Документация и документооборот в коммерч банке

Кредитная организация осуществляет все операции в соответствии с Законом РФ «О банках и банковской деятельности». Операции совершаются и отражаются в бухгалтерском учете на основании документов, оформленными в соответствии с правилами банковского бухгалтерского учета и другими нормативными документа­ми Банка России; документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению и перечислению налогов, должны при этом оформляться также с учетом требова­ний Минфина РФ и Госналогслужбы РФ. Следовательно, все банковские операции оформляются документами, которые содержат информацию о характере операций, подтверждают их законность и служат основани­ем их отражения в учете. Совокупность этих документов называется банковской документацией.

Огромный объем и многообразие банковских операций требуют рационального построения банковской документа­ции. Обязательным условием является обязательное приспо­собление документов к автоматизации учета, что достигается путем стандартизации и унификации форм документов.

Каждый из документов, на основании которых совершают­ся бухгалтерские записи, должен иметь:. обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; дату проводки; подписьбухгалтерского работника, оформившего документ и совершившего операцию, а по операциям, подлежащим дополни­тельному контролю, — подпись контролирующего работника.

При совершении операций с использованием ЭВМ доку­мент может быть оформлен путем распечатки на бумажном носителе его электронного образца, соответствующего блан­ку установленной формы, либо содержащей все реквизиты, предусмотренные бланком. При этом могут использоваться коды, пароли, аналог собственноручной подписи и иные средства, позволяющие однозначно идентифицировать от­ветственного исполнителя и контролера (дата и аналог подписи подлежат фиксации в электронном образце документа и должны обеспечиваться при его распечатке).

Подписями работников кредитной организации либо их аналогами оформляются как те экземпляры документов, которые предназначены для хранения в качестве оправда­тельных по совершенным операциям, так и экземпляры, подлежащие приложению к выпискам из счетов клиентов и к документам по межбанковским расчетам.

Операции проводятся, как правило, на основании приня­тых к исполнению документов клиентов.Документами, полу­ченными от клиентов, оформляется большинство операций, выполняемых в банке, что значительно сокращает затраты труда работников банка на документирование операций, кото­рое является самой трудоемкой стадией бухгалтерского учета.

Документы по установленным формам выписываются на типографских отпечатанных бланках. Наряду с докумен­тами на типографских бланках по банковским операциям применяются также документы, составленные програм­мным путем на ЭВМ.

Стандартные формы документов по совершаемым через банк расчетно-денежным операциям содержат: название до­кумента; номер формы; номер документа и дату его выписки; наименование и, местонахождение предприятий, организа­ций-плательщиков и получателей средств по документу и об­служивающих их банков; номера счетов в банке; назначение платежа и другое содержание операции, а в случае необходи­мости — основание ее совершения; сумму операции цифрами с повторением ее в некоторых документах прописью; коды для технологических процессов обработки информации при решении задач совершения и учета операций на вычисли­тельных машинах; подписи должностных лиц, ответствен­ных за содержание документа; подписи должностных лиц банка, проверивших документ и правомочность подписав­ших его лиц.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычисли­тельной техники.

Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерско­го учета в хронологической последовательности и группиро­ваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения операций в регистрах бухгал­терского учета обеспечивают лица, составившие и подписав­шие их, а также осуществляющие дополнительный кон­троль. При хранении регистров бухгалтерского учета долж­на обеспечиваться их защита от несанкционированных ис­правлений. Исправление ошибок в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной. За разглашение коммерческой тайны лица, получившие до­ступ к информации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Документы, служащие основанием совершения банков­ских операций, подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовыми документами оформляются операции по при­ему и выдаче наличных денег. Они делятся на приходные и расходные.

Мемориальными документами называются документы, по которым совершаются безналичные перечисления средств с одних счетов на другие счета. Мемориальные доку­менты так же, как и кассовые, подразделяются на представ­ляемые клиентами и составляемые работниками банка.

Внебалансовыми документами являются приходные и расходные внебалансовые ордера. Они составляются в учреж­дениях банков на ценности и документы, принимаемые в кассу и выдаваемые из нее, а также на прием и выдачу доку­ментов, хранящихся у бухгалтерских работников.