи и оптимального распределения ресурсов между ними (Рисунок 5). Рисунок 5 Второе представление, в котором просматривается загрузка ресурсов, это диаграмма ресурсов Resource Graph (График ресурсов). На этой диаграмме можно проследить динамику загрузки каждого ресурса на протяжении всего проекта (Рисунок15.6). Рисунок 6 Столбцы диаграммы отображают суммарную загрузку ресурса по всем задачам проекта на каждый день. Впрочем, масштаб временной шкалы на диаграмме может быть изменен. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на шкале и выбрать из контекстного меню команду Timescale (Шкала времени) или выполнить команду Format > Timescale. Диалоговое окно Timescale имеет две аналогичные группы полей: левая группа (Major scale) используется для определения верхней шкалы, а правая (Minor scale) – для нижней шкалы. По умолчанию цена деления верхней шкалы – неделя, и на шкале отображается дата первого дня недели, цена деления нижней шкалы – день, и на шкале отображаются первые буквы дней недели. Изменяя параметры в этих полях, пользователь в нижней части окна может наблюдать, как изменяется временная шкала, и добиться нужного представления. Щелкнув правой кнопкой мыши в левой части представления Resource Graph (График ресурсов) и выбрав команду Resource Information, можно открыть диалоговое окно, на вкладках которого отображается основная информация о данном ресурсе, которая введена в проект. Чтобы перейти к следующему или предыдущему ресурсу, необходимо воспользоваться либо контекстным меню, либо кнопками навигации в левой части представления. 3. Отслеживание хода проекта После того как составлен календарный план-график и распределены ресурсы, этот план можно сохранить как базовый. Именно с ним можно сравнивать реальный ход выполнения проекта. Для того чтобы сохранить план как базовый, необходимо выполнить команду Tools > Tracking > Save baseline. В качестве базового плана можно сохранить как проект в целом, так и отдельные задачи. Переключатели в диалоговом окне Save baseline позволяют выбрать нужный вариант. Чтобы контролировать ход проекта, необходимо вводить в проект данные о фактических сроках выполнения задач и сравнивать с запланированными. Во-первых, можно вводить данные о том, какая часть задачи выполнена (в процентах). Это можно делать двумя способами. Первый способ – графический. Необходимо просто подвести курсор мыши к левому концу полосы, обозначающей задачу на диаграмме, при этом форма курсора изменится, появится значок «%». Затем нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо, наблюдая за табло, на котором меняются даты. Когда на табло появится нужная дата, например текущая, нужно отпустить кнопку мыши. Project отмечает выполненную часть работы на диаграмме в виде черной линии, проведенной вдоль полосы задачи, и вычисляет процент выполненной работы. Такой способ удобен, если задача имеет большую длительность. Если задача короткая, обычно просто нужно отметить, когда она завершена. Это проще всего сделать в окне Task Information. Окно можно открыть, дважды щелкнув левой кнопкой мыши на имени задачи. На вкладке General (Общие) необходимо ввести в поле Percent Complete число 100 и закрыть окно. Черная линия будет проведена по всей полосе задачи. Все завершенные задачи помечаются специальным значком в столбце индикации. Изменения, которые необходимо ввести в проект, могут касаться смещения сроков выполнения задач. Допустим для примера, что авторский коллектив не смог вовремя получить работоспособную версию целевого ПО. Она была установлена на рабочие места на неделю позже, не 11 ноября, как планировалось, а 18 ноября. Чтобы внести изменения, необходимо сдвинуть вправо границу между табличной и прокручиваемой частями диаграммы Ганта, чтобы видно было поле Start. Измените значение этого поля для задачи «Установка работоспособной версии целевого ПО». Появляется диалоговое окно Planning Wizard, в котором выдается предупреждение, что с данной задачей связана другая задача, и введенное в план изменение повлияет на нее. Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов дальнейших действий: § Внести в план введенные изменения и удалить связь между задачами § Внести в план введенные изменения и соответственно перепланировать связанную задачу § Отменить внесенные изменения § Если выбрать второй вариант, пользователь увидит, что на диаграмме сдвинулись не только сроки выполнения данной задачи, но и веха «Подготовка завершена», и дата начала задачи «Написание текста». § Все изменения в задачи проекта удобно также вносить в диалоговое окно Update Tasks, которое можно открыть командой Tools > Tracking > Update Tasks. Вводя значения в поля этого окна, можно изменить реальную длительность задачи, процент ее завершения, начальную и конечную даты. § Чтобы эти изменения стали еще нагляднее, необходимо сменить представление. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке Tracking Gantt в панели представлений. Появится окно, которое похоже на представление диаграммы Ганта, но на диаграмме отображаются сразу два плана: базовый и фактический. Сверху синими полосками изображается фактический план-график, а снизу – серыми полосками – базовый план. Очень хорошо заметны отклонения фактического графика работ от базового. § § 4. Консолидация проектов Microsoft Project позволяет консолидировать в рамках одного файла несколько разных проектов, если эти проекты как-то связаны между собой или имеют общего руководителя. Например, план проекта, описанный выше, является достаточно обобщенным, на самом деле этот проект состоит из нескольких разных проектов, каждый из которых посвящен отдельному произведению комплекта. Эти проекты связаны единым авторским коллективом и некоторыми общими задачами и сроками. В каждом проекте присутствуют все работы, описанные в обобщенном проекте, но они должны быть более детализированы, т.к. требуется распределить главы книги между различными исполнителями и для каждой главы назначить писателя, редактора и корректора (идеологи и технологи обычно отвечают за всю книгу комплекта). Чтобы научится создавать такие консолидированные планы проектов, необходимо уметь делать следующее: § Создавать общий пул ресурсов для всех связанных проектов § Вставлять один проект в другой проект § Устанавливать зависимости между задачами, входящими в разные проекты § Использовать ресурсы одного проекта в другом проекте § Между задачами, входящими в разные подпроекты консолидированного проекта, можно установить связь так же, как и между задачами одного проекта, только вместо номера задачи в окне Task Information будет указываться полный путь и имя файла связанного проекта. § § 5. Взаимодействие Microsoft Project с Microsoft Outlook При выполнении проекта руководитель должен взаимодействовать со всеми его участниками. И Microsoft Project, как инструмент управления проектами, был бы не достаточно функционален, если бы не имел средств, обеспечивающих это взаимодействие. Microsoft Project обеспечивает: § Отправление по электронной почте файлов проектов и графических изображений части проекта (копии экрана); § Оповещение участников проекта о задачах, которые они должны выполнить; § Сообщение участникам проекта о тех изменениях, которые происходят в проекте, а также получение уведомления об их согласии (или несогласии) с этими изменениями; § Запрашивание и получение информации о степени выполнения каждой задачи проекта; § Перенесение информации о задачах проекта в папку Outlook. § Спланировав проект, руководитель в первую очередь должен оповестить всех его участников, которые фигурируют в качестве ресурсов проекта, о том, какие задачи и когда они должны будут выполнить. Традиционный способ решения этого вопроса – собрать совещание, на котором поставить всем задачи, объяснить цели и заручиться согласием выполнить все в срок и с высоким качеством. Project позволяет выполнить эти операции автоматически: разослать всем участникам проекта сообщение по электронной почте со списком конкретных задач, назначенных каждому исполнителю, получить от них ответы и предложения по изменению плана и консолидировать все предложения в плане-графике. § Прежде чем отправлять сообщение участникам проекта, необходимо убедиться, что для каждого ресурса введен электронный адрес (e-mail). Этот адрес вводится в диалоговое окно Resource Information. § Для каждой задачи в списке указаны даты начала и окончания, продолжительность и комментарий, если он был введен в задачу. Введите текст сообщения и нажмите кнопку Send (Отправить). § Сообщение попадает в почтовый ящик каждого участника проекта. Он должен открыть это сообщение и отправить ответ руководителю проекта. В списке задач исполнитель может корректировать только два поля: Accept (Принять) и Comment (Комментарий) в конце таблицы. § Чтобы принять все задачи, следует нажать кнопку Reply (Ответ) и затем Send – и подтверждение будет оправлено руководителю проекта. При этом задачи автоматически попадают в папку «Задачи Outlook» на ПК исполнителя. § Разумеется, исполнитель может и не принять какую-то задачу или несколько задач. В этом случае он должен в поле Accept соответствующей задачи ввести No, внести комментарии и нажать кнопку Send, чтобы послать ответ. Руководитель получает сообщение с комментариями исполнителя, согласует с ним изменения и далее может нажать кнопку Update Project. Комментарии исполнителя к задаче автоматически вносятся в поле Note. Этот факт отражается в индикаторном столбце диаграммы. Задачи, по которым были высланы сообщения, но ответы еще не получены, также отмечаются специальным значком (конверт с вопросительным знаком). § После того как все участники проекта «расписались» в получении заданий, необходимо их выполнять. Теперь руководитель проекта будет требовать отчеты о состоянии задач. Чтобы было легче отчитываться, можно воспользоваться папкой «Outlook /Дневник», в которой есть возможность фиксировать время работы над документами, в том числе и над самим файлом проекта. § Project позволяет автоматизировать процесс сбора отчетов от исполнителей, регулярно (например, по понедельникам или пятницам) рассылая всем исполнителям запрос о состоянии проекта. § Когда запрос по задаче отправлен исполнителю, на календаре проекта задача снова помечается: к значку письма добавляются еще часы. § Каждый исполнитель получает сообщение со списком задач, относящимся лично к нему. От него требуется проставить для каждой задачи количество отработанных часов и сколько еще часов осталось отработать. В этом случае ему пригодится Дневник. Если исполнитель аккуратно отмечал степень выполнения каждой задачи, то при ответе на полученный запрос TeamStatus (Состояние группы) ему будет достаточно отправить этот запрос обратно руководителю проекта. При этом информация о выполнении заданий будет автоматически считана из Outlook и занесена в форму ответа. Если же степень выполнения заданий не отмечалась, то можно внести эти данные вручную прямо в форму ответа. При вводе данных кнопка Reply на форме сообщения автоматически заменяется кнопкой Send, которую и нужно нажать. § Сообщение, полученное руководителем проекта имеет следующий вид: для каждой работы отмечено, сколько времени еще осталось, чтобы ее выполнить, а дальше для каждого дня недели указываются проработанные часы. § Получая ответы от исполнителей, руководитель проекта может автоматически обновить проект полученной информацией. Для этого необходимо просто нажать кнопку Update Project на форме сообщения. Результат обновления отразится на диаграмме Ганта. § Руководитель проекта выполняет еще одну задачу, связанную с взаимодействием с исполнителями, а именно, внося изменения в проект, доводит их до сведения всех, кого они касаются. Для этого можно воспользоваться командой Tools > Workgroup > TeamUpdate… § Эта команда аналогична команде TeamAssign, только в список отправляемых задач попадают не все задачи проекта, а только те, которые были изменены. Сообщение посылается всем исполнителям, которые являются ресурсами для этих задач. Смоделируем такое сообщение для ситуации, когда руководитель проекта меняет дату начала работы. В этом случае сообщение TeamUpdate (Изменение группы) выглядит следующим образом: измененная задача опять помечается в столбце индикации, только теперь конверт снабжен восклицательным знаком. После отправки уведомления исполнителю пометка исчезает. § Получив такое уведомление, исполнитель действует так же, как и в случае получения сообщения TeamAssign, т.е. либо принимает их, и эти изменения отражаются в списке задач в Outlook, либо отклоняет, о чем посылается сообщение руководителю проекта. § Все замечания исполнителей, полученные в ходе переписки, могут быть зафиксированы в поле Notes соответствующих задач и использованы при анализе выполнения проекта. § Необходимо помнить, что сообщения TeamStatus и TeamUpdate невозможно послать тем исполнителям, от которых не получен положительный ответ на запрос TeamAssign, тем самым соблюдается логическая последовательность действий руководитель проекта. § Все приведенные почтовые сообщения имеют заданный по умолчанию набор полей. Однако Project позволяет руководителю проекта самому определять набор проектных данных, пересылаемых исполнителям, а также устанавливать ограничения на коррекцию пересылаемой информации. § Кроме того, предусмотрена возможность автоматически заносить в личное расписание руководителя проекта задачи из Project и автоматически устанавливать напоминания о начале выполнения этих задач. § § 6. Дополнительные возможности MS Project Печать отчетов Отчеты (Reports) представляют собой инструмент вывода на печать информации, хранимой в базе данных проекта и отформатированной заданным образом. Управление отчетами осуществляется через меню View > Reports... Из него последовательно вызываются окна выбора группы отчетов и выбора (из группы) отчета конкретного типа. В Project отчеты делятся на группы: · Overview – общие сведения о проекте; · CurrentActivities – выполняемые работы; · Costs – затраты; · Assignments – назначение ресурсов; · Workload – загрузка ресурсов; · Custom – созданные пользователем. · Пользователь может либо воспользоваться встроенными стандартными отчетами, либо разработать собственные типы отчетов. Основой для их формирования являются формы представления данных о графике проекта, таблицы, фильтры. Окно режима определения нового типа отчета вызывается кнопкой Edit из окна Custom Reports. · В отчеты могут быть включены только данные из табличной части проекта, однако с помощью команды File > Print могут быть распечатаны любые представления проекта. · Задание программных расширений В Project, как и в других программных продуктах, входящих в семейство MS Office, встроена гибкая система создания дополнительных программных надстроек, которые расширяют его функциональные возможности. Данные функции доступны из меню Tools > Macro. Макропрограммы создаются в среде встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (VBA), являющейся универсальной для всего семейства MS Office. Используя редактор и отладчик VBA, пользователь, обладающий определенным опытом программирования, может создавать собственные процедуры и функции, автоматизирующие какие-либо часто повторяющиеся действия по обработке содержания проекта. При этом для обращения из вновь создаваемых процедур к данным проекта и работы с соответствующими функциями (методами) их обработки используется специальный объектно-ориентированный программный интерфейс. Работа с шаблонами и настройками Существенная доля трудозатрат пользователя приходится на создание различного рода настроек и конфигураций способов представления данных в проектах, фильтров и т. п. В большинстве случаев затраты времени пользователя могут быть уменьшены за счет грамотного применения им системы шаблонов и настроек. По умолчанию настройки разработанных и измененных пользователем форм, таблиц, представлений (видов), отчетов, макросов и других объектов запоминаются в специальном файле шаблонов GLOBAL.MPT. Фактически, он играет ту же роль, что и файл NORMAL. DOT в MS Word. Поскольку GLOBAL. MPT открывается всякий раз при запуске Project, то однажды созданные и запомненные в нем настройки становятся доступными для любых новых проектов, с которыми в дальнейшем будет вестись работа на данном компьютере. Одновременно пользователь при желании может сохранять настройки и в файле проекта. Это имеет смысл делать, если такие настройки носят уникальный характер или должны быть перенесены вместе с проектом на другой компьютер, где используется свой GLOBAL. MPT. Для манипуляций с данными по шаблонам и настройкам, переноса их из проекта в GLOBAL. MPT и обратно в Project предусмотрен режиме организатора, который может быть вызван из меню Tools > Organizer. Поддержка технологий совместной работы В Project реализованы возможности по организации совместной работы с общим проектом (или проектами) для группы пользователей (Workgroup), связанных в рамках некоторой вычислительной сети. В данном режиме реализованы следующие функции: · пересылка плановых заданий на рабочие станции участников проекта; · получение от членов рабочей группы проекта информации о его ходе и результатах; · автоматический пересчет графика проекта на основе данных, полученных от других пользователей; · поддержка системы совместно используемых ресурсов. · · 7. Управление циклом реализации и ресурсами проекта Критический путь и методы управления им Одной из главнейших проблем управления проектами является управление циклом реализации. Как правило, задачи такого типа формулируются как задачи минимизации (или ограничения в заданных пределах) времени выполнения проекта. В случае последовательной структуры проекта (то есть когда проект распадается на операции, выполнение которых не может быть совмещено) задача управления периодом его реализации с точки зрения теории сетевого планирования становится тривиальной. Однако если какие-то работы по проекту можно вести параллельно, то ответ на вопрос, как составить кратчайший по продолжительности график, значительно усложняется. Существенную роль в методах решения данной проблемы играют понятия критической операции и критического пути. Для начала поясним их смысл на примере. Момент графика проекта, начиная с которого, операция может быть поставлена на выполнение, называют ранним стартом, а момент, позже которого операция не может быть завершена, чтобы не сдвинулось начало зависимых от нее операций, – поздним финишем. Если из значения позднего финиша вычесть значения раннего старта и длительность самой операции, то получится свободный резерв времени. Операции, для которых свободный резерв времени равен нулю, называют критическими. Множество всех критических операций проекта образует его критический путь. Другими словами, критический путь представляет собой совокупность таких операций, увеличение длительности которых ведет к увеличению длительности проекта в целом. Очень часто та степень точности, с которой мы можем оценить продолжительность той или иной операции, оказывается весьма приблизительной. Project позволяет учитывать эти обстоятельства, относя к критическому пути те операции, величина резерва времени которых отличается от нуля, но не превышает некоторого предела. Очевидно, что в этом случае появляется возможность существования в проекте сразу нескольких "параллельных» критических путей. Для установки данного режима необходимо выполнить следующую последовательность действий: 1. Вызвать команду меню Tools > Options. 2. Выбрать вкладку Calculation. 3. В поле Tas