Специальное мероприятие (презентация, пресс-конференция)

Презентация

Все виды этикета (делового, дипломатического, придворного, официального, военного и пр.) предусматривают церемониал знакомства. В сфере Паблик Рилейшнз обряд знакомства учреждения и «широкой общественности» тоже имеет определенный ритуал. И называется это действо - презентация.
Действующими лицами презентации являются руководитель или официальные представители учреждения или его подразделения (в т.ч. специалисты PR, ответственные за проведение данной презентации), которые выходят на связи с общественностью, вступают в деловой мир. Вторая позиция списка участников - приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья, потенциальные клиенты). Третья группа участников - технический персонал, обслуживающий площадку.

Обычно, поводом для презентации является рождение нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т.п.). Новые субъекты ПР - это новое (или перепрофилированное) учреждение культуры, его структурное подразделение и т.п.

Другой повод для презентации - реальные результаты деятельности учреждения или его официальных, творческих или коммерческих структур, подразделений (новая программа деятельности, новые правила взаимодействия, театральная премьера, выставка, отчетный концерт, открытие благотворительного аукциона и т.д. и т.п.).

Цели презентации:

Каждая презентация последовательно решает несколько задач:
оповещение о событии, достойном внимания аудитории. В результате: абстрактное знание, не всегда связанное с интересами людей.
приобщение аудитории к деятельности, программе, целям и задачам учреждения или структуры, проводящей презентацию. Планируемый результат: аудитория принимает идеи презентации, включает их в круг своих интересов и предпочтений.

содействие целям и задачам учреждения. Планируемый результат: конкретные действия целевой аудитории, соответствующие идеям презентации, замыслу PR-обращения.

Таким образом: главная цель презентации - это единство оповещения, приобщения и содействия. При этом могут преследоваться и второстепенные цели: развлечь участников и гостей презентации, понравиться публике, удивить аудиторию и т.п. При этом, все должно быть в меру. Незаметное отступление от вкуса, традиции безнадежно портит прекрасные планы и самые дерзкие проекты. Для того чтобы обеспечить успех необходимо заранее тщательно планировать действия. Тем самым можно избежать неприятных всевозможных сюрпризов и минимизировать неожиданности, которые могут помешать.

Существует несколько факторов, влияющих на эффективность презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: текст устного PR-обращения, презентатор (ведущий) и выступающие, аудитория, предмет, временные рамки, место проведения, тип необходимой презентации, природа места (формальная, неформальная, деловая).

Устное PR-обращение создается по своим правилам. В нем важно все - и паузы, и порядок слов, и интонация. И конечно, аргументация, приемы внушения, способы убеждения слушателей, призывы действовать так, как советует оратор.

Вступление устного PR-обращения должно подготовить аудиторию к слушанию. И после первых фраз вступления, не обязательно связанных с темой презентации, важно направить это внимание на суть дела, на концептуальные идеи. Эту часть связать с сенсацией, самыми последними новостями. В общем объеме обращения изложение идей занимает третью часть текста (1/3).

Комментарий изложенных идей требует, в свою очередь, также третью часть текста (1/3).

Заключительная часть обращения, повторяет концептуальные идеи - в другой форме, другими словами, без повторения формулировок. Вместе с вступлением заключение образует "оставшуюся" 1/3 текста.

Литературная основа текста должна быть безупречна, соответствуя нормативным требованиям относительно стиля, лексики, выразительных средств и т.п. Другими словами, вступление затрагивает (обозначает) область интересов, потребностей и поведения аудитории, концептуальная часть предлагает решение жизненных проблем аудитории; в заключение рассказывается о каком-либо человеке, конкретном представителе целевой аудитории, который с выгодой для себя делает то, что предлагает организатор презентации.

Ведущий должен быть максимально готов к всевозможным вопросам и комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ее начала или по ходу выступления. Чтобы произвести благоприятное впечатление оратор должен внимательно выслушать и одобрить человека, задающего вопрос или комментирующего его высказывание, определить тип вопроса, поблагодарить и дать ответ. При вызывающем поведении кого-либо из аудитории необходимо сохранять спокойствие, оставаться вежливым, но действовать решительно и не терять контроль за ситуацией.

Язык определяет стиль и тон всего события, а так же задает темп презентации. Он должен подходить аудитории, необходимо почувствовать ее культурные запросы. В зависимости от предмета презентации и характеристик аудитории, а также от поставленных целей необходимо выбрать тот или иной вербальный стиль.

Не следует злоупотреблять: избитыми фразами и выражениями, избегать избыточности (абсолютно необходимо), двусмысленных выражений которые могут обидеть, частым употреблением слова «я».

Виды (типы) презентаций

В зависимости от того, что нужно представить, презентации можно разделить по разным основаниям на две группы:

- презентация общественной (некоммерческой) составляющей учреждения или его структуры- целью такой презентации, прежде всего, является создание нужного имиджа.

- презентация коммерческой составляющей или брэнда (самого учреждения или предлагаемых им товаров и услуг). Цели такой презентации ясны: создание осведомленности о марке, создание имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявление о своем существовании, основная и конечная цель - увеличение прибыли.

И в тех и в других случаях презентации могут быть внутренние и внешние.
Внутренняя презентация – проводится в рамках одного учреждения (один из сотрудников обращается к своим коллегам.) Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам учреждения) и «нисходящие» (выступление руководства перед коллективом).

Внешняя – подается целевой аудитории вне учреждения, которое представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя.

Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными:
проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.
Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных». Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректироваться по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.
Аудитория может быть большой или маленькой и в зависимости от этого меняется и необходимый стиль проведения презентации.

Презентации различаются по аудиториям следующим образом:
• более 200 человек – большая аудитория - чем больше аудитория, тем больше она обращает внимание на личность и меньше на предмет презентации (просто необходимо красиво одеться и т. д.). Большая аудитория требует: максимум ораторского искусства, официальность, максимум четкости, минимум вопросов, а значит и минимум участия аудитории в процессе презентации.
• маленькая аудитория – примерно до 15 человек - максимум вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости в последовательности и содержании, максимум знания своего предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с визуальными средствами.

• средняя аудитория – здесь допустим некий средний вариант и необходимо более точно корректировать свои действия в зависимости от предмета презентации и состава аудитории.

Желательно определить как можно больше характеристик аудитории: какого она будет возраста, насколько заинтересована в предмете презентации, неплохо было бы знать уровень образования, род деятельности и примерный доход большинства. Необходимо продумать каким образом будет организована обратная связь. Она необходима для определения того, насколько хорошо достигнуты поставленные цели.

Возможны следующие варианты:

- один на один: в конце презентации можно задать прямой вопрос, ответ на который и продемонстрирует насколько организаторы были убедительны, и предоставленная ими информация была интересна.

- телефонные звонки,

- письменный отчет.

Кроме того, необходимо определить степень необходимого или возможного участия публики в презентации. В зависимости от этого, нужно соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест. Возможны следующие варианты:

- традиционный «театральный» стиль, когда люди сидят колоннами и рядами без столов. Предпочтителен для проактивной презентации, на которой будет много людей;

- если должно быть достаточно много вопросов и ответов, то предпочтительнее использовать широкую и неглубокую форму расположения мест для публики;

- если же необходимо минимизировать общение с аудиторией, то следует выбирать узкое и глубокое расположение мест;

- если главной целью презентации (как проактивной, так и интерактивной) является обучение, то уместна традиционная планировка в стиле «классной комнаты», когда слушатели сидят за столами, которые расположены рядами и колоннами;

- для презентаций с небольшим количеством приглашенных можно использовать отдельные столики, либо соединенные в виде буквы «Т». В зависимости от того, что в каждом конкретном случае важнее, общение между гостями либо внимание к коммуникатору.

На самом деле вариантов, может быть огромное количество, и, в принципе, нет никаких особых премудростей, все подчиняется, в данном случае здравому смыслу. Главное помнить, что приглашенным людям должно быть максимально удобно делать то, что им предлагают организаторы.
Структура презентации.

А. Чумиков (в книге «Связи с общественностью» М. 2000) определяет презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий:
• приглашение и встреча,

• пресс-конференция,

• презентационная часть,

• неформальное общение,

• прощание.

Обычный ход развития событий для такого мероприятия:

• украшение здания (интерьеров) гирляндами и композициями из воздушных шаров;
• обеспечение звукового сопровождения мероприятия (звуковая аппаратура);

• привлечение ведущего мероприятия;

• организация развлекательной программы.

Примерный сценарный план мероприятия:

1 вариант - организуется для «случайных прохожих» (обычно устраивается для презентации новых объектов).

Поскольку одной из главных задач в этом случае является привлечение внимание прохожих, случайных посетителей, которые должны заинтересоваться происходящим, при построении такого рода презентации упор делается на развлекательную программу с конкурсами, викторинами, розыгрышами и выступлениями артистов.

План программы выглядит так:

• Официальная (полуофициальная) часть - рассказ о процессе постройки, задачах, которые предстоит решать «предмету презентации», выступления руководящих сотрудников, представителей городской администрации и т. п.

• Церемония открытия, например, разрезание ленточки.

• Развлекательная, конкурсная программа. Развлекательная программа обычно строится из 3-4 эстрадных номеров и викторин, блеф туров на корпоративную тематику, специально разработанных для презентации.

2 вариант - о рганизуется для определенного круга лиц (клиенты, партнеры, пресса и т. п.). Обычный ход развития событий для такого мероприятия:

• Официальная (полуофициальная) часть;

• Церемония открытия;

• Фуршет + небольшая развлекательная программа.

Формирование концепции и сценарного плана презентации привязано к решаемой задаче, предмету презентации и месту проведения мероприятия, поэтому говорить о каком-то едином варианте решения невозможно. Каждое мероприятие рассматривается индивидуально, после чего разрабатывается конкретный сценарий.

Пресс-конференция проводится с целью анонсирования предстоящего события. На нее приглашаются представители средств массовой информации и люди, которые могут объемно, с разных точек зрения рассказать о событии (суть, предыстория, технические подробности…).

Рекомендации по проведению пресс-конференции:

1. Дата проведения пресс-конференции назначается с учетом графика выхода газет, теле- и радиопередач. Если сроки выбраны неудачно, информация сначала опаздывает в эфир, а к следующему разу успевает устареть.

2. Приглашение на пресс-конференцию рассылается не позднее, чем за неделю до ее проведения, и за пару дней дублируется. Иначе велик шанс, что в вечной телевизионно-журнальной суете о приглашении либо забудут, либо, наоборот, не успеют включить в план.

3. В зале, где будет проводиться пресс-конференция, уместно выделить место для президиума. В президиум приглашаются люди, которые могут объемно, с разных точек зрения рассказать о событии: суть, предыстория, технические подробности…

4. Готовится 15-минутное выступление и полчаса - час оставляется на вопросы. Ни в коем случае не следует вещать все время пресс-конференции, поочередно предоставляя слово всем членам президиума. СМИ не могут под копирку повторить одну и ту же информацию. Вопросы позволяют приглашенным найти свой ракурс освещения событий.

5. Обязательно составляется пресс-релиз, причем в таком виде, чтобы он частично или полностью мог быть опубликован.

6. Продумываются "домашние" заготовки - два-три заранее сформулированных вопроса, которые смогут задать "свои люди" в том случае, если после вступительного слова в зале повиснет гробовая тишина или обсуждение примет нежелательный оборот. Это своего рода аварийный сценарий развития событий.

7. Отвечая на вопросы, желательно давать короткие ответы "по делу" и категорически избегать колкостей и обвинений в адрес приглашенных.