Для программы по проведению информационного мероприятия

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ПЛАН

Для программы по проведению информационного мероприятия

KENT HD NATIONAL LAUNCH, C’3 – C’4

ДЛЯ КАНАЛОВ GR/CNV & NRKA

 

 

Проект	Мероприятие с информационными консультантами: информирование заинтересованных потребителей об основных качественных характеристиках и потребительских свойствах KENT HD
Марка	KENT HD
Сроки проведения активности	1 марта – 18 апреля 2014г.
Клиент	ЗАО «Международные Услуги по Маркетингу Табака»
Бизнес подразделение	Центр
Утверждено со стороны Клиента (подпись/дата):
Агентство:
Утверждено со стороны Агентства: (подпись/дата)

 

Оглавление

 

1 ЦЕЛИ МЕРОПРИЯТИЯ.. 3

2 МЕХАНИКА ИНФОРМАЦИОННОГО МЕРОПРИЯТИЯ.. 4

3 ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ.. 6

4 АДРЕСНЫЕ ПРОГРАММЫ... 7

5 МАТЕРИАЛЫ /УНИФОРМА.. 8

6 КОНСУЛЬТАНТЫ. УСЛОВИЯ ОТБОРА.. 10

7 ТРЕНИНГ.. 11

8. ОБЯЗАННОСТИ ПЕРСОНАЛА И АГЕНТСТВА.. 13

9. ШТРАФНЫЕ САНКЦИИ. 15

10. КОНТРОЛЬ ЗА ПРОВЕДЕНИЕМ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕРОПРИЯТИЯ.. 17

11. ОТЧЕТНОСТЬ.. 18

12. ПРИЛОЖЕНИЯ.. 20

 

ЦЕЛИ МЕРОПРИЯТИЯ

Цели:

Информирование заинтересованных потребителей об основных качественных характеристиках и потребительских свойствах KENT HD

Обмен пачек потребителя, входящего в целевую группу на пачки KENT HD

Количество рабочих часов, планы по информационным и эффективным контактам согласно пленнингу.

 

МЕХАНИКА ИНФОРМАЦИОННОГО МЕРОПРИЯТИЯ

Описание

ü Мероприятие c консультантами в торговых точках проводится на территории Российской Федерации National в Т150, для каналов: Gr/Co, RKA

 

ü Команды подготовленных, одетых в униформу консультантов 18+ работают согласно утвержденной механике

 

ü Консультант табачной продукции общается с потребителем старше 18 лет и предоставляет информацию о качественных характеристиках и потребительских свойствах табачной продукции

 

ü В ходе проведения консультации используется презентер (демо-кит) KENT HD, который представляет cобой обложку для планшета с двойной крышкой, в одну часть которой вложен планшет, в другую - пачка продукта KENT HD 6 мг. и 3 сигареты с разными фильтрами, которые демонстрируются потребителю

 

ü По итогам информационной сессии следует предложение обмена пачки потребителя, если он входит в целевую группу, на пачку KENT HD. При обмене потребителем обязательно заполняется электронное «Согласие на обмен»

План по контактам

ü План по контактам в час: 10 информационных контактов / из них не менее 4 контактов на обмен

ü Информационным контактом является информационная консультация потребителя с демонстрацией всего контента в системе и предложение обмена

ü Эффективным контактом является совершение обмена пачки потребителя на пачку KENT HD, при условии заполнения электронного «Согласия на обмен»

График работы и распределение в точках

ü GR/CNV:

o 1 консультант в точке

o 6 дней в неделю/еженедельная ротация

o 4 часа в день

 

ü NRKA Супермаркеты*:

o 1 консультант в точке

o 4 дня в неделю (tbc - будет дополнительная коммуникация)

o 4 часа в день

*Пятерочка, Перекресток, Лента, Седьмой Континент

 

ü NRKA Гипермаркеты*:

o 2 консультанта в точке

o 4 дня в неделю (tbc - будет дополнительная коммуникация)

o 4 часа в день

*Магнит (tbc), Наш, Карусель

 

ü Подробная информация: раздел 4 “Адресные Программы”

 

Материалы

ü Демонстрационный набор: обложка для планшета с двойной крышкой, во внутреннюю часть которой вставлена пачка KENT HD 6 мг и 3 стика (сигареты с разными фильтрами). Внешняя часть обложки открывается и пачку со стиками можно продемонстрировать потребителю. Если пачка теряет вид, ее необходимо заменить

ü Форма консультанта: комплект для работы внутри помещения и комплект для работы на улице

ü Подробная информация: раздел 5 «Материалы & Униформа»

 

Диалог с потребителем

 

ü Консультанты информируют потребителей о качественных характеристиках продукта согласно основным сообщениям (см. Приложение 01. Текст для Консультантов) только в случае, если потребитель дал согласие на получение соответствующей информации или заинтересовался самостоятельно продуктом KENT HD

ü Консультант не использует фразы и выражения, рекламирующие продукт или стимулирующие потребителя к его покупке

Подробная информация: приложение 09 (Презентация для проведения тренинга персонала).

 

Целевая Аудитория

ü Потребители сигарет от 60 до 105 руб.: Winston, Chesterfield, Parliament, Marlboro

ü Подробная информация: раздел 3 «Целевая Аудитория»

Отчетность

 

ü Отчет генерируется автоматически в течение контакта с потребителем

ü При обмене пачек, пачка KENT HD не вскрывается, фольга не снимается. Подтверждением совершенного контакта по обмену является пачка потребителя (минимум 3 шт. в пачке), а также заполненная электронная форма согласия на обмен

ü Ежедневный отчет по каждому консультанту генерируется автоматически

 

В случае сбоя работы системы или неисправности планшетного устройства:

ü Консультант заполняет отчет после совершения каждого информационного или эффективного контакта

ü Подтверждением совершенного контакта по обмену является подписанное потребителем «Согласие на обмен» на бумажном носителе

ü Супервайзер ежедневно формирует отчет по своей команде и направляет менеджеру агентства

ü Менеджер агентства еженедельно формирует отчет по всем точкам проведения мероприятия и направляет менеджеру BAT

 

ü Подробная информация: раздел 11 «Отчетность»

 

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ

Описание

 

Возраст:	18+
Пол:	В равной степени мужчины и женщины
Описание целевой аудитории:	Все совершеннолетние курильщики *сигарет в сегменте от 60 до 105 руб. (Кроме потребителей с детьми и беременных женщин)
Уровень дохода:	Средний и выше
Курильщики марок табачной продукции иных производителей:	В ценовом сегменте от 60 до 105 руб. в первую очередь: Parliament,Winston, Chesterfield, Marlboro, KENT HD – только механика презентации; вторичная: Русский Стиль, Camel, Sobranie, Gauloises, R1, Davidoff, Mevious
Курильщики марок BAT:	НЕТ KENT HD – только механика презентации

 

 

Нецелевая аудитория

ü <60 Петр 1, West, Next, Беломорканал, Dukat, More, Прима, Балканская звезда, St. George, Тройка, Maxim и т.д.

ü -Все марки BAT, кроме KENT HD: Alliance (Альянс), Capri (Капри), Dallas (Далас), Dunhill (Данхил), KENT (кроме KENT HD), Lucky Strike (Лаки Страйк), Rothmans (Ротманс), Pall Mall (Пал Мал), Viceroy (Вайсрой), Vogue (Вог), Ява, Золотое Руно

Специальные условия

ü Консультанты общаются с респондентами исключительно старше 18 лет и сами не подходят к потребителям, внешне выглядящим моложе 18 лет. Если респондент, чей возраст вызывает сомнение, подошел сам(а), консультант должен попросить его/её предъявить документы, подтверждающие его/ее возраст (паспорт, водительские права, военный билет)

ü Консультанты не подходят к целевым потребителям с детьми и не общаются c ними, даже если те подошли сами и вежливо отказывают им

ü Исключено общение консультанта с беременной женщиной, даже если она подошла сама

 

АДРЕСНЫЕ ПРОГРАММЫ

Общие сведения

ü Cons Exec БАТ передает список торговых точек (с которыми имеется предварительная договорённость о проведении мероприятия) в агентство, ответственное за проведение мероприятия. В адресную программу включаются строго только те тт, где KENT HD введен в ассортимент и есть в наличии - минимум 2 SKU.

ü Утверждение Адресных программ и финальная договорённость БАТ с торговыми точками о проведении мероприятия достигается до 24 февраля.

ü После финального согласования АП необходимо обеспечить наличие продукта KENT HD в нужном количестве в точках, участвующих в мероприятиях с помощью торгового представителя ВАТ, ответственного за территорию. (Исходя из указанной в ИП логики расчета плана по контактам на 1 день работы точки, должно быть минимум: кол-во фокусного продукта, которое в среднем продается в тт в день + 1 блок KENT HD каждого SKU).

ü BTL-агентства на местах на основе предоставленной АП формируют табель работы консультантов с указанием точных дат и времени работы консультантов в этих тт и передают данный документ Cons Exec БАТ на утверждение на еженедельной основе с учетом ротации не позднее, чем за 4 рабочих дня до старта следующего периода. Сроки согласования табеля – 2 рабочих дня.

ü Согласование Адресной Программы (далее АП) на первый период осуществляется до 24 февраля.

ü В случае форс-мажорного изменения Адресной программы в ходе проведения мероприятий, ответственные лица регионального офиса БАТ (торговый представитель, ответственный за территорию и Cons Exec / AM) должны быть незамедлительно проинформирован BTL-агентством. Изменение адресной программы в ходе проведения мероприятий происходит после согласования с ответственными лицами регионального офиса БАТ.

Требования к местам проведения мероприятий

 

Gr/Co/RKA

ü Маршрутные торговые точки с или без торгового зала 1-5 VC, c рекомендованным фокусом торговли Trade Marketing

ü Возможность обеспечить место для консультации

ü Высокая концентрация целевого потребителя в выраженное время пик, высокая проходимость в 4-х часовой слот работы консультантов

ü Обязательное наличие в продаже KENT HD

ü Отсутствие активностей конкурентов в местах проведения информационного мероприятия БАТ

 

 

МАТЕРИАЛЫ /УНИФОРМА

5.1 Список используемых материалов:

ü Для информационного мероприятия предусмотрены следующие материалы:

 

Позиция	Наименование	SAP code
	uniform for KT 2.5 GR indoor m48
	uniform for KT2.5 GR indoor m50
	uniform for KT2.5 GR indoor m52
	Bag men indoor for KT2.5
	uniform for KT2.5 GR outdoor m48
	uniform for KT2.5 GR outdoor m50
	uniform for KT2.5 GR outdoor m52
	uniform for KT2.5 GR indoor w42
	uniform for KT2.5 GR indoor w44
	uniform for KT2.5 GR indoor w46
	uniform for KT2.5 GR outdoor w 42
	uniform for KT2.5 GR outdoor w 44
	uniform for KT2.5 GR outdoor w 46
	Coat add women for KT 2.5 GR 42
	Coat add women for KT 2.5 GR 44
	Coat add women for KT 2.5 GR 46
	Планшет
	Обложка с пачкой и стиками
	Продукт для обмена	Закупка агентства

 

Комплектация и тип формы

Планируемый график поставки TBC

 

ВАЖНО: Консультанты при проведении мероприятий должны носить аккуратную обувь черного, серого или темно-синего цветов.

ü BTL-агентство снабжается определенным количеством материалов для проведения мероприятия согласно аллокации материалов на уровне города, в которых есть склады, офисы БАТ или партнеров БАТ, которые отвечают за хранение материалов

ü Доставка материалов в города проведения мероприятия согласно аллокации организовано силами БАТ. ко

ü Обеспечение консультантов материалами осуществляется координаторами по контролю BTL-Агентств

ü Все материалы (включая униформу, другие материалы) передаются в Агентства по накладной.

ü После проведения мероприятия униформа передаётся на региональные склады БАТ в чистом виде (в случае изменений, коммуникация будет предоставлена дополнительно до окончания периода проведения мероприятий).Материалы должны быть упакованы и промаркированы в соответствии с требованиями принятия материалов на склады БАТ и партнеров БАТ, которые отвечают за хранение материалов, и должны сопровождаться соответствующей корректно оформленной документацией. В случае несоответствия требованиям к упаковке, маркировке и документам, материалы на склад не принимаются.

5.4 Хранениематериалов в период проведения информационных мероприятий

ü Сохранность материалов, униформы обеспечивает Агентство. Все материалы хранятся на специально оборудованных складах, находящихся под охраной, поэтому в специальном страховании необходимости нет.

Образ консультанта

ü Привлекательная внешность

ü Рост:

· Девушки 165 – 175 см

· Юноши от 175 см

ü Размеры:

· Девушки 42 – 46 р.

· Юноши 46 – 52 р.

ü Образование: высшее, н/в

ü Возраст: 18 – 28 лет

ü Волосы: Аккуратная прическа, волосы натурального цвета или окрашены в натуральные тона

ü Лицо:

· Приятная улыбка

· Чистая кожа лица и в зоне декольте

· Ровные белые зубы

· Отсутствие очков, видимых татуировок, пирсинга, брекетов

· Естественный дневной макияж (акцент либо на глаза, либо на губы)

ü Руки:

· Руки чистые, аккуратный маникюр: бесцветный или натуральных цветов

· Отсутствие украшений/бижутерии (исключение классическое обручальное кольцо)

6.3 Качества, которыми должен обладать консультант:

· Открытость, обаяние, позитивный настрой

· Интеллигентность, корректность, вежливость, дипломатичность

· Конгруэнтность (естественная уверенность в себе)

· Способность вызывать доверие, эмпатия, ненавязчивость

· Стрессоустойчивость, самоконтроль, терпение, ровное и спокойное отношение к потребителю

· Высокий уровень ответственности, оперативность, внимательность

· Желание развиваться в профессиональном и личностном плане

6.4 Навыки коммуникации:

· Располагающая манера общения, энергичность

· Красноречивость, убедительность в общении.

· Богатый словарный запас

· Грамотно поставленная речь, грамотное высказывание своей мысли

· Приятный голос, хорошая дикция

· Отсутствие дефектов речи, слов – паразитов, легкость в общении

 

6.5 Дополнительные преимущества для кандидатов на позицию Консультанта:

ü Опыт работы на акциях FMCG компаний, опыт работы консультантами на сигаретных брендах

ТРЕНИНГ

7.1 Этапы и условия проведения кастинга и тренинга:

#	Этап	Даты
	Подбор персонала и Фотокастинг:	1-4 февраля 2014
	Отбор участников допущенных к тренингу*	5-6 февраля 2014
	Проведение тренинга координаторов по контролю - единовременно	7 -10 февраля 2014
	Проведение тренинга консультантов – фазированно**	11 -25 февраля 2014
	Финальный кастинг (экзамен) консультантов, допущенных к участию в мероприятии	25 февраля 2014
	Подтверждение списка*** лиц допущенных к проведению информационного мероприятия	26-27 февраля 2014
	Формирование команд, привязка к АП	27-28 февраля 2014

*на тренинг должно быть допущено в 2 раза больше консультантов, чем планируется к работе на проекте в каждом юните.

** фазировано, группами не более 20 чел., тренинг каждой группы проводится в течение 2-х дней

***финальныйсписок предоставляется Агентством и визируется представителем БAT по результатам экзаменов

Менеджеры BTL-агентства

Общее управление проектом

ü Набор и обучение персонала

· Несут ответственность за предоставление персонала в необходимом количестве и его обучение

 

ü Распределение команд и соответствие адресной программе

· Организуют команды координаторов по контролю в рег. городах (обеспечивают комплектами униформы, материалами для тренинга, отчетными документами и т.д.)

· Организуют проведение подробного инструктажа и тренинга персонала и координаторов совместно с ответственным лицом со стороны БАТ по основным позициям Исполнительного плана информационного мероприятия в соответствии с общими задачами.

· Организуют аренду помещения для тренинга и экзамена; спецобслуживание (кофе - брейк) во время тренинга и экзамена

 

ü Контроль проведения работ

· Контролируют соответствие проведения информационного мероприятия (в целом и на каждом отдельном объекте) заранее утвержденной механике / сценарию

· Организуют работу на мероприятии местных автотранспортных средств в рабочем порядке

· Контролируют соблюдение адресной программы, а в случае необходимости вносят соответствующие изменения заранее, проинформировав менеджера проекта и регионального представителя БАТ

· Несут ответственность за сохранность и доставку униформы и других материалов проекта из регионального города на склады БАТ и партнеров БАТ после проведения мероприятия

 

ü Отчетность

· Составляют текущие и финальные отчёты (в т.ч. финансовые по завершению проекта) в своем регионе

· Отвечают за своевременное предоставление еженедельной отчетности по своему городу / городам ответственному лицу (Cons Exec) БАТ в соответствующем бизнес-подразделении за предыдущую неделю – каждый понедельник недели, следующей, за отчетной, до 18:00 по местному времени.

· Отвечают за достоверность информации, указанной в еженедельных отчетах, которые предоставляются ответственному лицу (Cons Exec) БАТ в соответствующем бизнес-подразделении.

 

ü Документооборот и бюджетирование

· Обеспечивают своевременное и предоставление просчета стоимости проекта (в утвержденном формате сметы) и приложения на проведение мероприятия – не позднее, чем за 3 недели до мероприятия.

· Ведут контроль за финансовыми средствами в процессе работы в регионах (в т.ч. зарплата персонала)

 

 

Координаторы по контролю

ШТРАФНЫЕ САНКЦИИ.

9.1 В течение рабочего дня координаторы контролируют работу консультантов в соответствии с заранее утвержденной механикой мероприятия по следующим позициям:

· Выполнение установленного количества контактов, согласно Исполнительному плану

· Качество донесения сообщения (свободное владение механикой и информацией о качественных характеристиках и потребительских свойствах фокусного продукта)

· Правильность выбора потенциального потребителя в соответствии с критериями целевой аудитории, см. «Целевая аудитория»

· Знание конкурентных марок сигарет и информации об их качественных характеристиках и потребительских свойствах

· Активность

· Дисциплина

· Ответственное отношение к работе

· Аккуратный внешний вид

· Наличие оригинала удостоверения личности для подтверждения возраста

9.2 Координатор налагает на Консультанта взыскание (штраф 2 оклада за час работы), если она/он однократно допускает нарушение следующих правил работы Консультанта:

· Опоздал(а) на рабочее место более чем на 10 минут

· Покинул(а) рабочее место без разрешения координатора более чем на 10 мин.;

· Внешний вид не соответствует требованиям, согласно Прил.2 «Инструкции для консультантов»;

· Во время работы разговаривал(а) с коллегами или посторонними людьми;

· Несвоевременно или не по форме предоставил (а) отчет координатору

· Несвоевременно оповестил(а) координатора об отсутствии продукта или наличии менее 1 блока KENT HD

· Небрежно относится к униформе,

· За день (24 часа до времени начала мероприятия на следующий день) не предупредил(а) координатора об отсутствии на рабочем месте на следующий день,

· За наличие на рабочем месте личных вещей, кроме предметов первой необходимости

9.3 Координатор немедленно отстраняет Консультанта от работы и обеспечивает замену в случае, если во время работы девушка/юноша игнорирует нормы требуемого поведения, а именно:

· Нарушает механику мероприятия, отклоняется от речи консультанта и не старается выполнять нормы контактов, не владеет информацией о качественных характеристиках и потребительских свойствах фокусного продукта

· Более одного раза оставляет рабочее место без разрешения координатора более чем на 10 минут,

· Более одного раза опаздывает на работу более, чем на 10 минут,

· Отсутствует на работе без уважительной причины

· Не имеет с собой удостоверения личности для подтверждения возраста

 

ОТЧЕТНОСТЬ

 

Финальный отчет агентства

ü По итогам проведения мероприятия, менеджер агентства формирует финальный отчет по программе

ü По завершению мероприятия представители БАТ заполняют форму оценки работы Агентства в целом и по результатам проведения мероприятия.

ü К отчету о проведении мероприятия прикладывается копия Акта утилизации с указанием количества утилизированных пачек конкурентов (в раках указанной выше целевой аудитории), а также заполенные электронные формы + подписанные потребителем Согласия на обмен на бумажных носителях

11.5 Контроль количества контактов:

ü После окончания мероприятия (в течение 5 дней) или во время проведения (по запросу) ответственному сотруднику группы компаний БАТ передаётся сводный отчет (см. приложение к исполнительному плану), в котором отражено количество результативных контактов, которое должно быть равным количеству полученных от потребителей пачек конкурентов (в рамках указанной выше целевой аудитории), а также количеству подписанных потребителями и сгенерированных системойСогласий на обмен.

ВАЖНО!!! В РАМКАХ МЕРОПРИЯТИЯ СОТРУДНИКАМИ ЦЕНТРАЛЬНОГО ОФИСА, БУДУТ ПРОВОДИТЬСЯ ПРОВЕРКИ РАБОТЫ ПЕРСОНАЛА НА МЕСТАХ. ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ЭТИХ ПРОВЕРОК БУДЕТ ПРИНИМАТЬСЯ РЕШЕНИЕ О ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ДАЛЬНЕЙШЕГО СОТРУДНИЧЕСТВА С РЕГИОНАЛЬНЫМИ АГЕНТСТВАМИ.

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

Название приложения	Файл	Ответственный за составление документа
Приложение 01. Текст для Консультантов Gr/Co/RKA		Бренд группа
Приложение 02 Инструкция для персонала (подписывается каждым консультантом)		Координатор по планированию
Приложение 03. Форма адресной программы		Координатор по планированию
Приложение 04. Форма оценки персонала		Координатор по планированию
Приложение 05. Форма акта об OOS		Координатор по планированию
Приложение 06. Вопросы-ответы (+ памятка консультанта)		Бренд группа
Приложение 07. Форма отчетности Gr/Co&RKA		Координатор по планированию и бренд группа
Приложение 08. Тестирование для Консультантов и Координаторов по контролю		Бренд группа
Приложение 09. Презентация для персонала Gr/Co&RKA		Бренд группа
Приложение 10 Соглашение о конфиденциальности		Подписывается промоутером
Приложение 11 Тайминг отбора персонала
Приложение 12 Неполадки и их устранение/действия при чрезвычайных ситуациях

 

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ПЛАН

для программы по проведению информационного мероприятия